De status van een reisdocument kan veranderen door gebeurtenissen met het document of de houder ervan. Deze status wordt bijgehouden in het Basisregister Reisdocumenten (onderdeel van ReIS). En wijzigt doordat instanties (autoriteiten van afgifte) meldingen doorgeven aan het Basisregister Reisdocumenten (BR). Daarom is het belangrijk dat Meldingregistratie tijdig en correct wordt uitgevoerd.

Meldingen registreer je in de reisdocumentenmodule van jouw burgerzakenapplicatie of in het ReIS Aanvraagportaal (RAP). De functionaliteit kan per applicatie verschillen, de procedures zijn wel gelijk.

Hieronder vind je een overzicht van verschillende situaties en de daaruit volgende melding keuze aan het BR.

Let op! Een melding mag alleen geregistreerd worden wanneer deze (en diens reden) definitief is. De registratie van een melding in het BR is onomkeerbaar.  Ook de gevolgen voor het (fysieke) reisdocument zijn onomkeerbaar.

Generieke gegevens

Elke melding wordt voorzien van een aantal gegevens. Het soort melding is bepalend voor de status van het reisdocument. In onderstaande tabel wordt een toelichting gegeven op deze gegevens.

Gegeven	Toelichting/invulinstructie
Melding(type)	Het soort melding wat (na registratie) bepalend is voor de status van het reisdocument. Er zijn twee meldingtypen: RRV – Reisdocument is van rechtswege vervallen RDO – Reisdocument is definitief onttrokken Bij het gekozen meldingtype hoort een overeenkomstige reden.
Meldende instantie	De instantie die de melding doet. Dit zijn autoriteiten van afgifte die volgens de Paspoortwet de verantwoordelijkheid dragen om meldingen door te geven. Dit gegeven wordt automatisch gevuld op basis van de ingelogde gebruiker.
Meldende instantielocatie	De locatie (vestiging, kantoor) van de meldende instantie die de melding doet en wil doorgeven aan het BR. Dit gegeven is niet verplicht en wordt niet door alle meldende instanties gebruikt. Nederlandse gemeenten, openbare lichamen en Caribische landen hoeven geen locatie door te geven bij de registratie van een melding. Een melding op het niveau van de instantie is voldoende.
Datum melding	De datum waarop de meldende instantie de melding doorgeeft aan het BR.
Reden(type)	De aanleiding voor het doen van de melding op een reisdocument. De redenen volgen uit de Paspoortwet. De gekozen reden dient altijd bij de gekozen melding(type) te passen.
Datum reden	De datum die hoort bij de gekozen reden. Dit is de datum van de dag waarop de gebeurtenis (reden) heeft plaatsgevonden. Dit is afhankelijk van de reden (zoals de datum van overlijden, de datum van verlies nationaliteit, de datum van vermissing (zoals verklaard door de houder) of de datum van inlevering).

Van rechtswege vervallen reisdocumenten

Zoals benoemd in artikel 47 en artikel 48 Paspoortwet moet een reisdocument in een aantal gevallen van rechtswege vervallen. De vaststelling van de benoemde situaties is in andere procedures en regelgeving vastgelegd en maakt geen deel uit van deze procedurebeschrijving.

Een melding ‘van rechtswege vervallen’ kan worden geregistreerd door te kiezen voor het overeenkomstige meldingtype (Reisdocument is van rechtswege vervallen, code RRV) met een bijbehorende reden. Hieronder worden voorbeelden gegeven en welke melding gekozen moet worden. Een melding ‘van rechtswege vervallen’ veroorzaakt in veel gevallen een statuswijziging bij het reisdocument. Het reisdocument wordt ongeldig, tenzij deze al ongeldig of definitief onttrokken is.

1. De houder van een reisdocument heeft niet langer de Nederlandse nationaliteit (artikel 47 lid 1 onder a Ppw)

1. Melding: Reisdocument is van rechtswege vervallen (RRV).
2. Reden: Reisdocument Nederlanderschap verloren (RENV).
3. Datum reden: de datum waarop het Nederlanderschap is verloren.
4. Eventueel volgende melding: Reisdocument is definitief onttrokken*.
5. BRP/PIVA bijwerken als de melding een reisdocument van een ingezetene betreft.
   - Registreer een R (als alleen van rechtswege vervallen) bij het reisdocument in de BRP/PIVA** , of
   - Registreer in geval van intrekking direct een I in de BRP/PIVA**, of
   - Stuur een C3 met notificatie van onttrekking (indien van toepassing) naar de gemeente/land/openbaar lichaam van inschrijving van de houder ter verwerking in de BRP/PIVA***.

2. Een vreemdeling of vluchteling beschikt niet meer over de status of verblijfstitel op grond waarvan hem een reisdocument is verstrekt, heeft Nederlanderschap of een andere nationaliteit verkregen of is door een ander land van een reisdocument voorzien (artikel 47 lid 1 onder b Ppw)

Let op! Dit redentype kan alleen worden gebruikt bij een melding op een vluchtelingen- of vreemdelingendocument.

1. Melding: Reisdocument is van rechtswege vervallen (RRV).
2. Reden: Reisdocument verlies status/verblijfstitel, verkrijgen Nederlanderschap of nationaliteit/document ander land (REVS).
3. Datum reden: de datum waarop de reden heeft plaatsgevonden (datum einde of beëindiging van verblijfstitel, datum van ingang Nederlandse nationaliteit of datum verkrijging van buitenlands reisdocument).
4. Eventueel volgende melding: Reisdocument is definitief onttrokken*.
5. BRP/PIVA bijwerken als de melding een reisdocument van een ingezetene betreft.
   - Registreer een R (als alleen van rechtswege vervallen) bij het reisdocument in de BRP/PIVA**, of
   - Registreer in geval van intrekking direct een I in de BRP/PIVA**, of
   - Stuur een C3 met notificatie van onttrekking (indien van toepassing) naar de gemeente/land/openbaar lichaam van inschrijving van de houder ter verwerking in de BRP/PIVA***.

