De komende jaren werken we aan een toekomstbestendig stelsel van paspoorten en identiteitskaarten. In het programma Verbeteren Reisdocumentenstelsel (VRS) wordt het stelsel stapsgewijs aangepakt.

De eerste functionaliteit die het programma VRS oplevert, is de signaleringcontrole op het Register Paspoortsignaleringen (RPS). In dit informatieblad lees je meer over deze functionaliteit.

Wat is de signaleringcontrole?

De signaleringcontrole is een functionaliteit waarmee binnen het aanvraag- en uitgifteproces reisdocumenten gecontroleerd kan worden of de aanvrager in het RPS gesignaleerd staat. Omdat de medewerker direct de authentieke bron (het RPS zelf) bevraagt, is de informatie altijd actueel. Daarnaast wordt bij een signalering in de meeste gevallen ook aanvullende informatie getoond; de reden waarom iemand staat gesignaleerd en de signalerende instantie.

Hoe werkt de signaleringcontrole?

Waar je nu via de signaleringslijst op aanwezigheid van een RPS-signalering controleert, is het vanaf heden mogelijk om via het ReIS Aanvraagportaal (RAP) direct de authentieke bron (het RPS zelf) te bevragen. Je voert de controle uit door het invoeren van een BSN, dan wel een combinatie van persoonsgegevens. Ook is het nodig het aanvraagnummer van het foto- en handtekeningkaartje in te voeren. Bij aanwezigheid van een signalering wordt direct aanvullende informatie getoond.

De signaleringsinformatie bevat de volgende gegevens:

Gegevens van de signaleringsinformatie
Deze signaleringsinformatie is dus digitaal raadpleegbaar en hoef je niet meer telefonisch bij RvIG op te vragen.

Uitzonderingsgevallen

Er is een aantal uitzonderingsgevallen waarbij geen of beperkte signaleringsinformatie wordt getoond. Dat is in het geval een persoon gesignaleerd staat op grond van artikel 23, 23b, 47 of 48 van de Paspoortwet. Je krijgt een melding met het verzoek om contact op te nemen met RvIG:

• Wanneer de opgegeven zoekcriteria meer dan één persoon oplevert als resultaat en verder verfijnen van de zoekvraag niet mogelijk is.
• Wanneer een persoon met meer dan één signalering in het RPS staat.

Signaleringcontrole in overige processen

De signaleringcontrole kan ook gebruikt worden voor andere processen, anders dan het aanvraag- en uitgifteproces. Als de reden voor een signaleringcontrole geen reisdocumentenaanvraag is, kies je bij de aanleiding voor de optie ‘identiteitsonderzoek’. Bij deze optie is het invoeren van het aanvraagnummer niet verplicht.

Wat verandert er precies en wat blijft hetzelfde?

De volgende zaken veranderen:

• Signaleringcontrole op basis van informatie uit het RPS: de signaleringcontrole in het aanvraag- en uitgifteproces reisdocumenten vindt niet meer plaats via de signaleringslijst maar via het RAP direct op het RPS.
• In veel gevallen niet meer bellen bij signalering: bij een signalering hoef je in veel gevallen niet meer te bellen met RvIG om informatie over de signalering op te vragen. De signaleringsinformatie is digitaal raadpleegbaar.

De volgende zaken blijven hetzelfde:

• De signaleringslijst blijft (voorlopig) bestaan: de signaleringslijst wordt voorlopig nog verspreid. Wel wordt geadviseerd zo veel mogelijk gebruik te maken van de signale- ringcontrole in het RAP omdat deze informatie altijd actueel is.
• Wet- en regelgeving: op juridisch vlak verandert er niets. Procedures zoals bijvoor- beeld het verzoek tot opname in het RPS, beslissing op de signalering (versturen van een C6 formulier), overeenstemmingsprocedure et cetera blijven ongewijzigd.

Het uitvoeren van de signaleringcontrole in het aanvraag- en uitgifteproces reisdocumenten is begin 2022 geautomatiseerd en er is direct toegang tot actuele informatie uit het RPS. Hiervoor is een nieuwe werkinstructie 24b opgesteld. De werkinstructie ‘Signaleringsprocedure artikel 24, onder b, Paspoortwet’ is bedoeld voor medewerkers van de backoffice die daadwerkelijk het proces gaan uitvoeren. Hierin staat een stappenplan dat de medewerker helpt beslissen welke actie hij/zij moet ondernemen in een bepaalde situatie. Maak je nog geen gebruik van de automatische signaleringcontrole, volg dan de oude werkinstructie.

Inleiding: het Register paspoortsignaleringen

In het Register paspoortsignaleringen (RPS) zijn, op grond van artikel 18 t/m 24 van de Paspoortwet (Pw), de gegevens opgenomen van personen van wie een reisdocument kan worden geweigerd, of van een reeds verstrekt reisdocument vervallen kan worden verklaard

De Rijksdienst voor Identiteitsgegevens (RvIG) beheert het RPS namens de minister van Binnenlandse zaken en Koninkrijksrelaties (BZK).

Naast het beheren van het RPS kan de minister van BZK ook op grond van zijn eigen bevoegdheid (artikel 24, onder b, Paspoortwet) overgaan tot het signaleren van een persoon in het RPS. Hierbij is de informatieverstrekking rondom de signalering, door de met uitvoering van de Paspoortwet belaste autoriteiten van cruciaal belang.

Onderdelen werkinstructie

Deze werkinstructie bestaat uit de volgende onderdelen:

• Opneming in het RPS op grond van artikel 24b Pw (signaleringsprocedure). In welke gevallen verstrek je informatie ten behoeve van een signalering aan de minister van BZK?
• Signaleringscontrole bij aanvraag van een reisdocument.Wat moet je doen als je een aanvraag voor een reisdocument in behandeling hebt terwijl de aanvrager is gesignaleerd in het RPS?
• Hoe kun je naar aanleiding van een signalering een paspoort vervallen verklaren?

1. Opname in het RPS op grond van artikel 24b PW

De met de uitvoering van de Paspoortwet belaste autoriteiten kunnen de minister van BZK informeren over personen die in aanmerking komen voor een signalering in het RPS wegens misbruik en/of onzorgvuldig omgaan met reisdocumenten. In overeenstemming met de Paspoortwet omvat het begrip reisdocument in deze werkinstructie zowel de Nederlandse paspoorten en andere Nederlandse reisdocumenten als de Nederlandse identiteitskaart. De minister van BZK neemt de personalia van deze personen op in het RPS. Dit is geen besluit in de zin van de Algemene wet bestuursrecht

Voor de opname van personen die in aanmerking zouden kunnen komen voor signalering in het RPS wegens misbruik en/of onzorgvuldig omgaan met reisdocumenten, kun je kiezen uit twee mogelijkheden:

• Je kunt de benodigde informatie doorgeven aan RvIG. Hiervoor gebruik je het formulier informatieverstrekking.
• Je treedt zelf op als signalerende autoriteit.  In dit geval dien je een verzoek in tot opname van de personalia in het RPS. Hiervoor gebruik je het formulier verzoek opname RPS. Let op: als de aanvrager verhuist, blijft de signalerende autoriteit verantwoordelijk voor overeenstemmingsprocedure ex artikel 44, vierde lid, Paspoortwet.

LET OP: In het geval van de Caribische landen en openbare lichamen stelt de afdeling Burgerzaken een advies op aan het Kabinet van de Gouverneur of de Gezaghebber.
 

