Deze handreiking is bedoeld voor professionals die zich bezighouden met adresonderzoek in het kader van de landelijke aanpak adreskwaliteit (LAA). De handreiking laat zien hoe je internet (waaronder sociale media) kunt gebruiken als bron voor (adres)onderzoek in de BRP. Daarnaast lees je welke regels en privacyrichtijnen hierop van toepassing zijn.

Voor je begint

Als je overweegt internetonderzoek te doen, ga dan eerst na of er minder ingrijpende manieren zijn om je doel te bereiken.

• Raadpleeg openbare bronnen, zoals het BAG-register (Basisregistratie Adressen en Gebouwen), het Kadaster of het Handelsregister van de Kamer van Koophandel.
• Onderzoek of andere gemeentelijke diensten informatie hebben en of die mag worden gedeeld. Welke informatie je wel of niet mag delen, lees je in de Handreiking Binnengemeentelijke samenwerking

Werkwijze vastleggen en openbaar maken

Onder bepaalde voorwaarden (en met inachtneming van de privacyrichtlijnen) kun je internet raadplegen voor adresonderzoek. Zorg dat je je aanpak goed vastlegt:

• Ontwikkel een eenduidige gemeentelijke werkwijze voor internetonderzoek: bepaal op welke momenten welke (internet)bronnen kunnen worden geraadpleegd, hoe de resultaten worden gebruikt en hoe de betrokkene hierover wordt geïnformeerd.
• Leg de werkwijze vast (bijvoorbeeld in een verordening) en maak deze openbaar door een publicatie op de gemeentelijke website en/of in correspondentie met inwoners.
• Leg voor elk internetonderzoek de aanleiding én de grondslag vast. Bepaal vooraf het doel van het onderzoek en leg de uitkomsten vast in het dossier, ook wanneer je geen informatie vindt.
• Het internetonderzoek mag niet op zichzelf staan, maar moet deel uitmaken van een breder onderzoek naar de juistheid van een (adres)registratie.

Voorbereiding

Bereid je goed voor, voordat je aan je daadwerkelijke onderzoek begint:

• Bepaal de grondslag voor het onderzoek: is je onderzoek enkel gebaseerd op de Wet BRP, of ook op andere wetten of regelingen (zoals de Participatiewet, Woningwet of Huisvestingswet)?
• Bepaal de opzet van het onderzoek: wat is het doel van je onderzoek en welke informatie heb je daarvoor nodig? Betrek de aanleiding van het onderzoek bij je opzet.

Mogelijke doelen zijn:

1. Contact zoeken met de burger.
2. De samenstelling van het huishouden vaststellen.
3. De duur(zaamheid) van het verblijf onderzoeken. De aard van het woninggebruik (zelfstandig, kamerverhuur, etc.) onderzoeken.

• Maak tijdens het onderzoek zo min mogelijk inbreuk op de privacy van de burger. Houd hierbij de aanleiding van het onderzoek steeds in de gaten: de inbreuk op de privacy moet in verhouding staan tot het doel. Informatie die iemand zelf op (openbare delen van het) internet heeft geplaatst, mag je in het algemeen gebruiken. Het gebruik van afgeschermde informatie kan in strijd zijn met de privacyrichtlijnen. Wil je dergelijke informatie gebruiken, maak dan een afweging of het gebruik hiervan gerechtvaardigd is in het kader van je onderzoek.
• Ga na welke websites in aanmerking komen om te raadplegen, gelet op het doel van het onderzoek. Motiveer je bronkeuze en leg deze vast in het dossier.
• Bepaal de duur, frequentie en intensiteit van het internetonderzoek: voorkom dat het onderzoek kan worden aangemerkt als stelselmatige observatie. De aanleiding voor en opzet van het onderzoek zijn bepalend voor de rechtmatigheid van het onderzoek.

Relevante begrippen bij het verwerken van persoonsgegevens

Bij het verwerken van persoonsgegevens houd je je altijd aan de wettelijke kaders.

Subsidiariteit

Subsidiariteit houdt in dat het doel waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt niet op een andere, minder ingrijpende wijze kan worden bereikt. Je doet dus eerst onderzoek op basis van de bronnen die je al hebt, voordat je andere bronnen raadpleegt.

Proportionaliteit

De inbreuk op de privacy van de burger moet in verhouding (proportie) staan tot het doel van het onderzoek. Dit wordt bepaald door:

• De aanleiding voor het onderzoek.
• Het aantal en de soort geraadpleegde bronnen.
• De duur, frequentie en intensiteit van het onderzoek.
• De mate van openbaarheid van de informatie.

Doelbinding

Je mag persoonsgegevens alleen verwerken wanneer hier een welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd doel voor bestaat. Je mag soms de verzamelde gegevens ook gebruiken voor een ander doel dan waarvoor ze zijn verkregen, zolang het verenigbaar is met het oorspronkelijke doel.

Aan de slag

Maak je gebruik van informatie op internet? Let dan op de volgende zaken:

• Wees transparant. Begeef je als gemeente met een open vizier op internet: gebruik je eigen naam, gevolgd door je functie en de naam van de gemeente. Wees eerlijk over je bedoeling.
• Zoek gericht, niet uit nieuwsgierigheid.
• Verzamel niet meer gegevens dan nodig.
• Vermijd het verzamelen van bijzondere persoonsgegevens zoals ras, godsdienst of politieke voorkeur. Slechts in uitzonderlijke situaties – en alléén als daarvoor een specifieke wettelijke grondslag bestaat – mogen dit soort persoonsgegevens worden verzameld en vastgelegd. Dit geldt ook voor strafrechtelijke gegevens.
• Check de betrouwbaarheid en actualiteit van de informatie die je vindt op internet. Wees je ervan bewust dat je met nepnieuws te maken kunt hebben.

