Naslagwerk
Circulaire adresonderzoek BRP
Circulaire adresonderzoek BRP
De Colleges van burgemeester en wethouders
i.i.a. de Hoofden Burgerzaken
i.i.a. de Toezichthouder BRP
DGDOO/ DO/ Afdeling Identiteit & Toegang Ministerie van BZK
Turfmarkt 147 Den Haag Postbus 20011
2500 EA Den Haag www.rijksoverheid.nl en www.rvig.nl
Contactpersoon
Servicedesk RvIG
T 088 – 9001000
info@rvig.nl
Datum 22 maart 2023
Onderwerp Adresonderzoek BRP
Doelstelling Uitvoering van regelgeving
Juridische grondslag Wet BRP
Ingangsdatum 15 mei 2023
Geldig tot n.v.t.
Kenmerk
2023-0000166054
Deze circulaire vervangt de circulaire Adresonderzoek BRP, opgesteld door het ministerie van BZK, ingangsdatum 1 november 2018, kenmerk 2018-0000266452
Inhoudsopgave
1. Waarom deze circulaire?
1.1. Het belang van adreskwaliteit
1.2. Wijziging Wet BRP in verband met de Landelijke Aanpak Adreskwaliteit
1.3. Het vroegtijdig signaleren van sociale problematiek bij adresonderzoek
2. Rechten en plichten
3. De start van het adresonderzoek: aanleiding en onderzoeksdossier
3.1. Start adresonderzoek
3.2. Onderzoeksdossier aanleggen en bijhouden
4. Stappen in het adresonderzoek en reactietermijnen
4.1. LAA-onderzoek
4.2. Beslissing over plaatsing van gegevens in onderzoek
4.3. Aanschrijven van de persoon
4.4. Nadere inlichtingen inwinnen
4.5. Huisbezoek
4.6. Persoon informeren over voorgenomen besluit
4.7. Melder informeren
4.8. Beslissingen naar aanleiding van het adresonderzoek
5. Bekendmaking voornemen en besluit
6. Doorlooptijd adresonderzoek vanaf datum ingang onderzoek
7. Stroomschema: de stappen van het adresonderzoek
8. Instructie signaleren sociale problematiek tijdens BRP-adresonderzoek
8.1. Betekenis sociale problematiek
8.2. Multidisciplinaire samenwerking
8.3. Huisbezoek
8.4. Het delen van informatie met andere afdelingen/ organisaties
1. Waarom deze circulaire?
1.1. Het belang van adreskwaliteit
Het adresonderzoek is een instrument voor gemeenten om de verantwoordelijkheid voor de juiste bijhouding van de basisregistratie personen (BRP) te vervullen. Deze circulaire gaat in op het uitvoeren van een adresonderzoek en de verantwoordelijkheid van de gemeente en de burger.
Daarnaast worden er specifieke aandachtspunten beschreven voor elke onderzoekstap.
Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor een actuele, juiste en betrouwbare registratie van persoonsgegevens van ingezetenen in de BRP. Om de kwaliteit van de adresgegevens in de BRP zo hoog mogelijk te houden is het van belang dat de gemeente hoge prioriteit geeft aan het adresonderzoek. Een hoge kwaliteit van de adresgegevens van ingezetenen in de BRP is ook van belang voor de gemeente zelf. Denk bijvoorbeeld aan het bieden van voorzieningen afgestemd op de woonsituatie, handhaving bij brandveiligheid, een evenwichtige en rechtvaardige verdeling van de sociale woonruimte en het tegengaan van woonfraude.
1.2. Wijziging Wet BRP in verband met de Landelijke Aanpak Adreskwaliteit
Per 15 mei 2023 is de Wet BRP gewijzigd ten behoeve van de structurele inbedding van de Landelijke Aanpak Adreskwaliteit (LAA). Met de wetswijziging worden regels gesteld over de gegevensverwerking bij LAA, waaronder de inzet van risicoprofielen.1 Bij LAA worden signalen van mogelijk onjuiste adresgegevens geselecteerd. Gemeenten ontvangen deze signalen om nader te onderzoeken of de adresgegevens inderdaad onjuist zijn. Het LAA-signaal is daarmee een van de aanleidingen om een adresonderzoek te starten. In deze circulaire wordt tevens de werkwijze van LAA beschreven, als onderdeel van het adresonderzoek.
1.3. Het vroegtijdig signaleren van sociale problematiek bij adresonderzoek
De medewerker Burgerzaken staat in direct contact met de burger, op verschillende levensmomenten zoals trouwen en verhuizen. Ook bij adresonderzoek is er vaak direct contact met de burger en komt de gemeente
soms zelfs achter de voordeur (bij een huisbezoek). Dat is van belang voor de BRP-registratie, maar het is ook een moment waarop een hulpvraag zichtbaar kan worden. Dit zijn de momenten waar medewerkers Burgerzaken – naast hun primaire verantwoordelijkheid (in dit geval de controle op de BRP-inschrijving) – een bredere rol hebben als onderdeel van de Nederlandse overheid. Dit is met een motie uitgesproken door de Tweede Kamer tijdens de behandeling van het wetsvoorstel BRP LAA.2 Deze circulaire bevat een instructie die ziet op de rol van Burgerzaken in het tijdig signaleren van sociale problematiek en het van daaruit doorzetten van deze signalen aan bijvoorbeeld het sociaal domein (zie paragraaf 8).
