Advies beoordelen aanvraag tijdens het verstrekken
Vanaf 1 januari 2025 beschrijft de Paspoortuitvoeringsregeling Nederland een nieuwe rolverdeling binnen de vereiste functiescheiding.
De voormalige functiescheiding tussen het verstrekken, beheren en uitreiken van reisdocumenten wordt aangepast.
De nieuwe functiescheiding zit tussen onderstaande functies:
- Externe medewerker of ambtenaar 1: het in behandeling nemen van de aanvraag
- Ambtenaar 2: het uitvoeren van de eindcontrole (verstrekkingsbesluit)
- Externe medewerker of ambtenaar 3: het uitreiken van het reisdocument aan de burger.
De eindcontrole moet gedaan worden door een ambtenaar die de aanvraag beoordeelt en de aanvraag verstrekt door de aanvraag via het RAAS (Reisdocumenten Aanvraag- en Archiefstation) te verzenden. De andere rollen binnen de functiescheiding kunnen ook worden uitgevoerd door medewerkers die geen ambtenaar zijn.
Op deze webpagina licht RvIG de rol van de eindcontrole (verstrekken) verder toe en geeft advies over het implementeren van de nieuwe rolverdeling bij een uitgevende instantie.
Rol eindcontrole (verstrekken)
Bij de eindcontrole wordt de informatie die door de medewerker ‘aanvragen’ aan de balie is verzameld geverifieerd op correctheid en volledigheid. Als dit is vastgesteld mag de aanvraag doorgezet worden naar de producent. Deze verificatie bestaat uit de identiteitscontrole en een controle op de rechtmatigheid van de aanvraag. De invulling van de rol van de eindcontrole (‘verstrekken’) is een aanbeveling vanuit RvIG.
Wat zijn de controlepunten bij de identiteitscontrole?
Bij de identiteitscontrole wordt door de ambtenaar de foto van het voorgaande document vergeleken met de foto die de burger heeft aangeleverd bij de aanvraag van het nieuwe reisdocument.
De ambtenaar die verantwoordelijk is voor de eindcontrole (‘verstrekken’) kan deze foto-foto vergelijking op verschillende manieren uitvoeren.
1. Medewerker 1 (aanvragen) maakt bij elke aanvraag een kopie van de voorgaande reisdocumenten. Deze kopie wordt toegevoegd bij de (digitale) aanvraag.
2. Medewerker 1 (aanvragen) maakt alleen een kopie van de voorgaande reisdocumenten indien voorgaande documenten bij een andere uitgevende instantie zijn aangevraagd.
- Je vergelijkt de door de balie gemaakte fotokopie of scan van het voorgaande document met de aangeleverde foto op het fotohandtekeningformulier
- Je zoekt zelf de voorgaande kleurenfoto in het RAAS op en vergelijkt deze met de foto op het fotohandtekeningformulier die is aangeleverd bij de nieuwe aanvraag.
3. Als een voorgaand document vermist is:
- Medewerker 1 (aanvragen) vraagt de RAAS uitdraai op, want anders kan die de identiteit niet vaststellen (uit eigen RAAS of bij andere uitgevende instantie).
- Medewerker 1 (aanvragen) controleert eventueel of de foto van een andere wettelijk ID-bewijs (zoals rijbewijs) overeenkomt met de ingeleverde foto.
- Ambtenaar 2 (verstrekken) bij de eindcontrole wordt de foto van de RAAS uitdraai nogmaals geverifieerd voor de fotovergelijking met de ingeleverde foto.
- Ambtenaar 2 (verstrekken) controleert of de identificerende vragen correct zijn beantwoord.
Wat zijn o.a. de controles op de rechtmatigheid van de aanvraag uitgevoerd door ambtenaar 2?
- Controleer, indien de aanvrager onder curatele staat, minderjarig is, of de ouder(s) of gezaghebber(s) van de minderjarige toestemming hebben gegeven.
- Controleer of de identificerende vragen goed zijn beantwoord.
- Vermissingverklaring C2 volledig en juist ingevuld, C7 opgemaakt (indien van toepassing)?
- C15 ingevuld en C7 opgemaakt? (bij (vermoeden van) ID-fraude)