Deze werkbeschrijving is bedoeld voor gemeenten die het spreadsheetprogramma Excel gebruiken. Voor gebruikers van een ander programma is deze werkbeschrijving misschien ook behulpzaam.
Mocht u er niet uitkomen, neem dan contact op met uw werkplekbeheerder. Het is voor ons namelijk niet mogelijk om een werkbeschrijving te maken voor alle mogelijke spreadsheetprogramma’s. Deze werkbeschrijving geeft de stappen weer die u in Excel moet nemen om een leesbaar bestand te maken van een Vrij bericht:

1. Selecteer/markeer de tekst in het Vrij bericht.
2. Kopieer de gegevens.
3. Open ‘Excel'.
4. Plak de gegevens in een leeg spreadsheet.
5. Klik onder het kopje ‘Data’ op ‘Tekst naar Kolommen’.
6. Selecteer ‘Gescheiden’ en klik vervolgens op ‘Volgende’.
7. Vink bij scheidingstekens ‘Komma’ aan en klik op ‘Volgende’.
8. Klik op ‘Voltooien’.
9. Pas eventueel de kolombreedte aan.
10. Selecteer/markeer de tekst van het eventuele volgende Vrij bericht. Neem daarbij de koptekst niet mee.
11. Kopieer de gegevens.
12. Ga onder de laatste tekst staan en plak de gegevens. In ‘Excel’ zullen de kolommen onder de bestaande kolommen worden geplaatst.
13. Herhaal zo nodig vanaf stap 4.

Bent u van plan het overzicht naar meerdere personen te verspreiden, zorgt u er dan voor dat het bestand niet kan worden gewijzigd. Bijvoorbeeld opslaan als pdf of het beveiligen  van de werkmap (Excel).

Aandachtspunten bij het aansluiten op de proefomgeving van GBA-V Online

Het instellen van de juiste URL

Om gebruik te kunnen maken van de GBA-V Online LO3 Adhoc Service in de proefomgeving zul je de juiste URL in jouw bevragingsmodule moeten instellen.

Hiervoor heb je de volgende opties:

• Als je beschikt over een Diginetwerk-verbinding kun je de proefomgeving via Diginetwerk benaderen via: https://lap.gbav.idm.diginetwerk.net/gba-v/online/lo3services/adhoc (DNS adres) of https://145.21.234.60/gba-v/online/lo3services/adhoc.
• Als een Gemnet-verbinding hebt kun je de proefomgeving benaderen via https://10.250.51.17/gba-v/online/lo3services/adhoc.
• Als je niet beschikt over een Gemnet- danwel Diginetwerk-verbinding kun je de proefomgeving via internet benaderen via https://147.181.7.110/gba-v/online/lo3services/adhoc.

Omdat de productieomgeving alleen te benaderen is via een Diginetwerk- of Gemnet-verbinding hebben de eerste twee opties de voorkeur.

De IP-adressen van de RvIG-stelselapplicaties ontsloten via Diginetwerk zijn ook opgenomen in de Rijks-DNS (Domain Name System). Om als klant flexibeler te zijn, adviseren wij jou dan ook GBA-V via Diginetwerk te benaderen op basis van het DNS-adres in plaats van het IP-adres.

Het gebruik van PKI-Overheid certificaten

Om beveiligde communicatie (een zogenaamde tweeweg SSL verbinding) mogelijk te maken vereist de proefomgeving van GBA-V Online LO3 Adhoc Service het gebruik van verschillende certificaten. Het betreft:

Het PKI-O Server Certificaat. Dit dient binnen de bevragingsmodule te worden opgenomen in de lijst met vertrouwde certificaten.
Het publieke deel van een PKIOverheid cliëntcertificaat. Voor een aansluiting voor zowel de proef- als productieomgeving van GBA-V dient dit deel in het bezit te zijn van RvIG.
Nadat RvIG het publieke deel van jouw certificaat heeft ontvangen worden de certificaatgegevens ingevoerd. Vanaf dat moment vindt er certificaatcontrole plaats en kun je deze functionaliteit ook testen via de eerdergenoemde URL’s.

