Akten en Brondocumenten

Deze pagina geeft algemene informatie over brondocumenten, de behandeling en beoordeling daarvan en specifieke kenmerken van brondocumenten. Persoonsgegevens in (semi-) overheidsadministraties, zoals de BRP, moeten betrouwbaar zijn. Deze betrouwbaarheid hangt af van de manier van verkrijging en vaststelling daarvan. Dit wordt met name bepaald door de bronnen waaraan de gegevens worden ontleend.

Deze bronnen zijn zeer verschillend, maar betreffen voornamelijk geschriften die gegevens vermelden, zogenoemde brondocumenten. Vooral voor de BRP zijn deze brondocumenten van groot belang. Hieronder wordt aangegeven aan welke brondocumenten bepaalde gegevens ontleend mogen worden, hoe brondocumenten worden gebruikt en wordt uitgelegd wat het belang van brondocumenten is.

Inleiding

De gegevens in de BRP moeten juist, volledig en actueel zijn, omdat bestuursorganen in beginsel verplicht zijn bij hun handelen deze gegevens te gebruiken. Daarom bepaalt de Wet BRP dat gegevens alleen mogen worden ontleend met een juridische basis (rechtsgrond) of aan een beperkte hoeveelheid brondocumenten die in de wet zijn genoemd. De systematiek van de Wet BRP zoals hierboven omschreven wordt ook wel een gesloten systeem genoemd; het is niet mogelijk om buiten de rechtsgronden en brondocumenten om gegevens op te nemen. 

Gegevens over de nationaliteit mogen ontleend zijn aan een rechtsgrond, zoals de reden van verkrijging of verlies van de Nederlandse nationaliteit. Andere algemene gegevens zijn altijd ontleend aan – of afgeleid van – akten en andere geschriften. Akten en andere geschriften die worden gebruikt voor de bijhouding van persoonsgegevens in de BRP, worden ook wel brondocumenten genoemd. Hieronder vallen ook aangiften en verzoeken van de persoon. Een aangifte van de persoon is een schriftelijke, ondertekende verklaring (die onder eed kan zijn afgelegd). 

De BRP heeft tot doel alle overheidsorganen te voorzien van de algemene gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van hun taak. Daarnaast worden gegevens uit de BRP verstrekt aan derden met een gewichtig, maatschappelijk belang. Tenslotte kan de persoon gebruik maken van over hem in de BRP vastgelegde gegevens.

De verstrekte gegevens worden door overheidsorganen gebruikt in de uitvoering van hun taken, zoals de uitvoering van sociale zekerheidswetgeving. Gebruik van de BRP-gegevens binnen de gehele (semi-) overheid bevordert bovendien de dienstverlening aan de persoon. De persoon zelf kan gebruik maken van de geregistreerde gegevens, als van hem bepaalde persoonsgegevens worden gevraagd. 

Vanwege het belang van betrouwbare gegevens in de BRP is het onder meer de taak van de medewerker BRP om de juiste gegevens te ontlenen aan de juiste brondocumenten.

Bronnen voor BRP-gegevens

De medewerker BRP gaat bij het opnemen van gegevens in de BRP steeds na wat volgens de Wet BRP de bron van die gegevens kan zijn. De bronnen voor gegevens in de BRP zijn vermeld in de artikelen 2.8 tot en met 2.25 van de Wet BRP. Het gaat om rechtsgronden met betrekking tot het Nederlanderschap, aangiften en verzoeken van de persoon, mededelingen van in de wet genoemde overheidsorganen, akten en andere geschriften.

Aan een aangifte van de persoon kunnen alleen gegevens worden ontleend over verblijf en adres in Nederland, wijzigingen in het adres, vertrek naar het buitenland en vestiging uit het buitenland. Als het college van burgemeester en wethouders tot de conclusie komt, dat betrokkene heeft verzuimd aangifte te doen, neemt de medewerker BRP deze gegevens ambtshalve op. 

Aan een verzoek van de persoon kunnen gegevens worden ontleend over het naamgebruik en over beperking van de verstrekking van gegevens aan derden. 

Brondocumenten zoals aangiften, mededelingen en verzoeken die zijn genoemd in de Wet BRP staan op schrift. Met op schrift staan wordt ook de digitale wijze bedoeld, als dat door de regelgeving wordt ondersteund (zoals een Tb01-bericht als kennisgeving van een geboorteakte) of als de gemeente waar een aangifte of verzoek wordt gedaan, de digitale weg hiervoor heeft opengesteld (bijvoorbeeld via DigiD). Een document wordt pas een brondocument voor de BRP als de medewerker BRP het als zodanig accepteert. Verderop in dit hoofdstuk wordt aangegeven aan welke voorwaarden documenten moeten voldoen om als brondocument voor de BRP te gelden. 

In de volgende paragrafen wordt ingegaan op de brondocumenten voor de hieronder genoemde gegevens. Bij elk gegeven is opgenomen in welke categorie(ën) die gegevens voorkomen. Er zijn gegevens over:

•     De burgerlijke staat (categorieën 01, 02, 03, 05, 06, 09) 
•     De identificatienummers (categorieën 01, 02, 03, 05, 09) 
•     Het naamgebruik van een persoon (categorie 01) 
•     De nationaliteit (categorie 04) 
•     De beperking van de verstrekking van gegevens aan derden (categorie 07) 
•     Het verblijf en het adres (categorie 08) 
•     Het levenloos geboren kind (categorie 09) 
•     Het verblijfsrecht (categorie 10) 
•     Het gezag over de minderjarige of de curatele (categorie 11) 
•     Reisdocumenten (categorie 12) 
•     Het kiesrecht (categorie 13)  

De burgerlijke staat

De Wet BRP (artikelen 2.8, 2.10 en 2.17) schrijft limitatief de te gebruiken brondocumenten voor van gegevens over de burgerlijke staat van een persoon en brengt daarin een rangorde aan. Zie Bijlage 1 van het Besluit BRP voor een opsomming van de burgerlijke staat gegevens. 

Zie Brondocumenten voor gegevens over de burgerlijke staat voor een toelichting. 

De identificatienummers 

Het college van burgemeester en wethouders vraagt bij RvIG een voorraad administratienummers (A-nummers) op met de webservice ‘VraagVoorraadAnrs’. Het desbetreffende college kent vervolgens een A-nummer uit de eigen voorraad toe aan elke in de BRP voor de eerste maal in te schrijven persoon. Het A-nummer van een ouder, echtgenoot/ geregistreerde partner of eerdere echtgenoot/geregistreerde partner of kind wordt alleen ontleend aan de persoonslijst van deze gerelateerde zelf. 

Het college van burgemeester en wethouders vraagt een voorraad burgerservicenummers (BSN) aan, door een online bericht te sturen aan de webservice ‘opvragen nummervoorraad’ van de Beheervoorziening BSN (BV BSN). Het desbetreffende college kent vervolgens een burgerservicenummer uit de eigen voorraad toe aan elke in de BRP voor de eerste maal in te schrijven persoon.

Het burgerservicenummer van een ouder, echtgenoot/geregistreerde partner of eerdere echtgenoot/geregistreerde partner of kind wordt alleen ontleend aan de persoonslijst van die gerelateerde zelf.

Het naamgebruik van een persoon

Het gegeven over het naamgebruik van een persoon wordt ontleend aan een schriftelijk verzoek tot wijzigen van het naamgebruik van betrokkene of aan een rechterlijke uitspraak. Een verzoek tot wijziging van het naamgebruik kan ook door personen met een niet-Nederlandse nationaliteit worden ingediend. Het nationale (naam)recht, waarvan de niet-Nederlander de nationaliteit bezit, wordt hierbij buiten beschouwing gelaten.

De nationaliteit

Zie Brondocumenten voor de gegevens over de nationaliteit.

De beperking van de verstrekking van gegevens aan derden 

Het gegeven over de beperking van de verstrekking van gegevens aan derden (voorheen geheimhouding genoemd, verder de verstrekkingsbeperking genoemd) wordt ontleend aan een schriftelijk verzoek daartoe van betrokkene zelf. Het gaat om de gegevens op de eigen persoonslijst en om de verwijsgegevens.

Het verblijf en het adres

De gegevens over de verblijfplaats worden ontleend aan de aangifte van de persoon. De gegevens kunnen - wanneer de persoon in gebreke blijft met het doen van aangifte - ambtshalve worden opgenomen. Let hierbij op het gestelde in artikel 2.60 en verder Wet BRP en de Algemene wet bestuursrecht (Awb). Bij inschrijving op grond van een Nederlandse geboorteakte worden de verblijfplaatsgegevens ontleend aan de persoonslijst van de moeder (uit wie het kind is geboren). 

Het levenloos geboren kind

Op verzoek van de ouder kunnen de gegevens van een levenloos geboren kind worden opgenomen. De bronnen voor deze gegevens zijn benoemd in procedure Levenloos geboren kind. 

Het verblijfsrecht

De gegevens over het verblijfsrecht worden ontleend aan een mededeling door het ministerie van Justitie en Veiligheid (IND) via het Og11-bericht. 

Het gezag over de minderjarige of de curatele

De gegevens over het gezag over de minderjarige of curatele over de meerderjarige, worden ontleend aan een uittreksel uit het centraal gezagsregister, respectievelijk het centraal curatele- en bewindregister. 

Het van rechtswege vervallen van het gezag door het bereiken van de meerderjarige leeftijd, mag altijd geregistreerd worden in de BRP zonder mededeling van het centraal gezagsregister. Als betrokkene meerderjarig is geworden, houdt het gezag van rechtswege definitief op. 

Reisdocumenten

Gegevens over reisdocumenten worden ontleend aan het aanvraagformulier, een kennisgeving, het Basisregister Reisdocumenten (onderdeel van ReIS) of het reisdocument zelf. Het gaat hier om de registratie van Nederlandse reisdocumenten en de Nederlandse identiteitskaart, in deze handleiding gemakshalve verder omschreven als ‘reisdocument’.

Groep 82 Document heeft in categorie 12 Reisdocument een afwijkende betekenis in vergelijking met de andere categorieën. Niet het reisdocument zelf wordt aangeduid, maar het onderliggende dossier waar de aanvullende reisdocumentgegevens zich bevinden. 

Het kiesrecht

Gegevens over het kiesrecht gaan over de uitsluiting van het Nederlands kiesrecht en deelname of uitsluiting van de verkiezingen in Nederland voor het Europees Parlement voor niet-Nederlandse onderdanen van de EU. 

De gegevens over de uitsluiting van het Nederlands kiesrecht worden ontleend aan een schriftelijke mededeling van de minister van Justitie en Veiligheid. De gegevens over de deelname en het einde van de deelname Europees kiesrecht voor niet-Nederlandse onderdanen van de EU, als kiezer in Nederland aan de verkiezingen voor het Europees Parlement, worden ontleend aan het verzoekschrift (model Y32) van betrokkene. De gegevens over de uitsluiting van het Europees kiesrecht worden ontleend aan de mededeling hierover van de desbetreffende lidstaat.

Brondocumenten voor gegevens over de burgerlijke staat

Deze paragraaf gaat in op de brondocumenten voor gegevens over de burgerlijke staat en op de beoordeling van die brondocumenten en de daarin opgenomen gegevens op onjuistheid en strijdigheid met de Nederlandse openbare orde (artikelen 2.8, 2.9 en 2.10 van de Wet BRP). 

De Wet BRP schrijft limitatief voor aan welke brondocumenten je gegevens over de burgerlijke staat van een persoon kunt ontlenen en brengt daarin een rangorde aan. Het gaat om gegevens over de naam, de geboorte, het geslacht, de ouders, de huwelijken, de geregistreerde partnerschappen, de echtgenoten, de geregistreerd partners, de kinderen en het overlijden. De artikelen 2.8 en 2.10 van de Wet BRP zijn van essentieel belang bij het bepalen of je al dan niet gegevens over de burgerlijke staat aan een brondocument mag ontlenen. Onder meer is het van belang of het feiten betreffen die zich in Nederland of in het buitenland hebben voorgedaan. Centraal staat de vraag aan welke brondocumenten je gegevens kunt ontlenen. De zogenoemde verklaring onder eed of belofte wordt uitvoerig besproken. Ook wordt er gesproken over de inhoudelijke aspecten en verificatie van de in de brondocumenten vermelde rechtsfeiten en of deze voor erkenning naar Nederlands recht in aanmerking komen. Als laatste wordt aangegeven hoe je moet handelen als er verschillende gegevens in en tussen brondocumenten zijn opgenomen.

De medewerker BRP is voor een groot deel afhankelijk van de persoon, omdat die persoon de benodigde brondocumenten moet overleggen. Onderstaand stappenplan ondersteunt de medewerker bij de afwegingen die gemaakt moeten worden bij het vragen naar en beoordelen van brondocumenten:

• Verplichtingen van de persoon
• Type brondocumenten (artikel 2.8 en 2.17 van de Wet BRP)
• Aandachtspunten
• Ontvangst brondocument
• Beoordelen brondocument
             • Leesbaarheid en vertaling
             • Uiterlijke kenmerken en legalisatie
                              • Uiterlijke kenmerken
                              • Legalisatie
                              • Legalisatie door de Nederlandse vertegenwoordiging
                              • Apostilleverdrag
              • Inhoudelijke aspecten en verificatie
                              • Inhoudelijke kenmerken
                              • Verificatie
                              • Nederlandse Internationaal privaatrecht (IPR)
                              • Internationale verdragen
               • Omgaan met verschillen
               • Bepalen datum geldigheid
• Besluiten acceptatie brondocument

Verplichtingen van de persoon

De Wet BRP verplicht de persoon tot het verstrekken van inlichtingen en het overleggen van geschriften die noodzakelijk en van belang zijn voor de bijhouding van de BRP. Deze verplichting is opgenomen in de artikelen 2.38, derde lid, 2.44, 2.45, 2.46, 2.47, 2.49, tweede lid, en 2.51 van de Wet BRP. 

Het college van burgemeester en wethouders (hierna: college) is verantwoordelijk voor het bijhouden van persoonsgegevens van ingezetenen in de BRP en is daarmee ook verantwoordelijk voor de kwaliteit van de opgenomen persoonsgegevens. In dit kader wijs je de persoon op zijn verplichtingen en vraag je expliciet naar de benodigde brondocumenten. De nationaliteit of de verblijfsrechtelijke status van de persoon doet daarbij niet ter zake. In principe is iedereen verplicht de benodigde geschriften over te leggen. In sommige gevallen levert de verkrijging van documenten echter problemen op. Dit kan zijn als het documenten betreft uit landen waar geen registratie wordt gevoerd of waar zich langdurig een bijzondere situatie (noodtoestand, burgeroorlog) voordoet. Het kan ook zijn dat je van een persoon niet kunt verlangen dat hij voor het verkrijgen van brondocumenten contact opneemt met de autoriteiten van het land van herkomst. Je kunt dan gegevens ontlenen aan een lager brondocument. Zie voor de rangorde in brondocumenten paragraaf Type brondocumenten (artikel 2.8 en 2.17 van de Wet BRP ). In veel gevallen zal dit, voor wat betreft gegevens over de burgerlijke staat, de verklaring onder eed of belofte zijn. In sommige gevallen wordt gevraagd om een mededeling van de IND (zoals bedoeld in artikel 2.17 van de Wet BRP) over de geboortedatum of de nationaliteit.