Transparantie

Toezicht en handhaving door een gemeente moeten plaatsvinden op een manier die voor burgers duidelijk, begrijpelijk en voorspelbaar is. Dit is niet alleen een vereiste van behoorlijk bestuur, maar ook een belangrijk element voor een zorgvuldige verwerking van persoonsgegevens. Burgers moeten (kunnen) weten wanneer en door wie welke gegevens waarvoor worden verwerkt.

Informatieplicht

Op grond van de AVG geldt een informatieplicht wanneer je iemands persoonsgegevens verwerkt. Deze informatie moet beknopt, eenvoudig toegankelijk en begrijpelijk zijn. De wet maakt onderscheid tussen gegevens die bij de burger zelf zijn verkregen en gegevens die buiten de burger om zijn verzameld:

Bij de burger verkregen

Informatie die tijdens rechtstreeks contact met een burger is verkregen, geldt als ‘bij de burger verkregen’. Je kunt hierbij denken aan informatie die tijdens een gesprek aan de balie wordt verstrekt, of per telefoon, per post of via e-mail. Dit geldt ook voor informatie die de betrokkene zelf op openbare delen van het internet heeft geplaatst. De gemeente moet de burger vooraf informeren over het doel waarvoor deze gegevens worden verzameld.

Buiten de burger om verzameld

Informatie die buiten de burger om is verzameld heeft betrekking op het gebruik van bronnen waarvan de betrokkene niet weet of redelijkerwijs kan weten dat de gemeente deze raadpleegt. Denk hierbij aan gespreksfora, besloten gedeelten van LinkedIn of intranetsites van bedrijven of organisaties.

De gemeente moet de burger hier tijdens het verzamelen van deze informatie over informeren. Er zijn twee uitzonderingen:

1. Wanneer het informeren van de burger het lopende onderzoek in gevaar zou kunnen brengen of wanneer er andere zwaarwegende belangen op het spel staan. Deze uitzondering geldt zolang het onderzoek loopt. Hierna geldt weer de informatieverplichting.
2. Wanneer het informeren van de individuele burger onmogelijk is of een onevenredige inspanning van de gemeente vergt. Dit kan van toepassing zijn bij het op grote schaal onderzoeken van signalen over mogelijke onjuiste adresregistratie.

Termijn informatieplicht

Als de informatie buiten de burger om is verkregen, geldt een termijn voor het informeren van de betrokkene. Gemeenten moeten de burger binnen een redelijke termijn van uiterlijk een maand na het verkrijgen van de gegevens informeren.

Rechten van burgers

Onder de AVG hebben burgers bijzondere rechten met betrekking tot de verwerking van hun persoonsgegevens:

Recht op inzage Een burger kan een verzoek indienen bij de gemeente om inzage te krijgen in het onderzoeksdossier.

Verzoek om correctie Als iemand vindt dat de vastgelegde gegevens onjuist zijn, kan hij een verzoek doen om correctie. Is de gemeente ook van oordeel dat de bestreden gegevens in het dossier feitelijk onjuist, onvolledig of niet relevant zijn?
Dan kan de gemeente besluiten de gegevens te verbeteren, aan te vullen of te verwijderen.

Verzoek om verwijdering Als iemand vindt dat de vastgelegde gegevens onjuist zijn, kan diegene een verzoek indienen om deze gegevens te laten verwijderen. Wanneer de gemeente ook van mening is dat de gegevens in het dossier feitelijk onjuist, onvolledig of niet relevant zijn, dan kan de gemeente besluiten deze gegevens te verwijderen.

Gemeentelijke afdelingen bereiken samen meer dan alleen, maar hoe ga je onderling samenwerken? En waar moet je aan denken in het kader van gegevensuitwisseling bij een adresonderzoek op organisatorisch, bestuurlijk, juridisch en operationeel niveau?

Ben je als professional betrokken bij adresonderzoek, heb je oog voor sociale problematiek én streef je ernaar om gezamenlijk te komen tot oplossingen die in het belang zijn van betrokkene en de omgeving? Dan biedt de handreiking ‘Binnengemeentelijke Samenwerking’ handvatten.

Het belang van binnengemeentelijk samenwerken

De Landelijke Aanpak Adreskwaliteit (LAA) is erop gericht de kwaliteit van de BRP te verbeteren. Andere afdelingen en diensten binnen de gemeente maken verplicht gebruik van BRP-gegevens. Zij hebben een belang bij een juiste adresregistratie. Een binnengemeentelijke samenwerking draagt bij aan:

• Een hogere kwaliteit van het adresonderzoek.
• Een beter onderzoeksdossier.
• Het signaleren van personen die zorg of andere hulp nodig hebben.
• Het signaleren van mensen die mogelijk geen gebruik maken van voorzieningen waar zij wel recht op hebben.

De taak van de afdeling Burgerzaken bij adresonderzoek richt zich in beginsel op de verbetering van de adreskwaliteit in de BRP. Adresonderzoek kan echter ook een rol spelen bij het (vroegtijdig) signaleren en terugkoppelen van sociale problematiek. Bij het uitvoeren van adresonderzoek kun je als gemeente immers een kijkje achter de voordeur nemen. Het gaat hierbij om situaties waarin er vanuit het perspectief van de betrokkene een bepaalde – al dan niet expliciet uitgesproken – hulpbehoefte is, waarin maatregelen vanuit de gemeente als ondersteuning kunnen bieden. Je kunt hierbij denken aan:

• schuldenproblematiek;
• slechte woonomstandigheden;
• verslaving;
• huiselijk geweld of
• uitbuiting