Redenen voor opname in het RPS

Categorieën van gedragingen die een onderbouwing kunnen zijn van het gegrond vermoeden zoals bedoeld in artikel 24, onder b, Paspoortwet.  De opsomming moet gezien worden als een hulpmiddel en is nadrukkelijk niet uitputtend te noemen

A. Opzettelijk beschadigen van reisdocumenten

• onderbouwd door een technisch onderzoeksrapport over de beschadigingen.

B. Gelegenheidsverschaffing; misbruik door derde

• het verkopen, verhuren, in onderpand geven of uitlenen van een reisdocument.

C. Andere handelingen die op misbruik met reisdocumenten kunnen wijzen

• het vervalsen van één of meer reisdocumenten;
• het eigenhandig aanbrengen van aantekeningen in een reisdocument;
• het zich op andermans identiteit laten verstrekken van een reisdocument;
• het kopen, huren, in onderpand nemen of lenen van een reisdocument van een ander;
• het misbruiken of gebruiken van een reisdocument bij frauduleuze handelingen (bijvoorbeeld lening afsluiten op naam van een ander, werken onder valse naam, fraude met het BSN of gebruik van het reisdocument bij andere criminele zaken);
• het misbruiken of gebruiken van het reisdocument van een minderjarige ten behoeve van kindersmokkel of een poging daartoe;
• het doen van valse aangifte c.q. het afleggen van valse verklaringen bij vermissing van een reisdocument;
• het eerder als vermist opgegeven reisdocument wordt (doelbewust) door de houder zelf gebruikt;
• meerdere malen melding doen van mogelijke identiteitsfraude waardoor het reisdocument van rechtswege vervalt en een nieuwe reisdocument aangevraagd wordt;
• het vroegtijdig inleveren van het paspoort, om bijvoorbeeld het reisverleden te verbergen, waarbij vastgesteld kan worden dat er reisstempels en/of visa in staan;
• melding doen van de vermissing van een reisdocument in combinatie met andere feiten of omstandigheden die duiden op misbruik van reisdocumenten (bijvoorbeeld een vermist reisdocument dat later teruggevonden wordt en vervalst blijkt te zijn). 

Let op: de gedragingen beschreven onder B en C leveren ook een strafbaar feit op, waarvan aangifte moet worden gedaan bij de politie. Het proces-verbaal van de aangifte dient te worden toegevoegd in het signaleringsdossier.

2. Signaleringcontrole bij aanvraag reisdocument

2.1 instructie frontoffice

Behandelen aanvraag reisdocument

In het RPS wordt bijgehouden aan wie een reisdocument kan worden geweigerd of van wie een reeds verstrekt reisdocument vervallen kan worden verklaard. Bij de aanvraag van een reisdocument wordt via de reisdocumentenmodule automatisch het RPS bevraagd om te controleren of de aanvrager voorkomt in het RPS. Buitenlandse zaken, de Caribische landen, de openbare lichamen en de grensgemeenten voeren handmatig de signaleringscontrole uit via het RAP.

De aanvrager komt voor in het RPS:

• Aanvraag voor paspoort in behandeling nemen, huidige paspoort(en) inhouden en doorsturen naar de Backoffice.
• Aanvraag voor Nederlandse identiteitskaart in behandeling nemen.

De aanvrager komt niet voor in het RPS:

• Aanvraag voor reisdocument in behandeling nemen.
• Is er sprake van een gegrond vermoeden van misbruik met of met betrekking tot reisdocumenten zoals bedoeld in artikel 24, onder b, van de Paspoortwet?
  Nee → Overgaan tot verdere verwerking van de aanvraag.
  Ja → Aanvraag doorsturen naar de Backoffice

 

2.2 Instructie backoffice

stap 1: gegrond vermoeden van misbruik aanwezig?

Inhoud signaleringsdossier

Als je de aanvraag van de frontoffice hebt ontvangen kan er sprake zijn van een nieuwe signalering of een bestaande signalering. Als er een signalering aanwezig is moet je de
aanvraag van een paspoort aanhouden en contact opnemen met de signalerende instantie. Als je een aanvraag hebt ontvangen waarbij het gegronde vermoeden bestaat van misbruik met of met betrekking tot reisdocumenten, moet je een signaleringsdossier aanleggen.

Een goed gedocumenteerd signaleringsdossier bestaat onder andere uit:

• een volledig ingevuld informatieverstrekking of verzoek formulier;
• een uitgebreide motivering van het gegronde vermoeden van misbruik met of met betrekking tot reisdocumenten; een overzicht vermiste, vroegtijdig ingeleverde en/of
• ingehouden reisdocumenten;
• aanvraagformulieren van de vermiste, vroegtijdig ingeleverde en/of ingehouden reisdocumenten;
• verklaringen van vermissing of diefstal afgelegd bij de gemeente;
• processen -verbaal van vermissing of diefstal opgesteld door de politie;
• processen -verbaal van aangifte van gepleegde onregelmatigheid met het reisdocument dat strafbaar is op grond van het Wetboek van Strafrecht;
• een technisch rapport bij beschadigingen van en aan het reisdocument;
• kopieën van visumpagina’s met reisstempels indien het reisdocument voortijdig is ingeleverd en niet is beschadigd;
• overige relevante informatie ter onderbouwing van het gegronde vermoeden van misbruik

 

Instructie backoffice stap 2: Dossier naar RvIG

Informatie opname personalia
Binnen 4 weken na ontvangst van het dossier door RvIG ontvang je informatie over het wel of niet opnemen van de personalia van de aanvrager in het RPS. De informatie kan inhouden dat de aanvrager:

• Niet wordt opgenomen in het RPS: je ontvangt het dossier retour.
• Wel wordt opgenomen in het RPS: je ontvangt een schriftelijke kennisgeving over de opname van de personalia in het RPS, en je ontvangt een vrij bericht in de BRP-mailbox als de aanvrager ingezetene is van de BRP

Wat doe je:

• Aanvrager wordt niet opgenomen in het RPS: je gaat over tot het verstrekken van het aangevraagde paspoort.
• Aanvrager wordt wel opgenomen in het RPS: je verwerkt het ontvangen vrij bericht op de PL van de aanvrager, door ‘Signalering’ in categorie 12 in te stellen en gaat verder naar stap 3. Let op: het vrij bericht wordt alleen ontvangen als de aanvrager ingeschreven staat in jouw (Nederlandse) gemeente.

 

Instructie backoffice stap 3: afhandeling aanvraag (weigeren aangevraagd paspoort)

Afhandeling
Aanvrager wordt/is wel opgenomen in het RPS (niet op grond van artikel 23b Pw)
Je deelt de aanvrager schriftelijk mee dat het voornemen bestaat zijn paspoortaanvraag te weigeren. Je biedt hierbij de aanvrager de mogelijkheid om, binnen 2 weken, de definitieve beslissing tot weigering van het aangevraagde paspoort aan te houden. De aanvrager kan vervolgens binnen 8 weken in overeenstemming komen met de signalerende instantie. Bij een signalering op grond van artikel 24 onder b is de signalerende instantie RvIG, maar het kan ook een andere instantie zijn, zoals bijvoorbeeld DUO (artikel 22) of het OM (artikel 18).

• Aanvrager verzoekt niet binnen twee weken om aanhouding van de definitieve beslissing:
  - Je gaat over tot het nemen van het weigeringsbesluit, tenzij je vindt dat de aanvrager daardoor onevenredig wordt benadeeld. In dat geval ga je eerst in overleg met de signalerende instantie.
  - Je stelt RvIG op de hoogte van het door jouw genomen besluit middels het C6-formulier.