Verklaart een persoon dat het niet mogelijk is documenten over te leggen vanwege de situatie in het land van herkomst, dan kun je dit verifiëren door informatie in te winnen bij het ministerie van Buitenlandse Zaken. Verder kan je bij de IND navragen of betrokkene is vrijgesteld van het paspoortvereiste. 

Bij het vragen naar documenten informeer je de persoon over de eisen waaraan deze brondocumenten moeten voldoen. Grofweg gezegd gaat het dan om drie eisen, namelijk:

• het document moet een origineel zijn en geen kopie; 
• het document moet zijn geschreven in een leesbare en begrijpelijke taal (zie Leesbaarheid en vertaling); 
• het document moet in sommige gevallen zijn gelegaliseerd (zie Uiterlijke kenmerken en legalisatie).  

De informatie over het overleggen van brondocumenten moet voor de persoon begrijpelijk zijn. Waar nodig krijgt betrokkene de informatie in een voor hem begrijpelijke taal (bijvoorbeeld door tussenkomst van een tolk of door middel van een in de eigen taal gestelde brochure). 

Doet de persoon aangifte van verblijf en adres en zijn op dat moment de benodigde documenten uit het land van herkomst niet beschikbaar (ook niet binnen enkele dagen daarna) en de persoon voldoet aan de overige voorwaarden voor inschrijving, dan schrijf je de persoon toch in als ingezetene in de BRP. In dat geval ontleen je de verplichte gegevens aan de sterkst mogelijke brondocumenten die wel aanwezig zijn. Dit kan, voor wat betreft gegevens over de burgerlijke staat in categorie 01 Persoon, dus ook de verklaring onder eed of belofte zijn. 

De medewerker BRP informeert de persoon over de mogelijke consequenties van het niet voldoen aan zijn verplichtingen. Als betrokkene niet de juiste brondocumenten overlegt, kan dit tot gevolg hebben dat gegevens niet worden opgenomen in de BRP. Wanneer de brondocumenten bij de aangifte niet beschikbaar zijn, dan is het belangrijk met de persoon een termijn af te spreken waarbinnen de overlegging wel kan plaatsvinden. De af te spreken termijn zal mede afhangen van de mogelijkheid om documenten uit het land van herkomst te kunnen verkrijgen. 

Als de afgesproken termijn is verstreken en het voldoende aannemelijk is dat documenten niet te verkrijgen zijn, dan heeft de persoon aan zijn verplichtingen voldaan. Gegevens over huwelijk en afstamming (ouder- en kindgegevens) die nog niet in de BRP zijn opgenomen, kunnen niet worden opgenomen aan de hand van een verklaring onder eed of belofte als er een sterker document kan worden overgelegd (artikel 2.10, eerste lid, van de Wet BRP). 

De verplichting om documenten te verschaffen ligt volledig bij de persoon en niet bij de medewerker BRP. In ieder geval zal de medewerker zonder toestemming van betrokkene nooit zelf de documenten mogen aanvragen. Dit kan namelijk gevaar opleveren voor de betrokken persoon en zijn familie. 

Het college kan in het kader van kwaliteitsbewaking periodiek een voortgangscontrole houden op de overlegging van brondocumenten. Als de gevraagde documenten niet binnen een redelijke termijn worden overgelegd, roep je de persoon op om hierover inlichtingen te verstrekken. Voldoet een persoon niet aan het verzoek, dan is dat een overtreding van artikel 2.45 van de Wet BRP. Op grond van artikel 4.17 van de Wet BRP kan het college in dit geval een bestuurlijke boete opleggen.

Type brondocumenten (artikel 2.8 en 2.17 van de Wet BRP)

Gegevens over de burgerlijke staat kunnen feiten betreffen die zich in Nederland of in het buitenland hebben voorgedaan. De volgende onderwerpen komen hieronder aan bod: 

• Artikel 2.8, eerste lid: Feiten die zich in Nederland hebben voorgedaan 
• Artikel 2.8, tweede lid: Feiten die zich buiten Nederland hebben voorgedaan 
• Artikel 2.8, derde lid: Consulaire akte van rechtsfeit in Nederland 
• Artikel 2.17: Mededeling IND
• Verschil tussen Nederlandse en buitenlandse brondocumenten  

Artikel 2.8, eerste lid: Feiten die zich in Nederland hebben voorgedaan

Gegevens over de burgerlijke staat die feiten betreffen die zich in Nederland hebben voorgedaan, ontleen je aan een document als bedoeld in artikel 2.8, eerste lid, van de Wet BRP.

a)    een akte over het desbetreffende feit (inclusief latere vermeldingen) die is opgenomen in de registers van de Nederlandse burgerlijke stand. Voorbeeld: een geboorteakte van een kind geboren in Nederland; 
b)    een door de ambtenaar van de burgerlijke stand opgemaakte akte, een besluit, een rechterlijke uitspraak die in kracht van gewijsde is gegaan (= onherroepelijk geworden) of een notariële akte, over het desbetreffende feit. Voorbeeld: naamsvaststelling in een Koninklijk Besluit tot naturalisatie; 

Hierbij geldt dat een document genoemd onder a sterker is dan een document onder b. Met 'over het desbetreffende feit' wordt aangeknoopt bij hetgeen de akte op grond van het Burgerlijk Wetboek bewijst. In de situatie dat over het desbetreffende feit een dergelijke akte ontbreekt, ontleen je de gegevens aan een andere door de ambtenaar van de burgerlijke stand opgemaakte akte, een besluit, een in kracht van gewijsde gegane rechterlijke uitspraak of een notariële akte. 

Artikel 2.8, tweede lid: Feiten die zich buiten Nederland hebben voorgedaan 

Gegevens over de burgerlijke staat die feiten betreffen die zich buiten Nederland hebben voorgedaan, ontleen je aan (artikel 2.8, tweede lid, van de Wet BRP):

a)    een akte over het desbetreffende feit (inclusief latere vermeldingen) die is opgenomen in de registers van de Nederlandse burgerlijke stand. Hieronder vallen ook de Nederlandse consulaire akten. Voorbeeld: een buitenlandse geboorteakte die is ingeschreven in de registers van de burgerlijke stand van de gemeente Den Haag; 
b)    een in Nederland gedane rechterlijke uitspraak over het desbetreffende feit die in kracht van gewijsde is gegaan (= onherroepelijk geworden). Voorbeeld: een rechterlijk bevel tot wijziging of correctie van een gegeven in de BRP; 
c)    een buiten Nederland overeenkomstig de plaatselijke voorschriften door een bevoegde instantie opgemaakte akte die ten doel heeft tot bewijs te dienen van het desbetreffende feit, of een over dat feit gedane rechterlijke uitspraak, of bij gebreke daarvan een beëdigde verklaring, bedoeld in artikel 45 van Boek 1 van het Burgerlijk Wetboek. Voorbeeld: een buitenlandse akte van de burgerlijke stand; 
d)    een geschrift dat overeenkomstig de plaatselijke voorschriften is opgemaakt door een bevoegde instantie, waarin het desbetreffende feit is vermeld. Voorbeeld: een buitenlands uittreksel uit de bevolkingsadministratie of een buitenlands reisdocument; 
e)    een verklaring die betrokkene ten overstaan van een door het college van burgemeester en wethouders aangewezen ambtenaar onder eed of belofte heeft afgelegd, die op schrift is gesteld en door betrokkene is ondertekend. 

De opsomming is tegelijkertijd een rangorde in bewijskracht van sterkst naar minst sterk. Een brondocument genoemd onder a is het sterkst, daarna een brondocument genoemd onder b of c, dan onder d en tot slot onder e. 

De rangorde brengt mee dat gegevens aan brondocumenten met een zo sterk mogelijke bewijskracht moeten worden ontleend. Alleen als redelijkerwijs geen sterker brondocument kan worden overgelegd, ontleen je gegevens aan het zwakkere brondocument. Op elk moment waarop brondocumenten worden overgelegd, meestal bij de aangifte van verblijf en adres, moet je bepalen wat dan het sterkste brondocument is. Je wacht niet met het aanleggen van een persoonslijst tot sterkere documenten uit het land van herkomst zijn verkregen. Hooguit wacht je op documenten die binnen enkele dagen voorhanden zijn of naar verwachting beschikbaar kunnen zijn. Voorbeeld: een document is wel in Nederland aanwezig, maar is niet meegenomen bij de aangifte. 

Wanneer meerdere documenten worden overgelegd over hetzelfde rechtsfeit, ontleen je de gegevens aan het sterkste brondocument. Een zwakker brondocument kan je dan gebruiken als aanvulling op het sterkere brondocument. Dat doet zich voor als niet alle te ontlenen gegevens op het sterkste brondocument vermeld staan, maar wel op het zwakkere brondocument. Je vermeldt dan beide brondocumenten in de omschrijving. 

Om te bepalen welke gegevens je aan een buitenlands brondocument kunt ontlenen, is het noodzakelijk na te gaan om wat voor soort brondocument het gaat. Daarbij stel je jezelf de vraag onder welk onderdeel van artikel 2.8, tweede lid, het betreffende brondocument valt. Is het document een akte die tot bewijs moet dienen van het desbetreffende feit (onder c), of is het een geschrift waarin het desbetreffende feit vermeld (onder d). Bijvoorbeeld, een buitenlandse huwelijksakte bewijst het desbetreffende huwelijk (voor de huwelijksgegevens een document onder c) en bevat mogelijk de oudergegevens (en is voor deze gegevens een document onder d). Aan deze akte kan je daarom oudergegevens ontlenen, als voor de oudergegevens geen sterkere brondocumenten voorhanden zijn. 

Hieronder wordt bij elk onderdeel van artikel 2.8, tweede lid, van de Wet BRP een toelichting gegeven. 

Onder a: Nederlandse akten 

Akten die zijn opgenomen in de registers van de burgerlijke stand in Nederland, zijn de sterkste brondocumenten. In een aantal gevallen wordt van een feit dat zich in het buitenland heeft voorgedaan, een akte ingeschreven in de registers van de Nederlandse burgerlijke stand te Den Haag. Zo’n ‘Haagse akte’ is het sterkste brondocument voor dat feit. 

Onder b: Nederlandse rechterlijke uitspraken 

Je kunt gegevens ontlenen aan een in Nederland gedane in kracht van gewijsde gegane rechterlijke uitspraak over het desbetreffende feit, als over dat feit geen akte is opgenomen in de registers van de Nederlandse burgerlijke stand. 

Onder c: Buitenlandse akten en rechterlijke uitspraken en de beëdigde verklaring (art. 1:45 BW)

Artikel 2.8, tweede lid, onder c, bevat drie soorten documenten, die hieronder worden toegelicht. Als een dergelijk document in strijd is met de Nederlandse openbare orde, worden hieraan geen gegevens over het desbetreffende feit ontleend (zie paragraaf Inhoudelijke aspecten en verificatie). 

1.    Buitenlandse akten en daarmee vergelijkbare documenten 

Wanneer in het buitenland een akte is opgemaakt, moet de persoon daarvan zo mogelijk een afschrift of een uittreksel overleggen. Bij de beoordeling daarvan is het Nederlandse begrip van een afschrift uit de registers van de burgerlijke stand en een beredeneerd uittreksel het uitgangspunt (zie paragraaf Aandachtspunten). 

Documenten kunnen meer gegevens bevatten dan de gegevens die door de akte worden bewezen. Als dat het geval is, zoals namen van de ouders in een huwelijksakte, dan kunnen deze gegevens met inachtneming van de rangorde van artikel 2.8 aan dit brondocument worden ontleend. 

Documenten die geen afschriften/uittreksels uit de registers van de burgerlijke stand zijn, kunnen wel vergelijkbaar zijn als die door de bevoegde autoriteiten zijn verstrekt om het betreffende feit te bewijzen (bijvoorbeeld een doopakte uit een land waar men alleen een kerkelijke registratie kent). 

2.    Buitenlandse rechterlijke uitspraak 

Gegevens over de burgerlijke staat kunnen in een buitenlandse rechterlijke uitspraak worden vastgesteld. Aan een afschrift van een dergelijke buitenlandse rechterlijke uitspraak mogen slechts gegevens worden ontleend, wanneer duidelijk blijkt dat de uitspraak in kracht van gewijsde is gegaan (onherroepelijk geworden). 

3.    Beëdigde verklaring (artikel 1:45 BW) 

De beëdigde verklaring op grond van artikel 1:45 BW is een verklaring die wordt afgelegd bij de ambtenaar van de burgerlijke stand ten behoeve van een huwelijk. Deze verklaring wordt afgelegd als de geboortegegevens van een aanstaande echtgenoot niet kunnen worden geverifieerd en deze niet in staat is om een geboorteakte over te leggen. Je kunt de afgelegde verklaring na gebruik voor het huwelijk ook als brondocument voor de BRP gebruiken. 

Onder d: Overige geschriften 

Gegevens over de burgerlijke staat kunnen zijn vermeld in geschriften die overeenkomstig de plaatselijke voorschriften zijn opgemaakt door een bevoegde instantie. Voorbeelden van dergelijke documenten zijn: een buitenlands paspoort, een uittreksel uit een buitenlands bevolkingsregister, een buitenlandse consulaire verklaring, de PIVA-PL of een Nüfus. 

De aanduiding 'plaatselijke voorschriften' betekent dat het geschrift moet zijn opgesteld met in achtneming van de in het betrokken buitenland geldende regels. 

Aan deze geschriften worden geen gegevens ontleend die in strijd zijn met de Nederlandse openbare orde of waarvan aannemelijk is dat zij onjuist zijn (zie paragraaf Inhoudelijke aspecten en verificatie). 

Onder e: Verklaring onder eed of belofte 

Een verklaring onder eed of belofte is het 'laagste' brondocument op basis waarvan gegevens over de burgerlijke staat op de persoonslijst worden opgenomen. De verklaring onder eed of belofte is: 'een verklaring die betrokkene ten overstaan van een door het college van burgemeester en wethouders aangewezen ambtenaar onder eed of belofte heeft afgelegd, die op schrift is gesteld en door betrokkene is ondertekend'. Een verklaring die hier niet aan voldoet, wordt niet als brondocument aangemerkt. 

