Dit document beschrijft hoe bijhouders van persoonsgegevens meldingen kunnen afhandelen door middel van het TMV 2.0-portaal.

1 Inleiding

Deze pagina beschrijft hoe bijhouders van persoonsgegevens meldingen kunnen afhandelen in het TMV 2.0-portaal.

Afnemers kunnen terugmelden om aan te geven dat er een vermoeden is dat persoonsgegevens niet (meer) kloppen, bijvoorbeeld als het adres niet juist is. Deze meldingen gaan naar de gemeente die de persoonsgegevens bijhoudt - de bijhouder.

De TMV 2.0 is de opvolger van TMV.

TMV 2.0 legt de nadruk op het doen van kwalitatief goede terugmeldingen, zo krijgen afnemers meer ruimte om toelichting te geven. Afnemers kunnen ook hun contactgegevens en maximaal 5 bijlages met een terugmelding meezenden. Dit draagt bij aan de verhoging van de kwaliteit van de terugmeldingen en daarmee de kwaliteit van de BRP.

Terugmeldingen zijn bij de TMV 2.0 niet meer gekoppeld aan een persoonslijst, zoals bij TMV het geval was. Afnemers moeten de gemeente van bijhouding met de TMV 2.0 zelf kiezen. Een bijhouder kan een gedane terugmelding eventueel doorsturen naar een andere bijhouder.

2 Terugmeldingen – de stappen

Het terugmeldproces bestaat normaal gesproken uit deze drie stappen:

Gemeld	Een afnemer van BRP-gegevens heeft een terugmelding geplaatst. De melding gaat naar de gemeente die door de afnemer is aangewezen als bijhoudingsgemeente, de bijhouder.
In behandeling	De bijhouder neemt de terugmelding in ontvangst en begint met de afhandeling. In de wet BRP staat er een termijn van maximaal 5 dagen voor in behandeling nemen van de terugmelding door de bijhouder.
Afgehandeld	De bijhouder sluit het onderzoek af en meldt dat de terugmelding is afgehandeld. In de toelichting kan worden aangegeven wat er met de terugmelding is gebeurd.

In sommige situaties kunnen deze stappen worden doorlopen:

Onvoldoende informatie	De bijhouder ontvangt een terugmelding die onvoldoende informatie bevat en niet in behandeling kan worden genomen. De melding wordt afgesloten, met een toelichting voor de afnemer.
Verkeerde bronhouder	De bijhouder ontvangt een terugmelding over persoonsgegevens waarvan hij niet de bijhouder is. De bijhouder kan de melding naar de juiste bijhouder doorsturen.
Ingetrokken	De melder heeft de terugmelding zelf ingetrokken. Dit kan gebeuren voor- of nadat de melding in behandeling is genomen.

Figuur 1 Statussen en statusovergangen

3 Inloggen, uitloggen en aanpassen instellingen

Inloggen op TMV2.0 is mogelijk met de gebruikersnaam en wachtwoord van de gemeente,

via deze link:

https://tmv.idm.diginetwerk.net/tmv-bronhouder/login

Na het inloggen wordt het eerste scherm getoond.
In het bovenste kader aan de rechterkant kunnen de volgende instellingen worden gewijzigd:

- Het E-mailadres van de gemeente kan worden aangepast.
  Dit is het E-mailadres waar notificaties naartoe worden gestuurd.

- Planningsverwachting instellen.

- Het wachtwoord wijzigen.

Uitloggen gaat ook via de instellingen-optie.

E-mailadres wijzigen

Als je klikt op “E-mailadres wijzigen” verschijnt onderstaand scherm. Hierin is het mogelijk om het E-mailadres van de gemeente te wijzigen. Daarnaast kan worden aangegeven of er geen notificaties worden verstuurd.

Planningsverwachting Instellen

Als je klikt op “Planningsverwachting Instellen” verschijnt onderstaand scherm. Hierin is het mogelijk om de standaard verwachte verwerkingstijd in dagen in te stellen.