2. Rechten en plichten
- Personen hebben een aangifteplicht; zij moeten een tijdige en juiste aangifte doen van wijziging van de eigen gegevens in de BRP zoals bij verhuizing.3 Op verzoek van het college van BW verstrekt de burger nadere inlichtingen.4
- Het adresonderzoek is een instrument voor de gemeente om een verkeerde adresinschrijving te verbeteren. Een gemeente start een adresonderzoek bij twijfel over de juistheid van adresgegevens.
- Bestuursorganen zijn verplicht de authentieke BRP-gegevens te gebruiken bij de uitvoering van hun publieke taken.5
- Bestuursorganen hebben een terugmeldplicht. Als zij afwijkende, mogelijk meer actuele gegevens beschikbaar hebben, moeten deze terug gemeld worden aan de gemeente.6 Dit kan ook gelden voor organen binnen de gemeente.7
- Het zorgvuldigheidsbeginsel geldt voor elk overheidshandelen. Zorgvuldig handelen betekent in ieder geval dat er een onderzoeksdossier wordt aangelegd8 en dat de gemeente haar handelingen en besluiten altijd kan motiveren. Het betekent ook dat het onderzoek zo min mogelijk belastend is voor de persoon en in verhouding staat tot het doel van het onderzoek.
- Iedereen heeft recht op inzage in de eigen persoonsgegevens.
- Persoonsgegevens die zijn vastgelegd in een onderzoeksdossier vallen ook onder dit inzagerecht. Vraagt iemand om inzage dan moet de gemeente op een begrijpelijke manier laten weten:
- om welke gegevens het gaat;
- wat het doel is van het gebruik van die gegevens;
- aan wie de gemeente de gegevens eventueel heeft verstrekt;
- wat de herkomst van die gegevens is, voor zover bekend;
- hoe lang de gegevens bewaard worden.
3. De start van het adresonderzoek: aanleiding en onderzoeksdossier
3.1. Start adresonderzoek
De gemeente kan een adresonderzoek starten bij twijfel over de juistheid van een adresgegeven in de BRP. Wanneer er sprake is van twijfel, is ter beoordeling van de gemeente. Het is belangrijk dat zij de twijfel kan motiveren. De aanleiding daarvoor kan heel divers zijn. Voorbeelden:
- een melding van een persoon of organisatie (geen bestuursorgaan);
- een terugmelding van een orgaan van de gemeente of een ander bestuursorgaan;
- een melding vanuit LAA;
- een eigen constatering van leegstand;
- een aangifte van verhuizing.
Afhankelijk van het type melding (terugmelding, LAA-melding of andere melding), start het adresonderzoek bij stap 4.1 (LAA) of 4.2 (andere melding). Zie het stroomschema in paragraaf 7.
Door direct gebruik te maken van laagdrempelige kanalen in contact met de burger (e-mail, telefoon) nadat de gemeente een melding heeft ontvangen, kan veel werk worden voorkomen. Dit verdient dan ook aanbeveling. Het adresgegeven hoeft niet in onderzoek geplaatst te worden als – bijvoorbeeld omdat er al contact met de burger is - blijkt dat een melding binnen vijf werkdagen kan worden afgehandeld via bijvoorbeeld e-mail of telefoon.
3.2. Onderzoeksdossier aanleggen en bijhouden
Elk adresonderzoek heeft een eigen dossier, dat ook betrekking kan hebben op meerdere personen op het adres. Het dossier wordt aangemaakt op het moment dat er aanleiding is om aan de adresinschrijving of de aangifte te twijfelen. De volledigheid van het dossier is erg belangrijk in verband met zorgvuldige besluitvorming. Alle activiteiten die uitgevoerd zijn tijdens een adresonderzoek en resultaten die daaruit voortvloeien worden opgenomen in het dossier. Het onderzoeksdossier wordt 10 jaar bewaard.10 Het kan ofwel digitaal ofwel op papier aangelegd worden en kan onder andere11 bestaan uit:
- vermelding van de aanleiding van het onderzoek. Bijvoorbeeld het LAA-signaal, op eigen initiatief van de gemeente in verband met retour ontvangen post;
- de feitelijke melding: ook melding in de terugmeldvoorziening (TMV) en Webapplicatie LAA (hierna: Walaa);
- alle ontvangen documenten en bewijsstukken;
- brieven en besluiten die tijdens het adresonderzoek zijn verstuurd;
- verslagen van huisbezoeken en van (telefoon)gesprekken met daarin gemaakte afspraken;
- verzonden en ontvangen e-mailberichten en anderszins verstuurde en ontvangen berichten;
- informatie verkregen via internet/sociale media.