Inlognaam en wachtwoord

Naast het gebruik van PKI-O certificaten heb je voor het bevragen ook een gebruikersnaam en een wachtwoord nodig. Deze zijn alleen geldig binnen de proefomgeving GBA-V Online.
De inloggegevens van de proefomgeving zullen per e-mail of reguliere post verstuurd worden.

Wij raden je aan om jouw initiële wachtwoord direct na de eerste keer inloggen te wijzigen.

Onderstaand zie je een overzicht van regels voor wachtwoorden.
Eventuele inloggegevens voor de productieomgeving ontvangt je uit veiligheidsoverwegingen niet via de e-mail maar via de reguliere post.

In het wachtwoord toegestane tekens

In het wachtwoord van de LO3 Adhoc webservice zijn de volgende tekens toegestaan:

• 'Letters': de tekens A-Z (decimaal 065 t/m 090) en de tekens a..z (decimaal 097 t/m 122).
• 'Cijfers': de tekens 0-9 (decimaal 048 t/m 057).
• 'Spatie': het teken met decimale waarde 32.
• 'Overige tekens': alle overige tekens met een decimale waarde groter of gelijk aan 32 en kleiner dan 127.

Er wordt gecontroleerd of elk gebruikt teken in ligt in de (ASCII/UTF-8) reeks: 32 <= x < 127 (hexadecimaal: 20 <= x > 7f). De complete reeks is dan:

a-z, A-Z, 0-9, <spatie>, !@#$%^&*()_-+={}[]'"|/?.;:><,~`

Regels voor de samenstelling van het wachtwoord

• Het wachtwoord bestaat uit minimaal 6 tekens en maximaal 12 tekens.
• Een teken mag maximaal 2 keer in het wachtwoord voorkomen.
• De decimale waarden van een opeenvolgende reeks van 3 tekens mogen niet met 1 oplopen (bijvoorbeeld "ABC") of aflopen (bijvoorbeeld "876").
• Spaties mogen alleen voorkomen vanaf de 7e positie: de eerste 6 posities bevat geen spatie.
• Als in het wachtwoord letters worden gebruikt, geldt dat deze of losstaand (dus in de vorm van 1 enkele letter) of in een reeks van 3 letters mogen voorkomen. Reeksen van 2, 4 of meer letters mogen dus niet worden gebruikt.
• Als in het wachtwoord cijfers worden gebruikt, geldt dat deze of losstaand (dus in de vorm van 1 enkel cijfer) of in een reeks van 3 cijfers mogen voorkomen. Reeksen van 2, 4 of meer cijfers mogen dus niet worden gebruikt.
• Als in het wachtwoord 3 of meer tekens anders dan letters, cijfers of spaties voorkomen, komen de regels onder punt 4, 5 en 6 te vervallen.
• Het wachtwoord bevat altijd minstens 3 van de 4 van de volgende eigenschappen:

1. minimaal 1 hoofdletter;
2. minimaal 1 kleine letter;
3. minimaal 1 cijfer;
4. minimaal 1 'speciaal teken'. Een speciaal teken is in dit geval elk teken dat geen spatie, hoofd- of kleine letter, cijfer of underscore is.

• Het wachtwoord mag niet gelijk zijn aan 1 van de 10 voorafgaande wachtwoorden.

Deze handreiking is bedoeld voor professionals die zich bezighouden met adresonderzoek in het kader van de landelijke aanpak adreskwaliteit (LAA). De handreiking laat zien hoe je internet (waaronder sociale media) kunt gebruiken als bron voor (adres)onderzoek in de BRP. Daarnaast lees je welke regels en privacyrichtijnen hierop van toepassing zijn.

Voor je begint

Als je overweegt internetonderzoek te doen, ga dan eerst na of er minder ingrijpende manieren zijn om je doel te bereiken.