Wijzigen wachtwoord

De geldigheidsduur van het wachtwoord is beperkt tot 90 dagen. Voor het verstrijken van deze termijn moet het wachtwoord worden veranderd.

Wanneer je klikt op “Wachtwoord wijzigen” verschijnt onderstaand scherm.

In dit scherm is het mogelijk om het huidige wachtwoord te wijzigen. De restricties waaraan het wachtwoord moet voldoen staan aangegeven.

4 Nieuwe meldingen zien

Na het inloggen worden als eerste de meldingen getoond die nog niet in behandeling zijn genomen. Deze staan in de map “Nieuw”.

Van elke terugmelding wordt de volgende informatie getoond:

• BSN van persoon waarover de melding gaat en de naam van de afnemer die de terugmelding heeft ingediend: bijvoorbeeld BSN 131313131 Gemeente Echt-Susteren.
• Status. In de map Nieuw, hebben alle terugmeldingen de statussen GEMELD.
• Het eerste deel van de toelichting op de terugmelding die de afnemer heeft verstrekt. Daarnaast kan er ook een ‘hashtag’ (#) bevatten. De hashtag wordt in het hoofdstuk Zoeken verder uitgelegd.
• De datum waarop de terugmelding is ingediend.

De terugmeldingen zijn bij het openen van het scherm standaard gesorteerd van oud naar nieuw. De meldingen die bovenaan staan, hebben de hoogste prioriteit om opgepakt te worden. De sortering kan worden aangepast (1).

De kleur van het kader rondom een melding (2) verandert als de terugmelding de vijfdagentermijn overschrijdt. Een terugmelding dient binnen vijf dagen in behandeling genomen te worden.
Als een terugmelding de vijfdagentermijn overschrijdt dan verschijnt er een rood kader en ontvangt de gemeente per E-mail een waarschuwing dat de termijn overschreden is.

Na het openen van de terugmelding wordt er meer informatie getoond:

• Contactgegevens van de afnemer die de terugmelding heeft ingediend.
• Referentiekenmerk: dit is een intern kenmerk van de afnemer.
• Bijlage die de afnemer heeft toegevoegd; deze kan worden gedownload met (1)
• De attributen die de afnemer heeft toegevoegd, met de oude en de nieuwe waarde.
• De historie van de terugmelding.

Het is ook mogelijk de terugmelding als PDF te downloaden (2).

5 Een terugmelding in behandeling nemen en afhandelen

Met de optie “In behandeling” kan een terugmelding die in de map Nieuw staat, in behandeling worden genomen.

In het scherm “In behandeling” is het mogelijk om contactgegevens in te voeren als extra informatie voor de afnemer. Voor de afnemer is van belang om te weten wanneer een terugmelding naar verwachting wordt afgehandeld. De standaard verwachte afhandelingsdatum is 8 weken na het in behandeling nemen van de terugmelding, deze datum is aanpasbaar als het blijkt dat er bijvoorbeeld meer tijd nodig is voor het onderzoek.

Noot: Als het nodig is om de PL in onderzoek te nemen, moet dit handmatig in het GBA-systeem worden gedaan. Dit is omdat er geen koppeling is tussen TMV2.0 en de BRP. De PL wordt dus niet automatisch in onderzoek gezet.

Terugmeldingen die in behandeling zijn genomen verhuizen van de map “Nieuw” naar de map “In behandeling”.

Bij de terugmeldingen in deze map kan de verwachte einddatum voor de melding worden aangepast (“Planning aanpassen” 1).

Wanneer het onderzoek is afgerond, moet de terugmelding worden afgesloten. Dit kan via “Afhandelen” (2). Het is belangrijk om bij het afhandelen van de terugmelding in het veld “Toelichting” aan te geven wat er met de terugmelding is gebeurd.

