W195 oplegnotitie Nieuwe waarde Verstrekkingsbeperking tbv Kanselarij

1 Probleemstelling

1.1 Omschrijving

Sinds 1 april 2022 kunnen burgers via Mijn Overheid zien welke organisaties een afnemersindicatie op hun persoonslijst hebben gezet (initiatief IWD-01-01 van programma Toekomst BRP). Om inzage te krijgen in de verstrekkingen die aan die organisaties zijn gedaan, moeten burgers zich nog altijd wenden tot hun gemeente van inschrijving en daar het protocolleringsoverzicht opvragen. Dat gebeurt slechts zelden. Met initiatief IWD-01-03 wil programma Toekomst BRP het mogelijk maken dat burgers ook hun protocolleringsoverzicht via Mijn Overheid kunnen opvragen. Omdat de verwachting is dat veel meer burgers hier gebruik van zullen maken, moet worden voorkomen dat daarbij burgers worden geïnformeerd over bevragingen door de Kanselarij der Nederlandse Orden in het kader van hun kandidatuur voor een lintje. Dit wordt geregeld in een derde initiatief van Toekomst BRP: IWD-01-05 Verhullen ad hoc bevraging Kanselarij.

1.2 Herkomst

Programma Toekomst BRP.

1.3 Raakvlakken

Deze wijziging moet zijn geïmplementeerd en in werking getreden vóórdat het protocolleringsoverzicht via Mijn Overheid voor burgers opvraagbaar wordt gemaakt.

2 Oplossing

2.1 Huidige situatie

Ten behoeve van de kandidaatstelling van mensen voor de ontvangst van een lintje bevraagt de Kanselarij der Nederlandse Orden de BRP ad hoc. Nadat iemand een lintje gekregen heeft, wordt pas een afnemersindicatie op diens PL geplaatst. Een ad hoc bevraging is in principe inzichtelijk voor de betrokkene via het protocolleringsoverzicht. Dat heeft de volgende nadelen:

• Het verrassingselement is weg als de betrokkene ziet dat de Kanselarij zijn/haar gegevens heeft bevraagd.
• Lang niet alle voorgedragen burgers krijgen ook daadwerkelijk een onderscheiding. Het is dan pijnlijk voor de betrokkene om te zien dat zijn/haar gegevens wel zijn opgevraagd, maar dat een onderscheiding uitblijft. Op dit moment worden alle verstrekkingen aan de Kanselarij getoond op het protocolleringsoverzicht, maar dat wordt maar zelden door burgers opgevraagd. Als burgers precies in de periode van voordracht hun protocolleringsoverzicht opvragen, dan kan het dus gebeuren dat zij al voortijdig kunnen zien dat de Kanselarij hun gegevens heeft opgevraagd.

2.2 Oplossing

Met onderhavige LO-wijziging wordt geregeld dat:

• afnemersindicaties van de Kanselarij wél inzichtelijk zijn voor burgers op Mijn Overheid (zoals het nu al is);
• spontane verstrekkingen aan de Kanselarij wél inzichtelijk zijn voor burgers op hun protocolleringsoverzicht;
• de ad hoc verstrekkingen aan de Kanselarij níet inzichtelijk zijn voor burgers op hun protocolleringsoverzicht, maar wél voor gemeentefunctionarissen die daar expliciet voor zijn geautoriseerd.

De autorisatietabel voorziet nog niet in de mogelijkheid om een burger wel inzage te geven in spontane verstrekkingen, maar niet in ad hoc verstrekkingen aan een afnemer. Dit wordt nu mogelijk door de volgende aanpassingen te doen in LO BRP en LO BES.

