Overslaan en naar de inhoud gaan
Naslagwerk

Wat kun je vinden op deze pagina?

Contact

088 900 1000
Maandag - Vrijdag 08:30 - 17:00 uur

Inschrijven Oekraïners in de BRP

Op deze pagina vind je meer informatie over de inschrijving van deze mensen in de Basisregistratie Personen (BRP) en hoe gemeenten daarmee om kunnen gaan.

Hoe verloopt de inschrijving van een Oekraïner als ingezetene?

Personen met de Oekraïense nationaliteit en de gerelateerden van Oekraïners worden ingeschreven in de Basisregistratie Personen (BRP) op aangifte van verblijf en adres bij de gemeente waar zij verblijven, als zij meer dan twee derde van het komend half jaar in Nederland zullen verblijven en als de identiteit deugdelijk kan worden vastgesteld.

De gemeente vraagt bij de aangifte alle voor handen zijnde documenten, waaraan gegevens kunnen worden ontleend. De gemeente hoeft geen verblijfsrechtelijke toets te doen.

Na het verkrijgen van een BSN nummer kan de Oekraïner een afspraak maken bij de IND stickerlocatie. Hier wordt door de IND getoetst of zij aan de voorwaarden van de Richtlijn Tijdelijke Bescherming voldoen. Indien dit het geval is ontvangt de ontheemde van de IND een verblijfsbewijs, in de vorm van O-document, een sticker in het paspoort of een sticker op een inlegvel.

Als door de IND – op de stickerlocatie - geconstateerd wordt dat de Oekraïner niet aan de voorwaarden voor de Richtlijn Tijdelijke Bescherming (RTB) voldoet, dan heeft hij geen recht op opvang en voorzieningen (zoals leefgeld) zoals geregeld in de Regeling opvang ontheemden Oekraïne. Zie hiervoor de Handelswijze Oekraïners die nooit aan voorwaarde RTB hebben voldaan.

Welke omschrijving moet in rubriek 04.82.30 worden opgenomen?

Wanneer voor de inschrijving in de BRP een triage heeft plaatsgevonden met een positief advies, geldt het volgende:

  • Voor personen uit Oekraïne met de Oekraïense nationaliteit wordt rubriek 04.82.30 gevuld met de beschrijving van het document waaraan de nationaliteit is ontleend gevolgd door ‘v-nummer xxx’ (de laatste 3 cijfers van het V-nummer).
  • Voor derdelanders uit Oekraïne wordt rubriek 04.82.30 gevuld met de code OEK, gevolgd door een spatie en de beschrijving van het document waaraan de nationaliteit is ontleend, gevolgd door ‘v-nummer xxx’ (de laatste 3 cijfers van het V-nummer).

Wanneer er geen triage heeft plaatsgevonden, geldt het volgende:

  • Voor personen uit Oekraïne met de Oekraïense nationaliteit wordt rubriek 04.82.30 gevuld met de beschrijving van het document waaraan de nationaliteit is ontleend.
  • Voor derdelanders uit Oekraïne wordt rubriek 04.82.30 gevuld met de code OEK, gevolgd door een spatie en de beschrijving van het document waaraan de nationaliteit is ontleend.

Achtergrondinformatie triageproces

De medewerker van de gemeente die de triage aanvraagt, krijgt per reply op de triage aanvraag de uitkomst van de IND per mail. In diezelfde mail wordt ook gevraagd bij BRP-inschrijving het v-nummer op te nemen dat aan betrokkene is gekoppeld (mét vermelding van het v-nummer). Het besluit zelf zal door de IND aan betrokkene zelf worden uitgereikt. Het koppelen van het v-nummer ziet toe op een ieder waarvoor een triage is aangevraagd en is voor zowel Oekraïners als derdelanders. Voor vragen over het triage proces neem dan contact op met triageoekraine@ind.nl.

