Wat kun je vinden op deze pagina?
Invulinstructie protocolleringsoverzicht POM
RvIG heeft de vorm van het protocolleringsoverzicht verbeterd. Met ingang van 7 januari 2021 kunnen gemeenten het protocolleringsoverzicht digitaal aanvragen via de Kwaliteitsmonitor.
De vernieuwde vorm van het protocolleringsoverzicht bestaat uit drie delen:
- Een overzicht van de organisaties die gegevens hebben gekregen waarin – naast gegevens van de organisatie – ook een toelichting is opgenomen en de grondslag van de verstrekking wordt uitgelegd.
- Meer gedetailleerdere informatie over de verstrekking en de wijze van verstrekking van gegevens aan deze organisaties, op datum en per gegevensgroep, is opgenomen.
- Een toelichting op zowel de BRP, als de verstrekking van gegevens uit de BRP én de gegevens in de BRP.
Lees hieronder de invulinstructie.
1. Overzicht
Het aanvragen van een protocolleringsoverzicht doorloopt de volgende stappen:
- De burger vraagt bij de gemeente om zijn protocolleringsoverzicht.
- De geautoriseerde gemeenteambtenaar vraagt via het speciale tabblad in de Kwaliteitsmonitor het overzicht aan.
- De Kwaliteitsmonitor geeft de aanvraag intern bij RvIG door. Vanuit GBA-V worden de protocolleringen doorgegeven en de module POM maakt het protocolleringsoverzicht in pdf-vorm aan. POM stuurt het antwoord naar de Kwaliteitsmonitor. De gemeenteambtenaar slaat het pdf-bestand op. De gemeenteambtenaar voegt het protocolleringsoverzicht van de gemeente toe. Daarna kunnen beide protocolleringsoverzichten op een CD of DVD of uitgeprint aan de burger worden overgedragen.
- Als laatste actie vernietigt de gemeenteambtenaar het pdf-overzicht.
2. Aanvraag invullen
Het aanvraagscherm voor het protocolleringsoverzicht ziet eruit als op bovenstaand plaatje. De gemeenteambtenaar heeft het BSN en de geboortedatum van de burger die de aanvraag komt indienen nodig.
Dit is ter controle dat het juiste overzicht wordt aangevraagd.
Er zijn personen waarbij de geboortedatum niet volledig bekend is, en ook voor een deel in de BRP met nullen is opgenomen. Hiervoor kun je het hokje aanvinken of zowel de dag en de maand onbekend zijn, of de dag onbekend is.
Voor de begindatum kun je een datum invullen vanaf 1 januari 2013.
De einddatumkun je leeglaten, dat betekent tot heden. Als er een einddatum wordt ingevuld, dan moet die na de begindatum liggen.
3. Aanvraag indienen
Als alle gegevens zijn ingevuld dan klik je op de knop “vraag overzicht aan”.
Binnen enkele seconden krijg je het volgende scherm.
4. Opslaan in PDF
Dit scherm verschijnt enkele seconden nadat het overzicht is aangevraagd.
Na de aanvraag kun je het aangemaakte overzicht opslaan in je eigen omgeving en nagaan of je het protocolleringsoverzicht van de juiste persoon hebt ontvangen/aangevraagd.
5. Foutmeldingen
De gegevens die je hebt ingevuld worden gecontroleerd.
In onderstaand scherm zijn de verschillende foutmeldingen te zien.
6. BSN niet-inwoner
Het protocolleringsoverzicht kan alleen worden aangevraagd van een inwoner uit jouw gemeente.
