Volledige functiescheiding niet toepasbaar
Op deze webpagina vind je de uitleg over huidige functiescheiding in de aanvraag en uitgifte van paspoorten en identiteitskaarten. Vanaf 1 januari 2025 wijzigt de rolverdeling van functiescheiding in de Paspoortuitvoeringsregeling Nederland (PUN) en gelden scherpere maatregelen wanneer functiescheiding onverwachts niet kan worden toegepast. Onderaan deze pagina lees je meer over de veranderingen vanaf 1 januari 2025.
Volledige functiescheiding niet toepasbaar in de huidige situatie
Volledige functiescheiding is in de praktijk soms moeilijk toepasbaar. Dat komt vooral voor bij gemeenten met relatief weinig medewerkers. Vaak blijkt functiescheiding toch mogelijk. Lukt het niet, dan moet de gemeente schriftelijk vastleggen waar ze afwijkt van de regels en waarom.
Volledige functiescheiding bij kleine gemeenten
Kleine gemeenten kunnen meestal volledige functiescheiding toepassen:
- Een medewerker die de aanvrager van een reisdocument heeft geholpen en later weer aan de balie treft, draagt de uitgifte over aan een collega.
- Het beheer wordt uitgevoerd door medewerkers die geen baliewerk verrichten. Deze medewerkers zijn dan nooit betrokken bij het verstrekken of uitreiken van een document.
Zie Functiescheiding toepassen voor voorbeelden van functiescheiding.
Schriftelijk vastleggen bij onvolledige functiescheiding
Lukt het een gemeente niet om volledige functiescheiding toe te passen, dan moet deze gemeente schriftelijk vastleggen dat ze afwijkt van de regels en waarom. Zo kan vastgesteld worden of en hoe de gemeente voldoet aan functiescheiding. De gemeente registreert:
- waarom er geen functiescheiding is toegepast;
- in welke periode dit is gebeurd;
- de namen van de betrokken medewerkers.
De registratie moet digitaal of schriftelijk bewaard worden (artikel 93 lid 3 Paspoortuitvoeringsregeling Nederland, PUN).
Onafhankelijke controle bij onvolledige functiescheiding
Wanneer functiescheiding niet lukt, moet een onafhankelijk persoon controleren of het proces goed en integer is uitgevoerd. Vaak zal dat de beveiligingsfunctionaris zijn. De beveiligingsfunctionaris is verantwoordelijk voor de beveiliging van de informatie binnen een organisatie. De controlerende persoon mag niet zelf deel uitmaken van het reisdocumentenproces.
Volledige functiescheiding niet toepasbaar in de nieuwe situatie
Een uitgevende instantie moet vanaf 1 januari 2025 voldoen aan functiescheiding tussen:
- het aannemen van de aanvraag;
- de eindcontrole waarbij het verstrekkingsbesluit wordt genomen en
- het uitreiken van het document.
Als er sprake is van een noodsituatie kan een uitgevende instantie een beroep doen op de uitzonderingsregel van functiescheiding. Bij een beroep op de uitzonderingsregel hoeft de uitgevende instantie tijdelijk niet te voldoen aan functiescheiding maar moet dit vastgelegd worden door het invullen van het C17 formulier.
Het C17 formulier wordt eind december 2024 beschikbaar gesteld op deze pagina met B en C formulieren. Let op:
- Het C17 formulier moet ingevuld worden door de leidinggevende of procesverantwoordelijke van de afdeling burgerzaken.
- Het formulier kan slechts voor één werkdag gebruikt worden. Indien er meerdere dagen achter elkaar een beroep wordt gedaan op de uitzonderingsregel moet er per dag een formulier worden ingevuld.
- De uitzonderingsregel mag niet structureel worden gebruikt.
- Het formulier moet niet naar RvIG toegezonden worden. De uitgevende instantie draagt zorg voor de archivering van dit formulier.
- Het formulier kan onder andere door de beveiligingsfunctionaris worden opgevraagd bij controles of door RvIG in het kader van de Zelfevaluatie.