• Raadpleeg openbare bronnen, zoals het BAG-register (Basisregistratie Adressen en Gebouwen), het Kadaster of het Handelsregister van de Kamer van Koophandel.
• Onderzoek of andere gemeentelijke diensten informatie hebben en of die mag worden gedeeld. Welke informatie je wel of niet mag delen, lees je in de Handreiking Binnengemeentelijke samenwerking

Werkwijze vastleggen en openbaar maken

Onder bepaalde voorwaarden (en met inachtneming van de privacyrichtlijnen) kun je internet raadplegen voor adresonderzoek. Zorg dat je je aanpak goed vastlegt:

• Ontwikkel een eenduidige gemeentelijke werkwijze voor internetonderzoek: bepaal op welke momenten welke (internet)bronnen kunnen worden geraadpleegd, hoe de resultaten worden gebruikt en hoe de betrokkene hierover wordt geïnformeerd.
• Leg de werkwijze vast (bijvoorbeeld in een verordening) en maak deze openbaar door een publicatie op de gemeentelijke website en/of in correspondentie met inwoners.
• Leg voor elk internetonderzoek de aanleiding én de grondslag vast. Bepaal vooraf het doel van het onderzoek en leg de uitkomsten vast in het dossier, ook wanneer je geen informatie vindt.
• Het internetonderzoek mag niet op zichzelf staan, maar moet deel uitmaken van een breder onderzoek naar de juistheid van een (adres)registratie.

Voorbereiding

Bereid je goed voor, voordat je aan je daadwerkelijke onderzoek begint:

• Bepaal de grondslag voor het onderzoek: is je onderzoek enkel gebaseerd op de Wet BRP, of ook op andere wetten of regelingen (zoals de Participatiewet, Woningwet of Huisvestingswet)?
• Bepaal de opzet van het onderzoek: wat is het doel van je onderzoek en welke informatie heb je daarvoor nodig? Betrek de aanleiding van het onderzoek bij je opzet.

Mogelijke doelen zijn:

1. Contact zoeken met de burger.
2. De samenstelling van het huishouden vaststellen.
3. De duur(zaamheid) van het verblijf onderzoeken. De aard van het woninggebruik (zelfstandig, kamerverhuur, etc.) onderzoeken.

• Maak tijdens het onderzoek zo min mogelijk inbreuk op de privacy van de burger. Houd hierbij de aanleiding van het onderzoek steeds in de gaten: de inbreuk op de privacy moet in verhouding staan tot het doel. Informatie die iemand zelf op (openbare delen van het) internet heeft geplaatst, mag je in het algemeen gebruiken. Het gebruik van afgeschermde informatie kan in strijd zijn met de privacyrichtlijnen. Wil je dergelijke informatie gebruiken, maak dan een afweging of het gebruik hiervan gerechtvaardigd is in het kader van je onderzoek.
• Ga na welke websites in aanmerking komen om te raadplegen, gelet op het doel van het onderzoek. Motiveer je bronkeuze en leg deze vast in het dossier.
• Bepaal de duur, frequentie en intensiteit van het internetonderzoek: voorkom dat het onderzoek kan worden aangemerkt als stelselmatige observatie. De aanleiding voor en opzet van het onderzoek zijn bepalend voor de rechtmatigheid van het onderzoek.

Relevante begrippen bij het verwerken van persoonsgegevens

Bij het verwerken van persoonsgegevens houd je je altijd aan de wettelijke kaders.

Subsidiariteit

Subsidiariteit houdt in dat het doel waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt niet op een andere, minder ingrijpende wijze kan worden bereikt. Je doet dus eerst onderzoek op basis van de bronnen die je al hebt, voordat je andere bronnen raadpleegt.

Proportionaliteit

De inbreuk op de privacy van de burger moet in verhouding (proportie) staan tot het doel van het onderzoek. Dit wordt bepaald door:

• De aanleiding voor het onderzoek.
• Het aantal en de soort geraadpleegde bronnen.
• De duur, frequentie en intensiteit van het onderzoek.
• De mate van openbaarheid van de informatie.

