Achtergronden en Begrippen

Van GBA-stelsel naar BRP-stelsel

GBA stelsel

Bij invoering van de Wet GBA is het stelsel van handmatig bijgehouden persoonskaarten vervangen door een stelsel van elektronisch bij te houden persoonslijsten, waarop persoonsgegevens worden vastgelegd. 

Het gaat dan bijvoorbeeld om gegevens over de naam, het geslacht, de geboortedatum, de ouders, de nationaliteit, de echtgenoot/geregistreerd partner, het adres en kinderen. Het totaal aan persoonslijsten dat in een gemeente wordt bijgehouden vormde, samen met de zogenaamde verwijsgegevens, de persoonsgegevens in de GBA. De Wet GBA legde alle gemeenten de verplichting op om de GBA geautomatiseerd bij te houden. De gemeenten moesten daartoe beschikken over een goedgekeurd geautomatiseerd systeem waarmee zij via het landelijk datacommunicatienetwerk persoonsgegevens konden uitwisselen.

BRP stelsel

Met de inwerkingtreding van de Wet BRP is het GBA stelsel vervangen door het BRP stelsel. Het BRP stelsel is, net als het GBA stelsel, een stelsel van elektronisch bij te houden persoonslijsten, waarop persoonsgegevens worden vastgelegd. Het BRP stelsel maakt op zijn beurt weer deel uit van het bredere stelsel van basisregistraties. 

De BRP bevat in de eerste plaats persoonsgegevens over alle ingezetenen van Nederland. Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente waar een ingezetene zijn adres heeft, is verantwoordelijk voor de bijhouding van de gegevens over die ingezetene in de gemeentelijke voorziening. 

Daarnaast zijn in de BRP ook gegevens opgenomen over niet-ingezetenen. Een persoon die eerder als ingezetene was ingeschreven en van wie het vertrek uit Nederland is geregistreerd, is een niet-ingezetene. Ook een persoon die als zodanig is ingeschreven door de minister van BZK, is een niet-ingezetene. Inschrijving als niet-ingezetene kan plaatsvinden op verzoek van de persoon zelf bij een van de inschrijfvoorzieningen (RNI-loketten) in Nederland of op voordracht van een daartoe aangewezen bestuursorgaan (ABO). De minister van BZK is verantwoordelijk voor de bijhouding van de gegevens over alle niet-ingezetenen, met uitzondering van de feiten die zich hebben voorgedaan in de tijd dat deze personen nog ingezetenen waren. In die gevallen is het college van burgemeester en wethouders van de gemeente waar de betrokken persoon laatstelijk zijn adres had, verantwoordelijk voor de bijhouding van de gegevens van de niet-ingezetene. De laatste bijhoudingsgemeente is verantwoordelijk voor het verwerken van rechtsfeiten die plaatsvonden vóór de emigratie. Bij wijziging van gegevens die geldig zijn vóór de datum emigratie stuur je een wijzigingsverzoek RNI via de kwaliteitsmonitor van RvIG. RvIG verwerkt het rechtsfeit op de persoonslijst van de niet-ingezetene in de RNI op de wijze zoals aangegeven in het wijzigingsverzoek. Bij rechtsfeiten die plaatsvonden na de datum van emigratie, stuur je het formulier met brondocumenten naar RvIG. RvIG plaatst een documentindicatie op de persoonslijst en bewaart de brondocumenten. De registratie van ingezetenen in het BRP stelsel wordt gevoerd met de bestaande gemeentelijke systemen bij de gemeenten.

De registratie van niet-ingezetenen in het BRP stelsel wordt gevoerd met het zogenaamde RNI systeem. De werking van het RNI systeem lijkt in veel opzichten op dat van de gemeentelijke systemen en kan met de gemeentelijke systemen communiceren via het landelijke datacommunicatienetwerk. 

De bijhouding van gegevens van niet-ingezetenen binnen de BRP wordt in deze handleiding uitsluitend beschreven wanneer in een procedure sprake is van een persoonslijst die opgehaald moet worden uit het RNI systeem, of overgebracht moet worden naar het RNI systeem. 

Rijksdienst voor Identiteitsgegevens (RvIG)

RvIG beheert namens de minister van BZK de BRP-V en de RNI. Daarnaast ondersteunt RvIG de gemeenten bij de uitvoering van de Wet BRP, onder meer met deze handleiding en met een Frontoffice. Voor meer informatie over RvIG zie de website van RvIG.