Daarnaast leidt informatie-uitwisseling tot een grondiger vooronderzoek, waardoor de toezichthouders BRP beter voorbereid op huisbezoek gaan en onnodig huisbezoek voorkomen wordt. Door in een vroeg stadium de samenwerking op te zoeken creëer je inzicht in de sociale kaart van jouw gemeente. Dit helpt om de betrokkene beter te informeren en door te verwijzen naar de juiste afdeling binnen de gemeente. Met het Veiligheidsdomein (met name de ambtenaar belast met het thema ondermijning) kun je vooraf een risico-inschatting maken, om eventuele onveilige situaties voor de toezichthouders BRP te voorkomen of afspraken te maken hoe om te gaan met uitbuiting. Het volgen van een training binnen het sociaal domein over gesprekstechnieken helpt om bijvoorbeeld zorgmijdende personen te bereiken. Informatie-uitwisseling kan andere afdelingen binnen de gemeente ook in beweging brengen, waardoor hulp op de juiste plek terecht komt.
De informatie van Burgerzaken stelt deze afdelingen in staat hun (wettelijke) taken beter uit te voeren.

Aan de slag met samenwerken

Indien je als gemeente overweegt binnengemeentelijk samen te werken, moet je de gezamenlijke werkwijze steeds kunnen verantwoorden. Het is daarom aan te bevelen om hiervoor gemeentelijk beleid op te stellen. Hierin leg je de intentie om samen te werken vast en werk je de belangrijke samenwerkingsafspraken, zoals het doel en de gegevensverwerking, nader uit. Je bent als gemeente vrij om hier zelf invulling aan te geven.
Betrek bij de totstandkoming van dit beleid ook de privacy officer en de Functionaris Gegevensbescherming (FG) van je gemeente.

Aandachtspunten bij het opstellen van gemeentelijk beleid:

• Houd rekening met concrete lokale omstandigheden.
• Ga na of er al vormen van binnengemeentelijke samenwerking zijn of afspraken (met externen, zoals de woningcorporatie) die (deels) raakvlakken met het thema adresonderzoek hebben.
• Besteed aandacht aan de rol van het bestuur. Zo creëer je voortdurend draagvlak voor het thema.
• Geef een duidelijke omschrijving welke functies er vanuit de afdeling Burgerzaken zijn die verband houden met het adresonderzoek. Omschrijf helder hoe de verdeling van verantwoordelijkheden is belegd.
• Breng in beeld welke gemeentelijke afdelingen belang (kunnen) hebben bij het delen van informatie (zie in onderstaand schema om welk informatie dit kan gaan).
• Benoem én bespreek de mogelijke (juridische) risico’s of aandachtspunten.
• Houd rekening met de relevante wet- en regelgeving bij informatie-uitwisseling. De toepassing van het gemeentelijk beleid moet steeds in lijn zijn met privacywet- en regelgeving. Zowel de Algemene Verordening Gegevensverwerking (AVG) als sectorale wetten (bijvoorbeeld de Participatiewet) stellen beperkingen aan het uitwisselen en combineren van persoonsgegevens (zie de juridische overwegingen gegevensverwerking hieronder).
• Besteed aandacht aan een periodieke evaluatie en herijking van de samenwerking en de informatiedeling.

Deze opsomming is niet uitputtend, er zijn wellicht andere aandachtspunten te benoemen.

Juridische overwegingen gegevensverwerking

Onderstaande juridische overwegingen ondersteunen gemeenten bij het maken van de afweging of in een concrete situatie persoonsgegevens gedeeld mogen worden. Deze afweging moet door de gemeente zelf worden gemaakt.
Betrek in ieder geval de eigen FG en privacy officer over de totstandkoming van de informatiedeling binnen de gemeente. Je kunt hiervoor ook contact opnemen met een beleidsadviseur en jurist van jouw gemeente.

Wettelijke bepaling

Naast de AVG zijn er bij de verwerking en het verstrekken van persoonsgegevens ook andere wetten van toepassing. Dit zijn voornamelijk sectorale wetten zoals de Participatiewet, die bepalingen bevatten op grond waarvan gegevens gedeeld mogen worden en onder welke voorwaarden. Als in een wettelijke bepaling is geregeld dat er voor de uitvoering van die wettelijke taak een gegeven mag worden gebruikt van een andere afdeling binnen de gemeente, waaronder Burgerzaken, dan bestaat er een mogelijkheid om op grond van die wettelijke bepaling gegevens te delen. De regels die in deze sectorale wetten zijn opgenomen gaan vóór de regels van de AVG.

Als er geen specifieke bepaling opgenomen is in de wet dan gelden de regels uit de AVG.

Doelbinding (verenigbaarheid)

Is er geen wettelijke bepaling, dan bestaat er toch een mogelijkheid om informatie te delen zolang dit verenigbaar is met het oorspronkelijke doel waarvoor de informatie is verzameld.
De AVG noemt dit 'doelbinding'. Van doelbinding kan sprake zijn als de taak van Burgerzaken overlapt met de taak van een andere gemeentelijke afdeling. Met andere woorden: er is sprake van doelbinding bij een gezamenlijk belang tussen de afdeling Burgerzaken en een andere gemeentelijke afdeling, waardoor informatie kan worden gedeeld.

Het schema aan het eind van de Handreiking kan behulpzaam zijn bij het bepalen of wellicht sprake is van een gezamenlijk belang en daarmee doelbinding. Motiveer altijd waarom sprake is van doelbinding en waarom het nodig is en welke persoonsgegevens worden gedeeld. Leg deze motivering vast zodat daar later altijd verantwoording over kan worden afgelegd (bijvoorbeeld in het kader van een inzageverzoek).

Het delen van persoonsgegevens kent naast doelbinding en noodzakelijkheid nog een andere eis. Het verstrekken van gegevens moet gebaseerd zijn op een van de grondslagen uit artikel 6 AVG. Dit zal veelal geen problemen opleveren, want in veel gevallen zal sprake zijn van het uitoefenen van een taak op grond van een wettelijke verplichting of algemeen belang.