In LO BRP, paragraaf 3.1.2.1 Afnemerbeschrijving en in LO BES, paragraaf 5.2.2 Indeling autorisatietabelregel wordt een waarde toe gevoegd bij de beschrijving van rubriek 35.95.13:

• Verstrekkingsbeperking (Rubriek 35.95.13)     

Deze rubriek kan de waarden "0", "1", of "2" of "3" hebben, die het volgende betekenen:

0 = aan een burger desgevraagd inzage geven in de bij zijn PL opgenomen afnemersindicatie van de afnemer en aan de burger desgevraagd melden welke verstrekkingen er zijn gedaan aan de afnemer, en geen beperkingen met betrekking tot het zichtbaar en beschikbaar zijn van deze informatie voor gemeentefunctionarissen;

1 = aan een burger desgevraagd inzage geven in de bij zijn PL opgenomen afnemersindicatie van de afnemer en aan de burger desgevraagd melden welke verstrekkingen er zijn gedaan aan de afnemer, en deze informatie slechts zichtbaar en beschikbaar maken voor gemeentefunctionarissen die daar expliciet voor zijn geautoriseerd;

2 = aan een burger geen inzage geven in de bij zijn PL opgenomen afnemersindicatie van de afnemer en aan de burger niet melden welke verstrekkingen er zijn gedaan aan de afnemer, en deze informatie slechts zichtbaar en beschikbaar maken voor gemeentefunctionarissen die daar expliciet voor zijn geautoriseerd;

3 = aan een burger desgevraagd inzage geven in de bij zijn PL opgenomen afnemersindicatie van de afnemer en aan de burger desgevraagd melden welke spontane verstrekkingen er zijn gedaan aan de afnemer, maar aan de burger niet melden welke ad hoc verstrekkingen er zijn gedaan aan de afnemer.

Die nieuwe waarde wordt vervolgens ook toegevoegd in de beschrijving van Tabel 35 Autorisatietabel in LO BRP, paragraaf 4.7 Beschrijving van de landelijke tabellen en in LO BES, bijlage I.8 Beschrijving van de landelijke tabellen:

Tabelnummer               35

Naam                           Autorisatietabel

Toelichting                   Een opsomming van de door de verantwoordelijk Minister geauto­riseerde en aangesloten instanties binnen het BRP-stelsel.

Tabelregelelementen    95.10    Afnemersindicatie
Numeriek         6 posities

95.11    Aantekening     (dit veld komt alleen in oude tabelregels voor; N-maal)
Alfanumeriek    1-24 posities

95.12    Indicatie geheimhouding
Numeriek         1 positie
0 = geheimhouding niet van toepassing,
1 = geheimhouding van toepassing

95.13    Verstrekkingsbeperking
Numeriek         1 positie
0 = geen beperking
1 = 'gevoelig'  
2 = 'alle verstrekkingen geheim'
3 = 'alleen ad hoc verstrekkingen geheim'

95.14    Bijzondere betrekking kind verstrekken        
Numeriek         1 positie
0 = niet verstrekken
1 = verstrekken

2.3 Gerelateerde wijzigingen in wet- en regelgeving

Er zijn geen relaties of afhankelijkheden van wet- en regelgeving.

2.4 Openstaande punten

Er zijn geen openstaande punten.

3 Invoering

Deze LO-wijziging, met de daarvoor benodigde aanpassingen in TAPP, BRP-V en POM, moet in werking zijn getreden vóórdat het protocolleringsoverzicht via Mijn Overheid kan worden opgevraagd door burgers.

4 Gevolgen

4.1 Documentatie

Deze wijziging heeft alleen impact op LO BRP en LO BES, omdat daarin de autorisatietabel beschreven staat.

4.2 Gemeenten

Er is geen impact op de systemen bij gemeenten.

4.3 Afnemers

Er is geen impact op de systemen bij afnemers.

4.4 IND

Er is geen impact op de IND of de systemen bij de IND.

4.5 Caribische landen en Caribisch Nederland

Er is geen impact op de systemen in Caribisch Nederland.

4.6 RvIG-systemen

Voor de ondersteuning van de nieuwe waarde van rubriek 35.95.13 Verstrekkingsbeperking moet de TAPP, BRP-V en de POM worden aangepast.