3. De redenen tot verkrijging van een diplomatiek paspoort of dienstpaspoort zijn vervallen (artikel 47 lid 1 onder c Ppw)

Let op! Dit redentype kan alleen worden gebruikt bij een melding op een diplomatiek- of dienstpaspoort en is daarom alleen relevant voor de autoriteiten van afgifte die deze verstrekken.

Casus: Houder heeft niet meer de functie bij instantie waarvoor hij in het bezit was van een diplomatiek of dienstpaspoort. Hij moet daarom zijn document inleveren.

1. Melding: Reisdocument is van rechtswege vervallen (RRV)
2. Reden: Reisdocument de redenen tot verstrekking zijn vervallen (REVV).
3. Datum reden: de datum waarop de reden heeft plaatsgevonden. Dit is de datum waarop het dienstverband of de functie is beëindigd.
4. Eventueel volgende melding: Reisdocument is definitief onttrokken*.

NB. Dienst- en diplomatieke paspoorten worden niet in de BRP of PIVA opgenomen. Registratie van status in de BRP en/of verzending van C3 is daarom niet van toepassing.

4. Geldigheidsduur is verstreken (artikel 47 lid 1 onder d Ppw)

Voor het ‘van rechtswege vervallen’ van een reisdocument vanwege het verstrijken van de geldigheidsduur (het passeren van de Datum Geldig tot) is géén melding benodigd. Dit wordt automatisch verwerkt in het BR.

5. De geslachtsnaam, de voornamen, de geboortedatum en/of het geslacht van de houder zijn/is gewijzigd (artikel 47 lid 1 onder e Ppw)

1. Melding: Reisdocument is van rechtswege vervallen (RRV).
2. Reden: Reisdocument houdergegevens gewijzigd (REHG).
3. Datum reden: de datum waarop de wijziging van het desbetreffende gegeven van kracht is geworden.
4. Eventueel volgende melding: Reisdocument is definitief onttrokken*.
5. BRP/PIVA bijwerken als de melding een reisdocument van een ingezetene betreft.
   - Registreer een R (als alleen van rechtswege vervallen) bij het reisdocument in de BRP/PIVA**, of 
   - Registreer in geval van intrekking direct een I** in de BRP/PIVA, of
   - Stuur een C3 met notificatie van onttrekking (indien van toepassing) naar de gemeente/land/openbaar lichaam van inschrijving van de houder ter verwerking in de BRP/PIVA***.

6. De houder van een reisdocument is overleden (artikel 47 lid 1 onder f Ppw)

Let op! Voor Nederlandse gemeenten geldt dat zij geen melding n.a.v. overlijden hoeven door te geven aan het BR. Deze melding wordt door hen dan ook niet gebruikt. Het BR wordt automatisch op de hoogte gesteld naar aanleiding van de registratie van een datum overlijden in de BRP, waarop de noodzakelijke melding(en) bij de reisdocument(en) van de overledene worden vastgelegd in het BR.

1. Melding: Reisdocument is van rechtswege vervallen (RRV).
2. Reden: Reisdocument houder overleden (REHO).
3. Datum reden: de datum waarop de persoon is overleden.
4. Eventueel volgende melding: Reisdocument is definitief onttrokken*.

7. Een bevoegde instantie heeft vastgesteld dat er bij de aanvraag (die heeft geleid tot verstrekking van het reisdocument van de houder) gebruik gemaakt is van onjuiste gegevens (artikel 47 lid 1 onder h Ppw)

Casus: bij controle van het reisdocument of de aanvraag van een nieuw document blijkt bijvoorbeeld dat niet authentieke of anderszins niet geldige brondocumenten zijn gebruikt tijdens de aanvraag van het huidige document.

1. Melding: Reisdocument is van rechtswege vervallen (RRV)
2. Reden: Reisdocument gegevens onjuist na verstrekking (REGV).
3. Datum reden: de datum waarop geconstateerd is dat gebruik gemaakt is van onjuiste gegevens.
4. Eventueel volgende melding: Reisdocument is definitief onttrokken*.
5. BRP/PIVA bijwerken als de melding een reisdocument van een ingezetene betreft.
   - Registreer een R (als alleen van rechtswege vervallen) bij het reisdocument in de BRP/PIVA**, of
   - Registreer in geval van intrekking direct een I in de BRP/PIVA**, of
   - Stuur een C3 met notificatie van onttrekking (indien van toepassing) naar de gemeente/land/openbaar lichaam van inschrijving van de houder ter verwerking in de BRP/PIVA***.

8. Het reisdocument van de houder is vermist of gestolen (artikel 47 lid 1 onder j Ppw)

Casus: De houder van een reisdocument meldt dat een reisdocument kwijt, gestolen of vermist is. Of de houder kan het document niet overleggen (bijvoorbeeld bij een nieuwe aanvraag) waardoor een melding vermissing noodzakelijk is.

1. Maak een verklaring vermissing (C2 formulier) op. Deze verklaring wordt opgenomen/gearchiveerd in de administratie van de meldende instantie.
2. Melding: Van rechtswege vervallen (RRV).
3. Reden: Reisdocument vermist/gestolen (REVG).
4. Datum reden: de datum waarop de houder de vermissing geconstateerd heeft (zoals in verklaring opgenomen).
5. BRP/PIVA bijwerken als de melding een reisdocument van een ingezetene betreft.
   - Registreer een V bij het reisdocument in de BRP/PIVA**, of
   - Stuur een C3 met notificatie van vermissing naar de gemeente/land/openbaar lichaam van inschrijving van de houder ter verwerking in de BRP/PIVA***.

9. De houder vermoedt dat het reisdocument onderwerp is van (kopie)fraude (artikel 47 lid 1 onder j Ppw)

Casus: Een houder van een reisdocument meldt bij een autoriteit van afgifte dat hij vermoedt dat een ander persoon of organisatie misbruik maakt van (een kopie) van zijn paspoort.