Wat verder nog van belang is

• Maak in het kader van transparantie inzichtelijk welke informatie in verband met het bijhouden van de BRP tussen welke afdelingen uitgewisseld kan worden. Dit betreft zowel het proces van informatiedeling in het algemeen, als in individuele, concrete situaties waar betrokkene wil weten welke informatie specifiek over hem is gedeeld.
• De gedeelde informatie moet telkens noodzakelijk zijn, naar aard en omvang. Een stapsgewijze benadering verdient aanbeveling:

1. Beoordelen of dan ook de inhoudelijke informatie die noodzakelijk is voor de beoordeling van de inschrijving in de BRP gedeeld mag worden.
2. Een enkel signaal delen en onderzoeken welke afdeling hierbij belang kan hebben.

• Bepaalde (persoons)gegevens, zoals die worden genoemd in artikel 9 AVG en strafrechtelijke gegevens, kennen een strikter regime voor uitwisseling. Stel vast aan de hand van de UAVG of de ontvangende partij het gebruik van deze gegevens kan verantwoorden onder één van de wettelijke uitzonderingen op het algemene verbod om deze gegevens te verwerken.
• Sommige persoonsgegevens mogen niet worden gedeeld omdat daarvoor een geheimhoudingsplicht geldt. In sommige urgente gevallen kan de geheimhoudingsplicht worden doorbroken.
• Besteed aandacht aan de rechten van betrokkene én benoem hoe deze daarop gewezen wordt in het kader van recht op informatie, recht op rectificatie, recht van bezwaar.
• Benoem een functionaris voor gegevensbescherming.
• Houd een register van verwerkingsactiviteiten bij. Dit is een verplichting op grond van de AVG.

Buitengemeentelijke samenwerking

Deze handreiking beperkt zich tot samenwerking binnen de gemeente. Bij een binnengemeentelijke samenwerking ontkom je er niet aan om in beeld te hebben/krijgen of er buiten- gemeentelijke samenwerkingsverbanden zijn, zodat afspraken elkaar niet bijten.

Uitwisseling van informatie met andere organisaties, zoals (semi-)publieke (bijvoorbeeld GGD, CJIG, Veiligheidshuis en politie) of private instellingen (bijvoorbeeld woningcorporaties en nutsbedrijven) valt buiten het bereik van deze handreiking. Dit neemt niet weg dat aan een multidisciplinaire samenwerking zowel publiekrechtelijke als privaatrechtelijke partijen kunnen deelnemen. Als je een privaatrechtelijke samenwerking overweegt, is het aan te bevelen om een convenant met eventueel een daarbij behorend privacyprotocol of verwerkingsovereenkomst op te stellen. Let er dan wel op dat je al bestaande convenanten, verordeningen en beleidstukken hierin meeneemt.

Handreiking binnengemeentelijke samenwerking in pdf

Een gemeente kan onderzoek doen om vast te stellen of een persoon woont waar deze staat ingeschreven. Het doel van dit adresonderzoek is het verbeteren van de kwaliteit van de Basisregistratie Personen (BRP), incorrecte inschrijvingen voorkomen en het signaleren van sociale problematiek.

Ben je als professional betrokken bij adresonderzoek? Dan biedt deze handreiking ondersteuning bij de uitvoering van een adresonderzoek naar aanleiding van een LAA-signaal. Je vindt adviezen bij het doen van vooronderzoek, het afleggen van huisbezoeken en de afronding van het LAA-signaal.

Volledige informatie over adresonderzoek is terug te vinden in de herziene Circulaire Adresonderzoek.

Het belang van de Landelijke Aanpak Adreskwaliteit

De juistheid en volledigheid van BRP-inschrijvingen is voor zowel de betrokken burger als voor de overheid van groot belang. Met een onjuist woonadres is iemand minder goed zichtbaar voor de overheid. Zo kan iemand sociale voorzieningen mislopen. Gemeenten zijn verantwoordelijk voor de bijhouding van de BRP. Deze bijhoudingstaak staat omschreven in de Wet BRP hoofdstuk 2, afdeling 1 ‘De bijhouding van de basisregistratie’ (Artikel 1:4 juncto / in samenhang met artikelen 2:1 en verder van de Wet BRP).

De Landelijke Aanpak Adreskwaliteit (LAA) is wettelijk vastgelegd in de Wet BRP. Zo wordt het onderzoek naar de juistheid van de adresgegevens een vast onderdeel van de dienstverlening rond de BRP. De Rijksdienst voor Identiteitsgegevens (RvIG) is verantwoordelijk voor de uitvoering van LAA.

De minister van BZK ontwikkelt voor LAA profielen en zet deze als signalen uit naar gemeenten. Een signaal is een adresgegeven waarvan het vermoeden bestaat dat de registratie van personen op dat adres onjuist is. Op basis van het signaal kan de gemeente besluiten een adresonderzoek in te stellen.

Aan de slag met LAA

Gemeenten ontvangen de signalen van de minister via de Webapplicatie LAA (WALAA). Na ontvangst van een signaal is de gemeente verplicht om zo snel mogelijk aan de minister te melden hoe er opvolging is gegeven aan het signaal. Artikel 2.37 e wet BRP juncto / in samenhang met artikel 28 f besluit basisregistratie personen.

1. Binnen vier weken dient de gemeente aan te geven of het signaal aanleiding is geweest voor een aanpassing in de BRP of dat de Persoonslijst (PL) op het adres ‘in onderzoek’ is geplaatst. Ook als er geen opvolging wordt gegeven aan het signaal dient de gemeente dit te melden aan de minister.
2. Binnen zes maanden dient het onderzoek afgerond te zijn. De gemeente geeft de informatie uiterlijk binnen zes maanden door aan de minister.