De procedure van een verklaring onder eed of belofte kan er als volgt uitzien: 

• uitvoering door een door college van burgemeester en wethouders aangewezen ambtenaar; 
• afleggen van de verklaring in een aparte ruimte, afgeschermd van het overige publiek;
• voorlichting aan de persoon over wat er gebeurt en wat van hem verwacht wordt; 
• eventueel inschakeling van een tolk (in persoon of per telefoon). 

De procedure moet zorgvuldig worden uitgevoerd. Een persoon een document met persoonsgegevens voorhouden en vragen om te tekenen als de gegevens juist zijn, is niet een verklaring onder eed of belofte zoals bedoeld in de Wet BRP. De persoon moet weten wat er van hem verwacht wordt en jij moet duidelijk maken dat een verklaring slechts eenmaal kan worden afgelegd. Eenmaal opgenomen gegevens worden alleen gecorrigeerd in uitzonderlijke gevallen. Een goede communicatie is bij het afnemen van een verklaring onder eed of belofte noodzakelijk. Dit zal in veel gevallen betekenen dat er een tolk bij aanwezig moet zijn.

De op schrift gestelde verklaring is een weergave van de verklaring van de persoon. Aan dit brondocument ontleen je geen gegevens die in strijd zijn met de Nederlandse openbare orde of waarvan aannemelijk is dat zij onjuist zijn (zie paragraaf Inhoudelijke aspecten en verificatie). Gegevens over de persoon zelf zijn noodzakelijk om een persoonslijst te kunnen aanleggen. Dat geldt niet voor gegevens over de ouders, de (eerdere) partner en de kinderen). Artikel 2.10, eerste lid, van de Wet BRP schrijft voor dat gegevens over ouders, de (eerdere) partner en de kinderen pas aan een verklaring onder eed of belofte mogen worden ontleend, als aannemelijk is dat sterkere brondocumenten niet kunnen worden verkregen. Je kunt slechts gegevens aan een verklaring onder eed of belofte ontlenen, als ze zijn geverifieerd door raadpleging van de BRP (gegevens over gerelateerden) en zo nodig van andere registers of van geschriften die door de betrokkene zijn overgelegd (artikel 2.10, vierde lid, van de Wet BRP).

Als bij de eerste inschrijving geen brondocumenten worden overgelegd, terwijl deze wel kunnen worden verkregen, en betrokkene voldoet aan de in de Wet BRP gestelde voorwaarden voor inschrijving, dan worden op basis van een verklaring onder eed of belofte alleen de noodzakelijke gegevens op de persoonslijst opgenomen. Daarbij ontleen je geen gegevens over de ouders, de (eerdere) partner en de kinderen aan de verklaring onder eed of belofte. Vervolgens moet de persoon proberen de juiste brondocumenten uit het land van herkomst te verkrijgen. Nadat gebleken is dat deze documenten niet verkregen kunnen worden, dan kan je een nieuwe verklaring onder eed of belofte afnemen over de aanvullende gegevens (of je ontleent die gegevens alsnog aan de eerder afgelegde verklaring onder eed of belofte). Het verdient toch de voorkeur een verklaring onder eed of belofte slechts af te nemen voor de gegevens die op dat moment op de persoonslijst worden opgenomen en niet voor eventueel later te ontlenen gegevens. 

Een verklaring onder eed of belofte moet in principe door de betrokkene zelf worden afgelegd. Voor minderjarigen ouder dan 12, maar jonger dan 16 jaar mag worden aangenomen dat zij in staat zijn zelfstandig een verklaring af te leggen. Het is wel mogelijk dat een ouder, gezaghouder of verzorger deze verklaring aflegt. Als een ouder een verklaring onder eed of belofte voor het kind aflegt, dan moet de familierechtelijke betrekking zijn vastgesteld. Wanneer de familierechtelijke betrekking nog niet kan worden vastgesteld, omdat sterkere brondocumenten nog verkregen kunnen worden, kan de persoon in de hoedanigheid van verzorger de verklaring onder eed of belofte afleggen. Voor minderjarigen jonger dan twaalf jaar, wordt deze verklaring afgelegd door een ouder, gezaghouder, of verzorger. 

Een eenmaal afgelegde verklaring onder eed of belofte kan niet worden herroepen. Als de persoon van mening is dat onjuiste gegevens op de persoonslijst zijn opgenomen, dan kan betrokkene op grond van artikel 2.58 van de Wet BRP verzoeken deze gegevens te verbeteren. Bij het verzoek om verbetering van opgenomen gegevens hanteer je opnieuw het brondocumentenstelsel van artikel 2.8 van de Wet BRP en alle van toepassing zijnde bepalingen. Meer informatie over de wijziging van de geboortedatum en de identiteit kan je vinden in het Stappenplan identiteitswijziging in de BRP van de NVVB . 

Is het aannemelijk dat de eerder afgelegde verklaring onder eed of belofte met frauduleuze bedoelingen is gedaan, dan wordt daarvan aangifte gedaan bij de politie. Als het college van burgemeester en wethouders beslist om aan het verzoek tot verbetering geen gevolg te geven, dan wordt deze beslissing op grond van artikel 2.60 van de Wet BRP gelijkgesteld met een besluit in de zin van de Awb. Dat betekent dat de Awb-bepalingen inzake de voorbereiding, motivering, bekendmaking en rechtsbescherming hierop van toepassing zijn.

Restricties bij gebruik brondocumenten 

Als het feit zich buiten Nederland heeft voorgedaan, ontleen je de gegevens over de burgerlijke staat aan de brondocumenten genoemd in artikel 2.8, tweede lid, van de Wet BRP. Je ontleent de feiten aan het sterkst mogelijke brondocument. De volgende restricties gelden:

• Aan documenten genoemd onder c, d of e ontleen je geen gegevens voor zover de Nederlandse openbare orde zich verzet tegen de erkenning van de rechtsgeldigheid van de daarin vermelde feiten. 
• Aan documenten genoemd onder d en e ontleen je geen gegevens als aannemelijk is dat de gegevens onjuist zijn (artikel 2.10, derde lid, van de Wet BRP). 
• Aan documenten genoemd onder c, d of e ontleen je uitsluitend gegevens over het huwelijk of het geregistreerde partnerschap dat is gesloten tussen echtgenoten of geregistreerde partners van wie ten minste één vreemdeling is, wanneer de echtgenoten een verklaring hebben afgelegd dat hun huwelijk niet is aangegaan met het oogmerk verblijfsrecht in Nederland te verkrijgen (artikel 2.9, eerste lid, van de Wet BRP). Een modelformulier voor deze verklaring is opgenomen op de site van de NVVB. Deze verklaring is niet vereist als het gaat om een huwelijk dat inmiddels is ontbonden, een huwelijk dat langer dan tien jaar geleden is voltrokken, de gegevens ambtshalve worden opgenomen of de vreemdeling rechtmatig in Nederland verblijft als bedoeld in artikel 8, onder b, d of e, van de Vreemdelingenwet 2000. 
• De beperkingen ten aan zien van een document genoemd onder e (verklaring onder eed of belofte), zijn opgenomen in paragraaf Onder e: Verklaring onder eed of belofte.  
• Is er geen document (als bedoeld in artikel 2.8, tweede lid, van de Wet BRP) beschikbaar om de (volledige) geboortedatum te ontlenen, dan kan je de IND vragen om een mededeling op grond van artikel 2.17 van de Wet BRP. Zie Artikel 2.17: Mededeling IND.

Artikel 2.8, derde lid: Consulaire akte van rechtsfeit in Nederland 

Er kan ook sprake zijn van een akte die is opgemaakt door een in Nederland geaccrediteerde bevoegde consulaire ambtenaar van een ander land, die ten doel heeft tot bewijs te dienen van het desbetreffende feit (artikel 2.8, derde lid, van de Wet BRP). Voorbeeld: een huwelijksakte van een huwelijk dat op een consulaat in Nederland is voltrokken tussen twee niet-Nederlanders. 

Aan een dergelijk document ontleen je gegevens, voor zover de Nederlandse openbare orde zich niet verzet tegen de erkenning van de rechtsgeldigheid van de daarin vermelde feiten. Omdat het hierbij om niet-Nederlanders gaat, moeten de echtgenoten een verklaring hebben afgelegd dat hun huwelijk niet is aangegaan met het oogmerk verblijfsrecht in Nederland te verkrijgen (artikel 2.9, eerste lid, van de Wet BRP). Een modelformulier voor deze verklaring is opgenomen op de site van de NVVB. Deze verklaring is niet vereist als het gaat om een huwelijk dat inmiddels is ontbonden, een huwelijk dat langer dan tien jaar geleden is voltrokken, de gegevens ambtshalve worden opgenomen of de vreemdeling rechtmatig in Nederland verblijft als bedoeld in artikel 8, onder b, d of e, van de Vreemdelingenwet 2000.

Artikel 2.17: Mededeling IND 

Het kan voorkomen dat bij inschrijving van een vreemdeling de geboortedatum van die persoon niet of slechts gedeeltelijk is vast te stellen, omdat geen brondocumenten conform artikel 2.8 Wet BRP worden overgelegd waaruit dit gegeven blijkt. 

Let op! Ook de verklaring onder eed valt hieronder. Mocht de persoon zelf kunnen verklaren wanneer hij is geboren, is een mededeling artikel 2.17 Wet BRP niet toegestaan. 

De mededeling artikel 2.17 Wet BRP kan wel als brondocument gebruikt worden als op de verklaring onder eed artikel 2.10 3e of 4e lid Wet BRP van toepassing is. 

In dergelijke gevallen kan je op grond van artikel 2.17 van de Wet BRP de geboortedatum ontlenen aan een mededeling daarover van de minister van Justitie en Veiligheid, voor zover deze gegevens zijn vastgesteld in het kader van de toelating van betrokkene tot Nederland. Na een verzoek van jou zendt de IND een gedagtekende en ondertekende mededeling naar de gemeente. De mededeling komt in de plaats van de vaststelling van de desbetreffende gegevens op grond van artikel 2.8 van de Wet BRP. De gegevens in de mededeling moeten worden overgenomen. 

De Raad van State heeft in haar uitspraak van 15 juli 2015 bepaald dat artikel 2.17 van de Wet BRP niet alleen van toepassing is op eerste inschrijving in de BRP (na 6 januari 2014), maar ook van toepassing is op al bestaande gevallen. Een modelprocedure voor correcties is gepubliceerd op de site van de NVVB. 

Je kunt de mededeling van de IND ook vragen voor de nationaliteit, zie hiervoor paragraaf Gegevens over een vreemde nationaliteit (artikel 2.15 en 2.17 van de Wet BRP).

Verschil tussen Nederlandse en buitenlandse brondocumenten

Het verschil tussen Nederlandse akten van de burgerlijke stand, Nederlandse rechterlijke uitspraken en buitenlandse brondocumenten is dat ervan wordt uitgegaan dat Nederlandse brondocumenten altijd gevolgd moeten worden, ondanks dat er wel eens onjuistheden in voorkomen. Tot het Nederlandse brondocument is gecorrigeerd, moeten de persoonsgegevens hiervan worden gebruikt. In het geval van gegevens over de gerelateerde mag gebruik worden gemaakt van de persoonslijst van de gerelateerde zelf. 

Buitenlandse brondocumenten zijn zeer divers. Buitenlandse akten van de burgerlijke stand worden vaak vergeleken met Nederlandse akten van de burgerlijke stand. Dit is juist wat betreft de waarde die aan het document in dat land wordt toegekend, maar niet juist als het om de vorm of de inhoud gaat. De vorm en inhoud worden bepaald door de eigen regels van het land van afgifte, niet door het te vergelijken met een Nederlandse akte. Bepalend voor het oordeel moet zijn of het document echt is, of het volgens de plaatselijke regels is opgemaakt, of het is afgegeven door de bevoegde autoriteit, of de ondertekenaar hiertoe bevoegd was en of de inhoud naar Nederlandse maatstaven acceptabel is. 

De beoordeling of het wel of geen brondocument is om gegevens voor de BRP te ontlenen, is een beslissing van de medewerker BRP. Dit geldt ook voor de beoordeling welke gegevens je ontleent, de manier van schrijven en het vaststellen van de datum ingang geldigheid. 

Neem in de beslissing mee waarvoor het document is afgegeven, wanneer het is afgegeven en welke gevolgen het wel of niet accepteren (en daarbij het wel of niet opnemen van gegevens in de BRP) van het document als brondocument heeft. Zie Beoordelen brondocument voor meer informatie. 

Let hierbij op de eventuele gevolgen voor de burgerlijke stand. Het niet accepteren van een document als brondocument voor een huwelijk betekent niet dat er geen huwelijk is, maar dat er geen brondocument is om dat te bewijzen en dat er daarom geen categorie 05 Huwelijk/geregistreerd partnerschap wordt opgenomen. Dit kan van belang zijn voor het opmaken van bijvoorbeeld een geboorteakte van een pas geboren kind!

Aandachtspunten 

Kennis over rechtsfeiten en registraties is van belang bij het beoordelen van brondocumenten. Je moet weten of de genoemde feiten in een land rechtsgeldig kunnen plaatsvinden, of het overgelegde document tot bewijs kan dienen van de betreffende feiten en of deze feiten gevolgen hebben voor de gegevens over de burgerlijke staat. Voor het opnemen van gegevens in de BRP is het altijd van belang de relevante wet- en regelgeving te combineren bij het opnemen van gegevens. Daarbij is de volgende informatie van belang: 

1. bevoegde autoriteiten; 
2. verschil tussen uittreksels, afschriften, bewijzen en eigen verklaringen. 

Ad 1. 
Het is van belang te weten of in een land registraties worden gevoerd, of er een registratievoorwaarde is voor de geldigheid van het rechtsfeit en of dit bij wet is geregeld. Daarnaast is het van belang te weten wie de bevoegde autoriteiten zijn voor het voeren van de registratie en of daaruit documenten worden verstrekt. 

Als de autoriteit van afgifte van een document niet bekend is, betekent dit niet dat het document niet gelegaliseerd hoeft te worden. De eigen autoriteiten bepalen zelf of het document door een bevoegde autoriteit is afgegeven, ongeacht of die autoriteit in Nederland bekend is. 

Ad 2. 
Tussen uittreksels, afschriften, bewijzen en eigen verklaringen is het volgende verschil aan te geven: 

• een uittreksel geeft over het algemeen de actuele toestand op het moment van afgifte weer; 
• een afschrift geeft alle informatie die op de oorspronkelijke akte voorkomt, vanaf het moment van opmaken van die akte weer; 
• bewijzen zijn alle overige documenten die niet uitdrukkelijk een uittreksel of afschrift van een akte van de burgerlijke stand zijn; 
• een eigen verklaring is een document dat tot stand is gekomen door een verklaring van de persoon zelf.