Doelbinding

Je mag persoonsgegevens alleen verwerken wanneer hier een welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd doel voor bestaat. Je mag soms de verzamelde gegevens ook gebruiken voor een ander doel dan waarvoor ze zijn verkregen, zolang het verenigbaar is met het oorspronkelijke doel.

Aan de slag

Maak je gebruik van informatie op internet? Let dan op de volgende zaken:

• Wees transparant. Begeef je als gemeente met een open vizier op internet: gebruik je eigen naam, gevolgd door je functie en de naam van de gemeente. Wees eerlijk over je bedoeling.
• Zoek gericht, niet uit nieuwsgierigheid.
• Verzamel niet meer gegevens dan nodig.
• Vermijd het verzamelen van bijzondere persoonsgegevens zoals ras, godsdienst of politieke voorkeur. Slechts in uitzonderlijke situaties – en alléén als daarvoor een specifieke wettelijke grondslag bestaat – mogen dit soort persoonsgegevens worden verzameld en vastgelegd. Dit geldt ook voor strafrechtelijke gegevens.
• Check de betrouwbaarheid en actualiteit van de informatie die je vindt op internet. Wees je ervan bewust dat je met nepnieuws te maken kunt hebben.

Transparantie

Toezicht en handhaving door een gemeente moeten plaatsvinden op een manier die voor burgers duidelijk, begrijpelijk en voorspelbaar is. Dit is niet alleen een vereiste van behoorlijk bestuur, maar ook een belangrijk element voor een zorgvuldige verwerking van persoonsgegevens. Burgers moeten (kunnen) weten wanneer en door wie welke gegevens waarvoor worden verwerkt.

Informatieplicht

Op grond van de AVG geldt een informatieplicht wanneer je iemands persoonsgegevens verwerkt. Deze informatie moet beknopt, eenvoudig toegankelijk en begrijpelijk zijn. De wet maakt onderscheid tussen gegevens die bij de burger zelf zijn verkregen en gegevens die buiten de burger om zijn verzameld:

Bij de burger verkregen

Informatie die tijdens rechtstreeks contact met een burger is verkregen, geldt als ‘bij de burger verkregen’. Je kunt hierbij denken aan informatie die tijdens een gesprek aan de balie wordt verstrekt, of per telefoon, per post of via e-mail. Dit geldt ook voor informatie die de betrokkene zelf op openbare delen van het internet heeft geplaatst. De gemeente moet de burger vooraf informeren over het doel waarvoor deze gegevens worden verzameld.

Buiten de burger om verzameld

Informatie die buiten de burger om is verzameld heeft betrekking op het gebruik van bronnen waarvan de betrokkene niet weet of redelijkerwijs kan weten dat de gemeente deze raadpleegt. Denk hierbij aan gespreksfora, besloten gedeelten van LinkedIn of intranetsites van bedrijven of organisaties.

De gemeente moet de burger hier tijdens het verzamelen van deze informatie over informeren. Er zijn twee uitzonderingen:

1. Wanneer het informeren van de burger het lopende onderzoek in gevaar zou kunnen brengen of wanneer er andere zwaarwegende belangen op het spel staan. Deze uitzondering geldt zolang het onderzoek loopt. Hierna geldt weer de informatieverplichting.
2. Wanneer het informeren van de individuele burger onmogelijk is of een onevenredige inspanning van de gemeente vergt. Dit kan van toepassing zijn bij het op grote schaal onderzoeken van signalen over mogelijke onjuiste adresregistratie.

Termijn informatieplicht

Als de informatie buiten de burger om is verkregen, geldt een termijn voor het informeren van de betrokkene. Gemeenten moeten de burger binnen een redelijke termijn van uiterlijk een maand na het verkrijgen van de gegevens informeren.