Wanneer opnemen v-nummer bij personen komende uit Oekraïne?

Het opnemen van het v-nummer is alleen nodig in de situatie dat de gemeente – voor inschrijving in de BRP van personen komende uit Oekraïne  – de IND verzocht heeft om een triage advies. In het geval dat op het triage verzoek een positief advies volgt en de persoon in de BRP ingeschreven kan worden, wordt vanaf 15 oktober 2024 in rubriek 04.82.30 het v-nummer toegevoegd. Hierbij wordt geen onderscheid gemaakt tussen personen met de Oekraïense nationaliteit en derdelanders uit Oekraïne.
Het toevoegen van het v-nummer geldt enkel na triage, omdat de IND bij het triageproces een klant met v-nummer aanmaakt. Als het triageverzoek een positief advies oplevert en de ontheemde persoon in de BRP kan worden ingeschreven, ontvangt de gemeente het v-nummer van de IND.
In rubriek 04.82.30 wordt de beschrijving 'v-nummer xxx' (de laatste 3 cijfers van het v-nummer) toegevoegd. Door bij inschrijving in de BRP de laatste drie cijfers van het reeds bekende v-nummer toe te voegen, wordt het risico op dubbele registraties bij de IND geminimaliseerd.

In het naslagwerk GOO en de instructie voor triageverzoeken (voor inschrijving BRP) staat het triageproces uitvoerig uitgelegd Instructie triageproces. Voor vragen over het triage proces neem contact op met triageoekraine@ind.nl.
De IND meldt dat het triageproces is opgezet/uitgebreid op basis van signalen van gemeenten. Gemeenten gaven aan moeite te hebben met het inschrijven van vreemdelingen die evident niet aan de voorwaarden van de Richtlijn Tijdelijke Bescherming zouden voldoen. Om te voorkomen dat deze personen onterecht lang in de opvang terecht zouden komen, heeft de IND samen met het ministerie van Justitie en Veligheid dit proces ontwikkeld om gemeenten hierin te faciliteren, zodat er in deze specifieke gevallen eerst door de IND getoetst kan worden, alvorens in te schrijven in de BRP. Het is dus niet opgericht om gemeenten extra te belasten, maar juist om te verlichten. De IND meldt verder dat het om kleine aantallen gaat. Bij het grootste aantal inschrijvingen in de BRP heeft er vooraf geen triage plaatsgevonden, of is er geen positieve uitkomst van de triage.

Hoe wordt de relatie gelegd tussen Oekraïners en/of derdelanders die familie van elkaar zijn?

Ontheemde gezinnen kunnen problemen krijgen als niet uit de BRP te herleiden is dat de gezinsleden onderling gerelateerd zijn. Als er geen relatie wordt gelegd, wordt het voor de afnemers lastig om iets over de samenstelling van huishoudens te zeggen. En die informatie is in allerlei processen nodig.

Voor minderjarigen die met hun ouder(s) zijn meegekomen en die geen identiteitsbewijs hebben, kunnen de ouders (bij gebrek aan overige documenten) een verklaring onder eed of belofte (VOE) afleggen, waarmee de gemeente de identiteit van de kinderen vaststelt. Vervolgens schrijft de gemeente deze kinderen in. Dit betreft een tijdelijke uitzondering op de standaardregel dat hiervoor een identiteitsbewijs nodig is. Deze uitzondering is van toepassing op deze doelgroep in de huidige omstandigheden.

Hoe worden de relaties tussen partners gelegd?

De gegevens over het huwelijk kunnen ontleend worden aan de overgelegde documenten. Het overgelegde document moet vertaald worden als deze in een voor ons niet leesbare taal is opgesteld. Een vertaling door een beëdigd tolk/vertaler heeft de voorkeur. Vertaling door een beëdigd tolk/vertaler is in deze situatie bijna onmogelijk, doordat de vraag vele malen groter is dan het aanbod.