Een veel voorkomende eigen verklaring is een affidavit. Een affidavit is een eigen verklaring die wordt afgelegd ten overstaan van een notabele uit de gemeenschap, een notary public of een ander persoon, waarin betrokkene iets verklaart over zijn of haar burgerlijke staat. Deze verklaring wordt op schrift gesteld en ondertekend door partijen. Er wordt niet getoetst of het verklaarde ook inhoudelijk juist is. Een eigen verklaring in de vorm van een affidavit komt voor in de landen waar het recht is gebaseerd op het Britse recht. Voor de BRP worden aan een affidavit zoals hierboven beschreven, geen gegevens over de burgerlijke staat ontleend. Een affidavit kan wel door de ambtenaar van de burgerlijke stand worden gebruikt als 'bewijs van ongehuwd zijn' om een huwelijk aan te gaan.

Ontvangst brondocument 

Identiteitsvaststelling 

Bij ontvangst van een brondocument, moet je eerst de identiteit van de persoon deugdelijk vaststellen. Het vaststellen vindt bij voorkeur plaats aan de hand van de documenten die zijn genoemd in artikel 1 van de Wet op de identificatieplicht (zoals een geldig reisdocument, een vreemdelingendocument of een geldig Nederlands rijbewijs). Deze documenten zijn bron voor het vaststellen van de identiteit, maar zijn niet in alle gevallen een brondocument waaraan BRP gegevens kunnen worden ontleend. Zo zijn een vreemdelingendocument en een rijbewijs geen brondocumenten voor de BRP. Hieraan mag je dus geen gegevens ontlenen. 

Ontvangst brondocument 

Bij de eerste inschrijving is het aan te bevelen om vast te leggen welke brondocumenten door de persoon moeten worden overgelegd. De over te leggen documenten bepaal je aan de hand van de door de persoon verstrekte informatie. Zijn niet alle noodzakelijke documenten bij de aangifte aanwezig, dan kan je een overzicht van de (nog) te overleggen documenten aan de persoon meegeven en hiervan een administratie bijhouden. Het is dan voor beide partijen duidelijk welke documenten nog moeten worden overgelegd. 

Bij het overleggen van een buitenlands brondocument moet je het document zorgvuldig beoordelen. Zorgvuldige beoordeling betekent in dit verband ook dat je niet te snel beslist dat het document aan alle vereisten voldoet. Voor een evenwichtige beoordeling moet je voldoende tijd nemen. De eerste beoordeling van een brondocument vindt aan de balie plaats op het moment dat het document wordt overgelegd. Dit is in de meeste gevallen bij aanmelding voor eerste inschrijving in de BRP. Bij deze beoordeling let je vooral op de begrijpelijkheid van het brondocument, de eventueel aangehechte vertaling, het al dan niet gelegaliseerd zijn en de originaliteit (dus geen fotokopie) van het document. 

Vervolgens beoordeel je het document uitvoerig op specifieke kenmerken. Voor deze beoordeling moet je voldoende tijd nemen, aangezien verschillende kenmerken niet op het eerste gezicht te beoordelen zijn. Zie Beoordelen brondocument voor meer informatie over deze beoordeling. Voor de uitvoerige beoordeling is het nodig het originele document in te nemen. Bij het innemen verstrek je een ontvangstbewijs aan betrokkene. In dit ontvangstbewijs kan je melding maken van wat er gebeurt als er wordt geconcludeerd dat het document vals of vervalst is. 

Teruggave van het document kan onder andere door het afhalen van het document aan de balie of door het aangetekend toezenden daarvan. Personen die veel moeite hebben gedaan om een bepaald document te verkrijgen en te laten legaliseren, willen dit document mogelijk niet afgeven. Aan de balie kunnen duidelijke afspraken gemaakt worden over de teruggave van de documenten. Als de persoon het document absoluut niet wil afstaan kan het document direct worden beoordeeld. De persoon moet dan wachten tot de beoordeling klaar is. De beoordeling van een document aan de hand van een kopie ligt niet voor de hand, want op een kopie van een document zijn bijvoorbeeld papiersoort, watermerk, kleur van de stempelinkt en het al of niet raderen niet meer zichtbaar. Daardoor kan essentiële informatie verloren gaan, die nodig is om een brondocument goed te kunnen beoordelen.

Doorzendplicht 

Het komt voor dat er brondocumenten worden overgelegd, die van belang zijn voor de bijhouding van de BRP van een andere gemeente. Deze moeten worden doorgezonden aan die andere gemeente. Dat geldt ook voor kennisgevingen naar aanleiding van een verdrag over de internationale uitwisseling van gegevens op het gebied van de burgerlijke stand worden ontvangen.

Beoordelen brondocument 

Overlegt de persoon documenten waaraan je gegevens kunt ontlenen, dan accepteer je die documenten als brondocumenten voor de BRP als deze documenten voldoen aan de voorwaarden. Bij het beoordelen of een document aan de voorwaarden voldoet, kijk je naar de volgende onderdelen: 

1. Leesbaarheid, vertaling en transliteratie 
2. Uiterlijke kenmerken en legalisatie 
3. Inhoudelijke aspecten en verificatie  

1.    Leesbaarheid, vertaling en transliteratie 

De inhoud van een buitenlands brondocument zal voor je begrijpelijk moeten zijn. Als een buitenlands document onvoldoende leesbaar of onvoldoende begrijpelijk is, kan je vragen om een Nederlandse vertaling door een beëdigde vertaler. 

Bij de vastlegging van gegevens in de BRP wordt het Latijnse alfabet gebruikt. Als in een buitenlands brondocument gebruik is gemaakt van een ander alfabet dan het Latijnse, dan moet je altijd vragen om een Nederlandse vertaling. Daarbij worden de in het document opgenomen gegevens getranslitereerd. Transliteratie is het omzetten van tekens uit het ene alfabet in tekens van het andere alfabet. Die getranslitereerde gegevens gebruik je bij de vastlegging ervan in de BRP. Transliteratie is bijvoorbeeld nodig bij documenten waarin gebruik is gemaakt van het Chinese, Griekse, Cyrillische of Vietnamese schrift. Als je daarom vraagt, is de persoon verplicht een vertaling over te leggen. Zie Verplichtingen van de persoon.  

Als je om een vertaling vraagt, dan moet het originele document vertaald worden door een volgens Nederlands recht beëdigde vertaler. In de Wet beëdigde tolken en vertalers staan de eisen die aan een beëdigde vertaler worden gesteld en is de registratie van die vertalers geregeld. Als in Nederland voor een taal geen beëdigde vertaler beschikbaar is, dan kan zo mogelijk gebruik worden gemaakt van een vertaler van een Tolkencentrum. De kosten van een vertaling komen voor rekening van de persoon die het brondocument overlegt. 

Documenten die zijn gesteld in het Duits, Engels of Frans, kan je over het algemeen zonder vertaling accepteren. Als je in staat bent een vreemde taal te begrijpen en te vertalen naar het Nederlands, kan je het brondocument in die taal zonder vertaling door een beëdigde vertaler accepteren, tenzij transliteratie nodig is. Jouw vertaling moet je wel schriftelijk vastleggen, zodat die vertaling later nog kan worden geraadpleegd. 

Buitenlandse brondocumenten die bij de overlegging al door de afgevende autoriteit zijn vertaald in een van deze talen en daarbij zo nodig zijn getranslitereerd naar het Latijnse alfabet, hoeven niet alsnog te worden vertaald in het Nederlands. Voorwaarde hierbij is dat naast de vertaling ook het originele document dat is vertaald, wordt overgelegd. Het brondocument en de vertaling moeten één geheel vormen. Als het originele document moet zijn gelegaliseerd, geldt dit ook voor de buitenlandse vertaling. 

Het kan voorkomen dat je twijfelt aan de juistheid van een vertaling door een beëdigde vertaler of dat de vertaling duidelijk fouten bevat. Voorbeelden hiervan zijn vertalingen waarin de tekst overduidelijk langer of korter is dan in het originele document en vertalingen waarin het aantal namen of de opgenomen registratienummers duidelijk afwijkt. In die gevallen accepteer je de vertalingen niet en moet de persoon een nieuwe vertaling laten maken (door een beëdigde vertaler). 

2.     Uiterlijke kenmerken en legalisatie 

Uiterlijke kenmerken 

Brondocumenten zijn over het algemeen voorzien van specifieke echtheidskenmerken. Onder echtheidskenmerken wordt in dit verband verstaan: met opzet aangebrachte kenmerken waardoor het document bij het ontbreken van zo'n kenmerk als vals of vervalst moet worden aangemerkt. Voor het controleren op echtheidskenmerken hebben gemeenten toegang tot DISCS (Documenten Informatie Systeem inzake Civiele Status). Dit is een hulpmiddel beheerd door Bureau Documenten (Zwolle) van de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) met voorbeelden van documenten en hun echtheidskenmerken. 

Voorschriften voor bepaalde documenten, zoals akten van de Nederlandse burgerlijke stand, richten zich vooral op de minimale inhoud van de akten en op het opmaken van de akten en niet op echtheidskenmerken. Voor akten wordt bijvoorbeeld geen watermerk voorgeschreven en zijn er geen eisen gesteld ten aanzien van papiersoort en vorm. Vaak wordt gebruik gemaakt van gewaarmerkt papier voor het verstrekken van afschriften en uittreksels uit de registers van de burgerlijke stand. Als een fotokopie van dit beveiligde papier gemaakt wordt, is op de fotokopie het woord 'kopie' zichtbaar. Omdat brondocumenten ‘origineel’ moeten zijn, mag een kopie niet worden geaccepteerd als brondocument. 

Om te kunnen bepalen of een document echt is of mogelijk vals of vervalst, in het geval een document (nog) niet voorkomt in DISCS, zijn er aanknopingspunten en vragen aan de hand waarvan een betere beoordeling van de echtheid van het document mogelijk is. Je let daarbij op de volgende specifieke kenmerken: 

• taalfouten; 
• problemen met vertaling; 
• gekopieerd document dat als 'origineel' is ingevuld; 
• stempel: in spiegelschrift, onduidelijk, kleur inkt, nagemaakt; 
• gebrekkig droogstempel; 
• problemen met handtekening; 
• kanselarijzegel ontbreekt, glimt, verkeerd volgnummer; 
• ontbreken kanselarij betaalafdruk; 
• raderen; 
• verschillende lettertypen binnen een document; 
• verschillende schrijfmachines/printers gebruikt; 
• afwijkende papiersoort, papierdikte; 
• afwijkend watermerk; 
• versnipperd (doormidden gescheurd) en weer aan elkaar 
• geplakt; 
• kleurverschillen; 
• (nagemaakte) randjes om de akte; 
• verschillende gaatjes door uitgehaalde nietjes. 

Bij twijfel over de echtheid van een brondocument kan je het brondocument opsturen naar Bureau Documenten van de IND. Daar worden documenten zowel technisch (o.a. productietechnieken) als tactisch (inhoudelijk) onderzocht en van de bevindingen wordt een onderzoeksrapportage gemaakt. Deze rapportages worden voorzien van een zekerheidsgradatie zoals deze ook door het Nederlands Forensisch Instituut worden gebruikt. Bureau Documenten van de IND geeft, aan de hand van gradaties, aan hoe technisch juist de vorm (de uiterlijke kenmerken) van de documenten zijn. De uiteindelijke beslissing ligt bij de gemeente. Is de gemeente akkoord met de vorm, wordt het document vervolgens inhoudelijk beoordeeld. 

Als de conclusie van Bureau Documenten is dat een document vals of vervalst is, dan moet aangifte worden gedaan bij de politie.

Legalisatie 

Een onderdeel van de beoordeling op uiterlijke kenmerken, is de legalisatie. Legalisatie is in de circulaire legalisatie en verificatie van buitenlandse bewijsstukken (staat van personen en toepassing DNA-onderzoek) omschreven als “de formaliteit waarbij een bevestigende verklaring wordt afgegeven over de echtheid van de handtekening, de hoedanigheid waarin de ondertekenaar van het document heeft gehandeld en, in het voorkomende geval, de identiteit van het zegel of het stempel dat op het document is geplaatst. Een legalisatie kan derhalve alleen duidelijkheid verschaffen over de formele echtheid van een stuk.” Legalisatie zegt dus niets over de inhoud van het document, maar alleen over de uiterlijke kenmerken. Zie de betreffende circulaire voor meer informatie over legalisatie. Zie ook Nederland Wereldwijd voor de actuele informatie over de legalisatievereisten per land.  

Legalisatie door de Nederlandse vertegenwoordiging 

Hoofdregel bij het legaliseren zoals dat in de circulaire is beschreven, is dubbele legalisatie. Het document moet in het land van herkomst worden gelegaliseerd door een daartoe bevoegde autoriteit, die boven de afgevende instantie staat. In de meeste gevallen zal dat het ministerie van Buitenlandse Zaken van dat land zijn. Vervolgens moet het stuk worden gelegaliseerd door de voor dat land bevoegde Nederlandse diplomatieke of consulaire vertegenwoordiging. Met nadruk wordt er op gewezen, dat de Nederlandse vertegenwoordiging in het buitenland het document dus als laatste instantie legaliseert. Meer informatie over de legalisatie door de Nederlandse vertegenwoordiging is te vinden in de gedragslijn voor beoordeling van buitenlandse documenten door middel van legalisatie en verificatie van de minister van Buitenlandse Zaken.

De apostille wordt op het document zelf of op een verlengstuk gesteld. Het formaat van de apostille is ten minste 9 centimeter in het vierkant. Het opschrift 'Apostille (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)' moet in de Franse taal zijn gesteld. De rest van de gegevens mag in de officiële taal van de autoriteit die haar afgeeft, worden gesteld. De apostille wordt afgegeven door een daartoe aangewezen (centrale) autoriteit. In Nederland zijn dat de griffiers van de arrondissementsrechtbanken. In andere landen is dat vaak de minister van Justitie of Buitenlandse Zaken. 

Voorbeeld van een apostilleverklaring: 
 

Inhoudelijke aspecten en verificatie 

Overlegt de persoon documenten waaraan je gegevens kunt ontlenen, dan accepteer je die documenten als brondocumenten voor de BRP als deze documenten inhoudelijk voldoen aan een aantal voorwaarden. Bij het beoordelen of een document aan de voorwaarden voldoet, kijk je naar de volgende onderdelen: 

1. Inhoudelijke kenmerken
2. Verificatie
3. Nederlands internationaal privaatrecht (IPR)
4. Internationale verdragen 

1.    Inhoudelijke kenmerken 

Na de beoordeling op uiterlijke kenmerken en voordat je aan een brondocument gegevens ontleent, beoordeel je het document op inhoudelijke kenmerken. Dat betekent dat je let op de gegevens die zijn opgenomen in het document, de bewijskracht van de vermelde feiten en de bruikbaarheid van deze feiten. In deze paragraaf worden enkele algemene voorbeelden en aandachtspunten gegeven voor de inhoudelijke beoordeling van brondocumenten. 