Aandachtspunten voor het onderzoekdossier:
- wees bij het schrijven van gespreksverslagen of e-mails bewust van het feit dat het onderzoeksdossier ingezien mag worden;
- denk aan het waarborgen van de privacy en veiligheid van de melder en andere personen die voorkomen in het dossier. Dit betekent dat er bijvoorbeeld geen informatie over het adresonderzoek wordt gedeeld met andere personen dan die rechtstreeks betrokken zijn bij het onderzoek;
- spreek over een (anonieme) melder in plaats van de naam te noemen;
- beperk de verslaglegging tot de zakelijke feiten en laat eigen interpretaties achterwege;
- houd maat bij het gebruik van internet. Gericht zoeken mag, maar uit nieuwsgierigheid speuren is uit den boze. Het helpt daarbij als volgens een standaardmethode wordt gewerkt en als van tevoren is bepaald waar het onderzoek op is gericht. Het is raadzaam om intern beleid te hebben voor het gebruik van internet bij adresonderzoek.
4. Stappen in het adresonderzoek en reactietermijnen
Afhankelijk van het type melding (terugmelding, LAA-melding of andere melding), start het adresonderzoek bij stap 4.1 (LAA) of 4.2 (andere (terug)melding). Zie het stroomschema in paragraaf 7.
4.1. LAA-onderzoek
Bij een melding van LAA is nog niet altijd duidelijk of en bij welke personen een onderzoeks-aantekening op de persoonslijst moet worden geplaatst. Het LAA- onderzoek kent de volgende stappen:
- Voorbereiding: bestudering van de instructie bij signalen en ophalen van de vragenlijst in de Walaa.
- Vooronderzoek: raadplegen gemeentelijke bronnen en internet om meer informatie te krijgen over de casus.
- Huisbezoek: bij LAA kan een huisbezoek worden verricht voordat de aantekening in onderzoek wordt geplaatst. Omgekeerd staat het de gemeente ook vrij om al eerder (voor het huisbezoek) gegevens in onderzoek te plaatsen. Als door middel van (externe) inlichtingen en contact met de burger onvoldoende informatie achterhaald kan worden, is het raadzaam een huisbezoek uit te voeren. Zie 4.5 voor een instructie over het huisbezoek.
- Beslissing en afronding in de Walaa: in de Walaa wordt teruggekoppeld of de aantekening in onderzoek is geplaatst, dan wel of het heeft geleid tot een adreswijziging of niet. Indien het adresonderzoek na het huisbezoek nog niet is afgerond, dan moet het resultaat van het adresonderzoek (de beslissing over het al dan niet wijzigen van het adresgegeven) alsnog binnen zes maanden worden doorgegeven. Nb. de termijn van zes maanden start bij de ontvangst van het LAA-signaal in de Walaa.
4.2. Beslissing over plaatsing van gegevens in onderzoek
- Terugmeldingen. Voor terugmeldingen vanuit de Terugmeldvoorziening (TMV) geldt dat zo spoedig mogelijk en uiterlijk binnen vijf werkdagen teruggekoppeld moet worden of de aantekening in onderzoek is geplaatst of dat al besloten is over het al dan niet wijzigen van gegevens.
- Overige aanleidingen (meldingen). De verplichting van opvolging binnen vijf werkdagen is alleen van toepassing op een terugmelding van een bestuursorgaan, maar het verdient aanbeveling deze termijn in alle gevallente hanteren. Ook als het een melding van een derde, zoals een zorgverzekeraar of een persoon, betreft.
- LAA. Voor LAA-signalen geldt dat zo spoedig mogelijk en uiterlijk binnen vier weken teruggekoppeld moet worden of de aantekening in onderzoek is geplaatst, dan wel of het heeft geleid tot een adreswijziging of niet. Dit kan via de Walaa.12 Zo is er meer tijd om eerst het LAA-onderzoek uit te voeren. Als er al een huisbezoek is verricht (onder 4.1) en de aanname is dat de persoon daar niet (meer) woont, dan kan dat als deelresultaat op de persoonslijst worden opgenomen (zie hieronder).13
Betekenis van de aantekening in onderzoek
De datum ingang van het onderzoek wordt geplaatst in de rubriek 08.83.20 op de persoonslijst.
Als een gegeven in onderzoek is geplaatst, is het bestuursorgaan als afnemer van de BRP niet langer verplicht het gegeven te gebruiken.14 Hoewel een onderzoeksaantekening geen rechtsgevolgen heeft, kan de betrokkene er wel gevolgen van ondervinden door beslissingen die afnemers (na verloop van tijd) nemen: bijvoorbeeld het aanhouden van een aanvraag of het instellen van nader onderzoek naar de persoon. Dit betekent dat zorgvuldig met de aantekening moet worden omgesprongen: deze alleen te plaatsen bij twijfel over de juistheid van het adres van een persoon en niet langer dan nodig te laten staan (zie paragraaf 6 over doorlooptijd).