Als er geen documenten voorhanden zijn, kan voor de opname van de gegevens een Verklaring onder eed of belofte (VOE) worden afgelegd. Als een VOE is gebruikt en het document op een later tijdstip is vertaald, kan de procedure ‘Actualiseren bij een sterker brondocument’ uitgevoerd worden. Of als de akte afwijkende gegevens laat zien in vergelijking van de eerder afgelegde VOE, dan voert u een correctieprocedure uit.

Let op: Laat de verklaring conform artikel 2.9 wet BRP ondertekenen, tenzij het huwelijk langer dan tien jaar is gesloten of inmiddels is geëindigd. Indien de verklaring niet kan worden ondertekend door beide partners, bijvoorbeeld omdat een van de partners niet in Nederland is, dan volstaat de handtekening van de partner die aangifte doet.

Hoe wordt de nationaliteit van kinderen van ontheemden afgeleid? 

De nationaliteit van de kinderen dient van de Oekraïense ouders afgeleid te worden, waardoor de kinderen ook als Oekraïense burgers worden geregistreerd. Er kunnen problemen ontstaan als de kinderen van Oekraïense ouders met een onbekende nationaliteit worden ingeschreven.

Voor het vaststellen van de nationaliteit van kinderen van ouders met de niet-Oekraïense nationaliteit wordt gekeken naar het nationaliteitsrecht van het land van herkomst van de ouders en de door hen overgelegde documenten.

Meer informatie is te lezen op de pagina Veelgestelde vragen over de inschrijving van Oekraïners in de BRP.

Welke gegevens dienen direct bij de inschrijving te worden geregistreerd? 

Het is van groot belang dat bij het inschrijven van gezinnen (met één of beide ouders verblijvend op één adres) de relaties tussen ouders en kinderen over en weer direct worden vastgelegd. Daarvoor moeten de gegevens over ouders en kinderen op de persoonslijsten van gezinsleden worden opgenomen. Als deze gegevens niet of niet volledig worden geregistreerd, kunnen er problemen ontstaan bij uitvoeringsinstanties, bijvoorbeeld bij het toekennen van toeslagen. Hetzelfde geldt voor gegevens over een actueel huwelijk.

Welke gegevens kunnen op een later moment worden geregistreerd? 

Een ontheemde die hier alleen, dus zonder gerelateerden komt, kan worden ingeschreven met voorlopig alleen zijn of haar eigen gegevens. Als op een later moment gerelateerden van de vluchteling ook worden ingeschreven, moeten de gegevens over deze gerelateerden (vaak gezinsleden) zo snel mogelijk worden aangevuld. De gegevens over een ontbonden huwelijk of geregistreerd partnerschap (historisch huwelijk/geregistreerd partnerschap) moeten wel geregistreerd worden, maar zijn minder relevant voor de uitvoering en kunnen daarom ook later worden aangevuld.

Hoe kan een ontheemde uit Oekraïne zijn identiteit en nationaliteit aantonen?

Als een Oekraïner zich meldt bij een gemeente en zegt uit Oekraïne te komen en hij of zij een verblijfsadres heeft in de gemeente, dient deze persoon in de BRP te worden ingeschreven als ingezetene. Voorwaarde voor inschrijving is dat de gemeente de identiteit en nationaliteit moet kunnen vaststellen aan de hand van een paspoort of ander identiteitsbewijs. Of moet kunnen vaststellen dat het een persoon is met een andere nationaliteit dan de Oekraïense, maar die hetzij (inter)nationale bescherming genoot in Oekraïne hetzij in het bezit is van een permanente verblijfsvergunning in Oekraïne, of een gerelateerde kan zijn van iemand die in Nederland tijdelijke bescherming geniet. Een persoon die (ook) de Nederlandse nationaliteit heeft of een andere EU-nationaliteit, komt niet in aanmerking voor tijdelijke bescherming onder de RTB.