Is bijvoorbeeld het brondocument een vonnis over een bepaald rechtsfeit, dan moet je vaststellen of het vonnis in kracht van gewijsde is gegaan. Dit wil zeggen dat tegen de rechterlijke beslissing geen beroep is ingesteld en beroep niet meer mogelijk is. Zo moet een Australisch echtscheidingsvonnis voorzien zijn van een 'Decree Absolute' en een Duits echtscheidingsvonnis van de aantekening 'rechtskräftig seit [datum]'. 

Bij de inhoudelijke beoordeling van brondocumenten kan de medewerker BRP onder andere op de volgende kenmerken letten: 

• de datum registratie ligt vóór datum van het rechtsfeit; 
• de datum registratie van het rechtsfeit ligt kort na de datum van het feit of veel later; 
• een onverklaarbare datum van afgifte of datum van het rechtsfeit, bijvoorbeeld 29 februari van een niet-schrikkeljaar; 
• het volgnummer van het document, bijvoorbeeld een later uitgegeven document heeft een lager volgnummer dan een eerder uitgegeven document of verschillende documenten uit hetzelfde land van hetzelfde jaar met hetzelfde volgnummer; 
• de onmogelijkheid van opgenomen gegevens, bijvoorbeeld een geslachtsnaam als dat in het betreffende land niet gebruikelijk of onmogelijk is; 
• de inhoud van het document stemt niet overeen met het recht van de godsdienst terwijl in dat land regels van die godsdienst bepalend zijn; 
• het rechtsfeit is later geregistreerd, terwijl latere registratie niet is toegestaan in het land van registratie; 
• duidelijke verschillen in gegevens van twee recent afgegeven documenten over dezelfde persoon, bijvoorbeeld een verschillende geslachtsnaam in een recent afgegeven uittreksel van een geboorteakte en een paspoort. 

Bij twijfel aan de inhoud van een document moet een onderzoek naar de betreffende gegevens plaatsvinden. Je kunt het document laten verifiëren (zie de informatie in de volgende paragraaf Verificatie). Dit onderzoek is een ander onderzoek dan een onderzoek naar de echtheid van het document of het 'in onderzoek stellen' van gegevens in de BRP. In de BRP gaat het onderzoek om de al opgenomen gegevens, niet of het document wel een brondocument is. Is een document geaccepteerd als brondocument en wordt er achteraf getwijfeld aan de juistheid van de daaraan ontleende gegevens, dan kan je een onderzoek instellen naar de opgenomen gegevens. Dit onderzoek wordt in de BRP aangetekend. 

Als je twijfelt aan de echtheid of de juistheid van het document zelf of je moet wachten op sterkere documenten, dan leidt dit niet tot het opnemen van onderzoeksgegevens in de BRP. Je ontleent geen gegevens aan het document. Betreft het gegevens van categorie 01 Persoon en zijn er geen andere brondocumenten, dan moet je een verklaring onder eed of belofte afnemen. 

De inhoud van een document kan in samenhang met andere gegevens van de persoon aanleiding vormen voor een vermoeden van fraude. De medewerker BRP zal in dit verband aandacht moeten geven aan de volgende aspecten: 

• de persoon blijkt meerdere identiteiten te hebben; 
• de persoon blijkt meerdere nationaliteiten te hebben en kan dit niet verklaren; 
• de persoon beweert eerst geen enkel document te kunnen verkrijgen, maar overlegt vervolgens de gevraagde documenten binnen korte tijd; 
• het verschil in leeftijd op de persoonslijst en een recent ingeleverd document; 
• het op korte termijn over recent afgegeven documenten kunnen beschikken, in relatie tot de afgiftepraktijk in het land van herkomst; 
• de naamgegevens van ouders en kinderen in de betreffende geboorteakten komen onvoldoende overeen; 
• de afstamming die blijkt uit de geboorteakte verschilt met de afstamming die blijkt uit andere documenten. 

2.    Verificatie 
Ondanks de legalisatie van een document kunnen er twijfels bestaan over de juistheid van de in het document vermelde gegevens. Bij twijfel over de inhoud van een document kan je verzoeken om een verificatieonderzoek. Onder verificatie wordt verstaan de inhoudelijke controle van een document op de juistheid van de daarin opgenomen gegevens. Verificatie kan zowel registeronderzoek als veldonderzoek zijn, of beide. Zie de circulaire legalisatie en verificatie van buitenlandse bewijsstukken (staat van personen en toepassing DNA-onderzoek) voor meer informatie over verificatie. 

3.    Nederlands internationaal privaatrecht (IPR) 
Als je hebt vastgesteld dat het overgelegde stuk een juist document is, dan moet je beoordelen of het in dat brondocument vermelde rechtsfeit voor erkenning naar Nederlands recht wordt erkend. Met andere woorden: je toetst de inhoud van het document aan de regels van het Nederlands internationaal privaatrecht (IPR). 

Rechtsfeiten die zich in het buitenland hebben voorgedaan worden volgens het IPR in Nederland erkend voor zover zij volgens het plaatselijke vreemde recht tot stand zijn gekomen. Het komt voor dat er buitenlandse brondocumenten worden overgelegd, waarin naamgegevens voorkomen die afwijkend zijn van een eerder opgemaakte Nederlandse akte of afwijkend zijn voor wat de toepassing van het Nederlands recht betreft. Aan de hand van de regels van het Nederlands internationaal privaatrecht (boek 10 BW) moet worden bekeken welk recht van toepassing is.

Als rechtsfeiten in strijd zijn met fundamentele beginselen en waarden van onze rechtsorde, is er sprake van strijdigheid met de Nederlandse openbare orde. De rechtsfeiten hebben naar buitenlands recht wel rechtskracht, maar in Nederland wordt die rechtskracht er niet aan toegekend. Als de Nederlandse openbare orde zich verzet tegen de erkenning van de rechtsgeldigheid van de in de onder artikel 2.8, tweede lid, onder c, d en e, en derde lid, van de Wet BRP bedoelde documenten vermelde feiten, dan worden aan die documenten geen gegevens ontleend over die feiten (artikel 2.10, tweede lid, van de Wet BRP). 

Op 5 december 2015 is de Wet tegengaan huwelijksdwang in werking getreden. Deze wet bepaalt dat in het buitenland gesloten huwelijken door personen die nog niet de leeftijd van 18 jaar hebben bereikt, niet langer in Nederland worden erkend, tenzij beide echtgenoten op het moment van de erkenning de leeftijd van 18 jaar hebben bereikt. Voor de inhoud van de Wet tegengaan huwelijksdwang wordt verder verwezen naar de website van het ministerie van Justitie en Veiligheid. 

4.    Internationale verdragen 
Nederland is aangesloten bij de Internationale Commissie voor de Burgerlijke Stand (Commission Internationale de l'Etat Civil (CIEC)). De CIEC bestaat sinds 1950 en is gevestigd in Straatsburg. Zij heeft tot doel: het verzamelen en bijhouden van de wetgeving en de jurisprudentie van de lidstaten op het gebied van het personen- en familierecht en het nationaliteitsrecht. Verder heeft zij tot doel de regelgeving in de lidstaten op de voormelde terreinen te harmoniseren door het tot stand brengen van internationale overeenkomsten en aanbevelingen. Tevens heeft zij tot taak de burgerlijke stand in de lidstaten vanuit technisch oogpunt te verbeteren. 

Een aantal landen heeft de status van waarnemer bij de organisatie. Dit betekent dat zij bij de vergaderingen aanwezig zijn, de ontwikkelingen binnen de organisatie volgen en deelnemen aan een aantal werkzaamheden van de Commissie. 

De CIEC onderhoudt nauwe contacten met de Raad van Europa, de Europese Unie en de Haagse Conferentie van de Verenigde Naties. De Commissie heeft inmiddels een groot aantal verdragen en aanbevelingen over de burgerlijke stand en daaraan gerelateerde onderwerpen tot stand gebracht. Nederland is partij bij een groot aantal van de verdragen. De aanbevelingen, waaronder bijvoorbeeld de aanbevelingen over de openbaarheid van akten van de burgerlijke stand (Rome, 5 september 1984) zijn in de Nederlandse wetgeving verwerkt. In Nederland zijn de volgende verdragen en wetten van belang bij de inhoudelijke toetsing van brondocumenten:

a.    over huwelijksontbinding: 

• het Verdrag van Luxemburg van 8 september 1967  over de erkenning van beslissingen over de huwelijksband met bijlagen (ICBS); 
• het Verdrag van 's-Gravenhage van 1 juni 1970  over de erkenning van echtscheidingen en scheidingen van tafel en bed; 
• art. 54 tot en met 59, Boek 10 BW. 

b.    over het huwelijk: 

• het Verdrag van 's-Gravenhage van 14 maart 1978  over de voltrekking en de erkenning van de geldigheid van huwelijken; 
• art. 27 tot en met 34, Boek 10 BW. 

c.    over namen: 

• de Overeenkomst van München van 5 september 1980  over het recht dat van toepassing is op geslachtsnamen en voornamen (ICBS); 
• art. 18 tot en met 26, Boek 10 BW.

 
d.    over afstamming:

• de Overeenkomst van Rome van 10 september 1970  over wettiging door huwelijk; 
• art. 92 tot en met 102, Boek 10 BW.

Omgaan met verschillen

Het komt voor dat brondocumenten verschillende persoonsgegevens bevatten. Dat kan eenzelfde brondocument zijn, maar ook verschillende brondocumenten. Ook kan het voorkomen dat gegevens op het brondocument afwijken van wat is geregistreerd op de persoonslijst. Om daar op een goede manier mee om te gaan, is het verstandig om een van de principes van de BRP in ogenschouw te nemen: het vastleggen van de administratieve levensloop van ingeschrevenen (zie Administratieve levensloop). Bij een inschrijving is het daarom van belang dat alle relevante rechtsfeiten ten aanzien van de ingeschrevene worden geïnventariseerd. Deze rechtsfeiten moeten worden aangetoond met brondocumenten, zodat ze op de persoonslijst kunnen worden opgenomen. Daarbij kan het probleem spelen dat brondocumenten verschillende persoonsgegevens (lijken te) bevatten. Het beantwoorden van enkele vragen helpt bij het omgaan met dergelijke complicaties:

1. Welk rechtsfeit wordt bewezen met welk brondocument? 
2. Bevat het brondocument de correcte gegevens? 
3. Wat is het sterkste brondocument voor het betreffende rechtsfeit? 

Dit speelt vooral bij de inschrijving, maar geldt ook voor latere rechtsfeiten die buiten Nederland hebben plaatsgevonden. 

Ad 1: Welk rechtsfeit wordt bewezen met welk brondocument? 

Uitgangspunt is dat gegevens aan het sterkste brondocument worden ontleend. Het kan voorkomen dat er verschillen tussen brondocumenten bestaan, waarbij de actuele gegevens zijn vermeld in een zwakker brondocument. Denk bijvoorbeeld aan een wijziging van de geslachtsnaam als gevolg van naturalisatie of door huwelijk. In dat geval worden de gegevens niet aan het sterkste document, maar aan het zwakkere document met de actuele gegevens ontleend. Het gaat namelijk om de sterkte van de documenten voor registratie van het betreffende rechtsfeit. Voor de actuele gegevens is kennelijk geen sterker brondocument beschikbaar. In dat geval kan je historische gegevens opnemen die je ontleent aan het sterkere document. Het opnemen van historische gegevens is niet verplicht als het rechtsfeiten betreft met een datum einde geldigheid die voor de datum van inschrijving in de BRP ligt. Ter voorkoming van dubbelinschrijvingen wordt dit wel aanbevolen. Een andere mogelijkheid is het combineren van documenten. Een voorbeeld is een Brits onderdaan die bij 'deed poll' zijn geslachtsnaam heeft gewijzigd. Dit staat niet in de geboorteakte, maar blijkt wel uit het paspoort. Op de persoonslijst kan je de actuele stand van zaken opnemen, waarbij je vermeldt dat je dit aan een combinatie van brondocumenten (geboorteakte en paspoort) heeft ontleend. Bij deze mogelijkheid neem je dus geen historische categorie op. De ingangsdatum geldigheid is in dit geval de datum waarop het meest recente rechtsfeit geldig is geworden. 

Ad 2: Bevat het brondocument de correcte gegevens? 

Er kan sprake zijn van brondocumenten die niet de correcte gegevens bevatten. Wanneer gegevens over het desbetreffende feit op een buitenlandse akte niet juist zijn vermeld en er zijn geen sterkere brondocumenten, kan voor wat betreft die gegevens niet worden afgeweken van de akte. Wel kan dit leiden tot het in onderzoek stellen van de gegevens. 

Voorbeeld: Door een persoon van Belgische nationaliteit wordt een Belgische geboorteakte overgelegd, waarin als geslachtsnaam staat vermeld 'Vandenbroeke'. De vader van de betrokken persoon is al opgenomen in de BRP. Op basis van een Belgische geboorteakte is op de persoonslijst van die vader als geslachtsnaam vermeld 'Vandenbroecke'. Het is aannemelijk dat de geslachtsnaam 'Vandenbroeke' in de geboorteakte van het kind foutief staat vermeld. Toch wordt de geslachtsnaam 'Vandenbroeke' in plaats van 'Vandenbroecke' opgenomen in categorie 01, ondanks de beweringen van betrokkene. De persoon zal bij de bevoegde autoriteiten om verbetering van de oorspronkelijke akte moeten vragen. Pas na het overleggen van de verbeterde geboorteakte kan je de persoonslijst corrigeren. Overigens kan je de vadergegevens op de persoonslijst van het kind opnemen volgens de persoonslijst van de vader. 

Als het een document betreft als bedoeld in artikel 2.8, tweede lid, onder d of e van de Wet BRP, en het is aannemelijk dat de gegevens onjuist zijn, dan mogen deze onjuiste gegevens hieraan niet worden ontleend (artikel 2.10, derde lid, van de Wet BRP). Gegevens waarvan aannemelijk is dat zij juist zijn, mogen wel worden ontleend. 

Voorbeeld: In een overgelegd uittreksel uit het geboorteregister van een persoon geboren in 1982 is als geboorteland Georgië opgenomen. In 1982 was Georgië geen zelfstandig land, maar viel dit gebied in zijn geheel onder de Sovjetunie. 