Rechten van burgers

Onder de AVG hebben burgers bijzondere rechten met betrekking tot de verwerking van hun persoonsgegevens:

Recht op inzage Een burger kan een verzoek indienen bij de gemeente om inzage te krijgen in het onderzoeksdossier.

Verzoek om correctie Als iemand vindt dat de vastgelegde gegevens onjuist zijn, kan hij een verzoek doen om correctie. Is de gemeente ook van oordeel dat de bestreden gegevens in het dossier feitelijk onjuist, onvolledig of niet relevant zijn?
Dan kan de gemeente besluiten de gegevens te verbeteren, aan te vullen of te verwijderen.

Verzoek om verwijdering Als iemand vindt dat de vastgelegde gegevens onjuist zijn, kan diegene een verzoek indienen om deze gegevens te laten verwijderen. Wanneer de gemeente ook van mening is dat de gegevens in het dossier feitelijk onjuist, onvolledig of niet relevant zijn, dan kan de gemeente besluiten deze gegevens te verwijderen.

Gemeentelijke afdelingen bereiken samen meer dan alleen, maar hoe ga je onderling samenwerken? En waar moet je aan denken in het kader van gegevensuitwisseling bij een adresonderzoek op organisatorisch, bestuurlijk, juridisch en operationeel niveau?

Ben je als professional betrokken bij adresonderzoek, heb je oog voor sociale problematiek én streef je ernaar om gezamenlijk te komen tot oplossingen die in het belang zijn van betrokkene en de omgeving? Dan biedt de handreiking ‘Binnengemeentelijke Samenwerking’ handvatten.

Het belang van binnengemeentelijk samenwerken

De Landelijke Aanpak Adreskwaliteit (LAA) is erop gericht de kwaliteit van de BRP te verbeteren. Andere afdelingen en diensten binnen de gemeente maken verplicht gebruik van BRP-gegevens. Zij hebben een belang bij een juiste adresregistratie. Een binnengemeentelijke samenwerking draagt bij aan:

• Een hogere kwaliteit van het adresonderzoek.
• Een beter onderzoeksdossier.
• Het signaleren van personen die zorg of andere hulp nodig hebben.
• Het signaleren van mensen die mogelijk geen gebruik maken van voorzieningen waar zij wel recht op hebben.

De taak van de afdeling Burgerzaken bij adresonderzoek richt zich in beginsel op de verbetering van de adreskwaliteit in de BRP. Adresonderzoek kan echter ook een rol spelen bij het (vroegtijdig) signaleren en terugkoppelen van sociale problematiek. Bij het uitvoeren van adresonderzoek kun je als gemeente immers een kijkje achter de voordeur nemen. Het gaat hierbij om situaties waarin er vanuit het perspectief van de betrokkene een bepaalde – al dan niet expliciet uitgesproken – hulpbehoefte is, waarin maatregelen vanuit de gemeente als ondersteuning kunnen bieden. Je kunt hierbij denken aan:

• schuldenproblematiek;
• slechte woonomstandigheden;
• verslaving;
• huiselijk geweld of
• uitbuiting

Daarnaast leidt informatie-uitwisseling tot een grondiger vooronderzoek, waardoor de toezichthouders BRP beter voorbereid op huisbezoek gaan en onnodig huisbezoek voorkomen wordt. Door in een vroeg stadium de samenwerking op te zoeken creëer je inzicht in de sociale kaart van jouw gemeente. Dit helpt om de betrokkene beter te informeren en door te verwijzen naar de juiste afdeling binnen de gemeente. Met het Veiligheidsdomein (met name de ambtenaar belast met het thema ondermijning) kun je vooraf een risico-inschatting maken, om eventuele onveilige situaties voor de toezichthouders BRP te voorkomen of afspraken te maken hoe om te gaan met uitbuiting. Het volgen van een training binnen het sociaal domein over gesprekstechnieken helpt om bijvoorbeeld zorgmijdende personen te bereiken. Informatie-uitwisseling kan andere afdelingen binnen de gemeente ook in beweging brengen, waardoor hulp op de juiste plek terecht komt.
De informatie van Burgerzaken stelt deze afdelingen in staat hun (wettelijke) taken beter uit te voeren.