Na het afhandelen van de terugmelding wordt er om een bevestiging gevraagd. De afgehandelde terugmelding wordt na de bevestiging naar het Archief verplaatst.

Noot: Het onderzoek op de betrokken persoonslijst dient apart beëindigd te worden in je GBA-systeem.

6 Als de terugmelding niet kan worden afgehandeld

6.1 Onvoldoende informatie

Als een terugmelding niet genoeg informatie bevat om de terugmelding in behandeling te kunnen nemen, kan de terugmelding worden afgewezen door middel van de status “ONVOLDOENDE INFORMATIE”.

Het is belangrijk om bij het afwijzen van de terugmelding in de toelichting de reden van afwijzen aan te geven.

De afgewezen terugmelding wordt naar het Archief verplaatst.

6.2 Verkeerde bronhouder

Als de terugmelding betrekking heeft op een persoon waarvoor de gemeente niet verantwoordelijk is voor de bijhouding, dan kan de terugmelding met de status VERKEERDE BRONHOUDER worden doorgezet naar de juiste bronhouder.

In het volgende scherm dient er een keuze te worden gemaakt naar welke bronhouder de terugmelding doorgezet dient te worden. Door de eerste letters van de gemeentenaam in te geven kan er een keuze worden gemaakt.

De terugmelding komt nu automatisch met de status GEMELD in de map “Nieuw” van de gekozen bronhouder.

6.3 Ingetrokken door de afnemer

Het is mogelijk dat de afnemer de terugmelding zelf intrekt.

Dit kan gebeuren voor- of nadat de melding in behandeling is genomen.

De melding wordt dan direct gearchiveerd. Dat betekent dat de terugmelding verdwijnt uit de map “Nieuw” of “In behandeling”.

7 Zoeken en filteren

Op alle schermen zijn er twee opties om een melding terug te vinden: zoeken en filteren.

7.1 Zoeken in terugmeldingen van de eigen gemeente

Het is mogelijk om terugmeldingen te zoeken waarbij je gemeente als bronhouder is aangewezen:

• op Referentiekenmerk
• Op BSN, bijvoorbeeld 123456789
• Op A-Nummer, bijvoorbeeld 1234567890

Het is niet mogelijk om op afnemersnaam te zoeken.

Met zoeken worden alle terugmeldingen die aan de criteria voldoen en in mappen van de gemeente staan (nieuw, in behandeling of archief) getoond.

7.2 Zoeken in de terugmeldingen van alle gemeenten

Met “Zoeken” is het mogelijk om terugmeldingen van alle gemeenten in te zien.

• Op BSN, bijvoorbeeld  BSN:123456789
• Op A-nummer, bijvoorbeeld A:1234567890

Met deze optie worden terugmeldingen getoond die bij een andere gemeente open staan.
Het is nu mogelijk om de geselecteerde terugmelding via “Verkeerde Bronhouder” naar je eigen gemeente over te halen.

7.3 Filteren

Met de optie “Filteren” aan de rechterkant van het scherm is het mogelijk om een kleiner aantal terugmeldingen te selecteren. Filteren heeft effect op de terugmeldingen die op dat moment in het scherm worden getoond.

Voorbeeld 1

Door de filteroptie “Samenwerkingsverband Welzijnszorg Oosterschelderegio” te selecteren als de map “In behandeling” open staat, worden de terugmeldingen getoond die in behandeling zijn en die afkomstig zijn van die afnemer.

Voorbeeld 2

De filteroptie “Samenwerkingsverband Welzijnszorg Oosterschelderegio” te selecteren na het zoeken op #huishouden, worden de terugmeldingen getoond die de hashtag bevatten en afkomstig zijn van die afnemer.
Deze meldingen staan in twee verschillende mappen, “In behandeling” en “Archief”.

8 Meerdere terugmeldingen in een keer afhandelen

Het is mogelijk om meerdere terugmeldingen in één keer te verwerken. Dit kan door meerdere terugmeldingen aan te vinken aan de rechterkant van de terugmelding.