Volg de Werkinstructie melden van vermoeden van mogelijke fraude.

1. De houder dient een verklaring vermoeden (kopie) fraude (C15) in te vullen. Deze verklaring wordt opgenomen/gearchiveerd in de administratie van de meldende instantie.
2. Melding: Reisdocument is van rechtswege vervallen (RRV)
3. Reden: Reisdocument vermoeden fraude (REVF).
4. Datum reden: de datum waarop de houder de (vermoedelijke) fraude geconstateerd heeft.
5. Eventueel volgende melding: Reisdocument is definitief onttrokken*.
6. BRP/PIVA bijwerken als de melding een reisdocument van een ingezetene betreft.
   - Registreer een V (als reisdocument niet meer in bezit) bij het reisdocument in de BRP/PIVA**, of
   - Registreer in geval van intrekking direct een I in de BRP/PIVA**, of
   - Stuur een C3 met notificatie van vermissing of onttrekking naar de gemeente/land/openbaar lichaam van inschrijving van de houder ter verwerking in de BRP/PIVA***.

10. Een wettelijk vertegenwoordiger trekt de toestemmingsverklaring in die ten grondslag heeft gelegen aan de verstrekking van een reisdocument (artikel 48 Ppw)

Volg de Werkinstructie intrekken toestemming uitgifte paspoort of Nederlandse identiteitskaart.

Ga pas over tot het registreren van een melding wanneer het reisdocument definitief van rechtswege dient te vervallen.
1.    Melding: Van rechtswege vervallen (RRV).
2.    Reden: Reisdocument intrekking toestemming (REIT).
3.    Datum reden: de datum waarop het van rechtswege vervallen verklaren vanwege intrekking toestemming definitief is.
4.    Eventueel volgende melding: Reisdocument is definitief onttrokken*. Als het reisdocument op een later moment wordt ingeleverd, volgt de melding Reisdocument is definitief onttrokken op het moment dat dit plaats vindt.)
5.    BRP/PIVA bijwerken als de melding een reisdocument van een ingezetene betreft.
o    Registreer een R (als alleen van rechtswege vervallen) bij het reisdocument in de BRP/PIVA**, of
o    Registreer in geval van intrekking direct een I in de BRP/PIVA**, of
o    Stuur een C3 met notificatie van onttrekking (indien van toepassing) naar de gemeente/land/openbaar lichaam van inschrijving van de houder ter verwerking in de BRP/PIVA***.

Definitief onttrekken

Zoals benoemd in artikel 54 Paspoortwet dient een reisdocument in een aantal gevallen te worden ingehouden en zoals beschreven in artikel 54 lid 3 Paspoortwet definitief aan het verkeer te worden onttrokken. De vaststelling van de in de Paspoortwet benoemde situaties is in andere procedures en regelgeving vastgelegd en maakt geen deel uit van deze procedurebeschrijving. Een melding ‘definitief onttrokken’ kan worden geregistreerd door te kiezen voor het overeenkomstige meldingtype (Reisdocument is definitief onttrokken, code RDO) en bijbehorende reden. Hieronder wordt per situatie beschreven welke (gegevens bij) de melding op een reisdocument doorgegeven moeten worden aan het Basisregister Reisdocumenten.

Een melding definitief onttrokken veroorzaakt in veel gevallen een statuswijziging bij het reisdocument. Het reisdocument krijgt de status definitief onttrokken, tenzij het reisdocument deze status al heeft. De status definitief onttrokken kan niet meer veranderen of veranderd worden met behulp van andere meldingen.

1. Het reisdocument van de houder wordt ingeleverd (artikel 54 lid 1 onder a Ppw)

De reden ‘ingeleverd’ kan worden beschouwd als de standaardreden die wordt gebruikt bij de registratie van een definitieve onttrekking. Deze reden wordt gebruikt in verschillende situaties:

• Het reisdocument wordt door de houder ingeleverd zonder specifieke reden.
• Het (nog geldige) reisdocument wordt door de houder ingeleverd vanwege het verkrijgen van een nieuw/ander reisdocument van dezelfde soort.
• Het reisdocument wordt door de houder ingeleverd omdat het van rechtswege vervallen verklaard is. Dit kan direct bij/na het van rechtswege vervallen verklaren gebeuren (zie bovenstaande aanleidingen), maar ook later (bijvoorbeeld doordat de houder een eerder vermist gemeld reisdocument heeft teruggevonden en komt inleveren of bij een nieuwe aanvraag een reeds verlopen reisdocument wordt overlegd en wordt onttrokken).

Casus: Bij het tonen van het reisdocument door de houder aan de ambtenaar en het daaropvolgend controleren ervan doet één van bovenstaande situaties zich voor.

1. Melding: Reisdocument is definitief onttrokken (RDO).
2. Reden: Reisdocument is ingeleverd (REDO).
3. Datum reden: de datum waarop het reisdocument daadwerkelijk wordt/werd onttrokken aan het verkeer. In de meeste gevallen is dit dezelfde datum als de datum van de melding.
4. BRP/PIVA bijwerken als de melding een reisdocument van een ingezetene betreft.
   o    Registreer een I bij het reisdocument in de BRP/PIVA**, of
   o    Stuur een C3 met notificatie van onttrekking naar de gemeente/land/openbaar lichaam van inschrijving van de houder ter verwerking in de BRP/PIVA***.

2. Het reisdocument van de houder is onleesbaar, beschadigd en/of incompleet (artikel 54 lid 1 onder b Ppw)

Casus: Bij het tonen van het reisdocument door de houder aan de ambtenaar stelt deze vast dat het zodanig is beschadigd dat daarin opgenomen beveiligingskenmerken zijn aangetast, gegevens niet meer leesbaar zijn of een deel ervan ontbreekt.