Aan de slag met samenwerken

Indien je als gemeente overweegt binnengemeentelijk samen te werken, moet je de gezamenlijke werkwijze steeds kunnen verantwoorden. Het is daarom aan te bevelen om hiervoor gemeentelijk beleid op te stellen. Hierin leg je de intentie om samen te werken vast en werk je de belangrijke samenwerkingsafspraken, zoals het doel en de gegevensverwerking, nader uit. Je bent als gemeente vrij om hier zelf invulling aan te geven.
Betrek bij de totstandkoming van dit beleid ook de privacy officer en de Functionaris Gegevensbescherming (FG) van je gemeente.

Aandachtspunten bij het opstellen van gemeentelijk beleid:

• Houd rekening met concrete lokale omstandigheden.
• Ga na of er al vormen van binnengemeentelijke samenwerking zijn of afspraken (met externen, zoals de woningcorporatie) die (deels) raakvlakken met het thema adresonderzoek hebben.
• Besteed aandacht aan de rol van het bestuur. Zo creëer je voortdurend draagvlak voor het thema.
• Geef een duidelijke omschrijving welke functies er vanuit de afdeling Burgerzaken zijn die verband houden met het adresonderzoek. Omschrijf helder hoe de verdeling van verantwoordelijkheden is belegd.
• Breng in beeld welke gemeentelijke afdelingen belang (kunnen) hebben bij het delen van informatie (zie in onderstaand schema om welk informatie dit kan gaan).
• Benoem én bespreek de mogelijke (juridische) risico’s of aandachtspunten.
• Houd rekening met de relevante wet- en regelgeving bij informatie-uitwisseling. De toepassing van het gemeentelijk beleid moet steeds in lijn zijn met privacywet- en regelgeving. Zowel de Algemene Verordening Gegevensverwerking (AVG) als sectorale wetten (bijvoorbeeld de Participatiewet) stellen beperkingen aan het uitwisselen en combineren van persoonsgegevens (zie de juridische overwegingen gegevensverwerking hieronder).
• Besteed aandacht aan een periodieke evaluatie en herijking van de samenwerking en de informatiedeling.

Deze opsomming is niet uitputtend, er zijn wellicht andere aandachtspunten te benoemen.

Juridische overwegingen gegevensverwerking

Onderstaande juridische overwegingen ondersteunen gemeenten bij het maken van de afweging of in een concrete situatie persoonsgegevens gedeeld mogen worden. Deze afweging moet door de gemeente zelf worden gemaakt.
Betrek in ieder geval de eigen FG en privacy officer over de totstandkoming van de informatiedeling binnen de gemeente. Je kunt hiervoor ook contact opnemen met een beleidsadviseur en jurist van jouw gemeente.

Wettelijke bepaling

Naast de AVG zijn er bij de verwerking en het verstrekken van persoonsgegevens ook andere wetten van toepassing. Dit zijn voornamelijk sectorale wetten zoals de Participatiewet, die bepalingen bevatten op grond waarvan gegevens gedeeld mogen worden en onder welke voorwaarden. Als in een wettelijke bepaling is geregeld dat er voor de uitvoering van die wettelijke taak een gegeven mag worden gebruikt van een andere afdeling binnen de gemeente, waaronder Burgerzaken, dan bestaat er een mogelijkheid om op grond van die wettelijke bepaling gegevens te delen. De regels die in deze sectorale wetten zijn opgenomen gaan vóór de regels van de AVG.

Als er geen specifieke bepaling opgenomen is in de wet dan gelden de regels uit de AVG.

