Werkinstructie gemeenten - Verbeteren gezagsregistratie in de BRP

Uitgangspunten werkwijze:

De eerste periode krijgen gemeenten gefaseerd verschillen geleverd via de Kwaliteitsmonitor (KWM). Het gaat dan om verschillen die over de afgelopen 18 jaar zijn ontstaan. De verwachting is dat het landelijk om ongeveer 22.000 verschillen gaat. Om deze op te lossen moet een uittreksel uit het gezagsregister opgevraagd worden bij de Rechtbank. De rechtbanken voeren de regie over de volgorde en snelheid van afhandelen van de aanvragen. Wanneer een gemeenten veel uittreksels moet opvragen, is het verzoek dit gefaseerd te doen. Hoe dit concreet in zijn werk gaat staat hieronder beschreven in het stappenplan.
Alle communicatie tussen gemeenten en rechtbanken vindt plaats via beveiligde e-mail omdat het om gevoelige persoonsgegevens gaat. Meer informatie over beveiligd mailen met de rechtbanken is te vinden op de website Rechtspraak.nl.
Gemeenten vragen uittreksels via beveiligde mail op bij de rechtbank waar zij qua arrondissement onder vallen. Een overzicht van alle rechtbanken en locaties met een directe link naar beveiligd mailen vind je op onze pagina Beveiligd mailen met de rechtbank.
Gemeenten vermelden bij een aanvraag in het onderwerp: “Verbeteren gezagsregistratie BRP”. Zo is het voor de rechtbank duidelijk dat het een aanvraag betreft in het kader van dit project.
Belangrijk: voor een soepele communicatie tussen gemeente en rechtbank levert de gemeente, bij het eerste contact met de rechtbank, een vast mailadres van de behandelende afdeling binnen Burgerzaken door. Dit mailadres gebruikt de rechtbank voor verdere communicatie over dit project.

Stappenplan voor het opvragen van uittreksels:

Stap 1:

De verschillen zijn in de Kwaliteitsmonitor zichtbaar als bevinding met de beginletter “G” gevolgd door een nummer van 4 cijfers, G0001 etc. Bij deze bevindingen zijn geen BSN opgenomen. Deze moet je dus eerst opzoeken in de BRP voordat er een uittreksel kan worden opgevraagd.

Je kunt alle geleverde bevindingen in de KWM exporteren naar een Excel bestand. Dit doe je door in de Kwaliteitsmonitor naar het tabblad ‘Gegevens /Bevindingen/Gegevens in detail’ te gaan. In dit scherm zijn alle bevindingen te zien die de gemeente heeft ontvangen. Rechtsboven in dit scherm vind je de knop ‘Resultaten weergeven in XLS’. Hiermee worden alle bevindingen in een Excel bestand geladen.

Dit Excel bestand kun je nu filteren. De omschrijving van elk verschil uit de vergelijking bevat de term “CGR”. Door hier op te filteren houd je een lijst over van alle verschillen en het desbetreffende A-nummer. Zoek bij deze A-nummers het bijbehorende BSN en vermeld dit op de Excellijst. Verwijder vervolgens de kolom met A-nummers uit de Excellijst.

Stap 2:

Vervolgens stuur je naar de rechtbank, per beveiligde mail (zie uitgangspunten), de Excellijst van minderjarigen waarvan je een uittreksel wenst te ontvangen.

Let op! Wanneer je veel uittreksels moet opvragen, doe dit dan gefaseerd. Stuur per keer één lijst met maximaal 25 BSN’s van minderjarigen aan de rechtbank.

Voorkom dubbel opvragen van hetzelfde uittreksel door:

geen nieuwe lijst aan te leveren zolang niet alle uittreksels van de huidige lijst zijn ontvangen;
bij te houden welke uittreksels je hebt opgevraagd. Iedere maand worden de verschillen namelijk opnieuw geleverd in de KWM.

Is een verschil om wat voor reden dan ook niet op te lossen dan kan je een markeerverzoek indienen. Wanneer dit verzoek wordt toegekend dan zie je dit ook in de Excellijst van de verschillen. Zo is het duidelijk dat je voor dit verschil geen uittreksel meer hoeft op te vragen.

Stap 3:

Wanneer de rechtbank niet binnen een aantal dagen de uittreksels kan aanleveren, geeft de rechtbank aan wanneer je de uittreksels mag verwachten. Dit kan, bijvoorbeeld, het geval zijn als er aanvragen van meerdere gemeenten tegelijk binnen zijn gekomen.

Stap 4:

De rechtbanken sturen het uittreksel in de vorm van een PDF via beveiligde mail naar het door de gemeente opgegeven mailadres. Deze uittreksels bevatten wel een BSN, maar geen stempel. Je gebruikt deze uittreksels als brondocument voor de wijziging in de BRP.