Gebruikershandleiding TMV portaal

Dit document beschrijft hoe bijhouders van persoonsgegevens meldingen kunnen afhandelen door middel van het TMV 2.0-portaal.

1. Inleiding

Deze pagina beschrijft hoe bijhouders van persoonsgegevens meldingen kunnen afhandelen in het TMV 2.0-portaal.

Afnemers kunnen terugmelden om aan te geven dat er een vermoeden is dat persoonsgegevens niet (meer) kloppen, bijvoorbeeld als het adres niet juist is. Deze meldingen gaan naar de gemeente die de persoonsgegevens bijhoudt - de bijhouder.

De TMV 2.0 is de opvolger van TMV.

TMV 2.0 legt de nadruk op het doen van kwalitatief goede terugmeldingen, zo krijgen afnemers meer ruimte om toelichting te geven. Afnemers kunnen ook hun contactgegevens en maximaal 5 bijlages met een terugmelding meezenden. Dit draagt bij aan de verhoging van de kwaliteit van de terugmeldingen en daarmee de kwaliteit van de BRP.

Terugmeldingen zijn bij de TMV 2.0 niet meer gekoppeld aan een persoonslijst, zoals bij TMV het geval was. Afnemers moeten de gemeente van bijhouding met de TMV 2.0 zelf kiezen. Een bijhouder kan een gedane terugmelding eventueel doorsturen naar een andere bijhouder.

2. Terugmeldingen – de stappen

Het terugmeldproces bestaat normaal gesproken uit deze drie stappen:

Gemeld	Een afnemer van BRP-gegevens heeft een terugmelding geplaatst. De melding gaat naar de gemeente die door de afnemer is aangewezen als bijhoudingsgemeente, de bijhouder.
In behandeling	De bijhouder neemt de terugmelding in ontvangst en begint met de afhandeling. In de wet BRP staat er een termijn van maximaal 5 dagen voor in behandeling nemen van de terugmelding door de bijhouder.
Afgehandeld	De bijhouder sluit het onderzoek af en meldt dat de terugmelding is afgehandeld. In de toelichting kan worden aangegeven wat er met de terugmelding is gebeurd.

In sommige situaties kunnen deze stappen worden doorlopen:

Onvoldoende informatie	De bijhouder ontvangt een terugmelding die onvoldoende informatie bevat en niet in behandeling kan worden genomen. De melding wordt afgesloten, met een toelichting voor de afnemer.
Verkeerde bronhouder	De bijhouder ontvangt een terugmelding over persoonsgegevens waarvan hij niet de bijhouder is. De bijhouder kan de melding naar de juiste bijhouder doorsturen.
Ingetrokken	De melder heeft de terugmelding zelf ingetrokken. Dit kan gebeuren voor- of nadat de melding in behandeling is genomen.

Figuur 1 Statussen en statusovergangen

3. Inloggen, uitloggen en aanpassen instellingen

Inloggen op TMV2.0 is mogelijk met de gebruikersnaam en wachtwoord van de gemeente,

via deze link:

https://tmv.idm.diginetwerk.net/tmv-bronhouder/login

Na het inloggen wordt het eerste scherm getoond.
In het bovenste kader aan de rechterkant kunnen de volgende instellingen worden gewijzigd:

- Het E-mailadres van de gemeente kan worden aangepast.
  Dit is het E-mailadres waar notificaties naartoe worden gestuurd.

- Planningsverwachting instellen.

- Het wachtwoord wijzigen.

Uitloggen gaat ook via de instellingen-optie.

E-mailadres wijzigen

Als je klikt op “E-mailadres wijzigen” verschijnt onderstaand scherm. Hierin is het mogelijk om het E-mailadres van de gemeente te wijzigen. Daarnaast kan worden aangegeven of er geen notificaties worden verstuurd.

Planningsverwachting Instellen

Als je klikt op “Planningsverwachting Instellen” verschijnt onderstaand scherm. Hierin is het mogelijk om de standaard verwachte verwerkingstijd in dagen in te stellen.

Wijzigen wachtwoord

De geldigheidsduur van het wachtwoord is beperkt tot 90 dagen. Voor het verstrijken van deze termijn moet het wachtwoord worden veranderd.

Wanneer je klikt op “Wachtwoord wijzigen” verschijnt onderstaand scherm.

In dit scherm is het mogelijk om het huidige wachtwoord te wijzigen. De restricties waaraan het wachtwoord moet voldoen staan aangegeven.

4. Nieuwe meldingen zien

Na het inloggen worden als eerste de meldingen getoond die nog niet in behandeling zijn genomen. Deze staan in de map “Nieuw”.