Bijhouden en verstrekken van gegevens

Het bijhouden van persoonsgegevens van ingezetenen in de BRP omvat de volgende twee activiteiten:

1. het inschrijven van personen; 
2. het actualiseren, corrigeren en verwijderen van persoonsgegevens van ingeschreven personen. 

Naast het bijhouden moeten persoonsgegevens ook verstrekt kunnen worden aan overheidsorganen, aan derden of aan de ingeschrevene zelf. Voor zover de verstrekking van gegevens wordt gedaan door de minister van BZK, geschiedt dat uit de centrale verstrekkingsvoorziening (BRP-V). De gegevens in de BRP-V worden door middel van synchronisatieberichten aangeleverd door de gemeenten.

De omschrijvingen van de termen ‘overheidsorgaan’ en ‘derde’ zijn te vinden in artikel 1.1 van de Wet BRP. Gemakshalve wordt in deze handleiding, evenals in het LO BRP, de term ‘afnemer’ gehanteerd, waarmee ‘overheidsorgaan’ wordt bedoeld en in sommige gevallen ook een derde aan wie systematisch gegevens worden verstrekt uit de BRP-V. 

In deze handleiding wordt verder geen aandacht besteed aan de verstrekking van gegevens. Het spreekt voor zich dat instanties en personen die gegevens krijgen uit de BRP er belang bij hebben dat de gegevens die zij ontvangen correct zijn. Het is dus zaak dat de BRP zo goed mogelijk wordt bijgehouden.

Welke procedures worden beschreven?

De procedures die in deze handleiding worden beschreven hebben alleen betrekking op het bijhouden van de persoonsgegevens. Dat wil zeggen dat alleen procedures zijn beschreven die betrekking hebben op het inschrijven van personen en het actualiseren, corrigeren en verwijderen van de persoonsgegevens van personen die in de gemeente hun adres hebben. Dit zijn echter niet alle uitvoeringsprocedures. In de praktijk kunnen nog andere werkzaamheden uitvoeringsprocedures genoemd worden, zoals: 

• het identificatieproces;
• het verrichten van de baliewerkzaamheden, die nodig zijn om persoonsgegevens te verzamelen;
• het doen van verstrekkingen uit de BRP, voor zover het college van burgemeester en wethouders daartoe bevoegd is;
• het protocolleren van verstrekkingen en
• het verlenen van inzage in de persoonsgegevens aan de ingeschrevene zelf.

De inschrijving in de gemeentelijke voorziening

Van elke persoon mag maar één persoonslijst aanwezig zijn in de BRP. Een inschrijving is het voor het eerst aanleggen van een persoonslijst van een persoon die nog niet was ingeschreven in de BRP. In deze handleiding wordt hiervoor de oude term ‘eerste inschrijving’ gebruikt, hoewel die in de Wet BRP niet meer voorkomt. 

Bij een intergemeentelijke adreswijziging wordt de persoon ingeschreven in de voorziening van de nieuwe gemeente en uitgeschreven uit de voorziening van de oude gemeente. Hiervoor wordt de oude term ‘vervolginschrijving’ gebruikt, hoewel deze term ook niet meer in de Wet BRP voorkomt.

In het geval van een (her)vestiging gaat het om een persoon (een niet-ingezetene) van wie een persoonslijst is opgenomen in de RNI en vervolgens wordt ingeschreven in een gemeente. Ook dit is een vervolginschrijving, omdat de persoon wordt uitgeschreven uit de RNI en ingeschreven in de voorziening van de gemeente. Indien betrokkene eerder uitsluitend als niet-ingezetene was ingeschreven, is er in het RNI systeem een verkorte persoonslijst (PL van een nooit ingezetene) aanwezig. Was de niet-ingezetene eerder een ingezetene, dan is er van betrokkene in het RNI systeem een volledige persoonslijst (PL van een voormalig ingezetene) aanwezig.