Staat vast dat het document voldoet aan de maatstaven om het te accepteren als brondocument en kan je herleiden dat het geboorteland Sovjetunie moet zijn, dan kan je de Sovjetunie als geboorteland opnemen. Als je concludeert dat het document niet acceptabel is als brondocument of dat de gegevens onjuist zijn, dan kan je de persoon verzoeken om een nieuw brondocument met de juiste gegevens over te leggen. Dit kan hetzelfde soort document zijn als het eerder overgelegde document waarvan de inhoud kennelijk onjuist was. Het kan ook een ander brondocument zijn als bedoeld in artikel 2.8, tweede lid, onder d, van de Wet BRP. Wanneer het uiteindelijk niet mogelijk is een document met de juiste gegevens in te leveren, kan je eventueel de standaardwaarde (0000) opnemen. 

Ad 3: Wat is het sterkste brondocument voor het betreffende rechtsfeit? 

Het is mogelijk dat er documenten worden overgelegd die verschillen bevatten die niet zijn te verklaren uit de administratieve levensloop van betrokkene en dus niet voortvloeien uit verschillen in actualiteit. In dat geval worden de gegevens in principe ontleend aan het sterkste brondocument. 

Buitenlandse akten die zijn ingeschreven in de registers van de burgerlijke stand in Den Haag, gelden als Nederlandse akten van de burgerlijke stand. Bij verschillen met de oorspronkelijke buitenlandse akte wordt de akte van de burgerlijke stand in Den Haag als brondocument gebruikt.

Zijn het documenten van gelijke rangorde dan zal nader onderzoek moeten uitwijzen welke gegevens worden opgenomen. Het uitgangspunt kan daarbij zijn dat je de gegevens ontleent aan het meest recent afgegeven document. Ook kan je in dit geval rekening houden met mededelingen van de persoon daarover. 

Is de persoon al ingeschreven in de BRP en wordt er een (nieuw) brondocument overgelegd, bijvoorbeeld bij eerste inschrijving is een geboorteakte overgelegd en de persoon komt met een andere geboorteakte met andere gegevens, die later is afgegeven, dan moet je een afweging maken of dit brondocument gebruikt kan worden om de persoonslijst te corrigeren. Deze verbetering moet uit het later afgegeven brondocument blijken. 

Bestaande jurisprudentie, in het bijzonder over de geboortedatum, is hierbij van belang. Een wijziging van de geboortedatum zal door de Nederlandse rechter vrijwel nooit worden goedgekeurd. De medewerker BRP bepaalt, met in achtneming van de jurisprudentie, of het later overgelegde document gebruikt moet worden als brondocument. Voor meer informatie over wijziging van de geboortedatum en de identiteit, zie het Stappenplan identiteitswijziging in de BRP van de NVVB . 

Bepalen datum geldigheid

In de BRP wordt de datum opgenomen waarop het geheel van gegevens in een bepaalde categorie (rechts)geldig is geworden. In het algemeen blijkt uit een akte vanaf welke datum de gegevens (rechts)geldig zijn. De ingangsdatum geldigheid kan dan worden gevuld met bijvoorbeeld de geboortedatum, de erkenningsdatum of de huwelijksdatum. 

Als de ingangsdatum geldigheid in het brondocument vermeld is, dan is het ontlenen van die datum eenvoudig. In dat geval neem je de feitelijke datum op als ingangsdatum geldigheid (en als ingangsdatum familierechtelijke betrekking). Voorbeelden zijn hieronder gegeven. Soms is de ingangsdatum geldigheid moeilijk te bepalen. Als een beredeneerd uittreksel van een geboorteakte wordt overgelegd, valt meestal niet uit het document af te leiden wat de juiste ingangsdatum geldigheid is (en wat de juiste ingangsdatum familierechtelijke betrekking is). In dat geval neem je standaardwaarden (00-00-0000) op. 

In combinatie met andere brondocumenten kan je de werkelijke ingangsdatum geldigheid zo mogelijk wel aan een beredeneerd uittreksel ontlenen. In die gevallen vermeld je alle daarbij gebruikte brondocumenten bij 'beschrijving document'. 

Hierna volgen enige voorbeelden op basis van de Wet BRP om de ingangsdatum geldigheid vast te stellen aan de hand van de sterkte van het brondocument; 

• Voorbeeld artikel 2.8, tweede lid, onder a: een buitenlandse geboorteakte ingeschreven in de Nederlandse burgerlijke stand (Den Haag). De datum geldigheid is dan de datum waarop het rechtsfeit vermeld in de akte rechtsgeldig is geworden. 
• Voorbeeld artikel 2.8, tweede lid, onder b: een rechterlijk bevel tot wijziging of correctie van een gegeven in de BRP. De datum geldigheid is dan de datum waarop het rechtsfeit van de uitspraak rechtsgeldig is geworden. 
• Voorbeeld artikel 2.8, tweede lid, onder c: een buitenlandse geboorteakte van de burgerlijke stand met daarop een (kant)melding van een erkenning. De datum geldigheid van het betreffende feit is dan de datum van het laatste rechtsfeit dat ten aanzien van de persoon in die akte of de uitspraak is vermeld. 
• Voorbeeld artikel 2.8, tweede lid, onder d: een buitenlands uittreksel uit de bevolkingsadministratie, een buitenlands reisdocument of een familieboekje. De datum geldigheid is dan de standaardwaarde, tenzij de datum expliciet is vermeld. 
• Voorbeeld artikel 2.8, tweede lid, onder e: Het gaat hier om een verklaring onder eed of belofte. De datum geldigheid is dan de standaardwaarde, tenzij in de verklaring expliciet de datum is vermeld vanaf welk moment de gegevens geldigheid hebben verkregen. 

Het komt voor dat de geslachtsnaam van een niet-Nederlander wijzigt door een gebeurtenis in het buitenland, bijvoorbeeld door huwelijk. Als betrokkene al als ingezetene was ingeschreven, dan is het de vraag welke ingangsdatum geldigheid moet worden opgenomen als dat niet blijkt uit het overgelegde brondocument. Bij een eerste opname is het mogelijk om de standaardwaarde op te nemen als de datum ook niet is vast te stellen op de hierna beschreven wijze, maar bij het actualiseren kan dat problematisch zijn met het oog op de functie van dit gegeven (zie Ingangsdatum geldigheid).  

In het geval dat bij het actualiseren aan de hand van de beschikbare brondocumenten niet blijkt wat de ingangsdatum geldigheid is, zijn de volgende oplossingen mogelijk, waarvan je er een moet kiezen: 

• betrokkene overlegt alsnog een brondocument waaruit de ingangsdatum geldigheid valt te herleiden, 
• je neemt een verklaring onder eed als bedoeld in artikel 2.8, tweede lid, onder e, van de Wet BRP af ten behoeve van de ingangsdatum geldigheid, of 
• je ontleent de gewijzigde naamgegevens aan een overgelegd paspoort, waarbij je de datum van afgifte van het paspoort gebruikt voor de ingangsdatum geldigheid. 

Besluiten acceptatie brondocument 

Als je het document hebt beoordeeld en het accepteert als brondocument, dan verwerk je de gegevens van het brondocument in de BRP. De relevante procedure uit deze handleiding pas je hierbij toe. Na verwerking moeten de brondocumenten worden gearchiveerd. De bewaring van BRP brondocumenten is geregeld in artikel 4 van de Regeling BRP. In dit artikel wordt gesproken over documenten ‘in welke vorm dan ook’. Dit betekent dat ook gedigitaliseerde documenten zijn toegestaan. In Bijlage 6 van de Regeling BRP is een lijst opgenomen welke stukken over de uitvoering van de Wet BRP gedurende de daarachter vermelde termijn bewaard moeten worden. 

De beslissing om een aangeboden document niet als brondocument voor de BRP te accepteren, wordt op grond van artikel 2.60 van de Wet BRP gelijkgesteld met een besluit in de zin van de Awb. Dat betekent dat de Awb-bepalingen inzake de voorbereiding, motivering, bekendmaking en rechtsbescherming hierop van toepassing zijn.

Brondocumenten voor de gegevens over de nationaliteit

Gegevens over het Nederlanderschap (artikel 2.14 van de Wet BRP) 

Gegevens over het Nederlanderschap verkrijg je door toepassing van of ontleen je aan: 

• de Nederlandse nationaliteitswetgeving; 
• andere wettelijke bepalingen; 
• verdragen; 
• een akte uit het register als bedoeld in artikel 22, eerste lid, onder b, c en d van de Rijkswet op het Nederlanderschap of uit een afschrift als bedoeld in artikel 22, tweede lid, van de Rijkswet op het Nederlanderschap; 
• de bevestiging van de verklaring tot verkrijging van het Nederlanderschap;  
• het uittreksel van het besluit tot verlening van het Nederlanderschap;  
• de afgelegde verklaring van afstand van het Nederlanderschap; 
• een afschrift van een in kracht van gewijsde gegane rechterlijke uitspraak van een rechterlijke instantie in Nederland; of 
• een afschrift van een uitspraak van het Gemeenschappelijke Hof van Justitie van Aruba, Curaçao en Sint Maarten en van Bonaire, Sint Eustatius en Saba, naar aanleiding van artikel 17 van de Rijkswet op het Nederlanderschap. 

De gegevens over de behandeling als Nederlander, van een persoon die niet het Nederlanderschap bezit, neem je op met toepassing van de Wet betreffende de positie van Molukkers. 

Gegevens over een vreemde nationaliteit (artikel 2.15 en 2.17 van de Wet BRP) 

De gegevens over een vreemde nationaliteit ontleen je aan een beschikking of uitspraak van een daartoe volgens het ter plaatse geldend recht bevoegde administratieve of rechterlijke instantie, die tot doel heeft tot bewijs te dienen van de desbetreffende nationaliteit, of neem je op door toepassing van het betreffende nationaliteitsrecht. Is dat niet mogelijk, dan ontleen je deze gegevens aan een geschrift van een volgens het ter plaatse geldend recht bevoegde autoriteit, dat gegevens vermeldt over die nationaliteit (zoals een paspoort). Is dat ook niet mogelijk, dan kan je de gegevens ontlenen aan een mededeling van de IND op grond van artikel 2.17 van de Wet BRP. 
 
Als een persoon naast de Nederlandse tevens één of meer vreemde nationaliteiten heeft, neem je uitsluitend de Nederlandse nationaliteit op. 
 
Toepassing van het betreffende nationaliteitsrecht is alleen mogelijk wanneer er een aanknopingspunt is. Dit is bijvoorbeeld het geval als de nationaliteit van de ouders vaststaat en het kind volgens het betreffende nationaliteitsrecht deze nationaliteit van rechtswege verkrijgt. 
 
Als blijkt dat betrokkene staatloos is, breng je deze staatloosheid op de persoonslijst tot uitdrukking door de code 0499 Staatloos uit Tabel 32 Nationaliteit op te nemen bij de gegevens over de nationaliteit. 
 
Als het niet mogelijk is de vreemde nationaliteit vast te stellen, dan kan je op grond van artikel 2.17 van de Wet BRP de nationaliteit ontlenen aan een mededeling daarover van de minister van Justitie en Veiligheid, voor zover deze gegevens zijn vastgesteld in het kader van de toelating van betrokkene tot Nederland. Na een verzoek van jou zendt de IND een gedagtekende en ondertekende mededeling naar de gemeente. Je neemt de gegevens in de mededeling zonder meer over. De Raad van State heeft in haar uitspraak van 15 juli 2015 bepaald dat artikel 2.17 van de Wet BRP niet alleen van toepassing is op eerste inschrijving in de BRP (na 6 januari 2014), maar ook van toepassing is op al bestaande gevallen. Een modelprocedure voor correcties is gepubliceerd op de site van de NVVB. Je kunt de mededeling van de IND ook vragen voor de geboortedatum, zie hiervoor paragraaf Artikel 2.17: Mededeling IND. 
 
Is in het geheel (nog) niet mogelijk om de vreemde nationaliteit vast te stellen, dan neem je die onmogelijkheid als gegeven op in de BRP door bij nationaliteit de standaardwaarde (code 0000 Onbekend) op te nemen. Bij het aanleggen van de persoonslijst ga je bij het toepassen van het nationale recht van betrokkene, uit van de vermoedelijke nationaliteit. Bijvoorbeeld: de naam van betrokkene wordt opgenomen volgens het vermoedelijke nationale recht van betrokkene, ondanks dat de vermoedelijke nationaliteit niet wordt opgenomen. 
 
Ook als een nationaliteit van de persoon niet direct bekend is (bijvoorbeeld bij eerste inschrijving in de BRP) en je ervan overtuigd bent dat de nationaliteit van betrokkene op korte termijn kan worden aangetoond, neem je de onbekende nationaliteit op. Dit tot het moment dat de persoon een brondocument overlegt waaruit de nationaliteit blijkt of je anderszins kunt vaststellen welke nationaliteit betrokkenen heeft. Er wordt aangeraden om over het overleggen van brondocumenten duidelijke (schriftelijke) afspraken te maken met de persoon. 
 
Voor alle duidelijkheid: de nationaliteit mag niet worden ontleend aan een verklaring onder eed of belofte. 

Brondocument PK in uitzonderingssituaties

In incidentele situaties is het toegestaan om de persoonskaart (PK) te gebruiken als brondocument bij het corrigeren van de persoonslijst. Je mag de persoonskaart alleen als brondocument gebruiken bij het corrigeren van een gemaakte fout als aan alle onderstaande voorwaarden is voldaan: 

• er bij het aanleggen van de persoonslijst een fout is gemaakt bij het overnemen van de gegevens van de persoonskaart; 
• de persoonskaart daarbij als brondocument is geregistreerd in element 82.30 Beschrijving document op de persoonslijst; 
• er in de gemeente geen ander toegestaan brondocument voorhanden is waaraan je de te corrigeren gegevens kan ontlenen. 

