Stappenplan inschrijven BRP op briefadres

Het basisschema met daarin de hoofdstappen voor inschrijving op een briefadres (blokkenschema) heeft een onderscheid in ‘standaard’ en ‘niet-standaard’. In bijgaand stappenplan is dat verder uitgewerkt tot een model op basis waarvan gemeenten een eigen stappenplan dan wel werkproces kunnen opstellen en inrichten.
 
Iedereen die rechtmatig in Nederland verblijft moet worden ingeschreven in de Basisregistratie Personen (BRP) op een woonadres of op een briefadres. Of iemand in aanmerking komt, of moet komen, voor inschrijving op een briefadres is niet altijd makkelijk te beoordelen. Bovendien kan er sprake zijn van fraude.

Met dit stappenplan geven we handvatten om die beoordeling makkelijker te maken. Het geeft een toelichting op met name de situaties die niet-standaard zijn en dus om maatwerk (binnen de regels van de wet) vragen.

Vooraf

Dit stappenplan is een dynamisch document: Goede voorbeelden zullen, in de loop der tijd, aan het stappenplan toegevoegd worden als bijlage. Denk bijvoorbeeld aan goede voorbeelden van samenwerking tussen (buur) gemeenten bij inschrijving op een adres met een recreatiebestemming.

Waar gaat het over; standaard of niet-standaard Om de beoordeling van een inschrijving op een briefadres te stroomlijnen is deze verdeeld over twee categorieën: ‘standaard’ en ‘ niet-standaard’.

Standaard

Er is een wettelijke grondslag voor de inschrijving op een briefadres. Bijvoorbeeld bij verblijf in een gevangenis, in een psychiatrische instelling, blijf van mijn lijf huis, of dakloos zijn en bekend zijn bij een instelling voor maatschappelijke opvang. Er zijn nog meer situaties waarin iemand kan worden ingeschreven op een briefadres. Zie daarvoor de circulaire BRP en briefadres met ingangsdatum 7 november 2016.

Vastleggen afspraken

Bij het inschrijven van een persoon op een briefadres hoort een afspraak met de briefadresnemer over de periode waarvoor dit nodig is. Daarnaast moet worden afgesproken dat de gemeente op de hoogte blijft van wijzigingen in de situatie, voor zover relevant. Briefadresnemer moet in elk geval tegen het eind van de afgesproken periode contact opnemen met de gemeente om informatie te geven over de actuele situatie.
Als dat niet gebeurt, moet burgerzaken zelf het initiatief hiervoor nemen. Gemaakte afspraken moeten worden opgevolgd, anders hebben ze geen waarde. Zie stap 8.

Opschonen

Mogelijk zijn gemaakte afspraken in het verleden niet altijd opgevolgd. Het resultaat daarvan kan zijn dat er personen in de gemeente zijn ingeschreven op een briefaders terwijl niemand (meer) weet welke afspraken daarover gemaakt zijn en of het briefadres nog actueel en noodzakelijk is.

Uitgangspunt is dat er altijd een ingevuld aangifteformulier binnenkomt bij burgerzaken (dat kan ook digitaal). Het formulier is nodig in verband met de vaststelling van de identiteit en de daarbij benodigde handtekening en ID-bewijs van briefadresgever en -nemer.

Mogelijk is de aangifte niet binnengekomen via een rechtstreeks contact met burgerzaken; er kan bijvoorbeeld eerst persoonlijk contact zijn met een instelling voor maatschappelijke opvang of iemand van het sociaal domein waaruit blijkt dat inschrijving op een briefadres aan de orde is. Zij kunnen ook helpen met het invullen van het aangifteformulier. De maatschappelijke opvang of het sociaal domein kan het ingevulde aangifteformulier ook overdragen aan burgerzaken.

Als het ingevulde aangifteformulier via een instelling, een interne afdeling of een wijkteam bij burgerzaken komt, kan deze voorzien zijn van een advies. Burgerzaken betrekt dit advies bij de beoordeling (sommige gemeenten hebben afgesproken dat instellingen een bindend advies kunnen geven). Uiteraard is de juridische beoordeling uiteindelijk aan burgerzaken.

Controleer of de aangifte volledig en duidelijk is

• Niet volledig: eerst aanvullende informatie opvragen bij persoon of instelling
• Wel volledig: inschrijven of afwijzen.

Als de beschikbare informatie voldoende is en voldoet aan de gestelde eisen, en er is geen vervolg nodig met bijvoorbeeld collega’s van het sociaal domein, dan gaat het om een standaard situatie en volgt een van onderstaande acties

A. Briefadresgever is natuurlijk persoon en ingeschreven in de BRP:

• nodig briefadresnemer (en -gever) eventueel uit voor gesprek in geval van twijfel (mogelijke fraude)
• bepaal periode waarna situatie opnieuw wordt beoordeeld, maak hier een afspraak over met briefadresgever en -nemer en leg deze afspraak vast in een eigen (registratie)systeem
• volg de gemaakte afspraak op (stappen 7 en 8)

B. Briefadresgever is rechtspersoon zoals een instelling voor maatschappelijke opvang: (bijvoorbeeld blijf van mijn lijfhuis of opvang voor dakloze mensen)

• instelling is door gemeente aangewezen als briefadresgever
• instelling vult aangifteformulier in en zorgt voor ondertekening door briefadresnemer

Maatwerk is van toepassing bij een aangifte van briefadres waarbij niet direct duidelijk is wie de briefadresgever gaat worden, en/of niet duidelijk is welke vraag er precies speelt. Het is dan nodig om eerst meer informatie te verzamelen. Een gesprek met de indiener van de aangifte past hierbij (zie stap 5).