Bijvoorbeeld alle geselecteerde terugmeldingen in behandeling nemen.

Wanneer terugmeldingen worden geselecteerd, worden alleen de acties die op alle geselecteerde terugmeldingen kunnen worden uitgevoer zichtbaar.

Voorbeeld

Na het zoeken op “niet”, worden de terugmeldingen getoond met deze tekst in de toelichting.

Deze meldingen staan in verschillende mappen, er zijn dus meerdere acties mogelijk (in behandeling nemen, onvoldoende informatie, afhandelen).

Initieel zijn ze grijs, want er is nog geen melding geselecteerd.

Het is mogelijk om meerdere terugmeldingen te selecteren door ze aan te vinken.

Door de terugmelding voor BSN 135492437 en die voor BSN 775279861 aan te vinken (1) worden een aantal acties mogelijk (2): afhandelen en planning aanpassen. De overige statussen zijn niet te selecteren, omdat deze meldingen beide al in behandeling zijn.

Als terugmeldingen met verschillende statussen worden geselecteerd, zijn er geen mogelijke gezamenlijke statussen meer om te kiezen en worden de statussen dus grijs.

In het voorbeeld geldt dit voor de terugmelding op BSN 135492437 en die op BSN 513479511. Beide terugmeldingen zijn aangevinkt: de één heeft status IN BEHANDELING, de ander GEMELD. Er is geen vervolgstatus mogelijk die op beide meldingen kan worden toegepast.

9 Archivering van terugmeldingen

Terugmeldingen met de status afgehandeld, afgewezen of ingetrokken, blijven een jaar na afronding bewaard. Na deze termijn worden de terugmeldingen uit de map “Archief” verwijderd.

Om de terugmelding te archiveren bij een onderzoek dat heeft plaatsgevonden, is het mogelijk om de terugmelding als PDF te printen voor je eigen administratie.

10 Rapportages

Er zijn op dit moment twee rapportages beschikbaar:

• Doorlooptijd in werkdagen van status Gemeld naar In behandeling
• Terugmeldingen gemeld per afnemer

Via selectie van een periode is het mogelijk om het resultaat als PDF - of als Excelbestand via de browser op te slaan. Het maken van het overzicht kan een paar seconden duren.

 

11 Technische informatie

Toegang tot het TMV 2.0-portaal is alleen mogelijk via Diginetwerk.

De volgende browsers worden ondersteund:

• Chrome vanaf versie 75.0.3770.100
• Firefox vanaf versie 67.0.4 (32-bit)
• Internet Explorer 11 vanaf versie 11.557.17763.0.
• Edge vanaf versie 120.0.2210

Deze werkbeschrijving is bedoeld voor gemeenten die het spreadsheetprogramma Excel gebruiken. Voor gebruikers van een ander programma is deze werkbeschrijving misschien ook behulpzaam.
Mocht u er niet uitkomen, neem dan contact op met uw werkplekbeheerder. Het is voor ons namelijk niet mogelijk om een werkbeschrijving te maken voor alle mogelijke spreadsheetprogramma’s. Deze werkbeschrijving geeft de stappen weer die u in Excel moet nemen om een leesbaar bestand te maken van een Vrij bericht:

1. Selecteer/markeer de tekst in het Vrij bericht.
2. Kopieer de gegevens.
3. Open ‘Excel'.
4. Plak de gegevens in een leeg spreadsheet.
5. Klik onder het kopje ‘Data’ op ‘Tekst naar Kolommen’.
6. Selecteer ‘Gescheiden’ en klik vervolgens op ‘Volgende’.
7. Vink bij scheidingstekens ‘Komma’ aan en klik op ‘Volgende’.
8. Klik op ‘Voltooien’.
9. Pas eventueel de kolombreedte aan.
10. Selecteer/markeer de tekst van het eventuele volgende Vrij bericht. Neem daarbij de koptekst niet mee.
11. Kopieer de gegevens.
12. Ga onder de laatste tekst staan en plak de gegevens. In ‘Excel’ zullen de kolommen onder de bestaande kolommen worden geplaatst.
13. Herhaal zo nodig vanaf stap 4.