Opnemen van deelresultaat adresonderzoek: niet meer woonachtig op het adres
Als tijdens het adresonderzoek geconstateerd wordt dat een persoon niet meer woont op het geregistreerde adres, kan dit deel van het onderzoeksresultaat worden opgenomen op de persoonslijst. Zo is in de BRP zichtbaar dat een persoon niet (langer) op het adres woont waarop hij ingeschreven staat, maar dat het onderzoek naar het (nieuwe) woonadres nog loopt. Afnemers die geautoriseerd zijn voor deze gegevens krijgen deze onderzoeksgegevens meegeleverd. Hierdoor kunnen eventuele problemen voor de nieuwe of oude medebewoners voorkomen worden. U registreert dit deelresultaat in categorie 08 Verblijfplaats door in de rubriek 08.83.10 Aanduiding gegevens in onderzoek de waarde ‘089999’ op te nemen.15
4.3. Aanschrijven van de persoon
- De brief om de betrokkene te wijzen op de aangifteplicht kan verzonden worden naar het laatst bekende adres in de BRP.16 In de brief kan de gemeente waarschuwen voor een bestuurlijke boete als de persoon niet aan zijn aangifteplicht of zijn plicht tot het verstrekken van inlichtingen voldoet. Mogelijk wordt de post doorgestuurd via een verhuisservice naar het nieuwe adres. Een vermoedelijk nieuw adres dat bijvoorbeeld door een afnemer gemeld is via de terugmeldvoorziening kan ook gebruikt worden om de persoon aan te schrijven.
- In afwachting van een reactie binnen de in de brief gestelde termijn, kan de gemeente al verder gaan met het onderzoek. Als de persoon niet reageert of als de reactie niet leidt tot duidelijkheid over de verblijfsplaats, wordt het adresonderzoek vervolgd.
- Bij twijfel over de juistheid van informatie kan de gemeente de persoon om (nader) bewijs vragen. Twijfelt de gemeente hierna nog steeds, dan wordt het onderzoek vervolgd.
- Als evident is dat de persoon niet meer woont op het adres dat in de BRP opgenomen is, dan kan de gemeente in de brief het voornemen tot het ambtshalve registreren van het vertrek uit Nederland opnemen. In dit geval kan de burger niet worden bereikt en levert het onderzoek geen gegevens op over zijn verblijf.
- Als de persoon naar aanleiding van de brief aangifte van verhuizing doet, wordt zijn aangifte beoordeeld en bij akkoord verwerkt.
4.4. Nadere inlichtingen inwinnen
- Het doel van het onderzoek is om het woonadres van de persoon te achterhalen en de BRP op orde te brengen. Daarvoor is het belangrijk om verder te kijken dan het (laatst bekende) adres in de BRP. Op eigen initiatief kan contact opgenomen worden met het bestuursorgaan dat de terugmelding heeft gedaan (of een andere organisatie) voor meer informatie. Als het nodig is, kan de BRP- toezichthouder zijn bevoegdheden aanwenden om inlichtingen op te vragen.17
- Informatie kan ook ingewonnen worden bij afdelingen van de gemeente zoals het sociaal domein, financiën of de leerplichtambtenaar. Dit kan op ad hoc basis, maar het is aan te bevelen om afspraken te maken over een structurele methode van informatie-uitwisseling (zie paragraaf 8.4). Dit kan bijvoorbeeld in een regulier casusoverleg. Daarin kunnen specifieke adressen en/of personen multidisciplinair besproken worden en kan het resultaat van het BRP-adresonderzoek teruggekoppeld worden.
- Om het woonadres van de persoon te achterhalen wordt als hoofdregel aanbevolen ten minste twee verschillende bronnen te raadplegen. Bijvoorbeeld nutsbedrijven, woningbouwcorporaties, woningeigenaren, werkgevers, uitkeringsinstanties en ziektekostenverzekeraars. De gemeente kan hier – afhankelijk van de concrete omstandigheden van het geval – van afwijken.
- Soms heeft de gemeente zelf, of een andere overheidsorganisatie, al zorgvuldig onderzoek uitgevoerd naar het woonadres van de betrokken persoon voordat het gegeven in de BRP in onderzoek is geplaatst. Het BRP- adresonderzoek kan daar dan gebruik van maken. Denk bijvoorbeeld aan een overheidsorganisatie die bij een huisbezoek heeft geconstateerd dat de betrokkene niet langer woont op het adres dat in de BRP is opgenomen. De gemeente kan dit meenemen in de opzet en uitvoering van het onderzoek en de waarde 089999 (niet aangetroffen op adres, zie 4.2) opnemen op de persoonslijst.
4.5. Huisbezoek
Als door middel van (externe) inlichtingen en contact met de burger (4.3 en 4.4) onvoldoende informatie achterhaald kan worden, is het raadzaam een huisbezoek af te leggen. Een huisbezoek kan informatie opleveren die niet op een andere manier verkregen kan worden. Er kan bijvoorbeeld geconstateerd worden of het adres nog bewoond wordt. Navraag bij eventuele andere of nieuwe bewoners of buren kan nuttige informatie opleveren over de actuele situatie op het adres en over de persoon wiens adresgegeven in onderzoek staat. Nb. deze stap kan worden overgeslagen als in het LAA-onderzoek (4.1) al een huisbezoek heeft plaatsgevonden. Evengoed kan er reden zijn om het huisbezoek nog eens af te leggen, bijvoorbeeld omdat de betrokkene niet aanwezig was bij het eerste bezoek.