Doelbinding (verenigbaarheid)

Is er geen wettelijke bepaling, dan bestaat er toch een mogelijkheid om informatie te delen zolang dit verenigbaar is met het oorspronkelijke doel waarvoor de informatie is verzameld.
De AVG noemt dit 'doelbinding'. Van doelbinding kan sprake zijn als de taak van Burgerzaken overlapt met de taak van een andere gemeentelijke afdeling. Met andere woorden: er is sprake van doelbinding bij een gezamenlijk belang tussen de afdeling Burgerzaken en een andere gemeentelijke afdeling, waardoor informatie kan worden gedeeld.

Het schema aan het eind van de Handreiking kan behulpzaam zijn bij het bepalen of wellicht sprake is van een gezamenlijk belang en daarmee doelbinding. Motiveer altijd waarom sprake is van doelbinding en waarom het nodig is en welke persoonsgegevens worden gedeeld. Leg deze motivering vast zodat daar later altijd verantwoording over kan worden afgelegd (bijvoorbeeld in het kader van een inzageverzoek).

Het delen van persoonsgegevens kent naast doelbinding en noodzakelijkheid nog een andere eis. Het verstrekken van gegevens moet gebaseerd zijn op een van de grondslagen uit artikel 6 AVG. Dit zal veelal geen problemen opleveren, want in veel gevallen zal sprake zijn van het uitoefenen van een taak op grond van een wettelijke verplichting of algemeen belang.

Wat verder nog van belang is

• Maak in het kader van transparantie inzichtelijk welke informatie in verband met het bijhouden van de BRP tussen welke afdelingen uitgewisseld kan worden. Dit betreft zowel het proces van informatiedeling in het algemeen, als in individuele, concrete situaties waar betrokkene wil weten welke informatie specifiek over hem is gedeeld.
• De gedeelde informatie moet telkens noodzakelijk zijn, naar aard en omvang. Een stapsgewijze benadering verdient aanbeveling:

1. Beoordelen of dan ook de inhoudelijke informatie die noodzakelijk is voor de beoordeling van de inschrijving in de BRP gedeeld mag worden.
2. Een enkel signaal delen en onderzoeken welke afdeling hierbij belang kan hebben.

• Bepaalde (persoons)gegevens, zoals die worden genoemd in artikel 9 AVG en strafrechtelijke gegevens, kennen een strikter regime voor uitwisseling. Stel vast aan de hand van de UAVG of de ontvangende partij het gebruik van deze gegevens kan verantwoorden onder één van de wettelijke uitzonderingen op het algemene verbod om deze gegevens te verwerken.
• Sommige persoonsgegevens mogen niet worden gedeeld omdat daarvoor een geheimhoudingsplicht geldt. In sommige urgente gevallen kan de geheimhoudingsplicht worden doorbroken.
• Besteed aandacht aan de rechten van betrokkene én benoem hoe deze daarop gewezen wordt in het kader van recht op informatie, recht op rectificatie, recht van bezwaar.
• Benoem een functionaris voor gegevensbescherming.
• Houd een register van verwerkingsactiviteiten bij. Dit is een verplichting op grond van de AVG.

Buitengemeentelijke samenwerking

Deze handreiking beperkt zich tot samenwerking binnen de gemeente. Bij een binnengemeentelijke samenwerking ontkom je er niet aan om in beeld te hebben/krijgen of er buiten- gemeentelijke samenwerkingsverbanden zijn, zodat afspraken elkaar niet bijten.

Uitwisseling van informatie met andere organisaties, zoals (semi-)publieke (bijvoorbeeld GGD, CJIG, Veiligheidshuis en politie) of private instellingen (bijvoorbeeld woningcorporaties en nutsbedrijven) valt buiten het bereik van deze handreiking. Dit neemt niet weg dat aan een multidisciplinaire samenwerking zowel publiekrechtelijke als privaatrechtelijke partijen kunnen deelnemen. Als je een privaatrechtelijke samenwerking overweegt, is het aan te bevelen om een convenant met eventueel een daarbij behorend privacyprotocol of verwerkingsovereenkomst op te stellen. Let er dan wel op dat je al bestaande convenanten, verordeningen en beleidstukken hierin meeneemt.

Handreiking binnengemeentelijke samenwerking in pdf