1. Melding: Reisdocument is definitief onttrokken (RDO)
2. Reden: Reisdocument is onleesbaar, beschadigd en/of incompleet (REBO).
3. Datum reden: de datum waarop de beschadiging is geconstateerd en daadwerkelijk wordt/werd onttrokken aan het verkeer. In de meeste gevallen is dit dezelfde datum als de datum van de melding.
4. BRP/PIVA bijwerken als de melding een reisdocument van een ingezetene betreft.
   o    Registreer een I bij het reisdocument in de BRP/PIVA**, of
   o    Stuur een C3 met notificatie van onttrekking naar de gemeente/land/openbaar lichaam van inschrijving van de houder ter verwerking in de BRP/PIVA***.

3. Er zijn onbevoegde wijzigingen aangebracht aan het reisdocument van de houder (artikel 54 lid 1 onder c Ppw)

Casus: Bij het tonen van het reisdocument door de houder aan de ambtenaar stelt deze vast dat in of aan het document wijzigingen zijn aangebracht of aantekeningen zijn gesteld door een onbevoegde.

1. Melding: Reisdocument is definitief onttrokken (RDO)
2. Reden: Reisdocument er zijn onbevoegde wijzigingen aangebracht (REOW).
3. Datum reden: de datum waarop de onbevoegde wijzigingen zijn geconstateerd en het reisdocument daadwerkelijk wordt/werd onttrokken aan het verkeer. In de meeste gevallen is dit dezelfde datum als de datum van de melding.
4. BRP/PIVA bijwerken als de melding een reisdocument van een ingezetene betreft.
   o    Registreer een I bij het reisdocument in de BRP/PIVA**, of
   o    Stuur een C3 met notificatie van onttrekking naar de gemeente/land/openbaar lichaam van inschrijving van de houder ter verwerking in de BRP/PIVA***.

4. De gezichtsopname op het reisdocument van de houder onvoldoende gelijkend (artikel 54 lid 1 onder d Ppw)

Casus: Bij het tonen van het reisdocument door de houder aan de ambtenaar stelt deze vast dat de gezichtsopname van de houder niet langer voldoende gelijkenis vertoont.

1. Melding: Reisdocument is definitief onttrokken (RDO)
2. Reden: Reisdocument gezichtsopname is onvoldoende gelijkend (REGO).
3. Datum reden: de datum waarop de tekortkomingen in gelijkenis zijn geconstateerd en het reisdocument daadwerkelijk wordt/werd onttrokken aan het verkeer. In de meeste gevallen is dit dezelfde datum als de datum van de melding.
4. BRP/PIVA bijwerken als de melding een reisdocument van een ingezetene betreft.
   o    Registreer een I bij het reisdocument in de BRP/PIVA**, of
   o    Stuur een C3 met notificatie van onttrekking naar de gemeente/land/openbaar lichaam van inschrijving van de houder ter verwerking in de BRP/PIVA***.

Voetnoten

* : Zie onderdeel ‘Definitief onttrekken’.
** : Van toepassing op Nederlandse gemeenten, Caribische landen van het koninkrijk of openbare lichamen. Zie het Logisch Ontwerp of Handleiding Uitvoeringsprocedures BRP.
*** : Van toepassing op het Ministerie van Buitenlandse Zaken, de Koninklijke Marechaussee, PI gemeenten, openbare lichamen (indien melder een niet eigen ingezetene betreft) en Kabinetten van de Gouverneur.

 

1 Probleemstelling

1.1 Omschrijving

Sinds de inwerkingtreding van het experimentbesluit dataminimalisatie BRP zijn er een aantal informatierubrieken toegevoegd aan het gegevenswoordenboek in het Logisch Ontwerp van de BRP (LO BRP). Als deze rubrieken worden verstrekt, betekent dit dat er informatie wordt afgeleid van gegevens op iemands persoonslijst, of zelfs van meerdere persoonslijsten. Voor het aanschrijven van een persoon heeft een afnemer op dit moment verschillende informatierubrieken nodig, die heel vaak gezamenlijk nodig zijn. Het lijkt daarom nuttig om voor het aanschrijven van personen twee nieuwe rubrieken te definiëren, waarmee in één keer kan worden geautoriseerd voor alle gegevens die nodig zijn om een brief aan iemand te sturen, of een e-mail.

1.2 Herkomst

De wens van programma Toekomst BRP om het autoriseren voor en het protocolleren van verstrekking van adresinformatie te vereenvoudigen. Dit is een kleine uitbreiding van initiatief BRN-01-01 Haal Centraal BRP API.

1.3 Raakvlakken

Er zijn geen raakvlakken met andere LO-wijzigingen.

2 Oplossing

2.1 Huidige situatie

Vóór de inwerkingtreding van het experimentbesluit moesten afnemers worden geautoriseerd voor 23 gegevens van iemands persoonslijst om correct en volledig een brief aan hem/haar te adresseren. Onder die gegevens bevonden zich ook alle partners van die persoon, zelfs als de persoon had aangegeven alleen met zijn eigen naam aangeschreven te willen worden. Met de inwerkingtreding van experimentbesluit is dat lijstje gekrompen tot de volgende rubrieken:

• PA.NM.03 Aanhef
• PA.NM.04 Aanspreekvorm
• PA.NM.05 Aanspreeknaam
• PA.NM.06 Naamgebruik in lopende tekst
• PA.VP.03 Adresregel 1
• PA.VP.04 Adresregel 2
• 08.13.10 Land adres buitenland
• 08.13.50 Regel 3 adres buitenland

Dat zijn nog steeds acht afzonderlijke rubrieken die verstrekt worden voor één doeleinde, namelijk het adresseren van een brief. Voor adressering van een e-mail zijn alleen de eerste vier rubrieken nodig.

2.2 Oplossing

Het onderhavige LO-wijzigingsvoorstel voegt een nieuwe groep en twee nieuwe informatierubrieken toe aan het LO.