Van elke terugmelding wordt de volgende informatie getoond:

• BSN van persoon waarover de melding gaat en de naam van de afnemer die de terugmelding heeft ingediend: bijvoorbeeld BSN 131313131 Gemeente Echt-Susteren.
• Status. In de map Nieuw, hebben alle terugmeldingen de statussen GEMELD.
• Het eerste deel van de toelichting op de terugmelding die de afnemer heeft verstrekt. Daarnaast kan er ook een ‘hashtag’ (#) bevatten. De hashtag wordt in het hoofdstuk Zoeken verder uitgelegd.
• De datum waarop de terugmelding is ingediend.

De terugmeldingen zijn bij het openen van het scherm standaard gesorteerd van oud naar nieuw. De meldingen die bovenaan staan, hebben de hoogste prioriteit om opgepakt te worden. De sortering kan worden aangepast (1).

De kleur van het kader rondom een melding (2) verandert als de terugmelding de vijfdagentermijn overschrijdt. Een terugmelding dient binnen vijf dagen in behandeling genomen te worden.
Als een terugmelding de vijfdagentermijn overschrijdt dan verschijnt er een rood kader en ontvangt de gemeente per E-mail een waarschuwing dat de termijn overschreden is.

Na het openen van de terugmelding wordt er meer informatie getoond:

• Contactgegevens van de afnemer die de terugmelding heeft ingediend.
• Referentiekenmerk: dit is een intern kenmerk van de afnemer.
• Bijlage die de afnemer heeft toegevoegd; deze kan worden gedownload met (1)
• De attributen die de afnemer heeft toegevoegd, met de oude en de nieuwe waarde.
• De historie van de terugmelding.

Het is ook mogelijk de terugmelding als PDF te downloaden (2).

5.Een terugmelding in behandeling nemen en afhandelen

Met de optie “In behandeling” kan een terugmelding die in de map Nieuw staat, in behandeling worden genomen.

In het scherm “In behandeling” is het mogelijk om contactgegevens in te voeren als extra informatie voor de afnemer. Voor de afnemer is van belang om te weten wanneer een terugmelding naar verwachting wordt afgehandeld. De standaard verwachte afhandelingsdatum is 8 weken na het in behandeling nemen van de terugmelding, deze datum is aanpasbaar als het blijkt dat er bijvoorbeeld meer tijd nodig is voor het onderzoek.

Noot: Als het nodig is om de PL in onderzoek te nemen, moet dit handmatig in het GBA-systeem worden gedaan. Dit is omdat er geen koppeling is tussen TMV2.0 en de BRP. De PL wordt dus niet automatisch in onderzoek gezet.

Terugmeldingen die in behandeling zijn genomen verhuizen van de map “Nieuw” naar de map “In behandeling”.

Bij de terugmeldingen in deze map kan de verwachte einddatum voor de melding worden aangepast (“Planning aanpassen” 1).

Wanneer het onderzoek is afgerond, moet de terugmelding worden afgesloten. Dit kan via “Afhandelen” (2). Het is belangrijk om bij het afhandelen van de terugmelding in het veld “Toelichting” aan te geven wat er met de terugmelding is gebeurd.

Na het afhandelen van de terugmelding wordt er om een bevestiging gevraagd. De afgehandelde terugmelding wordt na de bevestiging naar het Archief verplaatst.

Noot: Het onderzoek op de betrokken persoonslijst dient apart beëindigd te worden in je GBA-systeem.

6. Als de terugmelding niet kan worden afgehandeld

6.1 Onvoldoende informatie

Als een terugmelding niet genoeg informatie bevat om de terugmelding in behandeling te kunnen nemen, kan de terugmelding worden afgewezen door middel van de status “ONVOLDOENDE INFORMATIE”.

Het is belangrijk om bij het afwijzen van de terugmelding in de toelichting de reden van afwijzen aan te geven.

De afgewezen terugmelding wordt naar het Archief verplaatst.

6.2 Verkeerde bronhouder

Als de terugmelding betrekking heeft op een persoon waarvoor de gemeente niet verantwoordelijk is voor de bijhouding, dan kan de terugmelding met de status VERKEERDE BRONHOUDER worden doorgezet naar de juiste bronhouder.

In het volgende scherm dient er een keuze te worden gemaakt naar welke bronhouder de terugmelding doorgezet dient te worden. Door de eerste letters van de gemeentenaam in te geven kan er een keuze worden gemaakt.

De terugmelding komt nu automatisch met de status GEMELD in de map “Nieuw” van de gekozen bronhouder.

6.3 Ingetrokken door de afnemer

Het is mogelijk dat de afnemer de terugmelding zelf intrekt.

Dit kan gebeuren voor- of nadat de melding in behandeling is genomen.

De melding wordt dan direct gearchiveerd. Dat betekent dat de terugmelding verdwijnt uit de map “Nieuw” of “In behandeling”.

7. Zoeken en filteren

Op alle schermen zijn er twee opties om een melding terug te vinden: zoeken en filteren.