Signalen worden na zes maanden verwijderd uit de WALAA. In de WALAA blijven de signalen wel zichtbaar in de ‘Monitor’.

Wil je meer weten over de WALAA? Raadpleeg dan de gebruikershandleiding.

LAA-methodiek

LAA-signalen doorlopen doorgaans drie onderzoeksfasen: vooronderzoek, huisbezoek en afronding.
Hieronder staan we stil bij de drie fasen van onderzoek en lichten we toe wat er bij onderzoek van en LAA-signaal van gemeenten verwacht wordt.

Vooronderzoek

Door een gedegen vooronderzoek voorkom je overbodig huisbezoek en kom je goed voorbereid aan de deur.

Het vooronderzoek is de eerste stap in een LAA-onderzoek. Nieuw geleverde signalen hebben in de WALAA de status ‘Gereed voor vooronderzoek’ en wachten op inhoudelijke beoordeling. In het vooronderzoek controleer je signalen op juistheid en actualiteit. Dit doe je door binnen de beschikbare bronnen te zoeken naar informatie over het adres en/of de ingeschrevenen op het adres. Een aantal voorbeelden waaruit een vooronderzoek kan bestaan:

• Je ziet bijzonderheden in de historische inschrijvingen op het BRP-adres. Er is sprake van een terugkerend patroon, een opvallende samenstelling of een hoge mutatiegraad op de PL.
• Je gaat op zoek naar contactgegevens van de betrokkene.
• Je controleert of het BRP-adres bij andere diensten binnen jouw gemeente bekend is. Denk bijvoorbeeld aan het sociaal domein. Mogelijk zijn er sociale of maatschappelijke problemen waar je rekening mee kunt houden bij je onderzoek.

Internetonderzoek kan ook onderdeel zijn van het vooronder- zoek, raadpleeg hiervoor de handreiking Internetonderzoek. Deze opsomming is niet uitputtend, er zijn wellicht andere onderdelen te benoemen.

Ben je na het vooronderzoek overtuigd dat de registratie in de BRP klopt? Dan kun je besluiten om geen huisbezoek af te leggen en het signaal af te sluiten. Je zorgt voor een terugkoppeling aan de minister door het onderzoek af te ronden in de WALAA.

Huisbezoek

Het huisbezoek voer je uit als er op basis van het vooronderzoek nog twijfel bestaat over de BRP-registratie op het adres. Na ontvangst van de signalen leg je zo snel mogelijk het huisbezoek af, dan is de informatie immers nog actueel. Zorg ook dat je de wettelijke termijn van vier weken niet uit het oog verliest.
Binnen deze termijn geef je aan of het signaal aanleiding is geweest voor een aanpassing in de BRP of dat de PL ‘in onderzoek’ is geplaatst.

Een aantal tips waarmee je bij het uitvoeren van een huisbezoek rekening kunt houden:

• Ga na of de volgens de BRP ingeschreven personen op het adres daar daadwerkelijk wonen.
• Laat de bewoner zelf vertellen wie er op het adres wonen.
• Als huisbezoeken worden uitgevoerd door een externe toezichthouder, zorg er dan voor dat zij op de hoogte zijn van de op LAA van toepassing zijnde handreikingen.
• Beoordeel of het aannemelijk is dat de omschreven situatie overeenkomt met de feitelijke situatie op het adres.
• Als de betrokkene vraagt naar de aanleiding van het onder- zoek kun je verwijzen naar LAA-profielen. Deze zijn openbaar en te raadplegen via de website van RvIG.
• Neem altijd een blanco verhuisformulier mee. Hiermee kunnen personen die al op het adres wonen en niet op het adres geregistreerd staan, direct hun verhuizing aan de gemeente doorgeven.
• Staat iemand ingeschreven op het adres maar woont diegene daar niet (meer)? Probeer dan de contactgegevens van de persoon op te vragen bij de huidige bewoner. Gebruik deze informatie voor het vervolgadresonderzoek.
• Zorg voor samenwerking met andere afdelingen. Samen weet je meer en kun je de betrokkene beter van dienst zijn. Voor het opzetten van een binnengemeentelijke samenwerking kun je de Handreiking Binnengemeentelijke Samenwerking raadplegen.
• Het kan voorkomen dat je achter de voordeur situaties aantreft waar je zorgen over hebt. Denk aan sociale problematiek, zoals verwaarlozing, eenzaamheid, huiselijk geweld of schuldenproblematiek. Zorg dat je gebruikmaakt van de binnengemeentelijke samenwerking die je hebt opgezet en trek aan de bel.
• Is iemand niet thuis? Probeer dan de volgende keer op een ander tijdstip langs te gaan.

Afronding

Na het huisbezoek heb je meer kennis over de feitelijke situatie op een adres. Je kunt nu aan de slag met de afronding van het LAA-signaal. Dit hoeft overigens niet te betekenen dat het adresonderzoek is afgerond:

• Een conclusie van het huisbezoek kan zijn dat er twijfel bestaat over de registraties op het adres. In dat geval plaats je de aantekening ‘In onderzoek’ op de PL van de betreffende persoon. Je koppelt dit terug aan de minister via de WALAA.
• Breng relevante afdelingen binnen de gemeente op de hoogte van je bevindingen. Houd hierbij wel rekening met wet- en regelgeving. Voor tips kun je de Handreiking Binnengemeentelijke Samenwerking raadplegen.
• Er kan sprake zijn van sociale problematiek of een onaanvaard- bare woonsituatie. Schakel in dat geval met de verantwoorde- lijke afdeling binnen de gemeente. Door te signaleren en aan de bel te trekken kan de betrokkene sneller geholpen worden.
• Het is mogelijk dat een op het adres aangetroffen persoon in aanmerking komt voor een briefadres.
• Verwerk BRP-mutaties naar aanleiding van het adresonder- zoek zo snel mogelijk en rapporteer in de WALAA over het resultaat van het adresonderzoek.
• Een LAA-signaal dient binnen zes maanden na ontvangst afgerond te zijn. Je doet dit in de WALAA.