In categorie PA/PH/PX wordt een nieuwe groep opgenomen:

• AD Adressering

In groep AD Adressering worden twee elementen opgenomen:

• AD.01 Adressering (impliceert autorisatie voor alle bovenstaande rubrieken)
• AD.02 Elektronische adressering (impliceert autorisatie voor de eerste vier uit bovenstaande rubrieken)

De ontstane nieuwe rubrieken kunnen uitsluitend worden gebruikt om afnemers te autoriseren voor alle informatie die nodig is om een brief of een e-mail te adresseren. De afzonderlijke rubrieken die hierboven zijn opgesomd blijven worden verstrekt, en die verstrekkingen worden ook met de genoemde rubrieknummers geprotocolleerd.

Op het AAF worden dan ook de volgende rubrieken toegevoegd:

• PA.AD.01 Adressering
• PA.AD.02 Elektronische adressering

Op het AAF worden de volgende rubrieken verwijderd:

• PA.NM.03 Aanhef
• PA.NM.04 Aanspreekvorm
• PA.NM.05 Aanspreeknaam
• PA.NM.06 Naamgebruik in lopende tekst
• PA.VP.03 Adresregel 1
• PA.VP.04 Adresregel 2

Hier kunnen afnemers immers niet meer afzonderlijk voor worden geautoriseerd.

2.3 Openstaande punten

Er zijn na implementatie van deze wijziging geen openstaande punten.

3 Invoering

De nieuwe rubrieken worden opgenomen in het LO, het aanvullende AAF, in de TAPP en in BRP-V.

4 Gevolgen

4.1 Documentatie

Deze wijziging in LO BRP heeft geen gevolgen voor andere logisch ontwerpen (LO BSN, LO BRPk, LO BES en LO PGK), ook niet voor de HUP en de WIR.

4.2 Gemeenten

Geen gevolgen.

4.3 Afnemers

Geen gevolgen.

4.4 IND

Geen gevolgen.

4.5 Caribische landen en Caribisch Nederland

Geen gevolgen.

4.6 RvIG-systemen

De nieuwe rubrieken moeten kunnen worden aangekruist op het AAF, geselecteerd in de TAPP en verwerkt in BRP-V. Dit geldt niet langer voor de rubrieken:

• PA.NM.03 Aanhef
• PA.NM.04 Aanspreekvorm
• PA.NM.05 Aanspreeknaam
• PA.NM.06 Naamgebruik in lopende tekst
• PA.VP.03 Adresregel 1
• PA.VP.04 Adresregel 2

Die moeten dus worden verwijderd uit het AAF en uit de TAPP.

De BRP API moet, als een afnemer om één van bovenstaande rubrieken vraagt, controleren of de afnemer geautoriseerd is voor rubriek PA.AD.01 Adressering dan wel PA.AD.02 Elektronische adressering.

Voor de POM zijn er geen gevolgen. De bestaande rubrieken blijven worden verstrekt, en die verstrekkingen worden ook zo geprotocolleerd.

1 Probleemstelling

1.1 Omschrijving

In de landelijke tabel 34 Voorvoegseltabel staan 44 voorvoegsels die in 2007 in Nederland voorkwamen als familienaam. Voorbeelden zijn de familienamen "Los", "Van" en "Over". Als die familienamen als eerste naam voorkomen in een dubbele achternaam, dan moet dit deel volgens de huidige instructies in het LO BRP en de HUP van de naam worden afgesplitst en op de PL worden opgenomen in element 02.30 Voorvoegsels geslachtsnaam.

Tot 1 januari 2024 bleef het bij enkele gevallen. Een bekend voorbeeld is de familienaam Las van Bennekom, waarin "Las" geheel tegen de zin van één van de dragers van deze naam, wordt afgesplitst alsof het een voorvoegsel betreft. Sinds 1 januari echter mogen ouders hun kinderen de achternamen van beide ouders meegeven: de gecombineerde geslachtsnaam. Voor oudste kinderen die geboren zijn na 1 januari 2016 kan dat zelfs alsnog worden aangepast: deze overgangsregeling geldt tot 1 januari 2025. Dat heeft tot gevolg dat familienamen die ook in de voorvoegseltabel voorkomen, gecombineerd met een tweede familienaam in een gecombineerde geslachtsnaam, zullen worden afgesplitst. Het fictieve echtpaar Over en De Brug dat hun kinderen bewust "Over de Brug" wil noemen, wordt daardoor geconfronteerd met de naamgegevens 02.30 = "Over de" en 02.40 = "Brug" op de persoonslijsten van henzelf én die van hun kinderen. Niet alleen is dat vervelend omdat er in 02.40 Geslachtsnaam nu nog steeds geen gecombineerde geslachtsnaam staat; het leidt ook tot allerlei praktische problemen bij contacten met afnemers (ze worden niet meer gevonden bij de O, maar bij de B).

Omdat er dagelijks veel kinderen geboren worden in Nederland, is dit een probleem dat steeds vaker zal optreden en niet beperkt blijft tot een aantal (bekende) voorbeelden. Nu al krijgt RvIG steeds meer vragen, klachten en markeerverzoeken van gemeenten die het niet terecht vinden dat uit een gecombineerde geslachtsnaam één van beide geslachtsnamen in zijn geheel in 02.30 Voorvoegsels geslachtsnaam terecht komt. Sinds 1 januari zijn er meer dan 50 markeerverzoeken gedaan door gemeenten die te maken hebben met het afsplitsen van een hele naam uit een gecombineerde geslachtsnaam.

Dit is een onwenselijke situatie. De huidige regels in het LO en de HUP zorgen ervoor dat sommige familienamen worden gedegradeerd tot voorvoegsel in een gecombineerde geslachtsnaam. Het formele standpunt dat de naam een combinatie blijft van voorvoegsels en geslachtsnaam en dat die combinatie niet anders wordt doet geen recht aan het gevoelen van burgers dat hier een gecombineerde familienaam op een onjuiste wijze wordt opgeknipt.