• Aanvrager verzoekt wel binnen twee weken om aanhouding van de definitieve beslissing en probeert in overeenstemming te komen met de signalerende instantie.
  - Je houdt de definitieve beslissing aan voor 8 weken.
  - Je ontvangt binnen 4 tot 6 weken een brief van de signalerende instantie inzake de afhandeling van het verzoek tot overeenstemming en handelt conform het advies tenzij je vindt dat de aanvrager daardoor onevenredig wordt benadeeld.
  - Je stelt RvIG op de hoogte van jouw definitieve beslissing door middel van het C6-formulier.

Alle signalerende instanties zijn nu: gemeenten, Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, Openbaar Ministerie, Dienst Uitvoering Onderwijs, Belastingdienst, Rechter-commissaris, Landelijk Bureau Inning Onderhoudsbijdragen, (Gemeentelijke) sociale dienst, Minister van Buitenlandse Zaken, Nctv. Op termijn komt het CJIB hier bij.

3. Vervallen verklaren paspoort

Procedure vervallen verklaren paspoort
Na het ontvangen van een ingehouden paspoort kan naar aanleiding van een signalering op grond van de Paspoortwet een paspoort vervallen worden verklaard. Controleer via het Reis Aanvraagportaal (RAP) of via de Reisdocumentenmodule of de houder van het ingehouden paspoort is opgenomen in het RPS.

Betrokkene is opgenomen in het RPS
Je deelt betrokkene schriftelijk mee voornemens te zijn het ingehouden paspoort vervallen te verklaren. Je biedt hierbij betrokkene de mogelijkheid om, binnen
2 weken, de definitieve beslissing tot vervallen verklaren van het ingehouden paspoort aan te houden, tenzij je van oordeel bent dat betrokkene door de vervallenverklaring onevenredig wordt benadeeld. Betrokkene kan vervolgens binnen 8 weken tot overeenstemming komen met de signalerende instantie.

• Betrokkene verzoekt niet binnen twee weken om aanhouding van de definitieve beslissing: Je gaat over tot het nemen van het besluit tot vervallen verklaren van het ingehouden paspoort en stelt RvIG op de hoogte van het besluit middels het C6-formulier.
   
• Betrokkene verzoekt wel binnen twee weken om aanhouding van de definitieve beslissing en probeert tot overeenstemming te komen met de signalerende instantie.
  - Je houdt de definitieve beslissing aan voor 8 weken.
  - Je ontvangt binnen 4 tot 6 weken een brief van de signalerende instantie inzake de afhandeling van het verzoek tot overeenstemming en handelt conform het advies tenzij je vindt dat de aanvrager daardoor onevenredig wordt benadeeld. In dat geval treed je eerst in overleg met de signalerende instantie.
  - Je stelt RvIG op de hoogte van het besluit door middel van het C6-formulier.

De werkinstructie ‘Signaleringsprocedure artikel 24, onder b, Paspoortwet’ is gebaseerd op de ‘circulaire ex artikel 24, onder b, Paspoortwet’ en is bedoeld voor medewerkers van de backoffice die daadwerkelijk het proces gaan uitvoeren. Hierin staat een stappenplan die de medewerker helpt beslissen welke actie hij/zij moet ondernemen in een bepaalde situatie. Maak je inmiddels gebruik van de automatische signaleringcontrole, volg dan de werkinstructie 2022.

Inleiding

Het Register paspoortsignaleringen

In het Register paspoortsignaleringen (RPS) worden personen geregistreerd van wie het recht op een reisdocument kan worden beperkt. De Rijksdienst voor Identiteitsgegevens (RvIG) beheert het RPS namens de minister van Binnenlandse zaken en Koninkrijksrelaties (BZK). Deze beheerderstaak bestaat uit het bijhouden van een register waarin de personalia staan van personen aan wie een reisdocument kan worden geweigerd of van wie een reeds verstrekt reisdocument vervallen kan worden verklaard. Naast de beheerderstaak ten aanzien van het RPS, kan de minister van BZK ook op grond van zijn eigen bevoegdheid overgaan tot het signaleren van personalia in het RPS op grond van artikel 24, onder b, van de Paspoortwet. In verband met deze bevoegdheid van de minister van BZK is de informatieverstrekking van de met de uitvoering van de Paspoortwet belaste autoriteiten van cruciaal belang.

Artikel 24, onder b, van de Paspoortwet

De met de uitvoering van de Paspoortwet belaste autoriteiten kunnen de minister van BZK informeren over personen die in aanmerking zouden kunnen komen voor signalering in het RPS wegens misbruik en/of onzorgvuldig omgaan met reisdocumenten1. De minister van BZK neemt de personalia van deze personen op in het RPS. Dit is geen beslissing in de zin van de Algemene wet bestuursrecht.

De signaleringsprocedure

Voor het informeren van de minister van BZK bestaat een signaleringsprocedure, die in deze werkinstructie wordt uitgelegd. De instructie legt niet alleen uit in welke gevallen u de informatie ten behoeve van een signalering aan de minister van BZK kan verstrekken, maar geeft ook aan wat u moet doen als u een aanvraag voor een reisdocument in behandeling heeft terwijl de aanvrager is gesignaleerd op grond van artikel 24, onder b, van de Paspoortwet. Daarnaast is een instructie opgenomen waarin staat aangegeven hoe een paspoort naar aanleiding van een signalering op grond van artikel 24, onder b, van de Paspoortwet vervallen kan worden verklaard.

Voor de opname van personen die in aanmerking zouden kunnen komen voor  signalering in het RPS wegens misbruik en/of onzorgvuldig omgaan met reisdocumenten, kunt u kiezen uit twee mogelijkheden:

• U kunt de benodigde informatie doorgeven aan RvIG. Hiervoor gebruikt u het formulier informatieverstrekking, of:
• U treedt zelf op als signalerende autoriteit. In dit geval dient u een verzoek in tot opname van de personalia in het RPS. Hiervoor gebruikt u het formulier verzoek opname RPS.

Beide formulieren zijn te vinden op de website van RvIG.

Let op: In het geval van de Caribische landen en openbare lichamen stelt de afdeling Burgerzaken een advies op aan het Kabinet van de Gouverneur of de Gezaghebber.

Categorieën van gedragingen

Categorieën van gedragingen die een onderbouwing kunnen zijn van het gegrond vermoeden zoals bedoeld in artikel 24, onder b, Paspoortwet:

A. Opzettelijk beschadigen van reisdocumenten

• Onderbouwd door een technisch onderzoeksrapport over de beschadigingen.

B. Gelegenheidsverschaffing; misbruik door derde

• het verkopen, verhuren, in onderpand geven of uitlenen van een reisdocument.