Bij het op deze wijze doorvoeren van een correctie moet je in de nieuwe categorie met de gecorrigeerde gegevens in groep 82 de volgende gegevens opnemen: 

Voorbeeld: PK als brondocument bij correcties

V1.3.5
	Categorie 02 Ouder1
02.10	Voornamen	Adinda
02.40	Geslachtsnaam	Kaisiëpo
03.10	Geboortedatum	01-05-1935
03.20	Geboorteplaats	Korido
03.30	Geboorteland	7058 Nederlands Nieuw-Guinea
04.10	Geslachtsaanduiding	V
62.10	Datum ingang familierechtelijke betrekking	00-00-0000
82.10	Gemeente ontlening	Eigen gemeente
82.20	Datum ontlening	Systeemdatum
82.30	Beschrijving document	PK conversiefout
85.10	Ingangsdatum geldigheid	00-00-00000
86.10	Datum opneming	Systeemdatum
	Categorie 52 Ouder2
02.10	Voornamen	Adinda
02.40	Geslachtsnaam	Kaisiëpo
03.10	Geboortedatum	01-05-1935
03.20	Geboorteplaats	Korido
03.30	Geboorteland	9030 Nederlands-Indië
04.10	Geslachtsaanduiding	V
62.10	Datum ingang familierechtelijke betrekking	00-00-0000
82.10	Gemeente document	0321 Houten
82.20	Datum document	03-07-1992
82.30	Beschrijving document	PK
84.10	Indicatie onjuist/strijdigheid	O Onjuist
85.10	Ingangsdatum geldigheid	00-00-00000
86.10	Datum van opneming	03-07-1992

Sterker brondocument

In de situatie dat bij een bepaalde categorie al een document is opgenomen en er een sterker brondocument binnenkomt dat geen afwijkende gegevens bevat, overschrijf of verwijder je de gegevens in de groepen 81 Akte of 82 Document. Deze actualisering leidt niet tot vorming van historie op de persoonslijst; het betreft namelijk een wijziging van een administratief gegeven. De volgende actualiseringen komen voor: 

• De gegevens in groep 82 Document worden overschreven met andere gegevens in groep 82. 
• De gegevens in groep 82 Document worden verwijderd en in plaats daarvan worden gegevens in groep 81 Akte opgenomen. 

Naast het wijzigen van groep 81 of 82 wijzigt ook element 86.10 Datum van opneming hierbij. Wordt door het nieuwe brondocument ook 85.10 Ingangsdatum geldigheid bekend, dan moet er een correctie plaatsvinden. Als er andere gegevens wijzigen door het document, dan is die ook een correctie of eventueel een gemiste actualisering. Procedure sterker brondocument pas je dan niet toe. Zie Correcties en ten onrechte opgenomen gegevens. 

Verwerken sterker brondocument zonder wijzingen

V1.3.6
	Categorie 01 Persoon
01.10	A-nummer	Gevuld
01.20	Burgerservicenummer	Gevuld
02.10	Voornamen	Wacław
02.20	Adellijke titel/predicaat
02.30	Voorvoegsel geslachtsnaam
02.40	Geslachtsnaam	Kochanowski
03.10	Geboortedatum	20-06-1986
03.20	Geboorteplaats	Poznań
03.30	Geboorteland	7028 Polen
04.10	Geslachtsaanduiding	M
82.10	Gemeente document	0687 Middelburg overschrijven door Eigen gemeente
82.20	Datum document	23-06-2023 overschrijven door Systeemdatum
82.30	Beschrijving document	pas vr 7028 overschrijven door uittr ga mon 7028
85.10	Ingangsdatum geldigheid	00-00-0000
86.10	Datum van opneming	23-06-2023 overschrijven door Systeemdatum

Brondocumentomschrijving

In deze paragraaf staan de omschrijvingen en de aanbevolen afkortingen, die gebruikt kunnen worden bij de beschrijving van brondocumenten in de BRP. De kwaliteit van de BRP is gewaarborgd door de eis dat alleen op grond van een brondocument of rechtsgrond gegevens in de BRP worden opgenomen. Kort gezegd: geen brondocument of rechtsgrond, geen gegevens in de BRP.  
 
Bij de algemene gegevens op de persoonslijst wordt een verantwoording opgenomen van het gebruikte brondocument. Als het een registerakte van de Nederlandse burgerlijke stand met een aktenummer betreft, wordt dat omgevormd volgens de BRP tabel 39 Akteaanduidingen en opgenomen in element 81.10. Anders wordt een vrije omschrijving opgenomen in element 82.30. De ruimte die daarvoor kan worden gebruikt is echter beperkt tot 40 posities. 
 
Bij voorkeur wordt een volledige beschrijving van het brondocument opgenomen, omdat dit de duidelijkheid vergroot. Als de voorkeur wordt gegeven aan een afkorting, dan is het aan te bevelen die afkortingen te gebruiken die al geruime tijd landelijk in de bevolkingsadministratie en later de BRP werden gebruikt. Deze en andere afkortingen zijn opgenomen in onderstaande lijst. 

Wanneer alle gemeenten deze omschrijvingen gebruiken, heeft dat als voordeel dat bijna direct duidelijk is om welk document het gaat. De resterende ruimte kan vervolgens worden gebruikt voor essentiële aanvullingen. Voorop staat dat de afkortingen en omschrijvingen zo duidelijk zijn, dat alle gebruikers van de BRP begrijpen waar het om gaat. 

Ook voor het omschrijven van een combinatie van brondocumenten wordt zo veel mogelijk van onderstaande lijst gebruik gemaakt. Neem bij voorkeur ook op of er een latere vermelding op het document is geplaatst, bijvoorbeeld geboorteakte + latere vermelding van erkenning. Denk daarbij aan de beschikbare ruimte van niet meer dan 40 posities. 
  
Hieronder volgt een lijst van mogelijk te gebruiken afkortingen en aanvullende omschrijvingen. Andere afkortingen en omschrijvingen zijn denkbaar. Voor de volledigheid zijn ook afkortingen opgenomen die tegenwoordig niet meer worden gebruikt, maar nog wel voorkomen op persoonslijsten. Deze lijst is niet uitputtend, maar geeft wel een indruk van de mogelijkheden om documenten aan te duiden. 
 
Aanbevolen wordt zo mogelijk in element 82.30 tot uitdrukking te laten komen of het brondocument een uittreksel of volledig afschrift is door bij een uittreksel de afkorting 'uittr' aan de omschrijving van het document vooraf te laten gaan. 

Brondocumentomschrijving

V1.3.7
Omschrijving	afkorting	Aanvullingen
aanvraagformulier Nederlands reisdocument	aanvrform
Adoptieakte	ad akte	+ land(code)
akte Haags adoptieverdrag		+ land(code)
akte van bekendheid van geboorte	abgeb	+ land(code)
akte van bekendheid van huwelijk	abhuw	+ land(code)
akte van bekendheid van overlijden	abovl	+ land(code)
akte (zwak) Haags adoptieverdrag		+ land(code)
Apostille	apos
attestation de concordance	att de conc	+ land(code) en/of gemeente(code) + autoriteit van afgifte
Beschikking	Beschikk	+ landcode
Besluit	besl	+landcode
besluit evident staatloos	besl-evident staatloos	+datum
Bewijs van Nederlanderschap	bewvned	+ gemeente(code) of Land)code en naam autoriteit
Burgerservicenummer wijziging	besluit wijziging BSN	+ gemeente(code)
Cat 01 PL kind
Cat 01 PL ouder 1
Cat 01 PL ouder 2
Cat 01 PL partner
Consulaire ga NL	Cons ga NL	+land(code)
consulaire verklaring	cons verkl	+ land(code)
CSO-RD locatiecode		+ nummer uitgiftelocatie
deed poll/ verklaring eigen autoriteiten	deed poll	+ land(code) en autoriteit van afgifte
doopakte in Nederlandse taal	da nd	+ land(code) en/of gemeente(code)
doopakte in vreemde taal	da vr	+ land(code) en/of gemeente(code)
dubbel A-nummer
dubbel A-nummer, melding gemeente		+ gemeente(code)
dubbele inschrijving
dubbele inschrijving, melding gemeente		+ gemeente(code)
Echtscheidingsakte	s akte	+ gemeente(code) of land(code)
Echtscheidingsvonnis	s vonnis	+ gerecht en/of land(code)
Erkenningsakte	erkakte	+ gemeente(code)
Familieboek	famboek	+ land(code) en autoriteit van afgifte
Familieregister	famreg	+ land(code) en autoriteit van afgifte
fiche individuelle de l'état civil	fiche ind	+ land(code) en autoriteit van afgifte
Geboorteakte	ga	+ land(code)
geboorteakte met oudernamen	ga mon	+gemeente(code) en/of land(code)
geboorteakte zonder oudernamen	ga zon	+gemeente(code) en/of land(code)
gelegaliseerd document	geleg
Geprivilegieerden	PROBAS	04.82.30
Huwelijksakte	huwakte	+ gemeente(code) en/of land(code)
Identiteitsbewijs	idbew	+ land(code) en/of gemeente(code) en/of autoriteit van afgifte
identiteitsbewijs vreemd	idbew vr	+ land(code)
Identiteitskaart	idkrt	+ gemeente(code)
Initiële vulling SoFi-nummer door Minister van Financiën	Min v Fin Initiële Vulling
internationaal uittreksel	intern uittr	+ land(code) en autoriteit van afgifte
Kennisgeving	kennisg	+ gemeente(code)
kennisgeving kantongerecht	kennisgkr	+ datum en plaats
kennisgeving uitsluiting kiesrecht		+ land(code)
Koninklijk Besluit van brieven van wettiging	KB-wett
Koninklijk Besluit van naamswijziging	KB	+ nummer KB
Koninklijk Besluit van naturalisatie	KB-nat	+ nummer KB
Koninklijk Besluit van naturalisatie met naamsvaststelling	KB-nmvast	+ nummer KB
Koninklijk Besluit van naturalisatie met naamsvaststelling/naamswijziging	KB-nmvast/nmwijz	+ nummer KB
Koninklijk Besluit van naturalisatie met naamswijziging	KB-nmwijz	+ nummer KB
Kopie persoonskaart	kopie PK
Mededeling IND ex art. 2.17 Wet BRP	Med art 2.17 WBRP
Nederlandse vertaling door beëdigde vertaler	nedbv
notariële akte	notakte
Nüfus cüzdâni (geboorteboekje)	nufus cuz	+ land(code) en autoriteit van afgifte
Optiebevestiging	optie	+ gemeente(code) en datum
Overlijdensakte	ovlakte	+ gemeente(code) of land(code) en autoriteit van afgifte
paspoort Nederlands	pas	+ gemeente(code) of autoriteit van afgifte
paspoort vreemd	pas vr	+ land(code)
persoonslijst uit het Caribisch deel van het Koninkrijk	PIVA-PL
Persoonskaart	PK
persoonslijst gerelateerde	PL gerelateerde
persoonslijst kind	PL kind
PK conversiefout
Proces-verbaal	Procverb	+ datum en autoriteit van afgifte
REIS (Reisdocumenten InformatieSystemen)	REIS
Reisdocument	reisdoc	+ gemeente(code) of land(code)
signaleringslijst
ten onrechte opgenomen categorie
uitspraak adoptie	uitspr-adop	+ gerecht en plaats en datum
uitspraak echtscheiding	uitspr-echtsch	+ gerecht en plaats en/of land(code)
uitspraak ontkenning ouderschap	uitspr-ontk oudersch	+ gerecht en datum
uitspraak vaststelling niet Nederlander	uitspr-vastst niet NL	+ gerecht en datum
uitspraak vaststelling staatloosheid	uitspr-vastst staatloos	+ gerecht en datum
uitspraak vaststelling ouderschap	uitspr-vastst oudersch	+ gerecht en datum
uitspraak verbetering akte	uitspr-verbetakte	+ gerecht en datum
Uitspraak vernietiging erkenning	uitspr-verniet erk	+ gerecht en datum
uitspraak voornaamswijziging	uitspr-vrnmwijz	+ gerecht en datum
uittreksel	uittr
uittreksel curatele- en bewindregister
uittreksel gezagsregister
van rechtswege	rechtsw
Verhuisaangifte	verh aang
verificatieformulier (nat/geb/ovl/huw)	verif form (nat/geb/ovl/huw)	+ land(code) en datum
verklaring burgerlijke staat	verkl bst	+ land(code) en datum
verklaring genaturaliseerd tot…	natverkl	+ land(code) en datum
verklaring onder eed of belofte	voe	+ gemeente(code) en datum
verklaring van nationaliteit	verkl nation	+ land(code) en datum
verklaring van naturalisatie	verkl natur	+ land(code) en datum
verklaring vaststelling naam presidium Indonesië	granti nama	+ datum verklaring
Verstotingsakte	verstsakte	+ land(code) en datum
Verzoek deelname Europese verkiezingen	verz deeln Eu verk
verzoek wijziging naamgebruik	verznmgebr
Y32

Aktenummers

In deze bijlage wordt aangegeven hoe je het nummer van een akte (eventueel met een latere vermelding) uit de registers van de burgerlijke stand omvormt tot een aktenummer in de BRP (element 81.20 Aktenummer).
 
Registersoorten 
In iedere gemeente worden vier soorten registers gehouden: 

• register van geboorten (register 1); 
• register van overlijden (register 2); 
• register van huwelijken (register 3); 
• register van geregistreerde partnerschappen (register 5). 

 
In de gemeente Den Haag zijn daarnaast nog een tweetal specifieke landelijke registers: 

• register van inschrijvingsakten van ontbonden huwelijken (register 4); 
• register van inschrijvingsakten van beëindigde geregistreerde partnerschappen (register 6). 

Deze registers bevatten de akten van inschrijving van bepaalde rechterlijke uitspraken zoals bedoeld in Afdeling 6, titel 4, Boek 1, Burgerlijk Wetboek.  
 
Latere vermeldingen  
Van rechtsfeiten zoals erkenning, KB van naamswijziging en echtscheiding, wordt een 'latere vermelding' gemaakt op de akte waarop het feit betrekking heeft. Bijvoorbeeld een latere vermelding van een erkenning op de geboorteakte of een latere vermelding van een echtscheiding op de huwelijksakte. 
 
Omvormen van aktenummers voor gebruik in de BRP 
Bij de invoering per 1 januari 1995 van de Wet Mulder (Stb. 1994, 555) is de nummering van de diverse akten en het aantal soorten ingrijpend gewijzigd. Vanaf dat moment is een nummering van zes posities in een voorgeschreven vorm verplicht.  

Als je een akte van vóór 1 januari 1986 gebruikt als brondocument voor een persoonslijst, dan kan je niet zonder meer groep 81 Akte opnemen. Het is toegestaan om dit 'oude' aktenummer om te vormen tot een BRP-aktenummer, maar het opnemen van groep 82 Document is ook toegestaan. 

Wordt aan een akte van vóór 1 januari 1986 een latere vermelding toegevoegd, dan moet je het aktenummer omvormen naar een BRP aktenummer, behalve in bijzondere gevallen dat dit niet mogelijk is. Bij de verwerking in de BRP van de gegevens die voortkomen uit een (latere vermelding op een) akte van de burgerlijke stand, moet het daarbij behorende aktenummer worden gebruikt. Dit aktenummer bestaande uit 6 posities vorm je met behulp van tabel 39 Akteaanduiding om tot een aktenummer met 7 posities. Hiertoe neem je op positie 3 de aktesoort met de daarbij behorende letter uit deze tabel op. Dit omgevormde aktenummer neem je op in groep 81 Akte. Als de gewenste aktesoort niet in tabel 39 voorkomt en het nummer niet kan worden omgevormd, dan neem je groep 82 Document op. 
 
Een latere vermelding heeft voor het al in de BRP opgenomen aktenummer tot gevolg, dat de letter op positie 3 wijzigt in een letter die behoort bij het bepaalde rechtsfeit.

