Advies beoordelen aanvraag tijdens het verstrekken

Op deze webpagina licht RvIG de rol van de eindcontrole, het verstrekken, toe en geeft advies over het toepassen van functiescheiding. Dit advies is gebaseerd op de nieuwe vorm van functiescheiding die sinds 1 januari 2025 in Nederland en Caribisch Nederland geldt en sinds april 2026 in de Caribische landen van ons Koninkrijk. 
 

• Bekijk de procesplaat functiescheiding met de rollen en taken 
• Lees meer over het hoe en waarom van functiescheiding

Alleen ambtenaar mag verstrekken

De eindcontrole moet gedaan worden door een ambtenaar die de aanvraag beoordeelt en de aanvraag verstrekt. Met een ambtenaar bedoelen we een werknemer in dienst van de gemeente. Detachering-, inhuur- en uitzendkrachten en zzp-ers mogen deze rol dus níet uitvoeren maar mogen wel de functies aanvragen en uitreiken uitvoeren. Een gedetacheerde ambtenaar van een andere gemeente mag de eindcontrole wel uitvoeren. 

Wat houdt de eindcontrole bij het verstrekken in? 

Het uitbreiden van de taken/handelingen bij het verstrekken is een aanbeveling vanuit RvIG. Bij de eindcontrole controleert de verstrekker of de informatie die door de medewerker ‘aanvragen’ aan de balie is verzameld, juist en volledig is. Deze controle bestaat uit onder andere uit:

• Controleren van de rechtmatigheid van de aanvraag;
• Verifiëren identiteit door het vergelijken van de nieuwe foto met voorgaande foto of document.

Eventueel kunnen er nog aanvullende controles worden uitgevoerd. Als alles is vastgesteld kan de verstrekker het verstrekkingsbesluit nemen en de aanvraag doorzetten naar de producent.

Wat zijn de controlepunten bij de identiteitscontrole?

Bij de identiteitscontrole wordt door de ambtenaar die de rol van verstrekker heeft, de foto van het voorgaande document vergeleken met de foto die de burger heeft aangeleverd bij de aanvraag van het nieuwe reisdocument. 

De verstrekker kan deze foto-fotovergelijking op verschillende manieren uitvoeren, afhankelijk van de situatie geeft RvIG de volgende adviezen: 

Situatie 1. De aanvrager heeft bij elke aanvraag een kopie gemaakt van de voorgaande reisdocumenten. De aanvrager voegt deze kopie toe bij de (digitale) aanvraag. 

Situatie 2. De aanvrager heeft alleen een kopie gemaakt van de voorgaande reisdocumenten als voorgaande documenten bij een andere uitgevende instantie zijn aangevraagd. De verstrekker kan de identiteit dan op 2 manieren controleren: 

• De verstrekker zoekt zelf de voorgaande kleurenfoto in het RAAS op en vergelijkt deze met de foto op het fotohandtekeningformulier die is aangeleverd bij de nieuwe aanvraag.  
• De verstrekker vergelijkt de door de aanvrager gemaakte fotokopie of scan van het voorgaande document met de aangeleverde foto op het fotohandtekeningformulier;

Situatie 3. Als een voorgaand document vermist is:

• De aanvrager vraagt de RAAS-uitdraai op, want anders kan hij/zij de identiteit niet verifiëren (uit eigen RAAS of bij een andere uitgevende instantie).
• De aanvrager controleert eventueel of de foto van een andere wettelijk ID-bewijs (zoals rijbewijs) overeenkomt met de ingeleverde foto.
• De verstrekker controleert bij de eindcontrole de foto van de RAAS-uitdraai voor de fotovergelijking met de ingeleverde foto.
• De verstrekker controleert of de eventuele identificerende vragen correct zijn beantwoord. 

Welke  controles moet de verstrekker onder andere uitvoeren om de rechtmatigheid van de aanvraag te controleren? 

RvIG adviseert in ieder geval om de volgende handelingen uit te voeren om de rechtmatigheid van de aanvraag te controleren:

• Controleer als de aanvrager onder curatele staat, minderjarig is, of de ouder(s) of gezaghebber(s) van de minderjarige toestemming hebben gegeven.
• Controleer of de eventuele identificerende vragen goed zijn beantwoord.
• Controleer indien van toepassing of de vermissingverklaring C2 volledig is ingevuld en of er een meldingregistratie is gedaan in het RAP. 
• Controleer bij vermoeden van ID-fraude ook of het C15 is ingevuld.

Daarnaast kunnen er aanvullende controles worden uitgevoerd.