Wees je bewust van je kwetsbare positie en zorg samen voor een veilige werkomgeving
Voor criminelen is het paspoort een zeer gewild document. ‘Daarmee kan een persoon die gezocht wordt bijvoorbeeld vrij reizen naar een land waarmee Nederland geen uitleveringsverdrag heeft’, zegt Jacko. ‘Maar je hebt ook een paspoort nodig voor bijvoorbeeld het aanvragen van een vergunning of het aanschaffen van onroerend goed.’
Informatiemakelaars
Om een paspoort te bemachtigen gaan criminelen volgens Tom geraffineerd te werk. ‘Vroeger legden ze vooral zelf contacten: in de buurt, via de school of op de voetbalclub. Dat gebeurt nog steeds. Maar we zien ook dat criminelen steeds vaker zogenoemde informatiemakelaars inschakelen. Deze makelaars, die zelf crimineel zijn, zoeken via hun netwerk gericht naar medewerkers die bij gemeenten paspoorten kunnen uitgeven en die persoonlijk in een kwetsbare positie zitten. Daarbij kun je denken aan problematische schulden, een gokverslaving of zorgen over een scheiding. Door de inzet van informatiemakelaars hebben medewerkers meestal niet in de gaten voor wie ze een paspoort uitgeven en welke criminaliteit er achter de aanvrager schuilgaat.’
Onderzoek én preventie
De Rijksrecherche onderzoekt ambtelijke corruptie. Daardoor heeft ze goed zicht op kwetsbare plekken bij overheidsinstanties. ‘Maar we zijn meer dan een opsporingsclub’, zegt Jacko. ‘Want het bestrijden van corruptie begint bij preventie. Daarom hebben we een preventieprogramma ontwikkeld. Dit programma is niet bedoeld om gemeenten en kwetsbare medewerkers in de gaten te houden, maar juist om ze te beschermen. We zeggen dus niet wat ze moeten doen en hoe ze dat moeten doen, maar proberen hen ervan bewust te maken dat criminelen actief naar informatie zoeken en dat de kans bestaat dat zij hiervan het slachtoffer worden.’
Signalenkaart
Dat doet de Rijksrecherche onder meer door signalen te duiden die wijzen op strafbaar gedrag, zoals omkoping of fraude. ‘Op basis van onze ervaringen hebben we een signalenkaart ontwikkeld’, aldus Tom. ‘Deze kaart bestaat uit een set kritische vragen die kunnen helpen te bepalen op welke signalen je moet letten om ambtelijke corruptie te voorkomen.’
Vertrouwensrelatie
Daarnaast biedt het preventieprogramma van de Rijksrecherche workshops aan en spreken programmamanagers op congressen en bijeenkomsten van burgemeesters, gemeentesecretarissen en integriteitscoördinatoren. Tom: ‘Ook zetten we collega-rechercheurs in als accountmanagers, die door het hele land bij gemeenten op bezoek gaan. Daarbij is hun uitgangspunt het opbouwen van een vertrouwensrelatie. De Rijksrecherche is namelijk niet alleen de organisatie die komt als het fout gaat of is gegaan, maar ook de organisatie waarmee je kunt sparren en waar je terecht kunt met vragen over mogelijke strafbare gedragingen of signalen die daarop kunnen wijzen.’
Werkvoorschriften
De meeste burgers deugen natuurlijk en 99 van de 100 aanvragen en uitgiftes van paspoorten verlopen goed, aldus Jacko. ‘Maar hier en daar zijn er burgers die misbruik van het systeem proberen te maken. Voor ieders eigen veiligheid is het dan ook van groot belang om processen, protocollen en werkvoorschriften altijd nauwkeurig na te leven. Daarbij kun je denken aan de nieuwe vorm van functiescheiding, waarbij drie stappen - de aanvraag, de verstrekking en de uitgifte van paspoorten – worden onderscheiden. Of aan de rol van de beveiligingsfunctionaris reisdocumenten, die verantwoordelijk is voor het toezicht op het aanvraag- en uitgifteproces van paspoorten en identiteitskaarten.'
Jacko de Kort en Tom Gedden (foto: DPI)
Dienstverlening versus zorgvuldigheid
In de praktijk ziet de Rijksrecherche echter dat deze procedures niet altijd op de juiste wijze worden toegepast. ‘Bijvoorbeeld omdat een medewerker vermoedt of zelfs weet dat er criminaliteit in het spel is, maar geen actie onderneemt’, zegt Tom. ‘Of simpelweg omdat er te weinig medewerkers zijn om alle taken volgens de werkvoorschriften uit te voeren. Bovendien speelt er nog iets anders mee. De gemeente wil graag een dienstverlenende autoriteit zijn, die de aanvraag en uitgifte van paspoorten voor burgers het liefst zo gemakkelijk mogelijk wil maken. Dat kan op gespannen voet staan met tijdrovende procedures en voorschriften om corruptie aan te pakken.’