Inhuren externen voor toezichthoudende taken
De gemeente kan beslissen om het toezicht op bepaalde adressen uit te laten voeren door een externe partij. Deze externen moeten dan door het college benoemd worden tot onbezoldigd ambtenaar en tot toezichthouder BRP. Dit is nodig omdat anders, door het ontbreken van een rechtstreekse gezagsverhouding, de sturingsmogelijkheden van het college onvoldoende verzekerd zijn. Hierdoor zou de zorgvuldigheid en betrouwbaarheid in het gedrang kunnen komen. Het gevolg hiervan kan zijn dat de bevindingen die door de externe partij gedaan zijn als onrechtmatig aangemerkt worden. Het besluit dat gebaseerd is op deze bevindingen zou dan op een niet deugdelijke motivering gebaseerd zijn en kunnen worden vernietigd. Om dit te voorkomen zal de opdracht expliciet (in duur én tijd én verwachtingen) vastgelegd moeten worden in een overeenkomst. Hiermee wordt aangegeven dat er voldoende gestuurd is op de opdracht en dat er daadwerkelijk sprake is van een rechtstreekse gezagsverhouding tussen de gemeente en de externe partij.
4.6. Persoon informeren over voorgenomen besluit
Als na een onderzoek een besluit wordt genomen, dient de betrokkene eerst in de gelegenheid te worden gesteld om op het voornemen daartoe te reageren.
Daarom moet deze altijd eerst schriftelijk in kennis gesteld worden van het voorgenomen besluit.
Het voornemen kan verzonden worden aan het laatst bekende adres van de persoon in de BRP. Het verdient aanbeveling om dit voornemen - als dat voor de gemeente mogelijk is – ook via mijnoverheid.nl (berichtenbox) bekend te maken.18 Als er een e-mailadres van de persoon beschikbaar is, is het zinvol hier óók gebruik van te maken via beveiligde email. Ook kan de strekking van het voornemen worden gepubliceerd in een huis-aan-huisblad, dagblad of in het gemeenteblad op www.overheid.nl (officiële bekendmakingen). Na het voornemen volgt een besluit, overeenkomstig het voornemen, tenzij een reactie van de persoon aanleiding geeft om het voornemen in te trekken. Ook het besluit moet bekend gemaakt worden aan de persoon. Als de nieuwe verblijfplaats van de persoon niet bekend is, ligt het voor de hand de strekking van het besluit bekend te maken via publicatie en als mogelijk de betrokkene per mail te attenderen op deze publicatie.
4.7. Melder informeren
Is het onderzoek gedaan naar aanleiding van een terugmelding van een bestuursorgaan, dan moet deze op de hoogte gebracht worden van het resultaat. Als blijkt dat het onderzoek langer gaat duren dan in eerste instantie is voorzien, dan verdient het aanbeveling om het bestuursorgaan hiervan ook op de hoogte te brengen. Dit kan door een bijwerking te doen in de terugmeldvoorziening.
Is het onderzoek gedaan naar aanleiding van een melding vanuit LAA, dan dient de uitkomst van het onderzoek19 uiterlijk binnen zes maanden teruggekoppeld te worden via de Walaa.
Geadviseerd wordt de melder altijd op de hoogte te brengen van het resultaat van het onderzoek. Ook als de melding niet van een bestuursorgaan afkomstig is, wanneer het onderzoek afgerond is in verband met een verhuisaangifte of als blijkt dat de persoon nog steeds op het geregistreerde adres woont.
Vanzelfsprekend dient de privacy van degene wiens gegevens het betreft hierbij in acht genomen te worden. Het informeren van de melder hoeft niet gepaard te gaan met het vermelden van het nieuwe adres van de onderzochte persoon.
4.8. Beslissingen naar aanleiding van het adresonderzoek
Het adresonderzoek kan de volgende uitkomsten hebben.
- Woont nog op adres. Het resultaat van het adresonderzoek kan zijn dat de persoon nog steeds op het laatst bekende adres in de BRP woont. De gegevens in de BRP blijven dan ongewijzigd en de gemeente sluit het adresonderzoek af.
- Briefadres. Verschillende situaties kunnen zich voordoen. Tijdens het adresonderzoek kan vast komen te staan dat de persoon die op dat adres in de BRP ingeschreven staat, daar niet meer woont, maar ook niet de beschikking heeft over een ander woonadres. In dergelijke situaties moet de gemeente bekijken of iemand ingeschreven moet worden met een briefadres. Dat geldt ook wanneer de persoon tijdens het onderzoek een briefadres aanvraagt. Ook kan vast komen te staan dat iemand in de BRP is opgenomen met een briefadres, terwijl blijkt dat de persoon er feitelijk lijkt te verblijven. Het is dan zaak om in gesprek te gaan met de betrokkene om de reden hiervan te achterhalen en op basis daarvan een beslissing te nemen over de adresgegevens in de BRP.