Handreiking Adresonderzoek in pdf

Nederlanders die in het buitenland hebben gewoond, hebben vaak een paspoort of Nederlandse identiteitskaart (NIK) die is uitgegeven buiten Nederland. Gemeenten moeten dit document op de persoonslijst opnemen.

Categorie 12 actualiseren

Rubriek 12.35.40

Bij het opnemen van de reisdocumentgegevens op de persoonslijst registreer je in rubriek 12.35.40 de autoriteit van afgifte Nederlandse reisdocument:

• Als het document na 9 maart 2014 in het buitenland is afgegeven is dit altijd: BU0518 (minister van Buitenlandse Zaken 's-Gravenhage).
• In alle andere gevallen vul je dit in volgens tabel 49.

Rubriek 12.82.30

Verstrekt door een ambassade of consulaat

Als het reisdocument in het buitenland door een ambassade of consulaat is verstrekt, wordt in de BRP in rubriek 12.82.30 (Beschrijving dossier waarin de aanvullende paspoortgegevens zich bevinden) de omschrijving zoals deze op de houderpagina van het reisdocument staat vermeld.

Verstrekt door Buitenlandse Zaken

Is het reisdocument in het buitenland door de minister van Buitenlandse Zaken verstrekt? Dan wordt dit in rubriek 12.82.30 als volgt vermeld: CSO-RD + locatiecode van de uitgiftelocatie. Bijvoorbeeld: CSO-RD locatiecode 9155.094.

Let erop dat je bij de eerste inschrijving en vervolginschrijving aan de balie de chip van het reisdocument uitleest om te bepalen wat de uitgiftelocatie is.

Locatiecodes CSO-clusters (Consulaire Service Organisatie)

Er is een overzicht beschikbaar van de locatiecodes van de CSO-clusters.

Chip in paspoort en Nederlandse identiteitskaart

Op de chip in het paspoort en de NIK staat het nummer van de uitgiftelocatie. De chip wordt met behulp van het aanvraagstation uitgelezen. In de handleiding van het aanvraagstation staat hoe je de chip uitleest.

Kennisgevingen reisdocumenten

De posten in het buitenland plaatsen een stempel in de kennisgeving reisdocumenten bij de ondertekening. Als je voor het opnemen van het reisdocument gebruik maakt van de kennisgeving kun je aan de hand van de stempel bepalen welke uitgiftelocatie in het buitenland het document heeft verstrekt.

Op deze pagina vind je tips en aandachtspunten bij het opnemen van vingerafdrukken.

• Maak de vingerafdruklezer met een droog (microvezel) doekje schoon na elke aanvraag.

Image

• Plaats de vingerafdruklezer altijd op een vlakke ondergrond.

Image

• Laat de vinger neerleggen als het lampje van de vingerafdruklezer rood brandt.

Image

• Maak alleen vingerafdrukopnamen van vingers zonder sieraden in verband met krasgevoeligheid.

Image

 Laat de vinger tegen de bovenrand van de vingerafdruklezer neerleggen.De ideale hoogte voor de afname is op het niveau van de elleboog.

Image

• Laat de vinger plat en recht neerleggen op de vingerafdruklezer.

Image

•  Laat de duim plat en recht neerleggen op de vingerafdruklezer.

Image

Extra aandachtspunten en tips

• Controleer visueel de vingertoppen van de burger op tekenen van prothesen, valse vingerafdrukken of schade die opzettelijk kan zijn.
• Controleer of de burger geen vingers onjuist, noch opzettelijk, noch onopzettelijk presenteert, vingers of handen verwisselt, dezelfde vingers tweemaal laat opnemen.
• Als de burger niet in staat is om de vingerafdruk alleen te laten opnemen, help de persoon en zorg ervoor dat andere hulppersonen/ begeleiders (bijv. ouders van kinderen) een bepaalde afstand tot de vingerafdrukscanner bewaren.
• Zorg ervoor dat de burger voldoende neerwaarts druk uitoefent, zodat de vingerafdrukafbeelding duidelijk zichtbaar is, maar niet tot het punt dat de papillairlijnen worden vergroot of het beeld te donker wordt.
• Controleer of de burger de vingers stil op de plaat houdt en ze niet verplaatst totdat daarom wordt gevraagd.
• Bij droge vingers kan het helpen om de vinger over het voorhoofd te wrijven. Een vinger kan ook te vochtig zijn. Zorg dan dat deze eerst droog genoeg wordt.
• Er moeten voorzieningen beschikbaar zijn voor de burger om hun handen schoon te maken. Vuile vingers (stof, cement enzovoorts) verslechteren de kwaliteit van het vastgelegde vingerafdrukbeeld.
• Zorg ervoor dat er vocht inbrengende crème, papieren handdoeken en handdesinfectiemiddel aanwezig zijn om te droge of vochtige vingers te voorkomen die de beeldkwaliteit kunnen verlagen.
• Biedt gemakkelijke toegang tot de scanner, zodat de burger gemakkelijk de vingers en duimen erop kan plaatsen.
• Zorg ervoor dat de scanner correct is gemonteerd om beweging tijdens de afname te voorkomen.
• Plaats de scanner niet in de buurt van een verlichtingsbron.
• Zorg ervoor dat de kamertemperatuur waarin de scanner is geplaatst zich binnen het optimale temperatuurbereik (18 t/m 25 graden celcius) bevindt om grote temperatuurverschillen tussen het scanneroppervlak en de vingers te voorkomen, wat kan leiden tot een aureool op het opnameresultaat.

