1 Probleemstelling

1.1 Omschrijving

Sinds 1 april 2022 kunnen burgers via Mijn Overheid zien welke organisaties een afnemersindicatie op hun persoonslijst hebben gezet (initiatief IWD-01-01 van programma Toekomst BRP). Om inzage te krijgen in de verstrekkingen die aan die organisaties zijn gedaan, moeten burgers zich nog altijd wenden tot hun gemeente van inschrijving en daar het protocolleringsoverzicht opvragen. Dat gebeurt slechts zelden. Met initiatief IWD-01-03 wil programma Toekomst BRP het mogelijk maken dat burgers ook hun protocolleringsoverzicht via Mijn Overheid kunnen opvragen. Omdat de verwachting is dat veel meer burgers hier gebruik van zullen maken, moet worden voorkomen dat daarbij burgers worden geïnformeerd over bevragingen door de Kanselarij der Nederlandse Orden in het kader van hun kandidatuur voor een lintje. Dit wordt geregeld in een derde initiatief van Toekomst BRP: IWD-01-05 Verhullen ad hoc bevraging Kanselarij.

1.2 Herkomst

Programma Toekomst BRP.

1.3 Raakvlakken

Deze wijziging moet zijn geïmplementeerd en in werking getreden vóórdat het protocolleringsoverzicht via Mijn Overheid voor burgers opvraagbaar wordt gemaakt.

2 Oplossing

2.1 Huidige situatie

Ten behoeve van de kandidaatstelling van mensen voor de ontvangst van een lintje bevraagt de Kanselarij der Nederlandse Orden de BRP ad hoc. Nadat iemand een lintje gekregen heeft, wordt pas een afnemersindicatie op diens PL geplaatst. Een ad hoc bevraging is in principe inzichtelijk voor de betrokkene via het protocolleringsoverzicht. Dat heeft de volgende nadelen:

• Het verrassingselement is weg als de betrokkene ziet dat de Kanselarij zijn/haar gegevens heeft bevraagd.
• Lang niet alle voorgedragen burgers krijgen ook daadwerkelijk een onderscheiding. Het is dan pijnlijk voor de betrokkene om te zien dat zijn/haar gegevens wel zijn opgevraagd, maar dat een onderscheiding uitblijft. Op dit moment worden alle verstrekkingen aan de Kanselarij getoond op het protocolleringsoverzicht, maar dat wordt maar zelden door burgers opgevraagd. Als burgers precies in de periode van voordracht hun protocolleringsoverzicht opvragen, dan kan het dus gebeuren dat zij al voortijdig kunnen zien dat de Kanselarij hun gegevens heeft opgevraagd.

2.2 Oplossing

Met onderhavige LO-wijziging wordt geregeld dat:

• afnemersindicaties van de Kanselarij wél inzichtelijk zijn voor burgers op Mijn Overheid (zoals het nu al is);
• spontane verstrekkingen aan de Kanselarij wél inzichtelijk zijn voor burgers op hun protocolleringsoverzicht;
• de ad hoc verstrekkingen aan de Kanselarij níet inzichtelijk zijn voor burgers op hun protocolleringsoverzicht, maar wél voor gemeentefunctionarissen die daar expliciet voor zijn geautoriseerd.

De autorisatietabel voorziet nog niet in de mogelijkheid om een burger wel inzage te geven in spontane verstrekkingen, maar niet in ad hoc verstrekkingen aan een afnemer. Dit wordt nu mogelijk door de volgende aanpassingen te doen in LO BRP en LO BES.

In LO BRP, paragraaf 3.1.2.1 Afnemerbeschrijving en in LO BES, paragraaf 5.2.2 Indeling autorisatietabelregel wordt een waarde toe gevoegd bij de beschrijving van rubriek 35.95.13:

• Verstrekkingsbeperking (Rubriek 35.95.13)     

Deze rubriek kan de waarden "0", "1", of "2" of "3" hebben, die het volgende betekenen:

0 = aan een burger desgevraagd inzage geven in de bij zijn PL opgenomen afnemersindicatie van de afnemer en aan de burger desgevraagd melden welke verstrekkingen er zijn gedaan aan de afnemer, en geen beperkingen met betrekking tot het zichtbaar en beschikbaar zijn van deze informatie voor gemeentefunctionarissen;

1 = aan een burger desgevraagd inzage geven in de bij zijn PL opgenomen afnemersindicatie van de afnemer en aan de burger desgevraagd melden welke verstrekkingen er zijn gedaan aan de afnemer, en deze informatie slechts zichtbaar en beschikbaar maken voor gemeentefunctionarissen die daar expliciet voor zijn geautoriseerd;

2 = aan een burger geen inzage geven in de bij zijn PL opgenomen afnemersindicatie van de afnemer en aan de burger niet melden welke verstrekkingen er zijn gedaan aan de afnemer, en deze informatie slechts zichtbaar en beschikbaar maken voor gemeentefunctionarissen die daar expliciet voor zijn geautoriseerd;

3 = aan een burger desgevraagd inzage geven in de bij zijn PL opgenomen afnemersindicatie van de afnemer en aan de burger desgevraagd melden welke spontane verstrekkingen er zijn gedaan aan de afnemer, maar aan de burger niet melden welke ad hoc verstrekkingen er zijn gedaan aan de afnemer.

Die nieuwe waarde wordt vervolgens ook toegevoegd in de beschrijving van Tabel 35 Autorisatietabel in LO BRP, paragraaf 4.7 Beschrijving van de landelijke tabellen en in LO BES, bijlage I.8 Beschrijving van de landelijke tabellen:

Tabelnummer               35

Naam                           Autorisatietabel

Toelichting                   Een opsomming van de door de verantwoordelijk Minister geauto­riseerde en aangesloten instanties binnen het BRP-stelsel.