1.2 Herkomst

Deze wijziging komt voort uit een verzoek van afdeling Monitoring van RvIG, naar aanleiding van het groeiend aantal markeerverzoeken en klachten van gemeenten dat hele namen uit een gecombineerde geslachtsnaam worden afgesplitst.

1.3 Raakvlakken

Er zijn geen raakvlakken met andere LO-wijzigingen, of met andere wet- en regelgeving.

2 Oplossing

2.1 Huidige situatie

Op dit moment vereist de instructie in LO BRP en HUP om voorvoegsels die in tabel 36 Voorvoegseltabel voorkomen af te splitsen en op te nemen in element 02.30 Voorvoegsels geslachtsnaam, tenzij dit zou betekenen dat er helemaal niets meer overblijft in element 02.40 geslachtsnaam (in dat geval wordt het laatste woord uit de naam opgenomen in 02.40).

De BCM controleert of voorvoegsels correct (conform de instructie) zijn afgesplitst in alle categorieën waarin naamgegevens voorkomen: 01, 02, 03, 05, 09, 51, 52, 53, 55 en 59. Die controleregels luiden nu:

• ALS er geen voorvoegsels voorkomen, DAN bestaat de geslachtsnaam ook niet uit een voorvoegsel uit de voorvoegseltabel, een spatie en één of meer andere woorden.

2.2 Oplossing

Op termijn is het de wens om voorvoegsels in de BRP geheel af te schaffen. Omdat de impact daarvan erg groot zal zijn is het wenselijk om op de korte termijn al een oplossing te vinden voor die gevallen waarin een hele geslachtsnaam wordt afgesplitst uit een gecombineerde geslachtsnaam. Die bestaat in het versoepelen van de afsplitsinstructie voor gemeenten in de HUP en de beschrijving van element 02.30 Voorvoegsel geslachtsnaam in LO BRP en LO BES.

Op de regel dat voorvoegsels moeten worden afgesplitst wordt een uitzondering gemaakt voor gevallen waarin het afsplitsen ertoe zou leiden dat de gehele eerste naam uit een gecombineerde geslachtsnaam wordt afgesplitst.

In LO BRP én LO BES wordt de beschrijving van element 02.30 Voorvoegsels geslachtsnaam dan ook als volgt aangepast:

Elementnummer 02.30
Elementnaam Voorvoegsel geslachtsnaam
Toelichting Dat deel van de geslachtsnaam dat voorkomt in Tabel 36, Voorvoegseltabel en, gescheiden door een spatie, voorafgaat aan de rest van de geslachtsnaam.
Lengte 1-10
Type Alfanumeriek
Standaardwaarde

Mogelijke waarden: Waarden die voorkomen in de Tabel 36, Voorvoegseltabel.

Voorwaarden: Indien na het afsplitsen van de voorvoegsels geen geslachtsnaam meer overblijft, wordt het laatste deel van de voorvoegsels de geslachtsnaam. Indien bij het afsplitsen van de voorvoegsels van een gecombineerde geslachtsnaam de gehele eerste geslachtsnaam wordt afgesplitst, wordt het laatste deel van die naam samen met de tweede geslachtsnaam de geslachtsnaam.

In de HUP moet de instructie voor het afsplitsen van voorvoegsels worden aangepast in lijn met de wijziging in het LO.

De controleregels in de BCM worden navenant versoepeld voor categorie 01 Persoon en 09 Kind. Omdat kinderen die een gecombineerde geslachtsnaam krijgen, niet vóór 1 januari 2016 geboren kunnen zijn, zijn zij voorlopig zelf geen ouder of partner en daarom is het voorlopig niet nodig om de controles in categorie 02, 03, 05, 52, 53 en 55 aan te passen.

Deze controleregels moeten worden:

• In categorie 01/51: ALS er geen voorvoegsels voorkomen, DAN bestaat de geslachtsnaam ook niet uit een voorvoegsel uit de voorvoegseltabel, een spatie en één of meer andere woorden OF de combinatie van voorvoegsels en geslachtsnaam samen komt overeen met de combinatie van voorvoegsels en geslachtsnamen van beide ouders EN in die combinatie komt de eerste geslachtsnaam in z'n geheel voor in de voorvoegseltabel.
• In categorie 09/59: ALS er geen voorvoegsels voorkomen, DAN begint de geslachtsnaam ook niet met een voorvoegsel OF de combinatie van voorvoegsel en geslachtsnaam samen bevat de combinatie van voorvoegsel en geslachtsnaam van de persoon zelf (in cat. 01 dus) en die van nog iemand anders EN in díe combinatie komt de eerste geslachtsnaam in z'n geheel voor in de voorvoegseltabel.

Omdat dit niet is te formuleren in de syntax voor voorwaardenregels, moeten deze controleregels in de code van de BCM worden geïmplementeerd.
In de RNI kan bij het aanleggen van een persoonslijst uit het brondocument worden afgeleid of er sprake is van een dubbele geslachtsnaam. De BCM kan dit echter niet aan de PL zien. Als de controles op het afsplitsen van voorvoegsels ook op de RNI worden toegepast, zullen onterechte bevindingen moeten worden gemarkeerd.

2.3 Gerelateerde wijzigingen in wet- en regelgeving

Er zijn geen relaties met wijzigingen in wet- en regelgeving.

2.4 Openstaande punten

Parallel aan deze wijziging wordt gestart met een impactanalyse van het geheel afschaffen van voorvoegsels in de BRP en dus te stoppen met het afsplitsen ervan en alle voorvoegsels in 02.30 toe te voegen aan het begin van element 02.40 in de zelfde categorie.

3 Invoering

Deze wijziging is gepland om op te worden genomen in LO 2025.Q1 (1 januari 2025).

4 Gevolgen

4.1 Documentatie

LO BRP, LO BES en de HUP moeten worden aangepast als beschreven in par. 2.2.

4.2 Gemeenten

In de burgerzakensystemen van gemeenten moet de logica voor het (controleren van het) afsplitsen van voorvoegsels worden aangepast.