C. Andere handelingen die op misbruik met reisdocumenten kunnen wijzen

• het vervalsen van één of meer reisdocumenten;
• het eigenhandig aanbrengen van aantekeningen in een reisdocument;
• het zich op andermans identiteit laten verstrekken van een reisdocument;
• het kopen, huren, in onderpand nemen of lenen van een reisdocument van een ander;
• het misbruiken of gebruiken van een reisdocument bij frauduleuze handelingen (bijvoorbeeld lening afsluiten op naam van een ander, werken onder valse naam, fraude met het BSN of gebruik van het reisdocument bij andere criminele zaken);
• het misbruiken of gebruiken van het reisdocument van een minderjarige ten behoeve van kindersmokkel of een poging daartoe;
• het doen van valse aangifte c.q. het afleggen van valse verklaringen bij vermissing van een reisdocument;
• het eerder als vermist opgegeven reisdocument wordt (doelbewust) door de houder zelf gebruikt;
• meerdere malen melding doen van mogelijke identiteitsfraude waardoor het reisdocument van rechtswege vervalt en een nieuwe reisdocument aangevraagd wordt;
• het vroegtijdig inleveren van het paspoort, om bijvoorbeeld het reisverleden te verbergen, waarbij vastgesteld kan worden dat er reisstempels en/of visa in staan;
• melding doen van de vermissing van een reisdocument in combinatie met andere feiten of omstandigheden die duiden op misbruik van reisdocumenten (bijvoorbeeld een vermist reisdocument dat later teruggevonden wordt en vervalst blijkt te zijn). 

Let op: de gedragingen beschreven onder B en C leveren ook een strafbaar feit op, waarvan aangifte moet worden gedaan bij de politie. Het proces-verbaal van de aangifte dient te worden toegevoegd in het signaleringsdossier. Categorieën van gedragingen
 

Instructie Frontoffice: de aanvraag

Behandelen aanvraag reisdocument

In de basisregistratie personen (BRP) wordt bijgehouden of de personalia voorkomen in het RPS. Dit is te zien op de persoonslijst (PL) van de aanvrager in categorie 12 Reisdocument aan de melding ‘Signalering’: element 12.36.10 is dan gevuld met 1. De Nederlandse posten in het buitenland, de Caribische landen, de openbare lichamen en de grensgemeenten moeten de toegezonden RPS-totaallijst raadplegen. Bij een eerste inschrijving en hervestiging van personen die komen vanuit het buitenland dient de toegezonden RPS-totaallijst ook te worden geraadpleegd, dit om te kunnen achterhalen of de personalia van de aanvrager voorkomen in het RPS.

Er staat een signalering in categorie 12 van de PL / aanvrager komt voor op de toegezonden RPS-totaallijst:

• Aanvraag reisdocument in behandeling nemen en doorsturen naar de Backoffice.

Er staat geen signalering in categorie 12 van de PL / aanvrager komt niet voor op de toegezonden RPS-totaallijst:

• Aanvraag reisdocument in behandeling nemen.
• Is er sprake van een gegrond vermoeden van misbruik met of met betrekking tot reisdocumenten zoals bedoeld in artikel 24, onder b, van de Paspoortwet?
  Nee → Overgaan tot verdere verwerking van de aanvraag.
  Ja → Aanvraag doorsturen naar de Backoffice.

Let op: Een aangevraagde of reeds verstrekte Nederlandse identiteitskaart kan alleen op grond van een signalering op grond van artikel 23b van de Paspoortwet worden geweigerd of van rechtswege komen te vervallen! Onregelmatigheden gepleegd met of met betrekking tot de Nederlandse identiteitskaart kunnen meegenomen worden in de onderbouwing van het gegronde vermoeden van misbruik met reisdocumenten. 

Instructie backoffice

Stap 1: Gegrond vermoeden van misbruik aanwezig?

Inhoud signaleringsdossier

Als u de aanvraag van het frontoffice heeft ontvangen kan er sprake zijn van een nieuwe signalering of een bestaande signalering. Indien er een signalering aanwezig
is dien je de aanvraag van zowel een paspoort als een Nederlandse identiteitskaart in het RAAS aan te houden en contact op te nemen met RvIG via 088 - 900 1000 (Frontoffice RvIG).
Als je een aanvraag hebt ontvangen waarbij het gegronde vermoeden bestaat van misbruik met of met betrekking tot reisdocumenten, dient u een signaleringsdossier
aan te leggen. Een goed gedocumenteerd signaleringsdossier bestaat onder andere uit:

• een volledig ingevuld informatie verstrekking of verzoek formulier;
• een uitgebreide motivatie van het gegronde vermoeden van misbruik met of met betrekking tot reisdocumenten;
• een overzicht vermiste, vroegtijdig ingeleverde en/of ingehouden reisdocumenten;
• aanvraagformulieren van de vermiste, vroegtijdig ingeleverde en/of ingehouden reisdocumenten;
• verklaringen van vermissing of diefstal afgelegd bij de gemeente;
• processen-verbaal van vermissing of diefstal opgesteld door de politie;
• processen-verbaal van aangifte van gepleegde onregelmatigheid met het reisdocument dat strafbaar is op grond van het Wetboek van Strafrecht;
• een technisch rapport bij beschadigingen van en aan het reisdocument;
• kopieën van visumpagina’s met reisstempels indien het reisdocument voortijdig is ingeleverd en niet is beschadigd;
• overige relevante informatie ter onderbouwing van het gegronde vermoeden van misbruik.

Let op: een aangevraagde of reeds verstrekte Nederlandse identiteitskaart kan alleen op grond van een signalering op grond van artikel 23b van de Paspoortwet worden geweigerd of van rechtswege komen te vervallen. Onregelmatigheden gepleegd met of met betrekking tot de Nederlandse identiteitskaart kunnen meegenomen worden in de onderbouwing van het gegronde vermoeden van misbruik met reisdocumenten.

Instructie backoffice stap 2: dossier naar RvIG

Informatie opname personalia

Binnen 4 weken na ontvangst van het dossier door RvIG ontvang je informatie over het wel of niet opnemen van de personalia van de aanvrager in het RPS. De informatie kan inhouden dat de aanvrager:

• Niet wordt opgenomen in het RPS:
  -    Je ontvangt het dossier retour.
   
• Wel wordt opgenomen in het RPS:
  -    Je ontvangt een schriftelijke kennisgeving over de opname van de personalia in het RPS, en
  -    je ontvangt een vrij bericht in de BRP-mailbox als de aanvrager ingezetene is van de BRP

Wat doe je:

• Aanvrager wordt niet opgenomen in het RPS:
  - Je gaat over tot het verstrekken van het aangevraagde paspoort.
   
• Aanvrager wordt wel opgenomen in het RPS:
  - Je verwerkt het ontvangen vrij bericht op de PL van de aanvrager, door ‘Signalering’ in categorie 12 in te stellen en gaat verder naar stap 3. Dit vrij bericht wordt alleen ontvangen als de aanvrager ingeschreven staat in jouw (Nederlandse) gemeente.

Instructie backoffice stap 3: afhandeling aanvraag (weigering aangevraagd paspoort)

Afhandeling

Aanvrager wordt/is wel opgenomen in het RPS
Je deelt de aanvrager schriftelijk mee dat het voornemen bestaat zijn paspoortaanvraag te weigeren. Je biedt hierbij de aanvrager de mogelijkheid om, binnen 2 weken, de definitieve beslissing tot weigering van het aangevraagde paspoort aan te houden. De aanvrager kan vervolgens binnen 8 weken in overeenstemming komen met RvIG.

• Aanvrager verzoekt niet binnen twee weken om aanhouding van de definitieve beslissing:
  -    Je gaat over tot het nemen van het weigeringsbesluit en stelt RvIG op de hoogte van het door jouw genomen besluit middels het C6-formulier.
• Aanvrager verzoekt wel binnen twee weken om aanhouding van de definitieve beslissing en probeert in overeenstemming te komen met RvIG.
  - Je houdt de definitieve beslissing aan voor 8 weken.
  - Je ontvangt binnen 4 tot 6 weken een brief van RvIG inzake de afhandeling van het verzoek tot overeenstemming en handelt conform het advies tenzij je vindt dat de aanvrager daardoor onevenredig wordt benadeeld.
  - Je stelt RvIG op de hoogte van jouw definitieve beslissing door middel van het C6-formulier.