Bent u van plan het overzicht naar meerdere personen te verspreiden, zorgt u er dan voor dat het bestand niet kan worden gewijzigd. Bijvoorbeeld opslaan als pdf of het beveiligen  van de werkmap (Excel).

Aandachtspunten bij het aansluiten op de proefomgeving van GBA-V Online

Het instellen van de juiste URL

Om gebruik te kunnen maken van de GBA-V Online LO3 Adhoc Service in de proefomgeving zul je de juiste URL in jouw bevragingsmodule moeten instellen.

Hiervoor heb je de volgende opties:

• Als je beschikt over een Diginetwerk-verbinding kun je de proefomgeving via Diginetwerk benaderen via: https://lap.gbav.idm.diginetwerk.net/gba-v/online/lo3services/adhoc (DNS adres) of https://145.21.234.60/gba-v/online/lo3services/adhoc.
• Als een Gemnet-verbinding hebt kun je de proefomgeving benaderen via https://10.250.51.17/gba-v/online/lo3services/adhoc.
• Als je niet beschikt over een Gemnet- danwel Diginetwerk-verbinding kun je de proefomgeving via internet benaderen via https://147.181.7.110/gba-v/online/lo3services/adhoc.

Omdat de productieomgeving alleen te benaderen is via een Diginetwerk- of Gemnet-verbinding hebben de eerste twee opties de voorkeur.

De IP-adressen van de RvIG-stelselapplicaties ontsloten via Diginetwerk zijn ook opgenomen in de Rijks-DNS (Domain Name System). Om als klant flexibeler te zijn, adviseren wij jou dan ook GBA-V via Diginetwerk te benaderen op basis van het DNS-adres in plaats van het IP-adres.

Het gebruik van PKI-Overheid certificaten

Om beveiligde communicatie (een zogenaamde tweeweg SSL verbinding) mogelijk te maken vereist de proefomgeving van GBA-V Online LO3 Adhoc Service het gebruik van verschillende certificaten. Het betreft:

Het PKI-O Server Certificaat. Dit dient binnen de bevragingsmodule te worden opgenomen in de lijst met vertrouwde certificaten.
Het publieke deel van een PKIOverheid cliëntcertificaat. Voor een aansluiting voor zowel de proef- als productieomgeving van GBA-V dient dit deel in het bezit te zijn van RvIG.
Nadat RvIG het publieke deel van jouw certificaat heeft ontvangen worden de certificaatgegevens ingevoerd. Vanaf dat moment vindt er certificaatcontrole plaats en kun je deze functionaliteit ook testen via de eerdergenoemde URL’s.

Inlognaam en wachtwoord

Naast het gebruik van PKI-O certificaten heb je voor het bevragen ook een gebruikersnaam en een wachtwoord nodig. Deze zijn alleen geldig binnen de proefomgeving GBA-V Online.
De inloggegevens van de proefomgeving zullen per e-mail of reguliere post verstuurd worden.

 

Jouw gebruikersnaam voor de proefomgeving is:	......................................................
Jouw initiële wachtwoord voor de proefomgeving is:	......................................................

Wij raden je aan om jouw initiële wachtwoord direct na de eerste keer inloggen te wijzigen.

Onderstaand zie je een overzicht van regels voor wachtwoorden.
Eventuele inloggegevens voor de productieomgeving ontvangt je uit veiligheidsoverwegingen niet via de e-mail maar via de reguliere post.