Tabelregelelementen    95.10    Afnemersindicatie
Numeriek         6 posities

95.11    Aantekening     (dit veld komt alleen in oude tabelregels voor; N-maal)
Alfanumeriek    1-24 posities

95.12    Indicatie geheimhouding
Numeriek         1 positie
0 = geheimhouding niet van toepassing,
1 = geheimhouding van toepassing

95.13    Verstrekkingsbeperking
Numeriek         1 positie
0 = geen beperking
1 = 'gevoelig'  
2 = 'alle verstrekkingen geheim'
3 = 'alleen ad hoc verstrekkingen geheim'

95.14    Bijzondere betrekking kind verstrekken        
Numeriek         1 positie
0 = niet verstrekken
1 = verstrekken

2.3 Gerelateerde wijzigingen in wet- en regelgeving

Er zijn geen relaties of afhankelijkheden van wet- en regelgeving.

2.4 Openstaande punten

Er zijn geen openstaande punten.

3 Invoering

Deze LO-wijziging, met de daarvoor benodigde aanpassingen in TAPP, BRP-V en POM, moet in werking zijn getreden vóórdat het protocolleringsoverzicht via Mijn Overheid kan worden opgevraagd door burgers.

4 Gevolgen

4.1 Documentatie

Deze wijziging heeft alleen impact op LO BRP en LO BES, omdat daarin de autorisatietabel beschreven staat.

4.2 Gemeenten

Er is geen impact op de systemen bij gemeenten.

4.3 Afnemers

Er is geen impact op de systemen bij afnemers.

4.4 IND

Er is geen impact op de IND of de systemen bij de IND.

4.5 Caribische landen en Caribisch Nederland

Er is geen impact op de systemen in Caribisch Nederland.

4.6 RvIG-systemen

Voor de ondersteuning van de nieuwe waarde van rubriek 35.95.13 Verstrekkingsbeperking moet de TAPP, BRP-V en de POM worden aangepast.

Met de functionaliteit meldingregistratie kan je een melding op een reisdocument doorgeven. Deze melding wordt direct verwerkt in het Basisregister Reisdocumenten. Lees hieronder welke stappen je moet doorlopen om een melding door te geven.

1. Gebruik de menu-optie ‘Documentinzage’ om naar reisdocument(en) te zoeken. Zie ook de pagina Opvragen Reisdocumentinformatie.
    
2. Kies het reisdocument waar een melding bij geregistreerd moet worden en klik op de knop ‘Melding registreren’.
    
3. Vul de benodigde gegevens in.
   - De ‘Meldende instantie’ is al ingevuld. Kies (indien van toepassing) de instantielocatie.
   - Kies het soort melding (van rechtswege vervallen of definitief onttrokken) en bijbehorende reden.
   - Voer de melding datum (standaard ingevuld op de dag van melden) en de datum van de reden in (bijvoorbeeld de datum van vermissing zoals de houder verklaart, de datum van verlies nationaliteit of de datum van overlijden – afhankelijk van de gekozen reden). Een totaallijst van beschikbare meldingen en bijbehorende redenen vind je in de veelgestelde vragen op de pagina Meldingregistratie.
   - In het geval van een melding ‘van rechtswege vervallen’ is het mogelijk om ook direct aan te geven dat het reisdocument definitief wordt onttrokken. Als je voor deze optie kiest, worden direct 2 meldingen geregistreerd (achter elkaar).
    
4. Na succesvolle registratie van de melding wordt de status van het reisdocument (indien nodig) direct en automatisch aangepast in het Basisregister Reisdocumenten. Deze informatie is vervolgens ook direct zichtbaar voor andere uitgevende instanties of organisaties die reisdocumentgegevens controleren.
   - Voorbeeld: Na het opvoeren van een vermissing wordt de status van een reisdocument wat ‘geldig’ was direct aangepast naar ‘ongeldig’.
   - Voorbeeld: Na opvoeren van een melding van overlijden waarbij het reisdocument ook direct wordt ingeleverd, wordt de status van een ‘geldig’ reisdocument direct aangepast naar ‘ongeldig’ en vervolgens ‘definitief onttrokken’.
    
5. Betrof de geregistreerde melding een reisdocument van een ingezetene Nederlander (ingeschreven in de BRP)? Vergeet dan niet een C3 formulier naar de gemeente van inschrijving te sturen, zodat de wijziging ook kan worden doorgevoerd in de Basisregistratie Personen.
    
6. Informeer de houder over de geregistreerde melding en de huidige/nieuwe status van het reisdocument.

Gevolgen van een melding

De registratie van meldingen is onomkeerbaar en heeft verschillende gevolgen. Let daarom goed op dat je een melding bij het juiste reisdocument registreert en informeer de houder/melder over de gevolgen voor het gebruik van het reisdocument.

Een melding van vermissing of andere vorm van ‘van rechtswege vervallen’ leidt tot een status ‘ongeldig’. Dit betekent dat het reisdocument niet meer gebruikt kan worden om identiteit aan te tonen bij de aanvraag van bepaalde producten of diensten (documentverificatiedienst). Ook wordt het doorgegeven aan grensbewaking, waardoor het niet meer gebruikt kan worden om te reizen.

Mocht een document (later) door de houder teruggevonden en ingeleverd worden , dan moet er een melding ‘reisdocument definitief onttrokken’ geregistreerd te worden met de daarbij behorende reden: ‘reisdocument ingeleverd’.

Meer informatie?

Kijk in de RAP handleiding of de handleiding van de RDM leverancier.