Hoe om te gaan met minderjarige kinderen?

Voor minderjarigen die in gezinsverband zijn meegekomen en die geen identiteitsbewijs hebben, kunnen de ouders (bij gebrek aan overige documenten) een verklaring onder eed of belofte (VOE) afleggen, waarmee de gemeente de identiteit van de kinderen vaststelt. Vervolgens schrijft de gemeente ook deze kinderen in. Dit betreft een tijdelijke uitzondering op de standaardregel dat hiervoor een identiteitsbewijs nodig is. Deze uitzondering is alleen toepasbaar voor deze doelgroep in de huidige omstandigheden.

Wat te doen als de identiteit, nationaliteit of het rechtmatig verblijf in Oekraïne niet vastgesteld kan worden?

Zie het naslagwerk voor de gemeentelijke opvang Oekraïense Ontheemden (naslagwerk GOO)

Brondocumenten

Moet een brondocument uit Oekraïne worden gelegaliseerd? 

Documenten uit Oekraïne moeten, in beginsel, worden voorzien van een apostille of worden gelegaliseerd. In het geval van Oekraïne mag hier onder de huidige omstandigheden van worden afgeweken. Deze uitzondering is van toepassing op deze doelgroep in de huidige omstandigheden.

Kunnen niet-vertaalde brondocumenten uit Oekraïne worden gebruikt?

Als de vertaling van brondocumenten, zoals een geboorte- en huwelijksakte, door een beëdigd tolk/vertaler niet direct mogelijk is, kan een Verklaring onder eed of belofte (VOE) worden gebruikt voor de opname van burgerlijke staatgegevens. Als het document op een later tijdstip is vertaald, kan de procedure ‘Actualiseren bij een sterker brondocument’ uitgevoerd worden. Of als de akte afwijkende gegevens laat zien in vergelijking van de eerder afgelegde VOE, dan voert u een correctieprocedure uit.

NB: Twijfel je over het aangeleverde brondocument. Neem dan contact op met de Bureau Documenten van de IND. De contactgegevens van Bureau Documenten staan in DISCS. Twijfel je over het ID-bewijs of de reis- of verblijfsdocumenten neem dan contact op met de KMar.

Met welke identiteitsdocumenten kunnen ontheemden worden ingeschreven?

De gemeente maakt geen onderscheid tussen Oekraïners met een biometrisch paspoort of met een paspoort zonder biometrie. Een binnenlandse identiteitskaart vermeldt ook de Oekraïense nationaliteit en kan dus ook gebruikt worden voor de vaststelling van de identiteit en de nationaliteit. Het bureau Documenten van de IND heeft informatie over Oekraïense documenten opgenomen in DISCS.

Welke verblijfstitelcode krijgen ontheemden uit Oekraïne?

Oekraïense staatsburgers en personen met een permanente verblijfsvergunning in Oekraïne of die (inter)nationale bescherming in Oekraïne genoten of een gerelateerde zijn van de hiervoor genoemde personen, worden ingeschreven in de BRP met een nieuwe verblijfstitelcode, code 46. De omschrijving van code 46 is: Vw2000 art 8, onder f en h, EU-richtl 2001/55, in proc art 28, arbeid loondienst.

Code 46 geeft aan dat de ingeschrevene een beroep gedaan heeft op de Richtlijn Tijdelijke Bescherming (RTB). Deze richtlijn is Europees vastgesteld en zorgt ervoor dat de persoon in kwestie tijdelijk bescherming geniet in Nederland. Arbeid in loondienst is toegestaan.

In Nederland dient men tegelijkertijd met de aanvraag om tijdelijke bescherming ook een asielaanvraag in. In afwachting van een beslissing op deze asielaanvraag heeft men na afloop van de RTB ook nog rechtmatig verblijf.