In het wachtwoord toegestane tekens

In het wachtwoord van de LO3 Adhoc webservice zijn de volgende tekens toegestaan:

• 'Letters': de tekens A-Z (decimaal 065 t/m 090) en de tekens a..z (decimaal 097 t/m 122).
• 'Cijfers': de tekens 0-9 (decimaal 048 t/m 057).
• 'Spatie': het teken met decimale waarde 32.
• 'Overige tekens': alle overige tekens met een decimale waarde groter of gelijk aan 32 en kleiner dan 127.

Er wordt gecontroleerd of elk gebruikt teken in ligt in de (ASCII/UTF-8) reeks: 32 <= x < 127 (hexadecimaal: 20 <= x > 7f). De complete reeks is dan:

a-z, A-Z, 0-9, <spatie>, !@#$%^&*()_-+={}[]'"|/?.;:><,~`

Regels voor de samenstelling van het wachtwoord

• Het wachtwoord bestaat uit minimaal 6 tekens en maximaal 12 tekens.
• Een teken mag maximaal 2 keer in het wachtwoord voorkomen.
• De decimale waarden van een opeenvolgende reeks van 3 tekens mogen niet met 1 oplopen (bijvoorbeeld "ABC") of aflopen (bijvoorbeeld "876").
• Spaties mogen alleen voorkomen vanaf de 7e positie: de eerste 6 posities bevat geen spatie.
• Als in het wachtwoord letters worden gebruikt, geldt dat deze of losstaand (dus in de vorm van 1 enkele letter) of in een reeks van 3 letters mogen voorkomen. Reeksen van 2, 4 of meer letters mogen dus niet worden gebruikt.
• Als in het wachtwoord cijfers worden gebruikt, geldt dat deze of losstaand (dus in de vorm van 1 enkel cijfer) of in een reeks van 3 cijfers mogen voorkomen. Reeksen van 2, 4 of meer cijfers mogen dus niet worden gebruikt.
• Als in het wachtwoord 3 of meer tekens anders dan letters, cijfers of spaties voorkomen, komen de regels onder punt 4, 5 en 6 te vervallen.
• Het wachtwoord bevat altijd minstens 3 van de 4 van de volgende eigenschappen:

1. minimaal 1 hoofdletter;
2. minimaal 1 kleine letter;
3. minimaal 1 cijfer;
4. minimaal 1 'speciaal teken'. Een speciaal teken is in dit geval elk teken dat geen spatie, hoofd- of kleine letter, cijfer of underscore is.

• Het wachtwoord mag niet gelijk zijn aan 1 van de 10 voorafgaande wachtwoorden.

Deze handreiking is bedoeld voor professionals die zich bezighouden met adresonderzoek in het kader van de landelijke aanpak adreskwaliteit (LAA). De handreiking laat zien hoe je internet (waaronder sociale media) kunt gebruiken als bron voor (adres)onderzoek in de BRP. Daarnaast lees je welke regels en privacyrichtijnen hierop van toepassing zijn.

Voor je begint

Als je overweegt internetonderzoek te doen, ga dan eerst na of er minder ingrijpende manieren zijn om je doel te bereiken.

• Raadpleeg openbare bronnen, zoals het BAG-register (Basisregistratie Adressen en Gebouwen), het Kadaster of het Handelsregister van de Kamer van Koophandel.
• Onderzoek of andere gemeentelijke diensten informatie hebben en of die mag worden gedeeld. Welke informatie je wel of niet mag delen, lees je in de Handreiking Binnengemeentelijke samenwerking

Werkwijze vastleggen en openbaar maken

Onder bepaalde voorwaarden (en met inachtneming van de privacyrichtlijnen) kun je internet raadplegen voor adresonderzoek. Zorg dat je je aanpak goed vastlegt:

• Ontwikkel een eenduidige gemeentelijke werkwijze voor internetonderzoek: bepaal op welke momenten welke (internet)bronnen kunnen worden geraadpleegd, hoe de resultaten worden gebruikt en hoe de betrokkene hierover wordt geïnformeerd.
• Leg de werkwijze vast (bijvoorbeeld in een verordening) en maak deze openbaar door een publicatie op de gemeentelijke website en/of in correspondentie met inwoners.
• Leg voor elk internetonderzoek de aanleiding én de grondslag vast. Bepaal vooraf het doel van het onderzoek en leg de uitkomsten vast in het dossier, ook wanneer je geen informatie vindt.
• Het internetonderzoek mag niet op zichzelf staan, maar moet deel uitmaken van een breder onderzoek naar de juistheid van een (adres)registratie.

