Veelgestelde vragen en antwoorden Functiescheiding
Op deze pagina vind je antwoord op veelgestelde vragen over functiescheiding.
Wanneer treedt de nieuwe vorm van functiescheiding binnen het reisdocumentenproces in werking?
Vanaf 1 januari 2025 wordt de Paspoortuitvoeringsregeling Nederland (PUN) aangepast met een nieuwe vorm van functiescheiding.
Voor wie geldt de nieuwe vorm van functiescheiding in het reisdocumentenproces?
De nieuwe vorm, die vanaf 1 januari 2025 geldt, is voor alle Nederlandse (aangewezen) gemeenten en Caribisch Nederland (Bonaire, Saba en St Eustatius).
Het Ministerie van Buitenlandse Zaken, de Koninklijke Marechaussee en de Caribische landen (Aruba, Curaçao en Sint Maarten) vallen niet onder de nieuwe regeling.
Voor functiescheiding adviseert RvIG de verstrekker de identiteit van de aanvrager nogmaals te verifiëren. Hoe kan de ambtenaar dit doen tijdens de eindcontrole?
Een foto-foto-vergelijking kan uitgevoerd worden door de pasfoto die is aangeleverd bij de aanvraag te vergelijken met pasfoto’s uit voorgaande documenten. Je zoekt het voorgaande document in het RAAS op (indien afgegeven door jouw instantie) of er wordt bij de aanvraag een fotokopie van het vorige document gemaakt.
RvIG adviseert de rol van de verstrekker te verzwaren om goed te kunnen voldoen aan functiescheiding bij het reisdocumentenproces van reisdocumenten. Is het verplicht om extra controletaken uit te voeren?
Nee, het is niet verplicht om naast de identiteitsvaststelling en controle op de rechtmatigheid van de aanvraag extra controletaken uit te voeren. Wél vormen ze een belangrijk onderdeel in het reisdocumentenproces om dit bestendiger te maken tegen fouten en fraude. RvIG adviseert de rol van de verstrekker te verzwaren. Het is daarom cruciaal om zoveel mogelijk van deze controles uit te voeren bij de aanvragen.
Wordt het maken van een fotokopie van het oude document vanwege de aangepaste functiescheiding een verplichte handeling in het reisdocumentenproces?
Nee, de fotokopie is een tijdelijke oplossing. RvIG werkt in het programma Verbeteren Reisdocumentenstelsel (VRS) aan een technische oplossing die identiteitscontrole in de backoffice goed ondersteunt. RvIG kan momenteel nog geen indicatie geven over wanneer deze nieuwe functies beschikbaar komen. Raadpleeg onze website voor de meest actuele informatie over VRS.
Wat moeten we doen als mijn organisatie langdurig niet kan voldoen aan functiescheiding in het aanvraag- en uitgifteproces?
Alle gemeenten moeten structureel voldoen aan functiescheiding zoals het staat beschreven in de PUN.
Wat moeten we doen als we tijdelijk (in geval van een noodsituatie) niet kunnen voldoen aan functiescheiding?
Als je tijdelijk niet kan voldoen aan functiescheiding moet per 1 januari 2025 de leidinggevende en/of procesverantwoordelijke van de afdeling burgerzaken het C17-formulier van RvIG invullen en zelf in bewaring nemen. Dit formulier kan door RvIG opgevraagd worden bij controles en de zelfevaluatie.
Hoe kan men de extra identiteitscontrole ondersteunen als de aanvraag wordt gedaan met een MVA?
Als het niet mogelijk is om ter plekke een fotokopie te maken van het vorige document, adviseren wij op voorhand de gegevens op te vragen bij de uitgevende instantie die het voorgaande document heeft uitgegeven en dit toe te voegen aan het dossier van de aanvraag.
Worden de leges aangepast om de nieuwe rolverdeling in functiescheiding in het reisdocumentenproces te ondersteunen?
Het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties is niet voornemens de leges te verhogen voor de aanscherping van functiescheiding.
Gaat RvIG het mogelijk maken om de juiste toepassing van functiescheiding te controleren of af te dwingen door de systemen betrokken bij het aanvraag en uitgifteproces?
RvIG werkt aan een technische oplossing om functiescheiding te loggen en alleen toegang te geven aan de persoon die de handeling mag uitvoeren. Ook wordt het in de toekomst mogelijk om digitaal controles te doen voor bijvoorbeeld de beoordeling van de aanvraag.
Blijft het, naast het maken van een fotokopie, ook mogelijk om de foto op te vragen bij de uitgevende instantie die het vorige document heeft uitgegeven?
Bij een aanvraag waarbij het vorige document is uitgegeven door een andere uitgevende instantie, adviseert RvIG een fotokopie te maken van het vorige document. Het blijft daarnaast ook mogelijk om de gegevens op te vragen bij de uitgevende instantie die het vorige document heeft uitgegeven.