Gemeenten als bijhouder van de BRP
Op de persoonslijsten wordt ook de nieuwe code 46 gebruikt. Het aanleveren van de juiste codes gebeurt geautomatiseerd via Og11-berichten van de IND.

Kan iemand die een aanvraag voor tijdelijke bescherming doet ook ingeschreven worden in de Registratie Niet-Ingezetenen? 

Inschrijving als niet-ingezetene in de Registratie Niet-ingezetenen (RNI) is ongewenst, vanwege de verwachte verblijfsduur van meer dan 4 maanden. RNI-loketten moeten betrokkenen die in Nederland tijdelijke bescherming willen genieten daarom verwijzen naar de gemeente waar zij verblijven voor inschrijving als ingezetene.

Wat te doen als op een nieuw paspoort de spelling van de naam van een ontheemde is veranderd ten opzichte van een eerder brondocument?

In het verleden heeft Oekraïne de regels voor de Latijnse schrijfwijze van Oekraïense namen in Oekraïense reisdocumenten meermaals gewijzigd. Hierdoor is het mogelijk dat de voor- en/of achternaam van een ontheemde anders wordt geschreven op een aangevraagd nieuw paspoort, ten opzichte van een eerder niet-biometrische paspoort dat (nog) in omloop is waarop een afwijkende spelling kan voorkomen.

Op het moment dat de ontheemde een correctieverzoek indient bij de gemeente, dient de Latijnse schrijfwijze van de naam op het nieuwe paspoort van een ontheemde te worden doorgevoerd in de BRP. De IND krijgt automatisch bericht van de wijziging. De sticker die Oekraïense ontheemden hebben ontvangen, ingeplakt in het oude paspoort of op een inlegvel, is nog steeds geldig. Zij hoeven geen nieuwe afspraak met de IND te maken. Wel dient de ontheemde het oude document met de sticker én het nieuwe paspoort te dragen. De gemeente dient hen hierop te attenderen.

Hoe te handelen als een ontheemde zijn geboorteakte wil laten registreren en de Latijnse schrijfwijze van de naam hierop afwijkt van een ander brondocument, zoals het paspoort?

Ontheemden die zich hebben ingeschreven in de BRP met hun paspoort kunnen hun geboorteakte laten registreren. De officiële vertaling van de naam van de Oekraïense ontheemde op de oudere geboorteakte kan afwijken van de Latijnse schrijfwijze van de naam in het nieuwere paspoort. Bij de inschrijving van de geboorteakte dient dan een kopie van het paspoort (als bijlage bij het brondocument) te worden gevoegd. In dit geval kan dus worden afgeweken van de stelregel dat het ontlenen van persoonsgegevens van een brondocument sterker is dan van een paspoort.

Vervolgens kan de Latijnse schrijfwijze van de naam die op grond van Oekraïens naamrecht door Oekraïne is vastgesteld en in het paspoort staat, worden gehanteerd. De naam van de ontheemde hoeft dan niet te worden aangepast in de BRP. Op deze wijze wordt voorkomen dat de ontheemde uit Oekraïne, die zich met zijn paspoort identificeert, problemen ondervindt bij het legitimeren en verkrijgen van voorzieningen

Achtergrondinformatie:

De reden voor een gewijzigde spelling van Oekraïense namen in brondocumenten/paspoorten kan gelegen zijn in de wijzigingen van de officiële vertaalregels. Oekraïne heeft de regels voor de Latijnse schrijfwijze van Oekraïense namen in Oekraïense reisdocumenten meermaals gewijzigd. Een andere reden kan zijn dat de ontheemde is geboren in een ander deel van de Sovjet-Unie (niet de Oekraïense Socialistische Sovjet Republiek), waardoor er nu in het land van afgifte van de geboorteakte ander naamrecht geldt dan in de huidige Republiek Oekraïne. Dit kan zich voordoen bij rechtsfeiten die plaatsgevonden hebben op het huidige grondgebied van de Russische Federatie of Belarus.

Delen