Jaarlijks voeren de gemeenten, aangewezen gemeenten en de openbare lichamen (Bonaire, Sint-Eustatius en SABA) een onderzoek uit naar de inrichting, werking en beveiliging rondom Reisdocumenten. Dit doen ze door middel van een zelfevaluatie. De uitvoering van deze zelfevaluatie is wettelijk verplicht (artikel 94 van de Paspoortuitvoeringsregeling Nederland 2001). Op deze pagina vind je meer informatie over de zelfevaluatie en de procedure.

Vragenlijsten

De vragenlijst van het onderzoek naar de inrichting, werking en beveiliging van het Reisdocumentenproces bestaat uit 2 soorten vragen:
Domeinvragen zijn specifieke vragen die over de Reisdocumenten-processen gaan. De gemeenten, aangewezen gemeenten en de openbare lichamen vullen de domeinvragen in via de Kwaliteitsmonitor.

De ingevulde antwoorden worden in de Kwaliteitsmonitor opgeslagen. De (tussentijdse) resultaten zijn in te zien in het onderdeel 'Processen'. De antwoorden kunnen door de gemeente gewijzigd worden totdat ze definitief zijn gemaakt. De uiterste datum voor het afronden van het onderzoek en het definitief maken in de Kwaliteitsmonitor is 31 december. Gemeenten kunnen de ingevulde vragenlijst openen als Excel-bestand. Bijvoorbeeld om een verbeterplan te maken.

Informatieveiligheidsvragen gaan over de inrichting en beveiliging van de systemen waarin de reisdocumentengegevens worden opgeslagen. Alle informatieveiligheidsvragen van de zelfevaluatie Reisdocumenten worden vanaf 1 juli door de gemeenten beantwoord via de tool van Eenduidige Normatiek Single Information Audit (ENSIA)

Voor de aangewezen gemeenten worden geen afzonderlijke informatieveiligheidsvragen opgenomen. Voor de openbare lichamen (Bonaire, Sint-Eustatius en Saba) blijven de vragen over informatiebeveiliging in de kwaliteitsmonitor opgenomen.

Definitief maken vragenlijsten

Vanaf 1 december kunnen de vragenlijsten definitief gemaakt worden in de kwaliteitsmonitor. De deadline voor het invullen en definitief maken van alle vragenlijsten is 31 december. De ondertekende uittreksels met de uitkomsten van de zelfevaluaties moeten uiterlijk 30 april worden verstuurd. Voor de gemeenten, de aangewezen gemeenten en de openbare lichamen is dit aan de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

Jaarlijkse planning

De planning van de hele procedure is in onderstaand schema weergegeven:

Managementrapportage

De Kwaliteitsmonitor maakt vanaf 15 januari ook een managementrapportage van de domeinresultaten. Deze is beschikbaar in het onderdeel ‘Historische gegevens’ en op de pagina waar de vragenlijst definitief moet worden gemaakt in de Kwaliteitsmonitor. Per onderwerp wordt aangegeven op welke punten verbetering mogelijk is. Dit wordt getoond als actiepunten. Er zijn 2 typen actiepunten: Deze moeten voldoen aan de wettelijke norm en actiepunten die een aanbeveling bevatten. Het is mogelijk om in de Kwaliteitsmonitor de eigen resultaten te bekijken.  Dit kan vanaf het moment dat het uittreksel en de managementrapportage gemaakt kunnen worden.

Analyse van de resultaten

Nadat de gemeenten de zelfevaluatie definitief hebben ingediend, analyseert RvIG de resultaten. Uit deze analyse ontstaat een beeld van de inrichting, de beveiliging en de verwerking van gegevens van de Reisdocumenten. Op basis van het landelijke beeld bepaalt het ministerie van BZK de acties die het jaar na de evaluatie worden ondernomen om de kwaliteit van het proces Reisdocumenten waar nodig te kunnen verbeteren.

Nader onderzoek door de minister

De minister voert jaarlijks een nader onderzoek uit naar de uitvoering van de zelfevaluatie Reisdocumenten. De gemeenten die voor een nader onderzoek geselecteerd worden, ontvangen daarvan bericht.

Toelichting uploaden uittreksels

De uittreksels ENSIA voor de BRP en Reisdocumenten hoeven niet meer afzonderlijk te worden geüpload. Deze vul je zelf aan met de ENSIA-resultaten. Deze twee uittreksels moeten ondertekend worden geüpload in de kwaliteitsmonitor.

Voor paspoorten en Nederlandse identiteitskaarten gelden maximumtarieven. Er gelden aparte tarieven voor bijvoorbeeld nooddocumenten en spoedleveringen. De tarieven worden jaarlijks vastgesteld door de Rijksministerraad.

Op deze pagina vind je onder andere de tarieven voor gemeenten binnen Europees Nederland, Caribische landen en openbare lichamen en aangewezen gemeenten. Ook de kosten voor het bezorgen van een reisdocument staan op deze pagina.

Tarieven 2025

Tarieven in artikel 6 Besluit paspoortgelden Gemeenten binnen Europees Nederland

De tarieven die gemeenten afdragen aan het Rijk en de Maximumtarieven die gemeenten in rekening mogen brengen bij de aanvrager:

(Maximum)tarieven voor personen jonger dan 18 jaar (Reisdocument 5 jaar geldig)

(Maximum)tarieven voor personen van 18 jaar of ouder (Reisdocument 10 jaar geldig)

Caribische landen en openbare lichamen

De tarieven die Caribische landen en openbare lichamen (dit zijn de BES- eilanden) afdragen aan het Rijk en de maximumtarieven die de openbare lichamen in rekening mogen brengen bij de aanvrager:

(Maximum)tarieven voor personen jonger dan 18 jaar (Reisdocument 5 jaar geldig)

 (Maximum)tarieven voor personen van 18 jaar of ouder (Reisdocument 10 jaar geldig)