Bij een vervolginschrijving (adreswijziging of (her)vestiging) wordt de persoonslijst opgehaald bij de vorige gemeente of de RNI en opgenomen in de gemeentelijke voorziening van de bijhoudingsgemeente. De vorige gemeente of de RNI neemt verwijsgegevens op en verwijdert de persoonslijst. Deze verwijsgegevens worden ontvangen van – en verwijzen naar – de bijhoudingsgemeente. De procedures voor het verzenden van persoonslijsten zijn niet in deze handleiding opgenomen. Deze zijn beschreven in het Berichtenboek, hoofdstuk 5 van het LO BRP. 

Administratieve levensloop

In de BRP worden persoonsgegevens bijgehouden op persoonslijsten. Deze gegevens worden ontleend aan brondocumenten, zoals een geboorteakte of een rechterlijke uitspraak. Een persoonslijst is een verzameling van persoonsgegevens over een bepaald persoon. Deze verzameling verandert wanneer de persoonsgegevens wijzigen omdat bepaalde rechtsfeiten plaatsvinden, zoals een erkenning, een huwelijk, de geboorte van een kind of een overlijden. Om inzicht te geven in de veranderingen die hebben plaatsgevonden, wordt historie opgebouwd.

De persoonslijst moet als het ware de administratieve levensloop van een persoon weergeven. Dit kan alleen als:

• duidelijk is aangegeven wanneer de gegevens zijn opgenomen;
• duidelijk is vanaf wanneer bepaalde gegevens geldig zijn;
• er geen 'gaten' in de levensloop zijn.

De BRP is een administratie die zijn bewijskracht vooral ontleent aan de onderliggende brondocumenten. Dit kan alleen als: 

• aangegeven is aan welke brondocumenten de gegevens zijn ontleend;
• de juiste brondocumenten zijn gebruikt.

De structuur van de persoonslijst

De persoonslijst is verdeeld in categorieën, een categorie is verdeeld in groepen en een groep bestaat uit een of meer elementen.

Categorieën

De categorieën vormen de basis voor de inrichting van de persoonslijst. In het onderstaande schema zijn alle categorieën weergegeven die op de persoonslijst kunnen voorkomen.

Persoonslijst

Categorie 14

Categorie 14, Afnemersindicatie, is in het LO BRP nog opgenomen als onderdeel van de persoonslijst. In de praktijk mag categorie 14 echter niet voorkomen op een persoonslijst. De BRP-V heeft de verstrekkingen aan afnemers volledig overgenomen. De afnemersindicaties zijn als gevolg daarvan bij de persoonslijst in de BRP-V gevoegd.

Groepen

Ten behoeve van de overzichtelijkheid zijn gegevens die een sterke onderlinge samenhang vertonen bijeengebracht in groepen. Een voorbeeld daarvan is de groep 03 Geboorte, die bestaat uit de elementen 03.10 Geboortedatum, 03.20 Geboorteplaats en 03.30 Geboorteland. Een aantal groepen komt in meerdere categorieën voor.

Elementen

De elementen vormen de basis voor het vastleggen van gegevens in de BRP. Elk element heeft een uniek nummer en een unieke naam. Het elementnummer bestaat uit vier cijfers. De eerste twee cijfers geven aan tot welke groep het element behoort, de volgende twee cijfers bevatten het volgnummer van het element binnen de groep. Het nummer van de groep en het volgnummer worden gescheiden door een punt. Zo is het element 02.10 Voornamen opgebouwd uit het nummer van de groep Naam: 02, gevolgd door het volgnummer binnen die groep: 10.

De samenhang tussen categorieën, groepen en elementen kan schematisch als volgt worden weergegeven (niet volledig): 

Rubrieken

Naast de eerder genoemde begrippen bestaat het begrip 'rubriek'. Een rubriek is de combinatie van een categorie, een groep en een element. Wanneer een element uit een bepaalde groep wordt geplaatst in een categorie ontstaat een rubriek. Bijvoorbeeld als het element 02.10 Voornamen uit de groep 02 Naam wordt geplaatst in de categorie 02 Ouder1, ontstaat de rubriek 02.02.10 Voornamen Ouder1. Wanneer het element 'Voornaam' uit de groep 'Naam' echter wordt geplaatst in de categorie 01 Persoon ontstaat een andere rubriek, namelijk de rubriek 01.02.10 Voornamen persoon. De opbouw van een elementnummer en een rubrieknummer kan als volgt worden weergegeven:

In het 'Gegevenswoordenboek', hoofdstuk 4 van het LO BRP is precies aangegeven welke voorwaarden gelden t.a.v. het voorkomen van categorieën, groepen en elementen.

Stapels

Een categorie bestaat één of meerdere stapels. Komt een categorie niet voor op een persoonslijst, dan is er uiteraard geen stapel aanwezig. Een categorie die eenmaal actueel kan voorkomen, bestaat uit één stapel. Binnen deze stapel kan sprake zijn van historische categorieën. Een voorbeeld hiervan is categorie 08 Verblijfplaats. Sommige categorieën kennen geen historie. De stapel bestaat dan alleen uit een actuele categorie. Een voorbeeld hiervan is categorie 07 Inschrijving. De volgende categorieën kunnen meerdere keren actueel voorkomen en bestaan dan uit meerdere stapels: 

• Categorie 04 Nationaliteit (bijvoorbeeld iemand met de Franse en een onbekende nationaliteit)
• Categorie 05 Huwelijk/geregistreerd partnerschap (bijvoorbeeld een beëindigd partnerschap en een huwelijk)
• Categorie 09 Kind (bijvoorbeeld drie verschillende kinderen) 
• Categorie 12 Reisdocumenten (bijvoorbeeld twee ingehouden reisdocumenten en een geldig reisdocument dat nog in gebruik is). 

Categorie 04, 05 en 09 kunnen in deze stapel naast een actuele categorie ook historische categorieën bevatten. Stapels in categorie 12 kennen alleen actuele categorieën.

De soorten gegevens

Op de persoonslijsten in de BRP zijn drie soorten gegevens opgenomen die ieder hun eigen functie hebben:

• Algemene gegevens
• Administratieve gegevens
• Technische gegevens

Hieronder volgt een toelichting op deze drie soorten gegevens. In één categorie kunnen meerdere soorten gegevens voorkomen. De gegevens in een groep in een categorie zijn altijd van dezelfde soort. In het Gegevenswoordenboek, hoofdstuk 4.8 van het LO BRP is bij elk gegeven in elke categorie aangegeven welk soort gegeven het betreft.

Algemene gegevens 

Algemene gegevens vormen de belangrijkste gegevens van de BRP. Het gaat onder andere om het administratienummer (A-nummer), het burgerservicenummer (BSN), de naamgegevens, de geboortedatum, de nationaliteit, het adres van de ingeschreven persoon en de gegevens in verband met de uitvoering van de Kieswet en de Paspoortwet. 

Administratieve gegevens 

Administratieve gegevens hebben betrekking op en geven achtergrondinformatie bij algemene gegevens. Ze duiden bijvoorbeeld aan: aan welke brondocumenten de gegevens ontleend zijn, wanneer ze zijn ontleend, wanneer ze zijn opgenomen en of er een onderzoek naar de juistheid ervan is gedaan of gaande is. Andere administratieve gegevens zeggen iets over de inschrijving of over het niet verstrekken van gegevens.

Technische gegevens

Technische gegevens zijn uitsluitend in categorie 07, groep 80 Synchroniciteit, opgenomen en zijn bedoeld om de synchroniciteit tussen de persoonslijsten bij de gemeenten en die in de BRP-V te bewaken. Elke wijziging op de persoonslijst heeft een wijziging in groep 80 Synchroniciteit tot gevolg. Omdat het systeem van de gemeente dit automatisch doet, wordt dit niet gedaan door de medewerker BRP. Om deze reden maakt groep 80 Synchroniciteit geen deel uit van de procedures in deze handleiding.

Verwijsgegevens

Verwijsgegevens zijn niet genoemd in de Wet BRP, maar komen wel voor in de gemeentelijke voorzieningen en in de RNI. Onder meer de volgende verwijsgegevens worden opgenomen: het A-nummer, het BSN, de naamgegevens, de geboortedatum en de gegevens over de inschrijving in de opvolgende gemeente.

Toelichting op enkele gegevens

Adellijke titel/predicaat

Op persoonslijsten worden Nederlandse adellijke titels en predicaten afzonderlijk geregistreerd. Dat mag alleen als de titel of het predicaat voorkomt in tabel 38 Adellijke titel/predicaat. Als een in het brondocument opgenomen titel of predicaat niet voorkomt in tabel 38 (bijvoorbeeld bij buitenlandse titels), dan wordt die titel of predicaat niet afzonderlijk geregistreerd. Voor adellijke titels geldt verder nog dat die titel alleen dan afzonderlijk geregistreerd wordt als deze aan het begin van de geslachtsnaam voorkomt. Voor het predicaat geldt dit ten aanzien van de voornaam.

Het kan voorkomen dat een naam geheel of gedeeltelijk overeenkomt met een omschrijving uit tabel 38, zonder dat er sprake is van een adellijke titel. In die gevallen is het bovenstaande niet van toepassing. Bij twijfel kan de Hoge Raad van Adel worden geraadpleegd.

Voorvoegsels

Voorvoegsels worden los van de geslachtsnaam geregistreerd. Een voorvoegsel is dat deel van de geslachtsnaam dat voorkomt in tabel 36 Voorvoegseltabel en – gescheiden door een spatie – vooraf gaat aan de rest van de geslachtsnaam. Voorbeeld: Als de geslachtsnaam van een ingeschrevene “Van der Hove” is, dan wordt “Van der” afgesplitst van de geslachtsnaam en afzonderlijk geregistreerd. Als een geslachtsnaam in zijn geheel overeenkomt met een voorkomen in de Voorvoegseltabel, is er geen sprake van een voorvoegsel dat afzonderlijk wordt geregistreerd. Voorbeeld: Als de geslachtsnaam van een ingeschrevene “Van” is, wordt “Van” geregistreerd als geslachtsnaam.
Als een geslachtsnaam in zijn geheel overeenkomt met een voorkomen in de Voorvoegseltabel en er een deel is dat voorkomt in tabel 36 Voorvoegseltabel en – gescheiden door een spatie – vooraf gaat aan de rest van de geslachtsnaam, dan wordt dat deel als voorvoegsel geregistreerd.

Voorbeeld: Als de geslachtsnaam van een ingeschrevene “Van Der” is, wordt “Van” geregistreerd als voorvoegsel en “Der” als geslachtsnaam.

Vanaf 1 januari 2025 is het LO BRP aangepast met een versoepeling van de afsplitsing van het voorvoegsel. Dit houdt in dat wanneer bij het afsplitsen van de voorvoegsels van een gecombineerde geslachtsnaam (een geslachtsnaam die is samengesteld uit de geslachtsnamen van beide ouders) de gehele eerste geslachtsnaam zou worden afgesplitst, dan wordt deze niet afgesplitst. 

Voorbeeld: Over de Brug. Een naam die is samengesteld uit de geslachtsnaam ‘Over’ en de geslachtsnaam ‘de Brug’. De geslachtsnaam ‘Over’ komt in zijn geheel voor in de Voorvoegseltabel, maar door het afsplitsen zou de gehele geslachtsnaam van een ouder verdwijnen. In dit geval wordt de Voorvoegseltabel niet toegepast.

Voorbeeld: de Bakker Jansen. Een naam die is samengesteld uit de geslachtsnaam ‘de Bakker’ en de geslachtsnaam ‘Jansen’. Van de geslachtsnaam ‘de Bakker’ komt het eerste deel voor in de Voorvoegseltabel. Door afsplitsing van ‘de’ blijft de geslachtsnaam van een ouder wel gedeeltelijk behouden. In dit geval splits je het voorvoegsel ‘de’ af conform Tabel 36 Voorvoegseltabel.

Landen en plaatsnamen

In verschillende categorieën van de persoonslijst wordt de locatie vastgelegd waar een rechtsfeit heeft plaatsgevonden. De locatie wordt aangeduid door middel van de plaatsnaam en het land. Denk aan het geboorteland en de plaats van overlijden. Hieronder een toelichting op het opnemen van landen en plaatsnamen.

Land

Je vult het land in volgens tabel 34 Landentabel. Je houdt daarbij rekening met de begin- en einddatum van het land in de Landentabel. Het gaat om het land zoals geldig was op het tijdstip van het rechtsfeit. Bij een buitenlandse akte mag je het land beredeneren of afleiden, als het land niet expliciet in het brondocument is vermeld. 

