Aanvraagcontrole

We werken aan een toekomstbestendig stelsel van paspoorten en identiteitskaarten. Dit pakken we stapsgewijs aan en we introduceren nieuwe functionaliteiten om het reisdocumenten aanvraag- en uitgifteproces te verbeteren. Een van die functionaliteiten is de Aanvraagcontrole in het ReIS Aanvraagportaal (RAP) en de Reisdocumentenmodule (RDM). Hieronder lees je meer over deze functionaliteit.

Wat is de Aanvraagcontrole?

De Aanvraagcontrole is een functionaliteit waarmee je kunt controleren of er al een aanvraag van een paspoort of identiteitskaart bij een andere uitgevende instantie loopt. Hiermee kun je shopgedrag bij het aanvragen van  reisdocument detecteren.

Op 2 oktober 2023 is het Basisregister Reisdocumenten (BR) gevuld met historische data. Die komt uit de meer dan 400 RAAS-stations bij Nederlandse gemeenten, Caribisch Nederland en diverse posten in het buitenland. Hierdoor zijn alle aanvragen met een positief vertrekkingsbesluit, vervallen- en historische reisdocumentaanvragen die binnen de wettelijke bewaartermijn vallen opvraagbaar met de Aanvraagcontrole.

Hoe werkt de Aanvraagcontrole?

De controle wordt uitgevoerd door:

• het invoeren van het aanvraagnummer van het foto- en handtekeningformulier en een BSN,
• of een combinatie van persoonsgegevens.

Bij een Aanvraagcontrole worden de volgende gegevens over de aanvraag getoond:

Wat moet ik doen als ik een lopende aanvraag constateer?

Op grond van de huidige wet- en regelgeving (Artikel 27 PW, Artikel 39 lid 1 PUN, artikel 52 lid 1 PUB, artikel 50 lid 1 PUC, artikel 10 lid 1 PUKmar) mag een uitgevende instantie een aanvraag niet weigeren als er al een aanvraag loopt. RvIG adviseert om als volgt te handelen:

1. Vraag of de aanvrager op de hoogte is dat er al een aanvraag loopt.
2. Informeer met welke reden er toch een nieuwe aanvraag wordt ingediend. Door vragen te stellen kan eventuele mogelijke fraude worden gedetecteerd. Als de aanvrager zegt dat de Aanvraagcontrole niet klopt, neem contact op met de uitgevende instantie waar de aanvraag loopt om dit te controleren.
3. Adviseer om de lopende aanvraag (elders) af te ronden.
4. Indien de aanvrager de aanvraag (elders) niet kan afronden, neem de aanvraag dan in behandeling.
5. Wijs de aanvrager erop dat hij maar één reisdocument van hetzelfde soort mag hebben. En dat hij bij een nieuwe aanvraag het eerder gekregen reisdocument (van hetzelfde soort) weer moet inleveren.

Wie kunnen de functionaliteit ‘Aanvraagcontrole’ gebruiken?

Alleen paspoort uitgevende instanties kunnen ‘Aanvraagcontroledeze functionaliteit gebruiken. Dit zijn op dit moment:

• Grensgemeenten in het ReIS Aanvraag Portaal (RAP)
• Kabinetten van de Gouverneurs op Curaçao, Aruba en Sint Maarten in RAP.
• Afdelingen burgerzaken in Nederland via het de Reisdocumenten module (RDM) in de burgerzaken applicatie.

In de toekomst kunnen ook de volgende instanties Aanvraagcontrole gebruiken:

• Afdelingen Burgerzaken in het Caribisch deel van het Koninkrijk.
• De Koninklijke Marechaussee (KMAR).
• Het Ministerie van Buitenlandse Zaken (alle Nederlandse ambassades in het buitenland).

Is de aanvraagcontrole altijd actueel?

Ja. Alle aanvragen die binnen de wettelijke bewaartermijn vallen zijn zichtbaar en actueel. Het gaat om:

• Aanvragen met een positief vertrekkingsbesluit
• Vervallen aanvragen
• Historische reisdocumentaanvragen

Sinds 2 oktober 2023 is het Basisregister Reisdocumenten (BR) gevuld met historische data. Deze data komen uit RAAS-stations bij Nederlandse gemeenten, Caribisch Nederland, de Caribische landen en alle posten in het buitenland. 

Let op: De gegevens van de Koninklijke Marechaussee (noodpaspoorten en laissez-passer) worden op een later moment aan het BR toegevoegd.

Toont de aanvraagcontrole alleen reisdocumentaanvragen uit mijn eigen gemeente?

Nee, je ziet ook reisdocumentaanvragen bij andere uitgevende instanties. 

Alleen de volgende aanvragen kun je nog niet zien:

• Noodpaspoorten bij de Koninklijke Marechaussee
• Diplomatieke paspoorten
• Dienstpaspoorten 

Wanneer zijn de aanvraaggegevens van andere instanties zichtbaar?

Zodra er een positief vertrekkingsbesluit is. Dit betekent vanaf het moment dat het verzoek tot personalisatie van door de uitgevende instantie naar de producent is gestuurd. Ook vervallen- en historische reisdocumentaanvragen binnen de wettelijke bewaartermijn zijn zichtbaar.