Aangewezen gemeenten

De tarieven die de aangewezen gemeenten (grensgemeenten) aan het Rijk afdragen en de maximumtarieven die deze aangewezen gemeenten in rekening mogen brengen bij de aanvrager wanneer deze niet in Nederland woont:

(Maximum)tarieven voor personen jonger dan 18 jaar (Reisdocument 5 jaar geldig)

 (Maximum)tarieven voor personen van 18 jaar of ouder (Reisdocument 10 jaar geldig)

Maximumtarieven bezorging reisdocument

De maximumtarieven die gemeenten, aangewezen gemeenten en openbare lichamen in rekening mogen brengen voor het bezorgen van een document:

Tarieven in artikel 12 Besluit Paspoortgelden

De te betalen tarieven bij de Koninklijke Marechaussee (noodpaspoort), de minister van Buitenlandse Zaken (dienst- en diplomatiek paspoort), de gezaghebbers van de openbare lichamen in Caribisch Nederland (nooddocumenten) en de Gouverneurs van de Caribische Landen (alle documenten):

(Maximum)tarieven voor personen jonger dan 18 jaar (Reisdocument 5 jaar geldig)

 (Maximum)tarieven voor personen van 18 jaar of ouder (Reisdocument 10 jaar geldig)

De te betalen tarieven op ambassades en consulaire posten in het buitenland:

(Maximum)tarieven voor personen jonger dan 18 jaar (Reisdocument 5 jaar geldig)

 (Maximum)tarieven voor personen van 18 jaar of ouder (Reisdocument 10 jaar geldig)

Overige tarieven

De tarieven gelden niet voor vervangende Nederlandse Identiteitskaarten voor personen met een uitreisverbod. Hiervoor geldt het maximumtarief van €119,60 voor ambassades en buitenlandse posten; en geldt het maximumtarief van €38,25 voor gemeenten binnen Europees Nederland. Beide documenten hebben niet de extra biometrische kenmerken (vingerafdrukken), waardoor het tarief afwijkt van de tarieven vermeldt in het totaaloverzicht.

De (heraangevraagde) pinbrieven kunnen vooralsnog niet bij de uitgevende instanties worden aangevraagd. Informatie over onder meer de e-functionaliteit en de (heraanvraag van de) pinbrief wordt beschikbaar gesteld op de website van DigiD. Na de heraanvraag wordt de pinbrief rechtstreeks (zonder tussenkomst van de uitgevende instantie) verzonden aan de burger. De uitgevende instanties innen het tarief voor de heraanvraag pinbrief dus niet. De uitgevende instanties hoeven daarom geen tarief voor de heraanvraag van de pinbrief op te nemen in hun legesverordening

Maandelijkse controle

Om de gegevens in RPS en de GBA-V (categorie 12) synchroon te laten lopen, wordt in de Kwaliteitsmonitor een maandelijkse controle gepubliceerd (controleregel L2374 en L2375). De gemeente kan hierdoor per maand zien welke RPS-signaleringen nog niet (op de juiste manier) zijn verwerkt in de GBA. De controle moet dezelfde dag nog verwerkt te worden. Wacht niet met het verwerken van de signalering tot de maandelijkse vergelijking is gepubliceerd. Die controle is alleen bedoeld om achteraf te zien of de basisregistratie actueel is.

Een niet-ingezetene wordt ingezetene

Uit onze analyses blijkt dat de opname van signaleringen bij (her-)vestiging verbeterd kan worden. Daarom hebben we hieronder de procedure schematisch weergegeven. 

Bij elke (her-)vestiging van personen die aanspraak maken op een Nederlands reisdocument moet gecontroleerd worden of betrokkene is opgenomen in de laatst ontvangen totaallijst van het RPS.

Reisdocumenten vervallen verklaren

Neemt de bijhoudingsgemeente of het openbare lichaam de signalering op in categorie 12 van de persoonslijst? Neem dan als gemeente/openbaar lichaam contact op met RvIG. Samen bekijken we of het reisdocument, dat de burger nog in bezit heeft, vervallen moet worden verklaard.

Wanneer de signalering wijzigt van ingezetenen

Voor de gesignaleerden in een gemeente blijft de procedure voor wijzigingen hetzelfde. Als een ingezetene van een gemeente opgenomen of verwijderd wordt in het RPS, ontvangt de betreffende gemeente een Vb01-bericht met de gegevens van deze persoon.

Deel de totaallijst binnen de eigen gemeente

Deze tip geldt voor medewerkers die toegang hebben tot de Kwaliteitsmonitor en/of de beveiligde e-mail/vrije berichten: let erop dat collega’s de meest actuele lijst hebben en vernietig oude lijsten. Het is belangrijk dat medewerkers de RPS-informatie binnen de eigen gemeente delen met collega’s die paspoorten uitgeven of personen inschrijven in de BRP/PIVA.

In de landelijke tabel 48 staan de codes van de verschillende huidige reisdocumentsoorten (12 soorten). Ieder document heeft een eigen soortaanduiding.

In onderstaande tabel staan de documentsoorten, de codes in tabel 48, gevolgd door de beginletter van het documentnummer. Het nummer van het document kan nooit een andere beginletter hebben dan in deze tabel is aangegeven en hoort bij de code en documentsoort.

De beginletters van het documentnummer staan voor de Engelstalige woorden:

N = National
I =   Identity
B = Business
D = Diplomatic
S = Service
R = Refugee
A = Alien

De Laissez-Passer (LP) en het Noodpaspoort (NN) staan wel in de tabel 48 maar worden niet in het overzicht opgenomen. Deze documenten worden namelijk niet in categorie 12 van de persoonslijst opgenomen. Dit zijn geen identiteitsdocumenten conform de Wet op de Identificatieplicht.