- Vestiging vanuit het buitenland. Het resultaat kan zijn dat op het adres een persoon vanuit het buitenland is gevestigd die nog geen aangifte heeft gedaan van vestiging. Deze nieuwe bewoner moet dan op de hoogte gebracht worden van zijn aangifteplicht op grond van de Wet BRP. Als geen aangifte wordt gedaan, dan moet deze bewoner ambtshalve ingeschreven worden op het adres, nadat de identiteit deugdelijk is vastgesteld en de voorgenomen beslissing en het besluit schriftelijk bekend zijn gemaakt.
- Verhuizing binnen de gemeente. Als het resultaat van het adresonderzoek een nieuw adres van de persoon binnen de gemeente is, dan wordt de persoon gewezen op zijn aangifteplicht. Als de persoon zich vervolgens meldt en aangifte doet van zijn verhuizing, kan de verhuizing verwerkt worden in de BRP en kan het onderzoek worden afgesloten. Doet de persoon geen aangifte, dan besluit de gemeente tot een ambtshalve verhuizing naar het nieuwe adres, nadat de voorgenomen beslissing en het besluit schriftelijk bekend zijn gemaakt.
- Verhuizing naar andere gemeente. Het resultaat van het adresonderzoek kan zijn dat de persoon is vertrokken naar een andere gemeente zonder aangifte van verhuizing te doen. Als deze andere gemeente bekend is, moet daar contact mee opgenomen worden om te helpen bij het adresonderzoek. Gemeenten hebben een gezamenlijke verantwoordelijkheid voor de correcte bijhouding van de BRP. In het geval meerdere gemeenten betrokken zijn bij een adresonderzoek dan is medewerking van alle betrokken gemeenten vereist en dit mag dan ook zonder meer worden verwacht. De andere gemeente kan de persoon op zijn vermoedelijke nieuwe adres aanschrijven en wijzen op zijn verplichting aangifte van verhuizing te doen. Volgt er geen aangifte van verhuizing, maar is er een sterk vermoeden dat de persoon feitelijk in de andere gemeente woont, dan stuurt de gemeente het dossier (in kopie) aan die andere gemeente. De andere gemeente beoordeelt of er voldoende reden is voor een ambtshalve verhuizing. Als dat het geval is, stuurt deze een voornemen en een besluit over de ambtshalve verhuizing aan de persoon op het nieuwe en op het oude adres.
- Verhuizing naar buitenland. Het resultaat van het adresonderzoek kan zijn dat de persoon verhuisd is naar het buitenland zonder aangifte van verhuizing te doen. Mogelijk is het adres in het buitenland bekend gemaakt via een terugmelding door een afnemer van de BRP, via een gemeentelijke dienst of via informatie van familie of buren. In dat geval kan de persoon gewezen worden op zijn aangifteplicht. Als de persoon vervolgens aangifte doet van zijn emigratie, kan de verhuizing naar het buitenland verwerkt worden in de BRP en kan het onderzoek worden afgesloten. Doet de persoon geen aangifte, dan besluit de gemeente tot registratie van het ambtshalve vertrek naar het buitenland als is voldaan de wettelijke termijn (art. 2.43 Wet BRP).20 Het voornemen kan verzonden worden aan het laatst bekende adres van de persoon in de BRP. Ook het besluit moet bekend gemaakt worden aan de persoon.
- Adres onbekend. Als er geen nieuwe adresgegevens bekend zijn en de betrokkene onbereikbaar is, dan besluit de gemeente ambtshalve tot registratie van het vertrek uit Nederland. Hier dient – binnen het kader van artikel 2.22 van de Wet BRP21 – niet lichtvaardig mee omgesprongen te worden. Het betekent immers dat de betrokkene niet meer als ingezetene in de BRP staat. Het ambtshalve opnemen van vertrek uit Nederland (naar onbekend land, ook wel VOW) is dan ook pas aan de orde als de betrokkene na gedegen onderzoek niet kan worden bereikt en ook anderszins (bijvoorbeeld via een terugmelding) geen nieuwe adresgegevens bekend zijn geworden.
- Het voornemen kan verzonden worden aan het laatst bekende adres van de persoon in de BRP. Ook het besluit moet bekend gemaakt worden aan de persoon. Aangezien de nieuwe verblijfplaats van de persoon niet bekend is, ligt het voor de hand de strekking van het besluit bekend te maken via publicatie in een huis-aan-huisblad, dagblad of het gemeenteblad op www.overheid.nl. Als er een e-mailadres van de persoon beschikbaar is, is het ook zinvol hier gebruik van te maken om de burger te attenderen dat het besluit bekend is gemaakt.
5. Bekendmaking voornemen en besluit
Geregistreerd adres = het adres van de persoon zoals geregistreerd in de BRP.