Omvormen van aktenummering voor gebruik in BRP

V1.3.8a
	Aktenummer omgevormd	10A0246
	Aktenummer oud	246

Opgeheven gemeenten en latere vermeldingen 

Na een gemeentelijke herindeling worden de registers van de burgerlijke stand van de opgeheven gemeente ondergebracht bij de gemeente waar de opgeheven gemeente na de herindeling onder valt. Is de gemeente verdeeld over meerdere nieuwe gemeenten, dan bij de gemeente die is aangewezen om de registers van die oude gemeente te beheren. Aan die registers en aktenummers wijzigt niets. Wel moeten er latere vermeldingen geplaatst worden volgens de voorschriften uit het Burgerlijk Wetboek . 
 
Wordt op een akte uit een opgeheven gemeente een latere vermelding geplaatst, dan verandert de gemeente die de oorspronkelijke akte heeft opgemaakt niet. Er worden geen nieuwe akten opgemaakt die aan de gesloten registers moeten worden toegevoegd, er kunnen alleen latere vermeldingen worden geplaatst op al bestaande akten. Je volgt dezelfde systematiek als bij een gemeente die niet is opgeheven. Aan het eerder opgenomen aktenummer wijzig je alleen de derde positie. De registergemeente van de akte wijzigt niet. Heeft de akte een aktenummer volgens de nummering van de Wet Mulder, dan vorm je het om tot een BRP-aktenummer.
 
In geval van een ontbinding van een huwelijk, dan blijft de registergemeente dus de 'oude' gemeente waar de huwelijksakte is opgemaakt en de latere vermelding aan de akte is toegevoegd. Als de code van de gemeente van huwelijk is beëindigd, dan kan je deze niet opnemen bij de plaats van ontbinding. In het geval de gemeente is opgeheven, heringedeeld of de gemeentenaam is gewijzigd, dan neem je de code van de nieuwe gemeente op bij de plaats van ontbinding. 

Opgeheven gemeenten en latere vermeldingen

V1.3.8b
	Categorie 05 Huwelijk/geregistreerd partnerschap
01.10	A-nummer	Gevuld
01.20	Burgerservicenummer	Gevuld
02.10	Voornamen	John Ricus
02.20	Adellijke titel/predicaat
02.30	Voorvoegsel geslachtsnaam
02.40	Geslachtsnaam	Janssen
03.10	Geboortedatum	26-09-1954
03.20	Geboorteplaats	0513 Gouda
03.30	Geboorteland	6030 Nederland
04.10	Geslachtsaanduiding	M
07.10	Datum ontbinding huwelijk/partnerschap	30-06-2023
07.20	Plaats ontbinding huwelijk/partnerschap	1930 Nissewaard
07.30	Land ontbinding huwelijk/partnerschap	6030 Nederland
07.40	Reden ontbinding huwelijk/partnerschap	S
15.10	Soort verbintenis	H
81.10	Registergemeente akte	0612 Spijkenisse
81.20	Aktenummer	30B0238
85.10	Ingangsdatum geldigheid	30-06-2023
86.10	Datum van opneming	systeemdatum
	Categorie 55 Huwelijk/geregistreerd partnerschap
01.10	A-nummer	Gevuld
01.20	Burgerservicenummer	Gevuld
02.10	Voornamen	John Ricus
02.20	Adellijke titel/predicaat
02.30	Voorvoegsel geslachtsnaam
02.40	Geslachtsnaam	Janssen
03.10	Geboortedatum	26-09-1954
03.20	Geboorteplaats	0513 Gouda
03.30	Geboorteland	6030 Nederland
04.10	Geslachtsaanduiding	M
06.10	Datum huwelijkssluiting/aangaan partnerschap	30-11-2013
06.20	Plaats huwelijkssluiting/aangaan partnerschap	0612 Spijkenisse
06.30	Land huwelijkssluiting/aangaan partnerschap	6030 Nederland
15.10	Soort verbintenis	H
81.10	Registergemeente akte	0612 Spijkenisse
81.20	Aktenummer	30A0238
84.10	Indicatie onjuist/strijdigheid
85.10	Ingangsdatum geldigheid	30-11-2013
86.10	Datum van opneming	01-12-2013

Huwelijksontbindingen voor 1 januari 1995 

Huwelijksontbindingen voor 1 januari 1995 hebben een aparte akte van inschrijving van de ontbinding van het huwelijk in de registers van de burgerlijke stand met een eigen aktenummer en een gemeente van ontbinding. 

Opbouw aktenummer in de BRP 

Het aktenummer in de BRP bestaat uit 7 posities en is als volgt opgebouwd: 

1

2

3

4

5

6

7

 De posities hebben ieder een eigen functie. 
 
Positie 1: Registersoort 

1

Het cijfer duidt de registersoort aan: 

• register van geboorten (register 1); 
• register van overlijden (register 2); 
• register van huwelijken (register 3); 
• register van geregistreerde partnerschappen (register 5). 

Positie 2: Registerdeel  

2

Het cijfer of de letter duidt het registerdeel aan. In tabel 39 Akteaanduiding staat op deze plaats een ‘•’ om aan te geven dat er vele mogelijkheden zijn. De ‘•’ neem je in géén geval over. Het registerdeel wordt aangeduid met een cijfer of een letter. Is er binnen een registersoort slechts één registerdeel in gebruik, dan wordt de ‘•’ vervangen door het cijfer ‘0’. Is in het oorspronkelijke aktenummer geen registerdeel vermeld, wordt de ‘•’ vervangen door een spatie. 
 
Er zijn drie mogelijkheden: 

• Binnen het registersoort zijn meerdere registerdelen in gebruik. Op positie 2 vermeld je het registerdeel zoals dat op de akte staat. 
• Binnen het registersoort is slechts één registerdeel in gebruik. Op de plaats van het registerdeel staat het cijfer ‘0’. In element 81.20 komt op positie 2 het cijfer ‘0’. 
• Bij het omnummeren van aktenummers van vóór 1 januari 1986 die slechts uit 4 cijfers bestaan, komt op positie 2 een spatie. Als het aktenummer een letter bevat, dan neem je deze letter op positie 2 op. Als het aktenummer meerdere letters bevat, dan kan je het aktenummer niet omvormen en neem je het aktenummer in groep 82 op. 

Om te kunnen vaststellen of je het cijfer ‘0’ of een spatie moet invullen, kan je contact opnemen met de registergemeente om te controleren hoe het betreffende register van dat jaar is opgebouwd. 

Registerdelen

V1.3.8c
	Categorie 01 Persoon
01.10	A-nummer	Gevuld
01.20	Burgerservicenummer	Gevuld
02.10	Voornamen	Hannemieke
02.20	Adellijke titel/predicaat
02.30	Voorvoegsel geslachtsnaam	van
02.40	Geslachtsnaam	Lunteren
03.10	Geboortedatum	21-05-1996
03.20	Geboorteplaats	0363 Amsterdam
03.30	Geboorteland	6030 Nederland
04.10	Geslachtsaanduiding	V
61.10	Aanduiding naamgebruik	E
81.10	Registergemeente akte	0363 Amsterdam
81.20	Aktenummer	1BA1359
85.10	Ingangsdatum geldigheid	21-05-1996
86.10	Datum van opneming	Gevuld

Positie 3: Aktesoort

3

De letter duidt de aktesoort (het rechtsfeit) aan. Hieronder is het invullen van de aktesoort uitgebreid toegelicht. Als er geen aktesoort voorkomt in tabel 39 Akteaanduiding voor (de latere vermelding van) het betreffende rechtsfeit, dan neem je groep 81 niet op. Je vermeldt het aktenummer in groep 82 met een korte omschrijving van het betreffende rechtsfeit. Dit geldt ook voor een Haagse inschrijvingsakte waarop een melding is geplaatst (niet zijnde een latere vermelding), die van invloed is op de ingangsdatum geldigheid. Voor dergelijke meldingen komt geen aktesoort voor in tabel 39 Akteaanduiding, dus vermeld je het aktenummer in groep 82 met een korte omschrijving van het betreffende rechtsfeit.  
 
Voorbeeld 

Op verzoek is een geboorteakte ingeschreven in het register van Den Haag. Hierop is een melding (geen latere vermelding) geplaatst dat de geslachtsnaam in het buitenland is gewijzigd. De tekst in groep 82 luidt dan: "1X9999 2018 0518 wijziging geslachtsnaam" (= aktenummer + registerjaar + gemeentecode Den Haag + omschrijving melding). Het aktenummer bestaat in dit geval uit zes posities. 
 
Registreer je de gegevens op de persoonslijst van het rechtsfeit geboorte (geldig vanaf geboortedatum en zonder verdere meldingen), dan neem je groep 81 op met aktesoort A. Registreer je gegevens van een latere vermelding waarvoor een aktesoort bestaat in tabel 39 Akteaanduiding, dan neem je ook groep 81 op.  
 
Voorbeeld 

Een in het Haagse register ingeschreven geboorteakte bevat een latere vermelding van adoptie. Het aktenummer in groep 81 luidt dan: 1VQ9999 (waarbij de laatste 4 posities gevormd worden door het aktevolgnummer). 
 
Bijzonderheden aktesoort 

• De code 1•D (Register van geboorten, Erkenning van een ongeboren vrucht) wordt voor het aktenummer in de BRP niet gebruikt.  
• Bij een ambtshalve verbetering door de ambtenaar van de burgerlijke stand (al dan niet met toestemming van de officier van justitie), blijft het aktenummer ongewijzigd. 
• Wordt de geslachtsnaam/voornamen van de ouder bij koninklijk besluit vastgesteld en werkt deze vaststelling door naar de naam van het kind, dan neem je hetzelfde aktesoort op de derde positie op (G). 
• Wijzigt de geslachtsnaam van de ouder bij koninklijk besluit en werkt deze wijziging door naar de geslachtsnaam van het kind, dan neem je hetzelfde aktesoort op de derde positie op (H). 
• Als er geen aktesoort voorkomt in tabel 39 Akteaanduiding voor (de latere vermelding van) het betreffende rechtsfeit, dan neem je groep 81 niet op. Je vermeldt het aktenummer in groep 82 met een korte omschrijving van het betreffende rechtsfeit. 

Posities 4 t/m 7: Aktevolgnummer 

4

5

6

7

De cijfers duiden met elkaar het aktevolgnummer aan. Als het aktenummer in de burgerlijke stand uit minder dan vier cijfers bestaat dan vul je dit nummer aan met voorloopnullen. 

Inschrijvingsakten (Haagse akten)

Hieronder staat een overzicht van de mogelijke varianten van inschrijvingsakten in de gemeente Den Haag. 

Inschrijvingsakten (Haagse akten)

Rechtsfeit	Code
1     Register van geboorten
Geboorte (inschrijving buitenlandse akte op verzoek, artikel 1:25 BW)	1XA
Vaststelling van geboortegegevens (uitspraak rechtbank, artikelen 1:25 en 1:25c BW)	1VA
Geboorte (uitspraak rechtbank, artikelen 1:25 en 1:25c BW)	1VA
Geboorte (tijdens zee- en luchtreis; artikel 1:19a, tweede lid, BW)	1VA
2     Register van overlijden
Overlijden (inschrijving buitenlandse akte op verzoek, artikel 1:25 BW)	2XA
Overlijden (inschrijving buitenlandse akte op verzoek, artikel 1:25 BW) mbt MH17	2VA
Overlijden (tijdens zee- en luchtreis; artikel 1:19g, tweede lid, BW)	2VA
Overlijden (Besluit bijzondere akten burgerlijke stand, Stb. 1997, 400)	2VA
Overlijden (inschrijving rechterlijke uitspraak, vaststelling van overlijden; artikel 1:426 BW)	2VC
3     Register van huwelijken
Huwelijk (inschrijving van buitenlandse akte op verzoek, artikel 1:25 BW)	3XA
4     Register van echtscheidingen (register 4; artikel 1:21 BW)
Rechterlijke uitspraak inhoudende een echtscheiding of de ontbinding van een huwelijk na scheiding van tafel en bed (huwelijksakte ontbreekt in de Nederlandse burgerlijke stand)	3VB
Rechterlijke uitspraak inhoudende de nietigverklaring van een huwelijk (huwelijksakte ontbreekt in de Nederlandse burgerlijke stand)	3VC
Verbetering en doorhaling van een inschrijvingsakte op last van de rechtbank (betreft huwelijk)	3VD
Vernietiging van een rechterlijke uitspraak inhoudende de nietigverklaring van een huwelijk, een echtscheiding of de ontbinding van een huwelijk na scheiding van tafel en bed (huwelijksakte ontbreekt in de Nederlandse burgerlijke stand)	3VF
Vernietiging van een ingeschreven echtscheidingsuitspraak (uitspraak rechtbank)	3VF
5     Register van geregistreerde partnerschappen
Partnerschap (inschrijving van buitenlandse akte op verzoek, artikel 1:25 BW)	5XA
6     Register van beëindigde geregistreerde partnerschappen (register 6; artikel 1:21 BW)
Rechterlijke uitspraak inhoudende de ontbinding van een geregistreerd partnerschap (akte van geregistreerd partnerschap ontbreekt in Nederlandse burgerlijke stand)	5VB
Nietigverklaring van een geregistreerd partnerschap (akte van geregistreerd partnerschap ontbreekt in Nederlandse burgerlijke stand)	5VC
Verbetering en doorhaling van een inschrijvingsakte op last van de rechtbank (betreft geregistreerd partnerschap)	5VD
Vernietiging van een rechterlijke uitspraak inhoudende de ontbinding van een geregistreerd partnerschap (akte van geregistreerd partnerschap ontbreekt in Nederlandse burgerlijke stand)	5VF
Vernietiging van een ontbinding geregistreerd partnerschap (uitspraak rechtbank)	5VF
Inschrijving van een ontbrekende akte ontbinding geregistreerd partnerschap	5VG

Gebruik inschrijvingsakten (Haagse akten)

V1.3.8d
	Categorie 01 Persoon
01.10	A-nummer	Gevuld
01.20	Burgerservicenummer	Gevuld
02.10	Voornamen	Valentijn
02.20	Adellijke titel/predicaat
02.30	Voorvoegsel geslachtsnaam
02.40	Geslachtsnaam	Postma
03.10	Geboortedatum	02-07-2000
03.20	Geboorteplaats	Brisbane
03.30	Geboorteland	6016 Australië
04.10	Geslachtsaanduiding	O
61.10	Aanduiding naamgebruik	E
81.10	Registergemeente akte	0518 's-Gravenhage
81.20	Aktenummer	1XA0754
85.10	Ingangsdatum geldigheid	02-07-2000
86.10	Datum van opneming	Gevuld