Instructie backoffice: vervallen verklaren paspoort

Procedure vervallen verklaren paspoort

Na het ontvangen van een ingehouden paspoort kan naar aanleiding van een signalering op grond van artikel 24, onder b, van de Paspoortwet een paspoort vervallen worden verklaard. Controleer categorie 12 van de PL in de BRP of controleer de RPS-totaallijst, om te kunnen achterhalen of de personalia van de houder van het ingehouden paspoort opgenomen zijn in het RPS.

Betrokkene is opgenomen in het RPS
Je deelt betrokkene schriftelijk mee voornemens te zijn het ingehouden paspoort vervallen te verklaren. Je biedt hierbij betrokkene de mogelijkheid om, binnen 2 weken, de definitieve beslissing tot vervallen verklaren van het in gehouden paspoort aan te houden. Betrokkene kan vervolgens binnen 8 weken in overeenstemming komen met RvIG.

• Betrokkene verzoekt niet binnen twee weken om aanhouding van de definitieve beslissing:
  - Je gaat over tot het nemen van het besluit tot vervallen verklaren van het ingehouden paspoort, tenzij je vindt dat betrokkene door de vervallenverklaring onevenredig wordt benadeeld, en stelt RvIG op de hoogte van het besluit middels het C6-formulier.

• Betrokkene verzoekt wel binnen twee weken om aanhouding van de definitieve beslissing en probeert in overeenstemming te komen met RvIG.
  - Je houdt de definitieve beslissing aan voor 8 weken.
  - Je ontvangt binnen 4 tot 6 weken een brief van RvIG inzake de afhandeling van het verzoek tot overeenstemming en handelt conform het advies tenzij je vindt dat de aanvrager daardoor onevenredig wordt benadeeld.
  - Je stelt RvIG op de hoogte van het besluit door middel van het C6-formulier.

 

Er is geen verplichting om aangifte te doen bij de politie van een vermissing van een reisdocument. Het opnemen van verklaring van vermissing bij burgerzaken of het kabinet is voldoende. Deze instructie beschrijft de werkwijze.

Geen aangifte bij de politie

Als een burger zijn paspoort of Nederlands identiteitskaart kwijt is wegens verlies of diefstal dan kan hij zonder een proces-verbaal van de politie de vermissing doorgeven bij burgerzaken of het kabinet. Burgerzaken of het kabinet neemt de vermissingsverklaring op. De vermissingsverklaring vervangt het proces-verbaal van de politie.

Verklaring van vermissing

Zoals eerder is beschreven wordt in geval van een vermissing een vermissingsverklaring opgemaakt.

• Hiervoor gebruik je het bestaande C2 formulier.
• De burger verklaart door middel van dit formulier op welke manier het document vermist is geraakt.
• Als het proces-verbaal aanwezig is wordt het nummer opgenomen in de verklaring.
• Als de precieze datum en/of tijdstip van verlies/diefstal totaal onbekend is wordt de datum van vermissing als volgt ingevuld: (00-00-0000).
• Als de burger een nieuw reisdocument aanvraagt wordt het C2 formulier bewaard in de reisdocumentenadministratie. Als de burger niet direct een nieuw reisdocument aanvraagt wordt het C2 formulier als brondocument PIVA gearchiveerd en 16 jaar bewaard. Als een proces-verbaal aanwezig is (bijvoorbeeld bij beroving/diefstal) wordt deze bij het C2 formulier gevoegd.

Registratie van vermissing

Nadat de vermissingsverklaring is opgemaakt registreer je de vermissing in de PIVA of het RAAS.

• Voorlopig vul je in het veld voor het proces-verbaal nummer een fictief nummer in, bij voorbeeld 11111. Als er wel een proces-verbaal aanwezig (bij voorbeeld bij beroving/diefstal) dan vul je het nummer van het proces-verbaal in.
• Nadat de verklaring van vermissing is afgelegd is het reisdocument van rechtswege vervallen.
• Je stuurt een C7 formulier naar RvIG om het documentnummer in het Basisregister reisdocumenten te registeren.

Vermist reisdocument teruggevonden

Als een document na aangifte van vermissing wordt teruggevonden mag je de registratie in de PIVA niet ongedaan maken. De houder is verplicht om het teruggevonden reisdocument in te leveren bij burgerzaken (artikel 56 van de Paspoortwet). Je vernietigt het document op de voorgeschreven manier.

Aandachtspunten

• Bij drie of meer vermissingen in vijf jaar verwijs je de burger niet meer door naar de politie
• Als er duidelijk sprake is van diefstal kun je de burger adviseren om ook aangifte te doen bij de politie.
• Als een reisdocument in het buitenland is vermist of gestolen volstaat het opmaken van een vermissingsverklaring bij burgerzaken of het kabinet. Je verwijst de burger niet meer door naar de politie
• Als je vermoedt dat er met het reisdocument fraude of misbruik is gepleegd doe je aangifte bij de politie.

In het Register paspoortsignaleringen (RPS) zijn gegevens van personen opgenomen die een reisdocument geweigerd kan of moet worden, of van wie het reisdocument kan of moet worden ingehouden. De Rijksdienst voor Identiteitsgegevens (RvIG) stuurt overzichten en mutaties uit het RPS naar alle uitgevende instanties. Uitgevende instanties van reisdocumenten zijn verplicht een administratie bij te houden van deze signaleringen.

Gemeenten moeten de signaleringen verwerken in categorie 12 Reisdocumenten. Artikel 2.7 Wet Basisregistratie Personen (BRP) bepaalt dat gegevens die noodzakelijk zijn in verband met de uitvoering van de Paspoortwet worden opgenomen. De bijlage bij artikel 23 Besluit BRP geeft aan om welke gegevens het gaat. De RPS-signalering maakt daar deel van uit.

Om de kans dat een reisdocument wordt verstrekt aan een burger die daar mogelijk geen recht op heeft te minimaliseren, moet de BRP door elke gemeente op de juiste wijze worden bijgehouden!  

Aangewezen (grens-) gemeenten, het ministerie van Buitenlandse Zaken en de Koninklijke Marechaussee ontvangen geen vrij-berichten. Zij raadplegen bij elke aanvraag de totaallijst om te controleren of de aanvrager gesignaleerd staat.  

Verwerken vrij bericht

Dagelijks worden van mutaties in het RPS Vb01-berichten naar gemeenten verzonden waar de houder van het reisdocument is ingeschreven. De bijhoudingsgemeente moet aan de hand van dit bericht de BRP actualiseren. In het Vb01-bericht worden de volgende gegevens opgenomen (als zij beschikbaar zijn):  

• Burgerservicenummer (BSN)
•  Geslachtsnaam (wordt na 19 karakters afgebroken)
• Geboortedatum  
• Datum opname
• Datum opheffing signalering (indien van toepassing)

Nieuwe signaleringen worden op de volgende wijze in een aparte categorie 12 verwerkt:
12.36.10  Signalering m.b.t. verstrekken Nederlands reisdocument  
waarde 1

12.82.10  Gemeente waar het paspoortdossier zich bevindt
standaardwaarde 0000

12.82.20  Datum waarop het paspoortdossier is aangelegd
standaardwaarde 00000000

12.82.30  Beschrijving dossier waarin de aanvullende gegevens zich bevinden
signaleringslijst

12.85.10  Ingangsdatum geldigheid
de datum opname in RPS staat in Vb01 bericht

12.86.10  Datum van opneming
datum waarop het geheel van gegevens wordt opgenomen (systeemdatum)

Als de RPS-signalering is opgeheven moet de bijhoudingsgemeente de gegevens die betrekking hebben op de signalering in categorie 12 van de persoonslijst verwijderen.  