4.3 Afnemers

Er is geen impact op de systemen van afnemers.
Er is wel impact op de wijze waarop afnemers persoonslijsten met een dubbele geslachtsnaam kunnen vinden bij ad hoc bevraging van BRP-V, want in dat geval moeten zij rekening houden met de nieuwe wijze van afsplitsen van voorvoegsels: een kind dat "Over de Brug" heet en waarvan de ouders "Over" respectievelijk "de Brug" heten, zal voortaan gezocht moeten worden met geslachtsnaam = "Over de Brug", terwijl een persoon met dezelfde achternaam, maar met ouders waarvan er één ook "Over de Brug" heet (en waarbij er dus geen sprake is van een dubbele geslachtsnaam), moet worden gezocht met geslachtsnaam = "Brug". Immers: "Over de" komt voor in de voorvoegseltabel en wordt afgesplitst.
Overigens volgt uit schattingen dat zulke dubbele geslachtsnamen maximaal één of enkele keren per maand worden gekozen; het gaat dus om slechts een klein aantal persoonslijsten in de BRP-V.

4.4 IND

Er is geen impact op de systemen van IND in haar rol van bijhouder voor de BRP.

4.5 Caribische landen en Caribisch Nederland

In de burgerzakensystemen van het Caribisch deel van het Koninkrijk (PIVANOBO) moet de logica voor het (controleren van het) afsplitsen van voorvoegsels worden aangepast.

4.6 RvIG-systemen

In de RNI moet de logica voor het (controleren van het) afsplitsen van voorvoegsels worden aangepast. Daarnaast moeten de controles in de BCM worden versoepeld zoals hierboven beschreven.

1 Probleemstelling

1.1 Omschrijving

De nieuwe BestandsControleModule (BCM) gaat ook controles uitvoeren tussen PL'en, bijvoorbeeld of de gegevens op de PL van een ouder overeenkomen met diezelfde gegevens op de PL van een kind. Die controles worden geformuleerd in de syntax voor voorwaarderegels, maar die heeft nog geen mogelijkheden om vergelijkingen te maken tussen gegevens op verschillende PL'en. Daarom worden er nieuwe elementen toegevoegd aan deze syntax.

1.2 Herkomst

Deze wijziging komt voort uit initiatief BRN-06-01a Corrigeren en aanvullen gerelateerdengegevens van Programma Toekomst BRP.

1.3 Raakvlakken

Er zijn geen raakvlakken met andere LO-wijzigingen, of met andere wet- en regelgeving.

2 Oplossing

2.1 Huidige situatie

De bestaande syntax voor voorwaarderegels ondersteunt geen relaties tussen verschillende PL'en en ondersteunt dus ook geen controles tussen PL'en.

2.2 Oplossing

Door de syntax uit te breiden met een aantal nieuwe elementen, worden controles tussen PL'en wel mogelijk. Het gaat om een nieuwe scope-aanduiding (PL1 en PL2) die verwijst naar een PL, en nieuwe mogelijkheden om die scope te combineren met de scopeaanduidingen voor categoriestapels en -voorkomens.

Met deze ingrediënten wordt het mogelijk om controles te definiëren als:
ALS 02.01.10@@PL1 GA1 01.01.10@@PL2
DAN 02.01.20@@PL1 GA1 01.01.20@@PL2

Ofwel:
Als het A-nummer van Ouder 1 (02.01.10) op PL1 gelijk is aan het A-nummer van de persoon (01.01.10) op PL2, dan is ook het BSN van Ouder 1 (02.01.20) op PL1 gelijk aan het BSN van de persoon (01.01.20) op PL2.

En:
ALS 09.01.10@A@PL1 GA1 01.01.10@@PL2 ENVWD KV 09.03.20@A@PL1
DAN 09.03.20@A@PL1 GA1 01.03.20@@PL2
Ofwel:
Als het A-nummer van een kind (09.01.10) op PL1 gelijk is aan het Anummer van de persoon (01.01.10) op PL2 en de geboorteplaats van het kind (09.03.20) op PL1 komt voor, dan is die geboorteplaats gelijk aan de geboorteplaats van de persoon (01.03.20) op PL2.

2.3 Gerelateerde wijzigingen in wet- en regelgeving

Er zijn geen relaties met wijzigingen in wet- en regelgeving.

2.4 Openstaande punten

Er zijn na implementatie van deze wijziging geen openstaande punten.

3 Invoering

Deze wijziging is gepland om op te worden genomen in LO 2025.Q1 (1 januari
2025).

4 Gevolgen

4.1 Documentatie

Alleen de beschrijving van de syntax voor voorwaarderegels in LO BRP en LO BES moet worden aangepast.

4.2 Gemeenten

Er is geen impact op de burgerzakensystemen van gemeenten.

4.3 Afnemers

Er is geen impact op afnemers en hun systemen.

4.4 IND

Er is geen impact op de systemen van IND in haar rol van bijhouder (aanleveren verblijfstitels).

4.5 Caribische landen en Caribisch Nederland

Er is geen impact op de systemen in het Caribisch deel van het Koninkrijk.

4.6 RvIG-systemen

Om gebruik te kunnen maken van de nieuwe syntax, moet de BCM worden aangepast. Maar dat was nu juist de inzet van initiatief BRN-06-01a.

1 Probleemstelling

1.1 Omschrijving

Op 1 januari 2024 is LO BRP versie 2024.Q1 in werking getreden. Hierin wordt een vaste koppeling afgedwongen tussen het actuele woon-/briefadres in de BRP en een geldig hoofdadres van een adresseerbaar object in de BAG (LO wijziging W180). Met versie 2024.Q2 is aan het LO BRP toegevoegd dat voor de vaste koppeling tussen het briefadres in de BRP en het adresseerbaar object in de BAG een nevenadres toegestaan is, mits de briefadresgever een gemeente of een organisatie is (LO wijziging W191 - 1e aanvulling op W180).

