Functiescheiding
Om medewerkers beter te beschermen tegen mogelijke dwang of chantage van buitenaf schrijft zowel de Paspoortuitvoeringsregeling Nederland (PUN) als de Paspoortuitvoeringsregeling Caribische landen (PUCAR) functiescheiding voor.
Samen zorgen voor een betrouwbaar reisdocumentenproces
Functiescheiding is meer dan een verplichting. Het is een van de maatregelen om samen te zorgen voor een zorgvuldig, betrouwbaar en veilig reisdocumentenproces. Door verschillende stappen door verschillende mensen te laten uitvoeren, beschermen we niet alleen het proces maar ook de medewerkers bij Burgerzaken.
Download audiodescriptie
Download video
- Download in WEBM formaat WEBM | 253 MB
- Download in MP4 formaat MP4 | 538 MB
Uitgeschreven tekst
Het logo van de Rijksdienst voor Identiteitsgegevens, onderdeel van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, verschijnt.
Beeldtitel:
Samen scherp op aanvraag en uitgifte
VOICE-OVER: "Functiescheiding is wettelijk verplicht in Nederland en het Caribische deel van het Koninkrijk. Dit houdt in dat er minimaal drie personen betrokken zijn bij de aanvraag en uitgifte van paspoorten en identiteitskaarten. Eén medewerker voor de behandeling van de aanvraag, één voor het verstrekken en één voor de uitreiking."
Een man die een paspoort aanvraagt, wordt door drie verschillende medewerkers, aan drie verschillende balies, geholpen.
VOICE-OVER: "De beheertaken kunnen door alle drie de medewerkers óf een andere medewerker worden uitgevoerd. Het is één van de maatregelen om medewerkers te beschermen tegen fouten, mogelijke dwang of chantage van buitenaf."
Beeldtekst:
Meer weten?
Kijk op rvig.nl/samenscherp
VOICE-OVER: "Kijk voor meer informatie en uitzonderingsregels op rvig.nl/samenscherp."
Het logo van de Rijksdienst voor Identiteitsgegevens, onderdeel van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, verschijnt.
Functiescheiding: verschillende handelingen, verschillende personen
De verplichting houdt in dat er altijd minimaal drie verschillende personen betrokken zijn bij de verschillende handelingen in de aanvraag en uitgifte van paspoorten en identiteitskaarten:
- Aanvragen: een medewerker die de identiteit van de aanvrager vaststelt en de aanvraag aanneemt.
- Verstrekken: een ambtenaar die de eindcontrole uitvoert. Zie ook: Advies beoordelen aanvraag tijdens het verstrekken
- Uitreiken: een medewerker die de identiteit van de aanvrager verifieert en het document uitreikt.
De beheertaken kunnen door een van drie medewerkers of iemand anders worden uitgevoerd.
Bekijk voor alle rollen de procesplaat.
Voor wie geldt de verplichting van functiescheiding?
Het toepassen van functiescheiding is verplicht voor alle Nederlandse gemeenten, Caribisch Nederland en voor de Caribische landen van ons Koninkrijk.
Speciale uitzondering voor uitgifte nooddocumenten
Uitgevende instanties in het Caribisch deel van ons Koninkrijk zijn bevoegd om nooddocumenten uit te geven. In artikel 109, vijfde lid, PUCAR en artikel 93, vijfde lid, PUN is bepaald dat functiescheiding bij de aanvraag van nooddocumenten niet verplicht is.
In de praktijk blijkt het namelijk niet altijd mogelijk om buiten de reguliere openingstijden functiescheiding toe te passen. Als het wel mogelijk is om twee of drie medewerkers bij de aanvraag van een noodpaspoort te betrekken, heeft dat altijd de voorkeur.
In alle andere gevallen mag alleen bij hoge uitzondering en onder strikte voorwaarden een beroep worden gedaan op de uitzonderingsregel voor functiescheiding. Lees meer: C17 Formulier uitzonderingsregeling functiescheiding.
Toekomstige situatie
RvIG werkt aan een technische oplossing om functiescheiding te loggen. Ook wordt het in de toekomst mogelijk om digitaal controles te doen voor bijvoorbeeld de beoordeling van de aanvraag.
Samen blijven we scherp op de aanvraag en uitgifte van reisdocumenten.