Categorie 12 actualiseren als een niet-ingezetene ingezetene wordt

De autoriteiten die bevoegd zijn reisdocumenten aan niet-ingezetenen te verstrekken houden van de signaleringen geen administratie bij in de BRP. In de Registratie Niet Ingezetenen (RNI) wordt categorie 12 niet bijgehouden en worden dus ook geen signaleringen geregistreerd.  

Dit betekent dat bij elke eerste inschrijving op grond van een aangifte van verblijf en adres en bij elke vervolginschrijving (hervestiging) van een persoon met de Nederlandse nationaliteit gecontroleerd moet worden of betrokkene is opgenomen in het RPS.
Om dit te kunnen controleren ontvangen gemeenten maandelijks via een Vb01-bericht een totaallijst met gesignaleerde personen. Bij het aanleggen of actualiseren van de persoonslijst wordt gecontroleerd of de persoon voorkomt op de lijst gesignaleerde personen. Als de persoon voorkomt wordt de signalering opgenomen in categorie 12. Als daarentegen op de persoonslijst nog een signalering is opgenomen die niet meer van toepassing is moet de bijhoudingsgemeente de gegevens die betrekking hebben op de signalering in categorie 12 van de persoonslijst verwijderen.

 In het maandelijkse Vb01-bericht wordt opgenomen:  

• Geslachtsnaam
• Voorvoegsel
• Voornamen (wordt na 15 karakters afgebroken)
• Geboortedatum

Als de bijhoudingsgemeente bij eerste inschrijving op grond van aangifte en adres of bij vervolginschrijving (hervestiging) de signalering opneemt in categorie 12 van de persoonslijst neemt de gemeente contact op met RvIG om te bepalen of het in bezit zijnde reisdocument eventueel vervallen moet worden verklaard.

Meer informatie

Voor meer informatie kunt je contact opnemen met de Frontoffice van RvIG, 088 - 900 1000 of info@rvig.nl.

Voor het overhandigen van reisdocumenten en identificatiekaarten aan een ontvangstbevoegde medewerker van een uitgiftelocatie geldt een speciale procedure. In onderstaande stappen is de werkwijze beschreven. Het formulier waar in de tekst naar verwezen wordt, is het formulier Machtiging tot ontvangstneming documenten van distributeur Mikropakket.

Voor vragen over het formulier kun je rechtstreeks contact opnemen met Mikropakket via 030 - 2209011 of mail naar klantenservice@mikropakket.nl.

Werkwijze

1. Iedere (uitgifte)locatie wijst minimaal drie ontvangstbevoegden aan, van wie de gegevens op dit formulier worden ingevuld (bij voorkeur digitaal). Het is belangrijk om voldoende personen als ontvangstbevoegden aan te wijzen. Houd rekening met bijvoorbeeld werkdagen en/of deeltijd;
2. Na het invullen print iedere locatie het formulier uit en waarmerkt het formulier. Het waarmerk van een uitgiftelocatie is een dienststempel en de handtekening van de burgemeester of van een daartoe bevoegd persoon. Het waarmerk van een BZ-locatie is een dienststempel en de handtekening van de Minister van Buitenlandse Zaken of daartoe bevoegd persoon;
3. Wijzigingen in ontvangstbevoegde personen (bijvoorbeeld als gevolg van vertrek of ziekte) kan een uitgiftelocatie zelf doorvoeren door het formulier opnieuw in te vullen, te printen en waarmerken, zoals hierboven beschreven;
4. Iedere uitgiftelocatie bewaart het meest actuele formulier op een plek waar de chauffeur reisdocumenten en identificatiekaarten aflevert en waar de ontvangstbevoegde medewerkers zich bevinden;
5. Als de reisdocumenten en identificatiekaarten worden gebracht, laat de ontvangstbevoegde medewerker het formulier Machtiging tot ontvangstneming documenten samen met zijn of haar identiteitsdocument (paspoort, identiteitskaart en/of rijbewijs) aan de chauffeur zien;
6. Het formulier bevat een QR-code met locatiecode, jaartal en versienummer van het formulier die de chauffeur scant. De chauffeur zal de ontvangstbevoegde medewerker verzoeken om zijn of haar handtekening op de handscanner van de chauffeur te zetten;
7. Als de ontvangstbevoegde geen formulier Machtiging tot ontvangstneming documenten in combinatie met een geldig identiteitsdocument kan tonen, mag de chauffeur de documenten niet overhandigen conform PUN Artikelen 43 en 81 en PUB Artikelen 57 en 89. In dat geval zal de chauffeur de documenten de volgende werkdag opnieuw aanbieden onder dezelfde voorwaarden.

De procedure intrekken toestemming voor de afgifte van een reisdocument van een van de wettelijke vertegenwoordigers levert soms vragen op. De intrekking toestemming wordt mogelijk gemaakt door artikel 48 van de Paspoortwet. In onderstaande instructie staat stapsgewijs vermeld wat je moet doen. De procedure helpt onder andere om de ontvoering van een kind te voorkomen door wettelijke vertegenwoordigers.

Werkinstructie wanneer toestemming reisdocument wordt ingetrokken conform artikel 48 van de Paspoortwet (PW)

Als een van de toestemmingsgevers de toestemming voor de afgifte van een reisdocument schriftelijk intrekt kunnen de volgende 3 situaties ontstaan met verschillende te volgen procedures.

Het reisdocument is nog niet ingeleverd en er is geen vervangende toestemming

1. Stuur schriftelijk een bericht aan (beide, als niet duidelijk is waar het document is) de wettelijke vertegenwoordiger(s) dat het document zo snel mogelijk moet worden ingeleverd volgens artikel 49 van de PW.
2. Stuur gelijktijdig een verzoek artikel 49 PW naar RvIG.
3. Hiermee wordt de houder van het document in het Register Paspoort Signaleringen (RPS) gezet en wordt het document in het E&S (Executie en Signaleringregister) opgenomen. Dit wordt gedaan om het document zo snel als mogelijk in te houden.
4. Stel de andere wettelijke vertegenwoordiger schriftelijk op de hoogte dat hij/zij 4 weken de tijd heeft om een verzoek voor vervangende toestemming te doen bij de rechtbank. Als het verzoek is gedaan moet dit schriftelijk worden aangetoond bij de uitgevende instantie.
5. Als dit verzoek niet binnen 4 weken na intrekking toestemming wordt gedaan en schriftelijk wordt getoond is het document van rechtswege vervallen (art. 48 lid 2 PW).
6. Ook als het verzoek tot het verkrijgen van vervangende toestemming wordt ingetrokken of de afwijzende beschikking van de rechter op dit verzoek in kracht van gewijsde is gegaan is het document van rechtswege vervallen (art 48 lid 2 onder b van de PW)
7. Plaats dan een “R” in categorie 12 van de persoonslijst. Hiermee wordt het document internationaal gesignaleerd.
8. Als het document alsnog wordt ingeleverd wijzig je de “R” in een “I”
9. Vernietig het document op gebruikelijke wijze.
10. De signalering in het RPS kan dan worden verwijderd, gebruik hiervoor het formulier opheffen signalering.
11. De signalering in het RPS kan in de situatie dat het document helemaal niet wordt ingeleverd NIET worden verwijderd zolang het document zich in het maatschappelijk verkeer bevindt.