Voorbereiding

Bereid je goed voor, voordat je aan je daadwerkelijke onderzoek begint:

• Bepaal de grondslag voor het onderzoek: is je onderzoek enkel gebaseerd op de Wet BRP, of ook op andere wetten of regelingen (zoals de Participatiewet, Woningwet of Huisvestingswet)?
• Bepaal de opzet van het onderzoek: wat is het doel van je onderzoek en welke informatie heb je daarvoor nodig? Betrek de aanleiding van het onderzoek bij je opzet.

Mogelijke doelen zijn:

1. Contact zoeken met de burger.
2. De samenstelling van het huishouden vaststellen.
3. De duur(zaamheid) van het verblijf onderzoeken. De aard van het woninggebruik (zelfstandig, kamerverhuur, etc.) onderzoeken.

 

• Maak tijdens het onderzoek zo min mogelijk inbreuk op de privacy van de burger. Houd hierbij de aanleiding van het onderzoek steeds in de gaten: de inbreuk op de privacy moet in verhouding staan tot het doel. Informatie die iemand zelf op (openbare delen van het) internet heeft geplaatst, mag je in het algemeen gebruiken. Het gebruik van afgeschermde informatie kan in strijd zijn met de privacyrichtlijnen. Wil je dergelijke informatie gebruiken, maak dan een afweging of het gebruik hiervan gerechtvaardigd is in het kader van je onderzoek.
• Ga na welke websites in aanmerking komen om te raadplegen, gelet op het doel van het onderzoek. Motiveer je bronkeuze en leg deze vast in het dossier.
• Bepaal de duur, frequentie en intensiteit van het internetonderzoek: voorkom dat het onderzoek kan worden aangemerkt als stelselmatige observatie. De aanleiding voor en opzet van het onderzoek zijn bepalend voor de rechtmatigheid van het onderzoek.

Relevante begrippen bij het verwerken van persoonsgegevens

Bij het verwerken van persoonsgegevens houd je je altijd aan de wettelijke kaders.

Subsidiariteit

Subsidiariteit houdt in dat het doel waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt niet op een andere, minder ingrijpende wijze kan worden bereikt. Je doet dus eerst onderzoek op basis van de bronnen die je al hebt, voordat je andere bronnen raadpleegt.

Proportionaliteit

De inbreuk op de privacy van de burger moet in verhouding (proportie) staan tot het doel van het onderzoek. Dit wordt bepaald door:

• De aanleiding voor het onderzoek.
• Het aantal en de soort geraadpleegde bronnen.
• De duur, frequentie en intensiteit van het onderzoek.
• De mate van openbaarheid van de informatie.

Doelbinding

Je mag persoonsgegevens alleen verwerken wanneer hier een welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd doel voor bestaat. Je mag soms de verzamelde gegevens ook gebruiken voor een ander doel dan waarvoor ze zijn verkregen, zolang het verenigbaar is met het oorspronkelijke doel.

Aan de slag

Maak je gebruik van informatie op internet? Let dan op de volgende zaken:

• Wees transparant. Begeef je als gemeente met een open vizier op internet: gebruik je eigen naam, gevolgd door je functie en de naam van de gemeente. Wees eerlijk over je bedoeling.
• Zoek gericht, niet uit nieuwsgierigheid.
• Verzamel niet meer gegevens dan nodig.
• Vermijd het verzamelen van bijzondere persoonsgegevens zoals ras, godsdienst of politieke voorkeur. Slechts in uitzonderlijke situaties – en alléén als daarvoor een specifieke wettelijke grondslag bestaat – mogen dit soort persoonsgegevens worden verzameld en vastgelegd. Dit geldt ook voor strafrechtelijke gegevens.
• Check de betrouwbaarheid en actualiteit van de informatie die je vindt op internet. Wees je ervan bewust dat je met nepnieuws te maken kunt hebben.

