Brondocumentomschrijvingen

Op deze pagina staan de omschrijvingen en de aanbevolen afkortingen, die gebruikt kunnen worden bij de beschrijving van brondocumenten in de BRP. De kwaliteit van de BRP is gewaarborgd door de eis dat alleen op grond van een brondocument of rechtsgrond gegevens in de BRP worden opgenomen. Kort gezegd: geen brondocument of rechtsgrond, geen gegevens in de BRP.  
 
Bij de algemene gegevens op de persoonslijst wordt een verantwoording opgenomen van het gebruikte brondocument. Als het een registerakte van de Nederlandse burgerlijke stand met een aktenummer betreft, wordt dat omgevormd volgens de BRP tabel 39 Akteaanduidingen en opgenomen in element 81.10. Anders wordt een vrije omschrijving opgenomen in element 82.30. De ruimte die daarvoor kan worden gebruikt is echter beperkt tot 40 posities. 
 
Bij voorkeur wordt een volledige beschrijving van het brondocument opgenomen, omdat dit de duidelijkheid vergroot. Als de voorkeur wordt gegeven aan een afkorting, dan is het aan te bevelen die afkortingen te gebruiken die al geruime tijd landelijk in de bevolkingsadministratie en later de BRP werden gebruikt. Deze en andere afkortingen zijn opgenomen in onderstaande lijst. 

Wanneer alle gemeenten deze omschrijvingen gebruiken, heeft dat als voordeel dat bijna direct duidelijk is om welk document het gaat. De resterende ruimte kan vervolgens worden gebruikt voor essentiële aanvullingen. Voorop staat dat de afkortingen en omschrijvingen zo duidelijk zijn, dat alle gebruikers van de BRP begrijpen waar het om gaat. 

Ook voor het omschrijven van een combinatie van brondocumenten wordt zo veel mogelijk van onderstaande lijst gebruik gemaakt. Neem bij voorkeur ook op of er een latere vermelding op het document is geplaatst, bijvoorbeeld geboorteakte + latere vermelding van erkenning. Denk daarbij aan de beschikbare ruimte van niet meer dan 40 posities. 
  
Hieronder volgt een lijst van mogelijk te gebruiken afkortingen en aanvullende omschrijvingen. Andere afkortingen en omschrijvingen zijn denkbaar. Voor de volledigheid zijn ook afkortingen opgenomen die tegenwoordig niet meer worden gebruikt, maar nog wel voorkomen op persoonslijsten. Deze lijst is niet uitputtend, maar geeft wel een indruk van de mogelijkheden om documenten aan te duiden. 
 
Aanbevolen wordt zo mogelijk in element 82.30 tot uitdrukking te laten komen of het brondocument een uittreksel of volledig afschrift is door bij een uittreksel de afkorting 'uittr' aan de omschrijving van het document vooraf te laten gaan.