De vaste koppeling tussen de BAG en de BRP, zoals die nu is beschreven in het LO BRP, vereist dat de gegevens van een woon-/briefadres in de BRP altijd gelijk zijn aan die van het gekoppelde adresseerbaar object in de BAG. Maar volgens de wet basisregistratie adressen en gebouwen zijn er uitzonderingen mogelijk (artikel 35, lid 2). Deze wijziging voor het LO BRP zorgt ervoor dat wordt vastgelegd in welke situaties er eventueel in de gegevens van het woon-/briefadres in de BRP afgeweken mag worden van de adresgegevens van het gekoppelde adresseerbaar object in de BAG.

1.2 Herkomst

Het initiatief, BRN-07-01 Oplossen verschillen BAG-BRP, valt onder BRP Doorontwikkeling en hoort bij het ontwikkelpunt: BRN Bevragen bij de bron.

1.3 Raakvlakken

Geen.

2 Oplossing

2.1 Huidige situatie

Volgens het LO BRP moeten vanaf 1 januari 2024 in de BRP alle actuele woon-/briefadressen een vaste koppeling hebben met een geldig adres van een adresseerbaar object in de BAG. De gegevens van dit gekoppelde adres in de BAG, die als element in de BRP voorkomen, moeten een-op-een worden overgenomen in de BRP.

2.2 Oplossing

Een actueel woon-/briefadres wordt gekoppeld aan een adresseerbaar object in de BAG via element 11.80 Identificatiecode verblijfplaats en aan een adres via 11.90 Identificatiecode nummeraanduiding. De gegevens van dit gekoppelde adres in de BAG moeten in principe een-op-een worden overgenomen in de BRP.
Het betreft naast beide identificatiecodes de volgende elementen:

• 11.15 Naam openbare ruimte
• 11.20 Huisnummer
• 11.30 Huisletter
• 11.40 Huisnummertoevoeging
• 11.60 Postcode
• 11.70 Woonplaatsnaam

De wijziging in het LO BRP betreft de toevoeging van een beschrijving van twee situaties waarin de waarde van deze zes elementen in categorie 08 Verblijfplaats, als daar een goede reden voor is, eventueel niet gelijk hoeft te zijn aan het betreffende gegeven van het gekoppelde adres in de BAG. Deze twee situaties zijn:

• Het adresseerbaar object heeft in de BAG de indicatie "geconstateerd"
• Het gegeven van het adres staat in de BAG in onderzoek

Door middel van de LO wijzigingen W180, W191 en W210 is in LO BRP versie 2025.Q3 exact beschreven hoe de verplichte koppeling tussen de BAG en de BRP werkt: elke woon-/briefadres in de BRP kan worden vastgelegd met een koppeling naar een adresseerbaar object in de BAG. Een actueel woon- of briefadres zonder een koppeling naar een adresseerbaar object in de BAG is dan niet meer toegestaan. Op de website van RvIG bij Veel gestelde vragen koppeling BAG-BRP staan tips over bijzondere woonsituaties. Als er toch nog een situatie is, waarbij niet duidelijk is hoe bij het inschrijven van de burger op een adres een koppeling met een adresseerbaar object in de BAG kan worden gemaakt, neem dan contact op met de Frontoffice van RvIG via info@rvig.nl.

2.3 Gerelateerde wijzigingen in wet- en regelgeving

Geen.

2.4 Openstaande punten

Geen.

3 Invoering

Sinds 1 januari 2024 wordt in het LO BRP voor alle actuele woon-/briefadressen een vaste koppeling naar een adres van een geldig adresseerbaar object in de BAG afgedwongen en moeten alle gegevens in principe gelijk zijn. In april 2024 zijn voor het eerst de verschillen tussen gekoppelde adressen in de BAG en de BRP als bevindingen via de kwaliteitsmonitor naar de gemeenten gestuurd. Een bevinding op een gegeven in een woon-/briefadres, waarbij het gekoppelde adresseerbaar object in de BAG de indicatie "geconstateerd" heeft of waarbij het betreffende gegeven in de BAG in onderzoek staat, wordt met een aparte code aangeduid. Zo’n bevinding zal niet bij de zelfevaluatie worden meegeteld.

4 Gevolgen

4.1 Documentatie

Er zijn alleen wijzigingen vereist aan het LO BRP en de HUP. In het LO BRP wordt in categorie 08 Verblijfplaats bij groep 11 een opmerking geplaatst. In de HUP zal een beschrijving worden toegevoegd over de mogelijkheden m.b.t. de genoemde uitzonderingen. Deze wijziging heeft geen gevolgen voor het berichtenverkeer.

4.2 Gemeenten

Gemeenten mogen, als daar een goede reden voor is, een gegeven in een woon- /briefadres in de BRP met een andere waarde in de BRP opnemen dan in de BAG staat geregistreerd, zolang het gekoppelde adresseerbaar object in de BAG de indicatie "geconstateerd" heeft of zolang het betreffende gegeven in de BAG in onderzoek staat. Belangrijk is wel dat gezorgd wordt dat zo snel mogelijk het gegeven in de BAG de juiste informatie bevat en dus de indicatie geconstateerd of het in onderzoek zijn van een gegeven opgeheven kan worden. Vanaf dat moment moeten alle adresgegevens van het gekoppelde adresseerbaar object in de BAG weer een-op-een worden overgenomen in de BRP.

4.3 Afnemers

Geen gevolgen.

4.4 IND

Geen gevolgen.

4.5 Caribische landen en Caribisch Nederland

Geen gevolgen.

4.6 RvIG-systemen

In de jaarlijkse run van de BCM ten behoeve van de zelfevaluatie moeten de bevindingen op een gegeven in een woon-/briefadres, waarbij het gekoppelde adresseerbaar object in de BAG de indicatie geconstateerd heeft of waarbij het betreffende gegeven in de BAG in onderzoek staat, niet mee tellen.