Overslaan en naar de inhoud gaan

Veelgestelde vragen en antwoorden Functiescheiding

Op deze pagina vind je antwoord op veelgestelde vragen over functiescheiding.

Vanaf 1 januari 2025 wordt de Paspoortuitvoeringsregeling Nederland (PUN) aangepast met een nieuwe vorm van functiescheiding.

De nieuwe vorm, die vanaf 1 januari 2025 geldt, is voor alle Nederlandse (aangewezen) gemeenten en Caribisch Nederland (Bonaire, Saba en St Eustatius). Het Ministerie van Buitenlandse Zaken, de Koninklijke Marechaussee en de Caribische landen (Aruba, Curaçao en Sint Maarten) vallen niet onder de nieuwe regeling.
Een foto-foto-vergelijking kan uitgevoerd worden door de pasfoto die is aangeleverd bij de aanvraag te vergelijken met pasfoto’s uit voorgaande documenten. Je zoekt het voorgaande document in het RAAS op (indien afgegeven door jouw instantie) of er wordt bij de aanvraag een fotokopie van het vorige document gemaakt.
Nee, het is niet verplicht om naast de identiteitsvaststelling en controle op de rechtmatigheid van de aanvraag extra controletaken uit te voeren. Wél vormen ze een belangrijk onderdeel in het reisdocumentenproces om dit bestendiger te maken tegen fouten en fraude. RvIG adviseert de rol van de verstrekker te verzwaren. Het is daarom cruciaal om zoveel mogelijk van deze controles uit te voeren bij de aanvragen.

Nee, de fotokopie is een tijdelijke oplossing. RvIG werkt in het programma Verbeteren Reisdocumentenstelsel (VRS) aan een technische oplossing die identiteitscontrole in de backoffice goed ondersteunt. RvIG kan momenteel nog geen indicatie geven over wanneer deze nieuwe functies beschikbaar komen. Raadpleeg onze website voor de meest actuele informatie over VRS.

Alle gemeenten moeten structureel voldoen aan functiescheiding zoals het staat beschreven in de PUN.

Als je tijdelijk niet kan voldoen aan functiescheiding moet per 1 januari 2025 de leidinggevende en/of procesverantwoordelijke van de afdeling burgerzaken het C17-formulier van RvIG invullen en zelf in bewaring nemen. Dit formulier kan door RvIG opgevraagd worden bij controles en de zelfevaluatie.

Als het niet mogelijk is om ter plekke een fotokopie te maken van het vorige document, adviseren wij op voorhand de gegevens op te vragen bij de uitgevende instantie die het voorgaande document heeft uitgegeven en dit toe te voegen aan het dossier van de aanvraag.
Het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties is niet voornemens de leges te verhogen voor de aanscherping van functiescheiding.

RvIG werkt samen met de RDM-leveranciers aan een oplossing om functiescheiding technisch af te dwingen. Dit willen we bereiken door handelingen van medewerkers te loggen middels een pseudoniem. Door deze oplossing is het altijd duidelijk wie betrokken is geweest bij het aanvragen, de eindcontrole (het verstrekken) en het uitreiken van een reisdocument. De datum waarop deze functionaliteit wordt opgeleverd is nog niet bekend.

Bij een aanvraag waarbij het vorige document is uitgegeven door een andere uitgevende instantie, adviseert RvIG een fotokopie te maken van het vorige document. Het blijft daarnaast ook mogelijk om de gegevens op te vragen bij de uitgevende instantie die het vorige document heeft uitgegeven.

Nee, alleen een ambtenaar mag de eindcontrole uitvoeren en het verstrekkingsbesluit nemen. Volgens de Ambtenarenwet 2017 is een ambtenaar een persoon die een arbeidsovereenkomst heeft met een overheidswerkgever. Een ambtenaar kan een gemeenteambtenaar zijn, maar ook medewerkers bij de provincies, waterschappen en rijksoverheid zijn ambtenaren. Bovenstaande definitie bestaat sinds 1 januari 2020 door de invoering van de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren (Wnra). Hierdoor is de rechtspositie van ambtenaren genormaliseerd en vallen zij net als werkenden in het bedrijfsleven onder het arbeidsrecht en hebben zij voortaan een arbeidsovereenkomst in plaats van een aanstelling.

De medewerker die de eindcontrole (het verstrekken) uitvoert moet dus een ambtenaar van de gemeente zijn. Hiermee bedoelen we een werknemer in dienst van de gemeente. Detachering-, inhuur- en uitzendkrachten, evenals zzp-ers mogen deze rol dus niet uitvoeren maar mogen wel de functies aanvraag en uitreiken uitvoeren. Een ambtenaar van een andere gemeente die gedetacheerd aan het werk is bij jullie gemeente mag de eindcontrole wel uitvoeren.

Ja, dat mag. De bevoegde autoriteit mag een kopie maken van het reisdocument. In de wet staan regels over de vaststelling van de identiteit van aanvrager door de bevoegde autoriteit (onder andere Nederlandse gemeenten). In deze regels wordt voorgeschreven dat voor de vaststelling van de identiteit onder ander gebruik wordt gemaakt van het door de aanvrager overgelegde Nederlandse reisdocument (artikel 28 van de Paspoortwet, in artikel 2.1 van het Paspoortbesluit en artikel 22 PUN). Om tijdens de eindcontrole een extra identiteitscontrole te kunnen uitvoeren mag de gemeente, op basis van voorgenoemde regels, een kopie maken van het overgelegde reisdocument.

Het maken van een kopie van een reisdocument en vergelijken daarvan, zijn verwerkingen van persoonsgegevens in de zin van de AVG. Het maken van een kopie van een identiteitsbewijs is volgens de Autoriteit Persoonsgegevens ‘de zwaarste manier’ om iemands identiteit vast te stellen en mag daarom alleen als de wet dat toestaat. Artikel 2.1 van het Paspoortbesluit schrijft voor dat voor het verkrijgen van de nodige zekerheid over de identiteit van de aanvrager gebruik wordt gemaakt van het door de aanvrager overgelegde Nederlandse reisdocument. Er is daarmee een wettelijke verwerkingsgrondslag voor de gemeenten om een kopie te maken van het reisdocument (artikel 6 lid 1 sub c AVG). Zodra de gemeenten de eindcontrole heeft uitgevoerd en het verstrekkingsbesluit is genomen vervalt de grondslag om de fotokopie te bewaren. De fotokopie moet na de eindcontrole direct vernietigd worden en mag niet worden opgeslagen.

Let op: bevoegde instanties kunnen geen rechten ontlenen aan deze uitspraak van RvIG. De identiteitsvaststelling van de aanvrager is immers een wettelijke taak van de bevoegde instantie en de bevoegde instantie is daarmee zelf verantwoordelijkheid voor de gegevensverwerkingen die plaatsvinden bij het uitvoeren van die taak. Bevoegde instanties kunnen voor een definitieve AVG toets omtrent verwerkingsgrondslagen en noodzakelijkheid terecht bij hun privacy officer, dan wel bij de Autoriteit Persoonsgegevens.