Nieuw adres = het adres waar iemand (vermoedelijk) feitelijk woont.
| Situatie | Brief aangifteplicht (4.3) | Voornemen en besluit (4.6 en 4.8) |
| 1. woont nog op adres | Naar geregistreerd adres | n.v.t. |
| 2. briefadres | naar geregistreerd adres en naar nieuw adres (afhankelijk van casus)22 | naar geregistreerd adres en naar nieuw adres (afhankelijk van casus) |
| 3. vestiging vanuit buitenland | naar nieuw adres | naar nieuw adres |
| 4. verhuizing binnen gemeente | naar geregistreerd adres en naar nieuw adres | naar geregistreerd adres en naar nieuw adres |
| 5. verhuizing naar andere gemeente | naar geregistreerd adres en naar nieuw adres (indien bekend) | n.v.t. dossier doorsturen naar andere gemeente met verzoek in behandeling te nemen |
| 6. verhuizing naar buitenland | naar adres buitenland en naar geregistreerd adres | naar adres buitenland (indien bekend) en naar geregistreerd adres |
| 7. adres onbekend | naar geregistreerd adres | Naar geregistreerd adres en publicatie in huis-aan- huisblad, dagblad of het gemeenteblad op www.overheid.nl (officiële bekendmakingen) |
6. Doorlooptijd adresonderzoek vanaf datum ingang onderzoek
In algemene zin is het goed om een adresonderzoek zo snel mogelijk af te ronden. Zolang een adres in onderzoek staat, weten de betrokken afnemers van de BRP niet wat de situatie is met betrekking tot de gegevens op de persoonslijst en dit heeft consequenties voor hun taakuitoefening. Zie paragraaf 4.2.
Een richtlijn is om het totale adresonderzoek, vanaf het moment dat de aantekening in onderzoek op de persoonslijst is geplaatst (par. 4.2), binnen tien weken af te ronden:
- twee weken na aanschrijving om de persoon alsnog aangifte te laten doen (par. 4.3);
- vier weken om inlichtingen in te winnen en huisbezoek te verrichten (par.4.4 en 4.5);
- vier weken om voornemen en besluit kenbaar te maken aan de persoon en het besluit uit te voeren (par. 4.6 t/m 4.8).
Om deze termijnen te halen, verdient het aanbeveling om voor elk adresonderzoek een plan op te stellen inclusief doorlooptijden.
Bovenstaande betreft een richtlijn; gemeenten kunnen hier naar eigen oordeel van afwijken, afhankelijk van de concrete omstandigheden van het geval. Dit zijn keuzes die gemotiveerd terugkomen in het onderzoekdossier.
De doorlooptijd kan aanzienlijk korter zijn als het gaat om een melding van de IND waaruit blijkt dat de burger die geen rechtmatig verblijf (meer) heeft, onder begeleiding uit Nederland is vertrokken, dan wel dat bij de IND bekend is dat de burger vrijwillig Nederland heeft verlaten. In dit geval hoeft er geen adresonderzoek plaats te vinden maar kan direct het voornemen kenbaar gemaakt worden dat het vertrek van de burger ambtshalve zal worden verwerkt. Kort daarop (bijvoorbeeld na twee weken) kan het besluit kenbaar gemaakt en uitgevoerd worden.
7. Stroomschema: de stappen van het adresonderzoek
Image
8. Instructie signaleren sociale problematiek tijdens BRP-adresonderzoek
8.1. Betekenis sociale problematiek
Er is geen vastomlijnde definitie van sociale problematiek. Het gaat om situaties waarin er vanuit het perspectief van de burger een bepaalde – al dan niet expliciet uitgesproken – hulpbehoefte is, dan wel waarin acties vanuit de overheid ondersteunend of noodzakelijk kunnen zijn. Te denken valt aan: schuldenproblematiek, slechte woonomstandigheden, verslaving, huiselijk geweld, ondersteuning bij zelfregie en eenzaamheid. Naast sociale problematiek kunnen er ook andere zaken spelen, bijvoorbeeld in het veiligheidsdomein, zoals ondermijning.23 Deze onderwerpen kunnen evengoed aan het licht komen bij een adresonderzoek en om actie vanuit de overheid vragen.
8.2. Multidisciplinaire samenwerking
Bij de signalering van sociale problematiek is structurele multidisciplinaire samenwerking aanbevolen. Het kan daarbij gaan om samenwerking binnen de gemeente, met bijvoorbeeld de afdelingen Werk en Inkomen, en collega’s die betrokken zijn bij de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo), handhaving, schuldhulpverlening of de Jeugdwet. In veel gevallen zijn er ook externe partijen betrokken bij de samenwerking, zoals de GGD, geestelijke gezondheidszorg, verslavingszorg en maatschappelijke opvang. In kleinere gemeenten is dit netwerk van partners vaak niet (geheel) in de eigen gemeente aanwezig. Zij zullen bij hun afwegingen dus overleggen met regionale partners. Hoe de multidisciplinaire samenwerking precies wordt ingericht is aan gemeenten zelf (eigen beleid). De praktijk kent verschillende vormen die goed kunnen werken. In deze circulaire worden dan ook slechts suggesties gedaan voor het vormgeven van multidisciplinaire samenwerking:
- Er is vastgesteld gemeentelijk beleid over de inrichting van multidisciplinaire samenwerking op dit onderwerp, met borging van de privacyregels (AVG) en andere rechten van de burger. Een Functionaris Gegevensbescherming, jurist en beleidsmedewerker zijn betrokken bij de totstandkoming van dit beleid;
- Er is een vast aanspreekpunt in het sociaal domein en veiligheidsdomein;
- Er is een periodiek casusoverleg met het sociaal domein en eventueel ook andere afdelingen binnen de gemeente (zoals handhaving, bouw- en woningtoezicht, belastingen en veiligheid);
- Er zijn periodiek trainingen voor toezichthouders BRP over wat te doen bij signalen van sociale problematiek, denk daarbij bijvoorbeeld aan gesprekstechnieken. Deze trainingen worden bijvoorbeeld samen met andere gemeenten georganiseerd of samen met het sociaal domein;
- Er zijn heldere afspraken over binnengemeentelijk terugmelden. Het is van belang dat meldingen van mogelijk onjuiste adresinschrijvingen direct worden gedaan. Dit geldt ook voor andere afdelingen binnen de gemeente (zoals Vergunningen en Toezicht). Voor de binnengemeentelijke terugmelding kan de Terugmeldvoorziening worden gebruikt. Een schriftelijke melding (bijv. per mail) is ook mogelijk. Het verdient aanbeveling om bij gemeentelijke regeling regels te stellen over het binnengemeentelijk terugmelden. Artikel 2.34, vierde lid, Wet BRP biedt de grondslag voor het stellen van dergelijke regels.