Transparantie

Toezicht en handhaving door een gemeente moeten plaatsvinden op een manier die voor burgers duidelijk, begrijpelijk en voorspelbaar is. Dit is niet alleen een vereiste van behoorlijk bestuur, maar ook een belangrijk element voor een zorgvuldige verwerking van persoonsgegevens. Burgers moeten (kunnen) weten wanneer en door wie welke gegevens waarvoor worden verwerkt.

Informatieplicht

Op grond van de AVG geldt een informatieplicht wanneer je iemands persoonsgegevens verwerkt. Deze informatie moet beknopt, eenvoudig toegankelijk en begrijpelijk zijn. De wet maakt onderscheid tussen gegevens die bij de burger zelf zijn verkregen en gegevens die buiten de burger om zijn verzameld:

Bij de burger verkregen

Informatie die tijdens rechtstreeks contact met een burger is verkregen, geldt als ‘bij de burger verkregen’. Je kunt hierbij denken aan informatie die tijdens een gesprek aan de balie wordt verstrekt, of per telefoon, per post of via e-mail. Dit geldt ook voor informatie die de betrokkene zelf op openbare delen van het internet heeft geplaatst. De gemeente moet de burger vooraf informeren over het doel waarvoor deze gegevens worden verzameld.

Buiten de burger om verzameld

Informatie die buiten de burger om is verzameld heeft betrekking op het gebruik van bronnen waarvan de betrokkene niet weet of redelijkerwijs kan weten dat de gemeente deze raadpleegt. Denk hierbij aan gespreksfora, besloten gedeelten van LinkedIn of intranetsites van bedrijven of organisaties.

De gemeente moet de burger hier tijdens het verzamelen van deze informatie over informeren. Er zijn twee uitzonderingen:

1. Wanneer het informeren van de burger het lopende onderzoek in gevaar zou kunnen brengen of wanneer er andere zwaarwegende belangen op het spel staan. Deze uitzondering geldt zolang het onderzoek loopt. Hierna geldt weer de informatieverplichting.
2. Wanneer het informeren van de individuele burger onmogelijk is of een onevenredige inspanning van de gemeente vergt. Dit kan van toepassing zijn bij het op grote schaal onderzoeken van signalen over mogelijke onjuiste adresregistratie.

Termijn informatieplicht

Als de informatie buiten de burger om is verkregen, geldt een termijn voor het informeren van de betrokkene. Gemeenten moeten de burger binnen een redelijke termijn van uiterlijk een maand na het verkrijgen van de gegevens informeren.

Rechten van burgers

Onder de AVG hebben burgers bijzondere rechten met betrekking tot de verwerking van hun persoonsgegevens:

Recht op inzage Een burger kan een verzoek indienen bij de gemeente om inzage te krijgen in het onderzoeksdossier.

Verzoek om correctie Als iemand vindt dat de vastgelegde gegevens onjuist zijn, kan hij een verzoek doen om correctie. Is de gemeente ook van oordeel dat de bestreden gegevens in het dossier feitelijk onjuist, onvolledig of niet relevant zijn?
Dan kan de gemeente besluiten de gegevens te verbeteren, aan te vullen of te verwijderen.

Verzoek om verwijdering Als iemand vindt dat de vastgelegde gegevens onjuist zijn, kan diegene een verzoek indienen om deze gegevens te laten verwijderen. Wanneer de gemeente ook van mening is dat de gegevens in het dossier feitelijk onjuist, onvolledig of niet relevant zijn, dan kan de gemeente besluiten deze gegevens te verwijderen.