7.1 Zoeken in terugmeldingen van de eigen gemeente

Het is mogelijk om terugmeldingen te zoeken waarbij je gemeente als bronhouder is aangewezen:

• op Referentiekenmerk
• Op BSN, bijvoorbeeld 123456789
• Op A-Nummer, bijvoorbeeld 1234567890

Het is niet mogelijk om op afnemersnaam te zoeken.

Met zoeken worden alle terugmeldingen die aan de criteria voldoen en in mappen van de gemeente staan (nieuw, in behandeling of archief) getoond.

7.2 Zoeken in de terugmeldingen van alle gemeenten

Met “Zoeken” is het mogelijk om terugmeldingen van alle gemeenten in te zien.

• Op BSN, bijvoorbeeld  BSN:123456789
• Op A-nummer, bijvoorbeeld A:1234567890

Met deze optie worden terugmeldingen getoond die bij een andere gemeente open staan.
Het is nu mogelijk om de geselecteerde terugmelding via “Verkeerde Bronhouder” naar je eigen gemeente over te halen.

7.3 Filteren

Met de optie “Filteren” aan de rechterkant van het scherm is het mogelijk om een kleiner aantal terugmeldingen te selecteren. Filteren heeft effect op de terugmeldingen die op dat moment in het scherm worden getoond.

Voorbeeld 1

Door de filteroptie “Samenwerkingsverband Welzijnszorg Oosterschelderegio” te selecteren als de map “In behandeling” open staat, worden de terugmeldingen getoond die in behandeling zijn en die afkomstig zijn van die afnemer.

Voorbeeld 2

De filteroptie “Samenwerkingsverband Welzijnszorg Oosterschelderegio” te selecteren na het zoeken op #huishouden, worden de terugmeldingen getoond die de hashtag bevatten en afkomstig zijn van die afnemer.
Deze meldingen staan in twee verschillende mappen, “In behandeling” en “Archief”.

8. Meerdere terugmeldingen in een keer afhandelen

Het is mogelijk om meerdere terugmeldingen in één keer te verwerken. Dit kan door meerdere terugmeldingen aan te vinken aan de rechterkant van de terugmelding.

Bijvoorbeeld alle geselecteerde terugmeldingen in behandeling nemen.

Wanneer terugmeldingen worden geselecteerd, worden alleen de acties die op alle geselecteerde terugmeldingen kunnen worden uitgevoer zichtbaar.

Voorbeeld

Na het zoeken op “niet”, worden de terugmeldingen getoond met deze tekst in de toelichting.

Deze meldingen staan in verschillende mappen, er zijn dus meerdere acties mogelijk (in behandeling nemen, onvoldoende informatie, afhandelen).

Initieel zijn ze grijs, want er is nog geen melding geselecteerd.

Het is mogelijk om meerdere terugmeldingen te selecteren door ze aan te vinken.

Door de terugmelding voor BSN 135492437 en die voor BSN 775279861 aan te vinken (1) worden een aantal acties mogelijk (2): afhandelen en planning aanpassen. De overige statussen zijn niet te selecteren, omdat deze meldingen beide al in behandeling zijn.

Als terugmeldingen met verschillende statussen worden geselecteerd, zijn er geen mogelijke gezamenlijke statussen meer om te kiezen en worden de statussen dus grijs.

In het voorbeeld geldt dit voor de terugmelding op BSN 135492437 en die op BSN 513479511. Beide terugmeldingen zijn aangevinkt: de één heeft status IN BEHANDELING, de ander GEMELD. Er is geen vervolgstatus mogelijk die op beide meldingen kan worden toegepast.

9 Archivering van terugmeldingen

Terugmeldingen met de status afgehandeld, afgewezen of ingetrokken, blijven een jaar na afronding bewaard. Na deze termijn worden de terugmeldingen uit de map “Archief” verwijderd.

Om de terugmelding te archiveren bij een onderzoek dat heeft plaatsgevonden, is het mogelijk om de terugmelding als PDF te printen voor je eigen administratie.

10 Statistieken

De statistieken die beschikbaar zijn:

• Terugmeldingen per afnemer: hoeveel terugmeldingen van welke afnemer er zijn in de geselecteerde periode ontvangen.
• Terugmeldingen per status: het aantal terugmeldingen met de status gemeld, in behandeling en afgehandeld in de geselecteerde periode.
• Terugmeldingen per status: het aantal terugmeldingen dat in de geselecteerde periode deze status heeft gekregen.
• Gemiddelde duur per status overgang: de gemiddelde duur per status in werkdagen in de geselecteerde periode.

11. Technische informatie

Toegang tot het TMV 2.0-portaal is alleen mogelijk via Diginetwerk.

De volgende browsers worden ondersteund:

• Chrome vanaf versie 75.0.3770.100
• Firefox vanaf versie 67.0.4 (32-bit)
• Internet Explorer 11 vanaf versie 11.557.17763.0.
• Edge vanaf versie 120.0.2210