Het reisdocument is wel ingeleverd

1. Dan hoeft er geen signalering (RPS) art. 49 gedaan te worden (een vrije aantekening dat de toestemming is ingetrokken op de persoonslijst is gewenst).
2. Als er al een RPS signalering geplaatst is en na bijvoorbeeld een week het document wordt ingeleverd kan de RPS signalering worden verwijderd.
3. Zet het document (nog) niet op “I” in categorie 12 van de persoonslijst, het is immers mogelijk dat het document moet worden teruggegeven als de vervangende toestemming verkregen wordt (art 50 lid 1). Bewaar het document in de kluis.
4. Stel de andere wettelijke vertegenwoordiger schriftelijk op de hoogte dat hij/zij 4 weken de tijd heeft om een verzoek voor vervangende toestemming te doen bij de rechtbank.
5. Als dit verzoek niet binnen 4 weken na intrekking toestemming wordt gedaan en schriftelijk wordt aangetoond is het document van rechtswege vervallen (art. 48 lid 2 PW).
6. Plaats dan een “I” in categorie 12 van de persoonslijst. Het hoeft immers niet gesignaleerd te worden voor inhouding.
7. Vernietig het document op de gebruikelijke wijze.
8. Wordt wel vervangende toestemming verkregen dan moet dat schriftelijk worden aangetoond door de uitspraak van de rechter en kan het document in persoon aan de houder worden teruggegeven.

Er is vervangende toestemming, maar document wordt niet ingeleverd

1. Er kan dan een nieuw document worden aangevraagd (art. 50 lid 2 PW).
2. De RPS-signalering kan blijven staan.
3. Het oude document is dan van rechtswege vervallen.
4. Plaats dan voor het oude document een “R” in categorie 12 van de persoonslijst. Hiermee wordt het document internationaal gesignaleerd.
5. Als het oude document alsnog wordt ingeleverd, ook nadat een nieuw document verstrekt is, wijzig je de “R” in een “I” V
6. Vernietig het document op de gebruikelijke wijze.
7. Signalering in het RPS is niet meer nodig wanneer het document alsnog wordt ingeleverd. De signalering in het RPS kan dan worden verwijderd, gebruik hiervoor het formulier opheffen signalering.
8. Wordt het document echter niet ingeleverd en er wordt een nieuw document verstrekt, dan blijft de signalering in het RPS staan want op grond van art 50 lid 3, PW wordt een RPS signalering pas opgeheven als het eerder uitgereikt reisdocument is ontvangen.

Download het formulier opheffen signalering

Op deze pagina vind je meer informatie over de inschrijving van deze mensen in de Basisregistratie Personen (BRP) en hoe gemeenten daarmee om kunnen gaan.

Hoe verloopt de inschrijving van een Oekraïner als ingezetene?

Personen met de Oekraïense nationaliteit en de gerelateerden van Oekraïners worden ingeschreven in de Basisregistratie Personen (BRP) op aangifte van verblijf en adres bij de gemeente waar zij verblijven, als zij meer dan twee derde van het komend half jaar in Nederland zullen verblijven en als de identiteit deugdelijk kan worden vastgesteld.

De gemeente vraagt bij de aangifte alle voor handen zijnde documenten, waaraan gegevens kunnen worden ontleend. De gemeente hoeft geen verblijfsrechtelijke toets te doen.

Na het verkrijgen van een BSN nummer kan de Oekraïner een afspraak maken bij de IND stickerlocatie. Hier wordt door de IND getoetst of zij aan de voorwaarden van de Richtlijn Tijdelijke Bescherming voldoen. Indien dit het geval is ontvangt de ontheemde van de IND een verblijfsbewijs, in de vorm van O-document, een sticker in het paspoort of een sticker op een inlegvel.

Als door de IND – op de stickerlocatie - geconstateerd wordt dat de Oekraïner niet aan de voorwaarden voor de Richtlijn Tijdelijke Bescherming (RTB) voldoet, dan heeft hij geen recht op opvang en voorzieningen (zoals leefgeld) zoals geregeld in de Regeling opvang ontheemden Oekraïne. Zie hiervoor de Handelswijze Oekraïners die nooit aan voorwaarde RTB hebben voldaan.

Welke omschrijving moet in rubriek 04.82.30 worden opgenomen?

Wanneer voor de inschrijving in de BRP een triage heeft plaatsgevonden met een positief advies, geldt het volgende:

• Voor personen uit Oekraïne met de Oekraïense nationaliteit wordt rubriek 04.82.30 gevuld met de beschrijving van het document waaraan de nationaliteit is ontleend gevolgd door ‘v-nummer xxx’ (de laatste 3 cijfers van het V-nummer).
• Voor derdelanders uit Oekraïne wordt rubriek 04.82.30 gevuld met de code OEK, gevolgd door een spatie en de beschrijving van het document waaraan de nationaliteit is ontleend, gevolgd door ‘v-nummer xxx’ (de laatste 3 cijfers van het V-nummer).

Wanneer er geen triage heeft plaatsgevonden, geldt het volgende:

• Voor personen uit Oekraïne met de Oekraïense nationaliteit wordt rubriek 04.82.30 gevuld met de beschrijving van het document waaraan de nationaliteit is ontleend.
• Voor derdelanders uit Oekraïne wordt rubriek 04.82.30 gevuld met de code OEK, gevolgd door een spatie en de beschrijving van het document waaraan de nationaliteit is ontleend.

Achtergrondinformatie triageproces

De medewerker van de gemeente die de triage aanvraagt, krijgt per reply op de triage aanvraag de uitkomst van de IND per mail. In diezelfde mail wordt ook gevraagd bij BRP-inschrijving het v-nummer op te nemen dat aan betrokkene is gekoppeld (mét vermelding van het v-nummer). Het besluit zelf zal door de IND aan betrokkene zelf worden uitgereikt. Het koppelen van het v-nummer ziet toe op een ieder waarvoor een triage is aangevraagd en is voor zowel Oekraïners als derdelanders. Voor vragen over het triage proces neem dan contact op met triageoekraine@ind.nl.

Wanneer opnemen v-nummer bij personen komende uit Oekraïne?

Het opnemen van het v-nummer is alleen nodig in de situatie dat de gemeente – voor inschrijving in de BRP van personen komende uit Oekraïne  – de IND verzocht heeft om een triage advies. In het geval dat op het triage verzoek een positief advies volgt en de persoon in de BRP ingeschreven kan worden, wordt vanaf 15 oktober 2024 in rubriek 04.82.30 het v-nummer toegevoegd. Hierbij wordt geen onderscheid gemaakt tussen personen met de Oekraïense nationaliteit en derdelanders uit Oekraïne.
Het toevoegen van het v-nummer geldt enkel na triage, omdat de IND bij het triageproces een klant met v-nummer aanmaakt. Als het triageverzoek een positief advies oplevert en de ontheemde persoon in de BRP kan worden ingeschreven, ontvangt de gemeente het v-nummer van de IND.
In rubriek 04.82.30 wordt de beschrijving 'v-nummer xxx' (de laatste 3 cijfers van het v-nummer) toegevoegd. Door bij inschrijving in de BRP de laatste drie cijfers van het reeds bekende v-nummer toe te voegen, wordt het risico op dubbele registraties bij de IND geminimaliseerd.