Voorbeeld: 

Er wordt een Duitse geboorteakte overgelegd van een persoon die is geboren in Dortmund. Het land Bondsrepubliek Duitsland staat niet in de akte vermeld, maar algemeen bekend is dat Dortmund in de Bondsrepubliek Duitsland ligt. In een Nederlandse geboorteakte wordt ook alleen de geboorteplaats genoemd en niet het geboorteland Nederland.

Plaats

Als het een Nederlandse gemeente betreft, dan vul je dit in volgens tabel 33 Gemeententabel. Betreft het een buitenlandse plaats, dan hanteer je in principe de schrijfwijze van het brondocument. Heb je het vermoeden dat er een gangbare Nederlandse schrijfwijze is, dan raadpleeg je bij voorkeur de website van de Taalunie. Op deze website is voor elk land de Nederlandse schrijfwijze van de plaatsen te vinden. Bij de daar genoemde plaatsen hanteer je de Nederlandse schrijfwijze. Bijvoorbeeld: Parijs en niet Paris, Keulen en niet Köln, Londen en niet London of Luik en niet Liège. Het kan voorkomen dat je de schrijfwijze van een buitenlandse plaatsnaam moet corrigeren. 

Voorbeeld:

Een persoon is geboren in de Poolse plaats Oświęcim. Bij zijn inschrijving werd ten onrechte verondersteld dat de Nederlandse benaming van deze plaats Auschwitz is. Daarom is op zijn persoonslijst als geboorteplaats Auschwitz opgenomen. Je corrigeert zijn geboorteplaats in Oświęcim.

Heeft een geboorte niet in een territorium van een land plaatsgevonden (bijvoorbeeld op zee), dan wordt een zo nauwkeurig mogelijke omschrijving van de geboorteplaats opgenomen, zo mogelijk aangevuld met lengte- en breedtegraden.

Is de plaats niet aan brondocumenten te ontlenen, dan wordt de standaardwaarde opgenomen. De standaardwaarde is in dit geval ‘0000’ (en niet de tekst ‘Onbekend’). Overigens kan dit wel worden weergegeven of afgedrukt als ‘Onbekend’, zolang op de persoonslijst maar wel ‘0000’ is opgenomen.

Een buitenlandse akte of buitenlands brondocument waarin een gebeurtenis is vastgelegd kan het district, de provincie of iets dergelijks vermelden in plaats van de plaatsnaam. Als daaruit de plaatsnaam kan worden herleid, moet deze plaatsnaam worden opgenomen. Waar dit niet kan, wordt bij de plaatsnaam de standaardwaarde opgenomen.

Voorbeeld:

Een Amerikaans paspoort vermeldt dat een persoon geboren is in Florida. Er is verder geen nadere plaatsnaamaanduiding in het paspoort opgenomen. In dat geval moet bij het geboorteland 'Verenigde Staten van Amerika' worden opgenomen en bij de geboorteplaats de standaardwaarde. In plaats van te kiezen voor het opnemen van de standaardwaarde, kunnen de gegevens over de geboorteplaats ook worden ontleend aan een verklaring onder eed of belofte. Dit mag echter uitsluitend als er geen hoger brondocument te verkrijgen is.

Ingangsdatum geldigheid

Element 85.10 Ingangsdatum geldigheid geeft aan vanaf wanneer het geheel van de gegevens in een categorie op een persoonslijst geldig is. De datum geldigheid is een verplicht gegeven, element 85.10 kan daarom de standaardwaarde bevatten. De standaardwaarde in geval van een datum is 00000000. Omdat datums in deze handleiding worden weergegeven in het formaat dd-mm-jjjj, wordt die standaardwaarde in dit document weergegeven als 00-00-0000. Historische categorieën in een stapel worden gesorteerd aan de hand van de ingangsdatum geldigheid.

Datum van opneming

Element 86.10 Datum van opneming geeft weer op welke datum een categorie is opgenomen of gewijzigd. Historische categorieën met dezelfde ingangsdatum geldigheid in een stapel worden gesorteerd aan de hand van de datum van opneming. De datum van opneming is een verplicht gegeven en wordt automatisch door het systeem ingevuld bij het actualiseren en corrigeren. Als datum wordt altijd “vandaag” opgenomen, ook wel omschreven als “systeemdatum”. Omdat de medewerker BRP deze datum niet invult, wordt dit gegeven in deze handleiding niet verder toegelicht.