Nieuw online inschrijfformulier: gebruiksvriendelijk, gemakkelijk en snel
Sneller inschrijven in de Registratie Niet-Ingezetenen (RNI) met minder fouten en meer gebruikersgemak. Dat zijn de voordelen van het nieuwe online inschrijfformulier, zowel voor de niet-ingezetenen als voor de medewerkers van de negentien RNI-loketten in Nederland. De afgelopen maanden hebben de gemeenten Breda, Doetinchem, Heerlen en Venlo het formulier uitgebreid getest. Op 8 november is het formulier landelijk in gebruik genomen.
Het nieuwe online inschrijfformulier is ontwikkeld door de Rijksdienst voor Identiteitsgegevens (RvIG). Ellen Jacobs-Brueren, RNI-coördinator bij de gemeente Venlo: ‘In augustus zijn enkele collega’s van RvIG bij de gemeenten Breda en Venlo op bezoek geweest om de werking van het formulier te testen. Met de uitkomst van deze testen is het formulier verder verbeterd.’ Pauline Hagen, RNI-coördinator bij de gemeente Breda, is blij dat de gemeenten bij het testen zijn betrokken. ‘Als gebruiker weten wij namelijk precies wat nodig is om het inschrijfformulier zo goed mogelijk te laten werken.’
QR-code
Met het nieuwe inschrijfformulier kun je vóór of tijdens je bezoek aan een RNI-loket zelf online je gegevens invullen, legt Ellen uit. ‘Nadat de gegevens zijn ingevuld ontvang je een persoonlijke QR-code op je mobiele telefoon. Daarin zitten al je versleutelde gegevens. Met deze QR-code ga je naar het loket.’
Baliemedewerker blijft verantwoordelijk
Om deze gegevens in de RNI over te nemen hoeft de baliemedewerker de code alleen maar in te scannen. De baliemedewerker heeft wel een controlerende functie en blijft verantwoordelijk, aldus Pauline. ‘Als baliemedewerker moet je goed blijven opletten of de gegevens correct en volledig zijn ingevuld. Als bijvoorbeeld uit de gegevens in het paspoort blijkt dat iemand meerdere voornamen heeft, is het onvoldoende als deze persoon maar één voornaam heeft ingevuld. En de belangrijkste taak van de baliemedewerker blijft natuurlijk het vaststellen van de identiteit van de persoon die zich in de RNI wil inschrijven.’
Gemak en snelheid
Pauline vindt het nieuwe formulier zeer klantvriendelijk. ‘Steeds meer mensen werken online. Het is niet meer nodig om het formulier eerst te printen en vervolgens handmatig in te vullen. Het levert dus invulgemak en tijdwinst op, niet alleen voor de niet-ingezetenen, maar ook voor de medewerkers van de RNI-loketten. Want die hoeven de gegevens van de personen die zich inschrijven niet meer over te typen, wat bovendien scheelt in fouten. Verder worden de loketmedewerkers niet meer geconfronteerd met onleesbare handschriften.’
Efficiënt, compleet en foutloos
Dat het nieuwe formulier de kans op fouten bij de inschrijving van niet-ingezetenen sterk reduceert, is ook voor RvIG belangrijk. ‘Die wil de gegevens van niet-ingezetenen zo efficiënt, compleet en foutloos mogelijk kunnen vastleggen’, zegt Ellen. ‘Zo kan RvIG hen gemakkelijk bereiken met relevante informatie. Bijvoorbeeld om ze te informeren over hun inschrijving in de BRP. Daarnaast geven complete en foutloze gegevens beter zicht op het tijdelijke verblijf van de niet-ingezetenen.’
Vijftien talen
Net als het papieren inschrijfformulier is het nieuwe digitale formulier in vijftien talen beschikbaar. ‘Het mooie is dat het online inschrijfformulier automatisch verschijnt in de taal waarop je browser is ingesteld’, aldus Pauline. De beschikbaarheid in meerdere talen wordt als zeer positief ervaren. Eén niet-ingezetene gaf zelfs aan zich vooral om die reden welkom te voelen in Nederland.
Puntjes op de i
In de testfase zijn Ellen en Pauline eigenlijk nauwelijks tegen problemen aangelopen. ‘De verbinding tussen de QR-code en de gezichtsscanner werkte aanvankelijk niet optimaal’, zegt Pauline. ‘Maar dit probleem is inmiddels opgelost.’ Ellen vult aan: ‘Misschien moeten we straks nog wat kleine puntjes op de i zetten. Maar dat is business as usual. Want we blijven onze werkprocessen natuurlijk continu verbeteren.’
Op 8 november is het nieuwe inschrijfformulier landelijk in gebruik genomen.
Meer informatie over het inschrijven in de RNI en het online inschrijfformulier vind je op deze pagina.
Alison Becker, senior medewerker personeelsadministratie bij OTTO Work Force
‘Als alles klopt kun je binnen tien minuten je BSN ophalen’
‘OTTO Work Force is een internationaal uitzendbureau. Wij helpen arbeidsmigranten - we noemen ze liever internationale medewerkers - aan werk. Wekelijks komen bij ons tientallen nieuwe medewerkers binnen. Daarvan hebben de meesten nog nooit in Nederland gewerkt. En meestal hebben ze ook nog geen Burgerservicenummer (BSN). Inschrijving bij een RNI-loket is dan ook essentieel.
Arbeidsmigranten op hun gemak
Wij plannen wekelijks voor onze nieuwe medewerkers een afspraak in om zich in te schrijven bij een RNI-loket. We begeleiden hen tijdens die afspraak en leggen nog eens uit waarom inschrijving zo belangrijk is. Bij onze bezoeken aan het RNI-loket nemen we altijd collega’s mee die Bulgaars en Pools spreken. Uit die landen komen op dit moment veel arbeidsmigranten.
‘Bij het RNI-loket van de gemeente Venlo, waar wij wekelijks met zo’n honderd arbeidsmigranten komen, is de afgelopen maanden het nieuwe online inschrijfformulier voor niet-ingezetenen getest. Via hun smartphone kunnen zij het inschrijfformulier in hun eigen taal invullen. Als ze dat correct en volledig hebben gedaan, ontvangen zij vervolgens een QR-code. Met die code en met hun identiteitskaart of paspoort gaan ze naar de balie. De baliemedewerker doet de identificatie en controleert de ingevulde gegevens. Als alles klopt kun je binnen tien minuten je BSN ophalen.’
Big step forward
‘Iedereen is blij met deze online inschrijfmogelijkheid en de QR-code. De eigen taal maakt de inschrijving gemakkelijk, zowel voor onze internationale medewerkers als voor onze begeleiders. Kortom, de nieuwe procedure is echt een big step forward die een enorme tijdwinst oplevert.’
In de Registratie Niet-Ingezetenen (RNI) staan de persoonsgegevens van mensen die korter dan vier maanden in Nederland verblijven. Inschrijving in de RNI of het wijzigen van persoonsgegevens kan bij een RNI-loket. Ook de persoonsgegevens van personen in het buitenland die een relatie hebben met de Nederlandse overheid staan in de RNI. De Rijksdienst voor Identiteitsgegevens (RvIG) is de beheerder van de RNI.