Logging en autorisatie
Verder vindt de Rijksrecherche het belangrijk dat gemeenten hun logging en autorisaties in orde hebben. ‘Logging betekent het vastleggen van gegevens over bepaalde gebeurtenissen’, legt Jacko uit. ‘Zo kun je precies zien wie welke handeling wanneer heeft verricht. Logging heeft bovendien een preventief effect. Je bent je als medewerker bewuster van je handelingen als deze ook worden gelogd. Met een autorisatie verleen je een medewerker de bevoegdheid tot het verkrijgen van toegang tot informatie, documenten, programma’s en systemen. Hiervoor geldt uiteraard dat hoe minder toegang je tot gegevens hebt, hoe minder interessant je voor criminelen bent.’
Organisatiecultuur
Maar wat moet je nu doen als je (vermoedt dat je) door een crimineel wordt benaderd of als je afwijkend gedrag ziet? ‘Medewerkers moeten niet denken dat corruptie in hun gemeente niet voorkomt’, zegt Tom. ‘Het kan namelijk overal gebeuren. Het is dan ook belangrijk dat medewerkers weten dat ze altijd direct een melding kunnen doen bij hun leidinggevende, een vertrouwenspersoon of een integriteitsfunctionaris. Daarbij helpt een organisatiecultuur waarin medewerkers zich veilig voelen om elkaar aan te spreken en weten dat er daadwerkelijk iets met hun melding wordt gedaan.’
Voorbeeldfunctie
Bij het creëren van zo’n cultuur spelen leidinggevenden volgens Jacko een essentiële rol. ‘Zij hebben een voorbeeldfunctie en moeten laten zien dat ze er zijn om hun medewerkers te beschermen en zo nodig te helpen, en niet om hen te bestraffen. Wanneer je als leidinggevende de juiste aandacht aan je medewerkers besteedt, weet je wanneer ze kwetsbaar zijn en wordt het ook gemakkelijker om met hen in gesprek te gaan over soms ingewikkelde zeer persoonlijke omstandigheden. Bovendien kun je je dan meteen afvragen of een medewerker op dat moment de juiste persoon is om paspoorten uit te geven, of dat het misschien beter is deze persoon tijdelijk een andere functie te geven waar hij/zij minder vatbaar is voor criminele activiteiten van derden.’
Poortwachtersfunctie
Jacko en Tom benadrukken dat iedereen in een kwetsbare positie terecht kan komen. ‘Je hoeft je daar niet meteen schuldig over te voelen. Maar wees ook niet naïef en let goed op je eigen houding en gedrag. Het is bijvoorbeeld niet handig om op LinkedIn te vermelden dat je geautoriseerd bent voor de Basisregistratie Persoonsgegevens (BRP). Als medewerker Burgerzaken heb je nu eenmaal toegang tot vertrouwelijke informatie en vervul je een poortwachtersfunctie bij de aanvraag en uitgifte van paspoorten. Dat is de essentie.’
Het Dialoogspel Samen scherp en de gespreksstarter van RvIG zijn heel geschikt om met elkaar in gesprek te gaan over je kwetsbare positie. De beide spelvormen nodigen je uit na te denken over integriteitsvraagstukken. Wat zeg je bijvoorbeeld als jouw collega je vraagt of ze even op jouw account een paspoort kan uitreiken? Of hoe reageer je als iemand jou in de supermarkt aantikt en vraagt of jij een paspoort voor hem kan regelen? Realiseer je daarbij wel dat mensen met een gokverslaving of schulden anders kunnen reageren dan mensen die dat niet hebben.
De Signalenkaart van de Rijksrecherche kent drie categorieën:
- Organisatie: door welke normen en cultuur wordt de organisatie gekenmerkt? Wat is de complexiteit van het werk en hoe is het toezicht daarop geregeld?
- Individu: welke werkzaamheden verricht een medewerker? Wat zijn diens persoonlijke omstandigheden en welke eigenschappen en (werk)omstandigheden bieden gelegenheid voor afwijkend gedrag?
- Omgeving: welke omgevingsfactoren kunnen een negatieve invloed hebben op de organisatie en haar medewerkers? Denk aan de onbekendheid met nieuwe regels en wetten, of aan de komst van nieuwe aanbieders of leveranciers.