In het naslagwerk GOO en de instructie voor triageverzoeken (voor inschrijving BRP) staat het triageproces uitvoerig uitgelegd Instructie triageproces. Voor vragen over het triage proces neem contact op met triageoekraine@ind.nl.
De IND meldt dat het triageproces is opgezet/uitgebreid op basis van signalen van gemeenten. Gemeenten gaven aan moeite te hebben met het inschrijven van vreemdelingen die evident niet aan de voorwaarden van de Richtlijn Tijdelijke Bescherming zouden voldoen. Om te voorkomen dat deze personen onterecht lang in de opvang terecht zouden komen, heeft de IND samen met het ministerie van Justitie en Veligheid dit proces ontwikkeld om gemeenten hierin te faciliteren, zodat er in deze specifieke gevallen eerst door de IND getoetst kan worden, alvorens in te schrijven in de BRP. Het is dus niet opgericht om gemeenten extra te belasten, maar juist om te verlichten. De IND meldt verder dat het om kleine aantallen gaat. Bij het grootste aantal inschrijvingen in de BRP heeft er vooraf geen triage plaatsgevonden, of is er geen positieve uitkomst van de triage.

Hoe wordt de relatie gelegd tussen Oekraïners en/of derdelanders die familie van elkaar zijn?

Ontheemde gezinnen kunnen problemen krijgen als niet uit de BRP te herleiden is dat de gezinsleden onderling gerelateerd zijn. Als er geen relatie wordt gelegd, wordt het voor de afnemers lastig om iets over de samenstelling van huishoudens te zeggen. En die informatie is in allerlei processen nodig.

Voor minderjarigen die met hun ouder(s) zijn meegekomen en die geen identiteitsbewijs hebben, kunnen de ouders (bij gebrek aan overige documenten) een verklaring onder eed of belofte (VOE) afleggen, waarmee de gemeente de identiteit van de kinderen vaststelt. Vervolgens schrijft de gemeente deze kinderen in. Dit betreft een tijdelijke uitzondering op de standaardregel dat hiervoor een identiteitsbewijs nodig is. Deze uitzondering is van toepassing op deze doelgroep in de huidige omstandigheden.

Hoe worden de relaties tussen partners gelegd?

De gegevens over het huwelijk kunnen ontleend worden aan de overgelegde documenten. Het overgelegde document moet vertaald worden als deze in een voor ons niet leesbare taal is opgesteld. Een vertaling door een beëdigd tolk/vertaler heeft de voorkeur. Vertaling door een beëdigd tolk/vertaler is in deze situatie bijna onmogelijk, doordat de vraag vele malen groter is dan het aanbod.

Als er geen documenten voorhanden zijn, kan voor de opname van de gegevens een Verklaring onder eed of belofte (VOE) worden afgelegd. Als een VOE is gebruikt en het document op een later tijdstip is vertaald, kan de procedure ‘Actualiseren bij een sterker brondocument’ uitgevoerd worden. Of als de akte afwijkende gegevens laat zien in vergelijking van de eerder afgelegde VOE, dan voert u een correctieprocedure uit.

Let op: Laat de verklaring conform artikel 2.9 wet BRP ondertekenen, tenzij het huwelijk langer dan tien jaar is gesloten of inmiddels is geëindigd. Indien de verklaring niet kan worden ondertekend door beide partners, bijvoorbeeld omdat een van de partners niet in Nederland is, dan volstaat de handtekening van de partner die aangifte doet.

Hoe wordt de nationaliteit van kinderen van ontheemden afgeleid? 

De nationaliteit van de kinderen dient van de Oekraïense ouders afgeleid te worden, waardoor de kinderen ook als Oekraïense burgers worden geregistreerd. Er kunnen problemen ontstaan als de kinderen van Oekraïense ouders met een onbekende nationaliteit worden ingeschreven.

Voor het vaststellen van de nationaliteit van kinderen van ouders met de niet-Oekraïense nationaliteit wordt gekeken naar het nationaliteitsrecht van het land van herkomst van de ouders en de door hen overgelegde documenten.

Meer informatie is te lezen op de pagina Veelgestelde vragen over de inschrijving van Oekraïners in de BRP.

Welke gegevens dienen direct bij de inschrijving te worden geregistreerd? 

Het is van groot belang dat bij het inschrijven van gezinnen (met één of beide ouders verblijvend op één adres) de relaties tussen ouders en kinderen over en weer direct worden vastgelegd. Daarvoor moeten de gegevens over ouders en kinderen op de persoonslijsten van gezinsleden worden opgenomen. Als deze gegevens niet of niet volledig worden geregistreerd, kunnen er problemen ontstaan bij uitvoeringsinstanties, bijvoorbeeld bij het toekennen van toeslagen. Hetzelfde geldt voor gegevens over een actueel huwelijk.

Welke gegevens kunnen op een later moment worden geregistreerd? 

Een ontheemde die hier alleen, dus zonder gerelateerden komt, kan worden ingeschreven met voorlopig alleen zijn of haar eigen gegevens. Als op een later moment gerelateerden van de vluchteling ook worden ingeschreven, moeten de gegevens over deze gerelateerden (vaak gezinsleden) zo snel mogelijk worden aangevuld. De gegevens over een ontbonden huwelijk of geregistreerd partnerschap (historisch huwelijk/geregistreerd partnerschap) moeten wel geregistreerd worden, maar zijn minder relevant voor de uitvoering en kunnen daarom ook later worden aangevuld.

Hoe kan een ontheemde uit Oekraïne zijn identiteit en nationaliteit aantonen?

Als een Oekraïner zich meldt bij een gemeente en zegt uit Oekraïne te komen en hij of zij een verblijfsadres heeft in de gemeente, dient deze persoon in de BRP te worden ingeschreven als ingezetene. Voorwaarde voor inschrijving is dat de gemeente de identiteit en nationaliteit moet kunnen vaststellen aan de hand van een paspoort of ander identiteitsbewijs. Of moet kunnen vaststellen dat het een persoon is met een andere nationaliteit dan de Oekraïense, maar die hetzij (inter)nationale bescherming genoot in Oekraïne hetzij in het bezit is van een permanente verblijfsvergunning in Oekraïne, of een gerelateerde kan zijn van iemand die in Nederland tijdelijke bescherming geniet. Een persoon die (ook) de Nederlandse nationaliteit heeft of een andere EU-nationaliteit, komt niet in aanmerking voor tijdelijke bescherming onder de RTB.

Hoe om te gaan met minderjarige kinderen?

Voor minderjarigen die in gezinsverband zijn meegekomen en die geen identiteitsbewijs hebben, kunnen de ouders (bij gebrek aan overige documenten) een verklaring onder eed of belofte (VOE) afleggen, waarmee de gemeente de identiteit van de kinderen vaststelt. Vervolgens schrijft de gemeente ook deze kinderen in. Dit betreft een tijdelijke uitzondering op de standaardregel dat hiervoor een identiteitsbewijs nodig is. Deze uitzondering is alleen toepasbaar voor deze doelgroep in de huidige omstandigheden.

Wat te doen als de identiteit, nationaliteit of het rechtmatig verblijf in Oekraïne niet vastgesteld kan worden?

Zie het naslagwerk voor de gemeentelijke opvang Oekraïense Ontheemden (naslagwerk GOO)

Brondocumenten