Balie burgerzaken

Als de persoon aan de balie staat voor het doen van aangifte, maak dan een afspraak voor een gesprek.

• Als burgerzaken een collega bij het gesprek wil betrekken, check dan meteen de agenda’s en plan een afspraak met de persoon en de collega. Dit kan een collega van burgerzaken zijn maar ook een collega van het sociaal domein. Dit is afhankelijk van gemaakte binnengemeentelijke afspraken.
• Geef de persoon het aangifteformulier briefadres mee.
• Geef aan dat het ingevulde formulier, met kopie van zijn identiteitsbewijs, meegenomen moet worden naar de afspraak.

Ingrediënten bij beoordeling niet-standaard - vervolg

• Om maatwerk te kunnen leveren is het nodig een afwegingskader te hebben. Dit geeft medewerkers burgerzaken en sociaal domein richtlijnen om op professionele wijze een afweging te kunnen maken en te motiveren. Laat het afwegingskader door het bestuur vaststellen en maak afspraken wie bevoegd is om van het kader af te wijken.
• Rugdekking/vertrouwen vanuit bestuur en management voor de aanpak en ruimte om eigen professionele beslissingen te kunnen nemen.
• Afspraken met instellingen (o.a. voor maatschappelijke opvang) die briefadresgever kunnen zijn. Het moet duidelijk zijn welke instellingen het betreft en welke afspraken zijn gemaakt.
• Een briefadres op het adres van de gemeente of een gemeentelijke instelling kan ook een optie zijn (bijvoorbeeld op het adres van het wijkteam).

Waar gaat het gesprek over?

De bedoeling van het gesprek is om de situatie van de persoon en zijn (hulp-)vraag duidelijk te krijgen. Ook moet duidelijk worden wie briefadresgever zal worden als inschrijving op een briefadres de uitkomst wordt.

Wie voert dit gesprek?

Burgerzaken voert het gesprek samen met een collega van het sociaal domein.

• Sommige gemeenten kiezen er voor alle niet-standaard aangiften door dezelfde medewerkers te laten afhandelen. Dit geeft ervaring en kan eenduidigheid in de afweging ten goede komen.
• Collega’s uit het sociaal domein (bijv. werk en inkomen, sociaal team) hebben de nodige ervaring met dit soort gesprekken, dus hun kennis en ervaring kan een welkome aanvulling zijn op die van de medewerker burgerzaken. Gezamenlijk kan dan de afweging worden gemaakt, zowel met betrekking tot de inschrijving als op het terrein van het verlenen van zorg.
• Bespreek van te voren goed met elkaar welke informatie uit het gesprek moet komen.

De uitkomst van het gesprek of casusoverleg kan zijn:

• Eventueel nieuwe afspraak met sociaal domein in verband met zorgvraag (stap 5A)
• Afwijzen van de aangifte (stap 6) of
• De aangifte honoreren of ambtshalve overgaan tot inschrijving op een briefadres (stap 7).

Voorbeeld

Het MDT in Almere hanteert als uitgangspunt om te komen tot het toepassen van maatwerk dat er sprake moet zijn van een schrijnende situatie.
Hier kan sprake van zijn bij GGZ-problematiek, dakloosheid en gevallen met minderjarige kinderen. Een bijzondere situatie is voor Almere niet als het louter gaat om economische knelpunten of vrije keuze van de persoon om het leven op een bepaalde manier in te richten.

Persoon komt met zorg- of hulpvraag bij Participatiewet of WMO

Check of hij is ingeschreven in de BRP?
Er zijn 4 mogelijkheden:

1. Ja, op woonadres of briefadres.
   Als het een briefadres is dan bespreken met burgerzaken in verband met een eerder afgesproken termijn en mogelijke continuering.
2. Ja, maar (woon- of brief-)adres staat in onderzoek. Eerst reden voor onderzoek opvragen.
   Aan persoon vragen of hij op de hoogte is van het onderzoek en wat zijn actuele verblijfssituatie is. Tijdens het gesprek contact opnemen met collega burgerzaken om te helpen bij het onderzoek.
3. Ja, maar bijhouding is opgeschort ivm ‘vertrokken naar onbekend buitenland’(VOW).
   Eerst reden voor opschorting bijhouding inventariseren.
   Aan persoon vragen of hij hiervan op de hoogte is en wat zijn actuele verblijfssituatie is.

De aangifte kan afgewezen worden als iemand niet voldoet aan de eisen van inschrijving op een briefadres:

• er is een woonadres maar de persoon wil of kan daar niet ingeschreven worden
• er is aantoonbaar sprake van een poging tot fraude
• aantoonbaar is dat betrokkene in het komend jaar langer dan 8 maanden in het buitenland zal verblijven
• de identiteit van de briefadresgever kan niet vastgesteld worden
• de toestemming van de briefadresgever ontbreekt