8.3. Huisbezoek
Het huisbezoek is een belangrijk moment om signalen van mogelijke sociale problematiek op te vangen. Dat kan ook al in de voorbereiding op het huisbezoek. Hieronder worden een aantal suggesties gedaan voor het benutten van het huisbezoek.
- Ga in de voorbereiding op een huisbezoek in gesprek met collega’s. Komt het adres bij u of bij collega’s bekend voor – bijvoorbeeld uit eerdere onderzoeken? Ontstaat bij de voorbereiding van het huisbezoek het vermoeden dat er sociale problematiek speelt – leg dan contact met het aanspreekpunt in het sociaal domein, mogelijk is de casus daar al bekend. Het doel is om goed geïnformeerd op huisbezoek te gaan en in staat te zijn om meervoudig naar de casus te kijken.
- Met het veiligheidsdomein kan vooraf een risico inschatting worden gemaakt, om eventuele onveilige situaties voor de toezichthouders BRP te voorkomen. Het kan ook gaan om afspraken over wat te doen bij signalering van ondermijningsactiviteiten.
- Het huisbezoek kan worden afgelegd door een medewerker die voor meerdere wetten (domeinen) aangewezen is als toezichthouder. Het voordeel hiervan is dat meervoudig naar de casus kan worden gekeken; vanuit verschillende domeinkennis. Voorwaarde is dat vanuit de verschillende domeinen een grondslag bestaat voor het toezicht en de burger hiervan op de hoogte wordt gesteld (de Wet BRP of bijvoorbeeld de Huisvestingswet 2014).
- Bij het signaleren van sociale problematiek tijdens een huisbezoek kunnen de gesprekstechnieken of informatie over de sociale kaart24 bijdragen om te achterhalen of de betrokken persoon een hulpvraag heeft voor de gemeente. Is er geen behoefte aan hulp dan kan ervoor gekozen worden wel informatie achter te laten (bijvoorbeeld de sociale kaart/ folder).
- Als de uitkomst van het huisbezoek is dat nadere actie vanuit de gemeente nodig is, deelt u deze informatie met de betrokken collega’s die het aangaat; bijvoorbeeld schuldhulpverlening.25 Zie verder onder 8.4.
- De zorgbehoefte kan bestaan uit het feit dat iemand geen vast woonadres heeft, in dat geval is het van groot belang dat deze persoon ingeschreven wordt of blijft. Het briefadres kan daarbij de uitkomst zijn als er geen sprake is van een woonadres in de zin van de Wet BRP. Om verdere escalatie van persoonlijke problematiek te voorkomen kan naast het briefadres, het sociaal domein ondersteuning bieden in de zoektocht naar gepaste woonruimte. Voor meer informatie en praktische handvatten voor de beoordeling van een dergelijke casus wordt verwezen naar de Handreiking briefadressen en het voorkomen van dakloosheid.26
8.4. Het delen van informatie met andere afdelingen/ organisaties
In een aantal stappen kan het delen van informatie met bijvoorbeeld het sociaal domein wenselijk zijn. Veelal zal het daarbij gaan om persoonsgegevens in de zin van de AVG. Het verdient aanbeveling om de gegevensdeling onderdeel te laten zijn van het gemeentelijk beleid (zie onder 8.2), daarbij vast te leggen wat de grondslagen voor gegevensdeling zijn en deze te laten toetsen door de Functionaris Gegevensbescherming (FG). Verder is het verplicht om de verstrekkingen bij te houden in het verwerkingenregister van de gemeente. Voor nadere instructie over het delen van informatie uit een adresonderzoek wordt verwezen naar de Handreiking Binnengemeentelijke samenwerking adreskwaliteit.
Tot slot
Voor vragen over deze circulaire kunt u contact opnemen met het Contactcentrum van de Rijksdienst voor de Identiteitsgegevens (RvIG), telefoonnummer 088 – 9001000. Deze circulaire is ook te vinden op www.rvig.nl.
Deze circulaire is tot stand gekomen in overleg met de NVVB, de VNG en diverse gemeenten.