Samen van RAAS naar ReIS, wat gaan we doen?
Het RAAS is het huidige systeem dat instanties die reisdocumenten uitgeven gebruiken voor de aanvraag en uitgifte van reisdocumenten. De volledige overstap naar ReIS en koppeling met het Basisregister Reisdocumenten is nodig om de kwaliteit, fraudebestendigheid en betrouwbaarheid van het reisdocumentenstelsel te verhogen en toekomstbestendig te maken.
Naar een modern en efficiënt proces
Volgens projectleider Harmen van het Erve past werken met het RAAS eigenlijk niet meer in deze tijd. ‘In het RAAS wordt informatie decentraal opgeslagen. Wanneer een burger bijvoorbeeld een paspoort aanvraagt bij gemeente X, terwijl hij eerder in gemeente Y woonde, moet gemeente X de gegevens van het oude paspoort in bepaalde gevallen opvragen bij gemeente Y. Dat betekent in de praktijk dat gemeente Y deze gegevens moet printen, inscannen en mailen, waarna gemeente X de gegevens handmatig moet vergelijken.’
Download video
- Download in MP4 HD formaat MP4 HD | 12.5 MB
Uitgeschreven tekst
Het aanvraagproces voor paspoorten en identiteitskaarten verbetert.
00:00:04:22 - 00:00:08:17
We gaan werken met betrouwbaardere en actuelere gegevens.
00:00:09:04 - 00:00:14:11
Hiervoor vervangen we het RAAS door Reisdocumenten Informatie Systemen,
00:00:14:11 - 00:00:16:06
dat noemen we ReIS.
00:00:16:10 - 00:00:23:11
Gegevens van eerdere aanvragen bij andere instanties worden direct zichtbaar tijdens de aanvraag.
00:00:23:11 - 00:00:28:15
Er hoeven dus geen RAAS-uitdraaien meer opgevraagd
te worden bij andere instanties.
00:00:28:15 - 00:00:35:18
Daarnaast wordt de eindcontrole uitgebreid door direct
historische foto’s van de aanvrager te tonen.
00:00:35:23 - 00:00:39:21
Ook als de vorige aanvraag bij een andere instantie is gedaan.
00:00:40:03 - 00:00:43:16
Om de overgang naar de nieuwe situatie mogelijk te maken,
00:00:43:16 - 00:00:52:11
worden de werkvoorraad en aanvraaggegevens uit het RAAS per instantie overgezet naar de nieuwe systemen en registers.
00:00:52:11 - 00:00:58:16
Na de migratie van jouw instantie kun je direct gebruikmaken van de nieuwe mogelijkheden.
00:00:59:00 - 00:01:03:24
Samen naar ReIS. Actueel, veilig en snel.
00:01:04:07 - 00:01:05:16
Meer weten?
00:01:05:20 - 00:01:09:19
www.rvig.nl/reisdocumenten
Geautomatiseerde gegevensuitwisseling
Een bewerkelijke, handmatige en papieren procedure dus. ‘Van dit soort decentrale gegevensuitwisselingen gaan we afscheid nemen’, aldus Harmen. ‘Met ReIS komen gegevens op een eigentijdse en veilige manier beschikbaar doordat we het proces digitaal en efficiënt inrichten. In de nieuwe situatie kunnen uitgevende instanties onder voorwaarden de gegevens (inclusief de pasfoto en handtekening) van eerdere aanvragen bij andere instanties digitaal ophalen, deze gegevens tijdens de eindcontrole direct inzien en vergelijken met de huidige gegevens.’ Hiervoor gaan we samen van RAAS naar ReIS.
Planning overstap van RAAS naar ReIS
De voorbereidingen voor de overstap zelf zijn volgens Harmen een flinke klus. ‘We verwachten dat de systemen en functionaliteiten in het tweede deel van 2025 gereed zijn voor de overstap. Vanaf eind 2025 kunnen instanties daadwerkelijk overstappen op het nieuwe systeem, dat noemen we de migratie. We schatten in dat de migratie van alle instanties een jaar duurt. Dat betekent dat we ongeveer twaalf uitgevende instanties per week gaan migreren. Dan zou ReIS eind 2026 bij alle instanties operationeel zijn.’
Voorbereiding door instanties
Leidinggevenden kunnen zich alvast voorbereiden. Emma: ‘Ze kunnen bijvoorbeeld alvast inventariseren welke medewerkers betrokken moeten worden. Denk daarbij aan (senior) back-officemedewerkers en baliemedewerkers, specialisten en IT-medewerkers, maar ook aan externe leveranciers.’ Harmen vult aan: ‘Het inventariseren van alle mogelijke vragen helpt ons ook. Want hoe meer vragen wij vooraf ontvangen, des te beter wij instanties tijdens de overstap kunnen begeleiden.’
Na de migratie
Het is belangrijk dat uitgevende instanties na de migratie zelf testen of alles goed werkt aan de hand van een vaste instructie. Maar hoe ziet het werk van leidinggevenden en medewerkers er na de migratie uit? ‘Dat verschilt per instantie’ zegt Emma. ‘Voor gemeenten verandert er procesmatig niet zo veel, praktisch zijn er wel veranderingen. Het RAAS werkstation moet vervangen worden door een PC/werkstation van de instantie zelf om in ReIS te gaan werken via het ReIS Aanvraagportaal (RAP). Hierin komen onder andere de functionaliteiten voor de eindcontrole en verstrekken van een aanvraag en voor inklaren terug. De eisen voor de PC/werkstation levert RvIG tijdens de voorbereidingen bij de instantie aan. Sommige uitgevende instanties, zoals grensgemeenten en de Kabinetten van de Gouverneurs, gebruiken het RAP al en krijgen hierin nieuwe functionaliteiten om zo het hele aanvraag- en uitgifte proces in één systeem te waarborgen. Voor hen brengt dit vernieuwde systeem mogelijkheden voor een andere werkverdeling met zich mee, waarin de front- en backoffice eenvoudiger dan nu met elkaar kunnen samenwerken, waarbij de functiescheiding behouden blijft.’
Veiliger inloggen
Met de komst van ReIS wordt het aanvraag- en uitgifteproces uiteindelijk gemakkelijker en veiliger, aldus Harmen. ‘De authenticatie bij het inloggen wordt vernieuwd om te voldoen aan hedendaagse standaarden en eisen.’ Emma vult aan: ‘We realiseren ons natuurlijk wel dat er ook medewerkers zijn die al vele jaren met het RAAS werken. Voor hen kan de overstap een grotere impact hebben. Daarom proberen we hen samen met de instantie zo goed mogelijk te begeleiden.’
Ontzien, ontzorgen en geruststellen
RvIG werkt dus samen met de uitgevende instanties aan de overstap. ‘De overstap van het RAAS naar ReIS leeft enorm’, besluiten Emma en Harmen. ‘Voor de meeste mensen is verandering heel spannend. Wij willen de instanties, hun leidinggevenden én medewerkers zo veel mogelijk ontzien, ontzorgen en geruststellen. Ook ná de migratie. Zo komt er naast een vast contactpersoon ook een speciaal serviceteam dat hen kan helpen om de overstap zo soepel mogelijk te laten verlopen. RvIG is er voor hen.’
De volledige overstap naar de Reisdocumenten Informatiesystemen (ReIS) is een volgende mijlpaal binnen het programma Verbeteren Reisdocumentenstelsel (VRS). Eerder namen we de volgende functionaliteiten (allemaal onderdeel van ReIS) al in gebruik: