Werkinstructie Meldingregistratie

De status van een reisdocument kan veranderen door gebeurtenissen met het document of de houder ervan. Deze status wordt bijgehouden in het Basisregister Reisdocumenten (onderdeel van ReIS). En wijzigt doordat instanties (autoriteiten van afgifte) meldingen doorgeven aan het Basisregister Reisdocumenten (BR). Daarom is het belangrijk dat Meldingregistratie tijdig en correct wordt uitgevoerd.

Meldingen registreer je in de reisdocumentenmodule van jouw burgerzakenapplicatie of in het ReIS Aanvraagportaal (RAP). De functionaliteit kan per applicatie verschillen, de procedures zijn wel gelijk.

Hieronder vind je een overzicht van verschillende situaties en de daaruit volgende melding keuze aan het BR.

Let op! Een melding mag alleen geregistreerd worden wanneer deze (en diens reden) definitief is. De registratie van een melding in het BR is onomkeerbaar.  Ook de gevolgen voor het (fysieke) reisdocument zijn onomkeerbaar.

Generieke gegevens

Elke melding wordt voorzien van een aantal gegevens. Het soort melding is bepalend voor de status van het reisdocument. In onderstaande tabel wordt een toelichting gegeven op deze gegevens.

Gegeven	Toelichting/invulinstructie
Melding(type)	Het soort melding wat (na registratie) bepalend is voor de status van het reisdocument. Er zijn twee meldingtypen: RRV – Reisdocument is van rechtswege vervallen RDO – Reisdocument is definitief onttrokken Bij het gekozen meldingtype hoort een overeenkomstige reden.
Meldende instantie	De instantie die de melding doet. Dit zijn autoriteiten van afgifte die volgens de Paspoortwet de verantwoordelijkheid dragen om meldingen door te geven. Dit gegeven wordt automatisch gevuld op basis van de ingelogde gebruiker.
Meldende instantielocatie	De locatie (vestiging, kantoor) van de meldende instantie die de melding doet en wil doorgeven aan het BR. Dit gegeven is niet verplicht en wordt niet door alle meldende instanties gebruikt. Nederlandse gemeenten, openbare lichamen en Caribische landen hoeven geen locatie door te geven bij de registratie van een melding. Een melding op het niveau van de instantie is voldoende.
Datum melding	De datum waarop de meldende instantie de melding doorgeeft aan het BR.
Reden(type)	De aanleiding voor het doen van de melding op een reisdocument. De redenen volgen uit de Paspoortwet. De gekozen reden dient altijd bij de gekozen melding(type) te passen.
Datum reden	De datum die hoort bij de gekozen reden. Dit is de datum van de dag waarop de gebeurtenis (reden) heeft plaatsgevonden. Dit is afhankelijk van de reden (zoals de datum van overlijden, de datum van verlies nationaliteit, de datum van vermissing (zoals verklaard door de houder) of de datum van inlevering).

Van rechtswege vervallen reisdocumenten

Zoals benoemd in artikel 47 en artikel 48 Paspoortwet moet een reisdocument in een aantal gevallen van rechtswege vervallen. De vaststelling van de benoemde situaties is in andere procedures en regelgeving vastgelegd en maakt geen deel uit van deze procedurebeschrijving.

Een melding ‘van rechtswege vervallen’ kan worden geregistreerd door te kiezen voor het overeenkomstige meldingtype (Reisdocument is van rechtswege vervallen, code RRV) met een bijbehorende reden. Hieronder worden voorbeelden gegeven en welke melding gekozen moet worden. Een melding ‘van rechtswege vervallen’ veroorzaakt in veel gevallen een statuswijziging bij het reisdocument. Het reisdocument wordt ongeldig, tenzij deze al ongeldig of definitief onttrokken is.

1. De houder van een reisdocument heeft niet langer de Nederlandse nationaliteit (artikel 47 lid 1 onder a Ppw)

1. Melding: Reisdocument is van rechtswege vervallen (RRV).
2. Reden: Reisdocument Nederlanderschap verloren (RENV).
3. Datum reden: de datum waarop het Nederlanderschap is verloren.
4. Eventueel volgende melding: Reisdocument is definitief onttrokken*.
5. BRP/PIVA bijwerken als de melding een reisdocument van een ingezetene betreft.
   - Registreer een R (als alleen van rechtswege vervallen) bij het reisdocument in de BRP/PIVA** , of
   - Registreer in geval van intrekking direct een I in de BRP/PIVA**, of
   - Stuur een C3 met notificatie van onttrekking (indien van toepassing) naar de gemeente/land/openbaar lichaam van inschrijving van de houder ter verwerking in de BRP/PIVA***.

2. Een vreemdeling of vluchteling beschikt niet meer over de status of verblijfstitel op grond waarvan hem een reisdocument is verstrekt, heeft Nederlanderschap of een andere nationaliteit verkregen of is door een ander land van een reisdocument voorzien (artikel 47 lid 1 onder b Ppw)

Let op! Dit redentype kan alleen worden gebruikt bij een melding op een vluchtelingen- of vreemdelingendocument.

1. Melding: Reisdocument is van rechtswege vervallen (RRV).
2. Reden: Reisdocument verlies status/verblijfstitel, verkrijgen Nederlanderschap of nationaliteit/document ander land (REVS).
3. Datum reden: de datum waarop de reden heeft plaatsgevonden (datum einde of beëindiging van verblijfstitel, datum van ingang Nederlandse nationaliteit of datum verkrijging van buitenlands reisdocument).
4. Eventueel volgende melding: Reisdocument is definitief onttrokken*.
5. BRP/PIVA bijwerken als de melding een reisdocument van een ingezetene betreft.
   - Registreer een R (als alleen van rechtswege vervallen) bij het reisdocument in de BRP/PIVA**, of
   - Registreer in geval van intrekking direct een I in de BRP/PIVA**, of
   - Stuur een C3 met notificatie van onttrekking (indien van toepassing) naar de gemeente/land/openbaar lichaam van inschrijving van de houder ter verwerking in de BRP/PIVA***.

3. De redenen tot verkrijging van een diplomatiek paspoort of dienstpaspoort zijn vervallen (artikel 47 lid 1 onder c Ppw)

Let op! Dit redentype kan alleen worden gebruikt bij een melding op een diplomatiek- of dienstpaspoort en is daarom alleen relevant voor de autoriteiten van afgifte die deze verstrekken.

Casus: Houder heeft niet meer de functie bij instantie waarvoor hij in het bezit was van een diplomatiek of dienstpaspoort. Hij moet daarom zijn document inleveren.

1. Melding: Reisdocument is van rechtswege vervallen (RRV)
2. Reden: Reisdocument de redenen tot verstrekking zijn vervallen (REVV).
3. Datum reden: de datum waarop de reden heeft plaatsgevonden. Dit is de datum waarop het dienstverband of de functie is beëindigd.
4. Eventueel volgende melding: Reisdocument is definitief onttrokken*.

NB. Dienst- en diplomatieke paspoorten worden niet in de BRP of PIVA opgenomen. Registratie van status in de BRP en/of verzending van C3 is daarom niet van toepassing.

4. Geldigheidsduur is verstreken (artikel 47 lid 1 onder d Ppw)

Voor het ‘van rechtswege vervallen’ van een reisdocument vanwege het verstrijken van de geldigheidsduur (het passeren van de Datum Geldig tot) is géén melding benodigd. Dit wordt automatisch verwerkt in het BR.

5. De geslachtsnaam, de voornamen, de geboortedatum en/of het geslacht van de houder zijn/is gewijzigd (artikel 47 lid 1 onder e Ppw)

1. Melding: Reisdocument is van rechtswege vervallen (RRV).
2. Reden: Reisdocument houdergegevens gewijzigd (REHG).
3. Datum reden: de datum waarop de wijziging van het desbetreffende gegeven van kracht is geworden.
4. Eventueel volgende melding: Reisdocument is definitief onttrokken*.
5. BRP/PIVA bijwerken als de melding een reisdocument van een ingezetene betreft.
   - Registreer een R (als alleen van rechtswege vervallen) bij het reisdocument in de BRP/PIVA**, of 
   - Registreer in geval van intrekking direct een I** in de BRP/PIVA, of
   - Stuur een C3 met notificatie van onttrekking (indien van toepassing) naar de gemeente/land/openbaar lichaam van inschrijving van de houder ter verwerking in de BRP/PIVA***.

6. De houder van een reisdocument is overleden (artikel 47 lid 1 onder f Ppw)

Let op! Voor Nederlandse gemeenten geldt dat zij geen melding n.a.v. overlijden hoeven door te geven aan het BR. Deze melding wordt door hen dan ook niet gebruikt. Het BR wordt automatisch op de hoogte gesteld naar aanleiding van de registratie van een datum overlijden in de BRP, waarop de noodzakelijke melding(en) bij de reisdocument(en) van de overledene worden vastgelegd in het BR.

1. Melding: Reisdocument is van rechtswege vervallen (RRV).
2. Reden: Reisdocument houder overleden (REHO).
3. Datum reden: de datum waarop de persoon is overleden.
4. Eventueel volgende melding: Reisdocument is definitief onttrokken*.

7. Een bevoegde instantie heeft vastgesteld dat er bij de aanvraag (die heeft geleid tot verstrekking van het reisdocument van de houder) gebruik gemaakt is van onjuiste gegevens (artikel 47 lid 1 onder h Ppw)

Casus: bij controle van het reisdocument of de aanvraag van een nieuw document blijkt bijvoorbeeld dat niet authentieke of anderszins niet geldige brondocumenten zijn gebruikt tijdens de aanvraag van het huidige document.

1. Melding: Reisdocument is van rechtswege vervallen (RRV)
2. Reden: Reisdocument gegevens onjuist na verstrekking (REGV).
3. Datum reden: de datum waarop geconstateerd is dat gebruik gemaakt is van onjuiste gegevens.
4. Eventueel volgende melding: Reisdocument is definitief onttrokken*.
5. BRP/PIVA bijwerken als de melding een reisdocument van een ingezetene betreft.
   - Registreer een R (als alleen van rechtswege vervallen) bij het reisdocument in de BRP/PIVA**, of
   - Registreer in geval van intrekking direct een I in de BRP/PIVA**, of
   - Stuur een C3 met notificatie van onttrekking (indien van toepassing) naar de gemeente/land/openbaar lichaam van inschrijving van de houder ter verwerking in de BRP/PIVA***.

8. Het reisdocument van de houder is vermist of gestolen (artikel 47 lid 1 onder j Ppw)

Casus: De houder van een reisdocument meldt dat een reisdocument kwijt, gestolen of vermist is. Of de houder kan het document niet overleggen (bijvoorbeeld bij een nieuwe aanvraag) waardoor een melding vermissing noodzakelijk is.

1. Maak een verklaring vermissing (C2 formulier) op. Deze verklaring wordt opgenomen/gearchiveerd in de administratie van de meldende instantie.
2. Melding: Van rechtswege vervallen (RRV).
3. Reden: Reisdocument vermist/gestolen (REVG).
4. Datum reden: de datum waarop de houder de vermissing geconstateerd heeft (zoals in verklaring opgenomen).
5. BRP/PIVA bijwerken als de melding een reisdocument van een ingezetene betreft.
   - Registreer een V bij het reisdocument in de BRP/PIVA**, of
   - Stuur een C3 met notificatie van vermissing naar de gemeente/land/openbaar lichaam van inschrijving van de houder ter verwerking in de BRP/PIVA***.

9. De houder vermoedt dat het reisdocument onderwerp is van (kopie)fraude (artikel 47 lid 1 onder j Ppw)

Casus: Een houder van een reisdocument meldt bij een autoriteit van afgifte dat hij vermoedt dat een ander persoon of organisatie misbruik maakt van (een kopie) van zijn paspoort.

Volg de Werkinstructie melden van vermoeden van mogelijke fraude.

1. De houder dient een verklaring vermoeden (kopie) fraude (C15) in te vullen. Deze verklaring wordt opgenomen/gearchiveerd in de administratie van de meldende instantie.
2. Melding: Reisdocument is van rechtswege vervallen (RRV)
3. Reden: Reisdocument vermoeden fraude (REVF).
4. Datum reden: de datum waarop de houder de (vermoedelijke) fraude geconstateerd heeft.
5. Eventueel volgende melding: Reisdocument is definitief onttrokken*.
6. BRP/PIVA bijwerken als de melding een reisdocument van een ingezetene betreft.
   - Registreer een V (als reisdocument niet meer in bezit) bij het reisdocument in de BRP/PIVA**, of
   - Registreer in geval van intrekking direct een I in de BRP/PIVA**, of
   - Stuur een C3 met notificatie van vermissing of onttrekking naar de gemeente/land/openbaar lichaam van inschrijving van de houder ter verwerking in de BRP/PIVA***.

10. Een wettelijk vertegenwoordiger trekt de toestemmingsverklaring in die ten grondslag heeft gelegen aan de verstrekking van een reisdocument (artikel 48 Ppw)

Volg de Werkinstructie intrekken toestemming uitgifte paspoort of Nederlandse identiteitskaart.

Ga pas over tot het registreren van een melding wanneer het reisdocument definitief van rechtswege dient te vervallen.
1.    Melding: Van rechtswege vervallen (RRV).
2.    Reden: Reisdocument intrekking toestemming (REIT).
3.    Datum reden: de datum waarop het van rechtswege vervallen verklaren vanwege intrekking toestemming definitief is.
4.    Eventueel volgende melding: Reisdocument is definitief onttrokken*. Als het reisdocument op een later moment wordt ingeleverd, volgt de melding Reisdocument is definitief onttrokken op het moment dat dit plaats vindt.)
5.    BRP/PIVA bijwerken als de melding een reisdocument van een ingezetene betreft.
o    Registreer een R (als alleen van rechtswege vervallen) bij het reisdocument in de BRP/PIVA**, of
o    Registreer in geval van intrekking direct een I in de BRP/PIVA**, of
o    Stuur een C3 met notificatie van onttrekking (indien van toepassing) naar de gemeente/land/openbaar lichaam van inschrijving van de houder ter verwerking in de BRP/PIVA***.

Definitief onttrekken

Zoals benoemd in artikel 54 Paspoortwet dient een reisdocument in een aantal gevallen te worden ingehouden en zoals beschreven in artikel 54 lid 3 Paspoortwet definitief aan het verkeer te worden onttrokken. De vaststelling van de in de Paspoortwet benoemde situaties is in andere procedures en regelgeving vastgelegd en maakt geen deel uit van deze procedurebeschrijving. Een melding ‘definitief onttrokken’ kan worden geregistreerd door te kiezen voor het overeenkomstige meldingtype (Reisdocument is definitief onttrokken, code RDO) en bijbehorende reden. Hieronder wordt per situatie beschreven welke (gegevens bij) de melding op een reisdocument doorgegeven moeten worden aan het Basisregister Reisdocumenten.

Een melding definitief onttrokken veroorzaakt in veel gevallen een statuswijziging bij het reisdocument. Het reisdocument krijgt de status definitief onttrokken, tenzij het reisdocument deze status al heeft. De status definitief onttrokken kan niet meer veranderen of veranderd worden met behulp van andere meldingen.

1. Het reisdocument van de houder wordt ingeleverd (artikel 54 lid 1 onder a Ppw)

De reden ‘ingeleverd’ kan worden beschouwd als de standaardreden die wordt gebruikt bij de registratie van een definitieve onttrekking. Deze reden wordt gebruikt in verschillende situaties:

• Het reisdocument wordt door de houder ingeleverd zonder specifieke reden.
• Het (nog geldige) reisdocument wordt door de houder ingeleverd vanwege het verkrijgen van een nieuw/ander reisdocument van dezelfde soort.
• Het reisdocument wordt door de houder ingeleverd omdat het van rechtswege vervallen verklaard is. Dit kan direct bij/na het van rechtswege vervallen verklaren gebeuren (zie bovenstaande aanleidingen), maar ook later (bijvoorbeeld doordat de houder een eerder vermist gemeld reisdocument heeft teruggevonden en komt inleveren of bij een nieuwe aanvraag een reeds verlopen reisdocument wordt overlegd en wordt onttrokken).

Casus: Bij het tonen van het reisdocument door de houder aan de ambtenaar en het daaropvolgend controleren ervan doet één van bovenstaande situaties zich voor.

1. Melding: Reisdocument is definitief onttrokken (RDO).
2. Reden: Reisdocument is ingeleverd (REDO).
3. Datum reden: de datum waarop het reisdocument daadwerkelijk wordt/werd onttrokken aan het verkeer. In de meeste gevallen is dit dezelfde datum als de datum van de melding.
4. BRP/PIVA bijwerken als de melding een reisdocument van een ingezetene betreft.
   o    Registreer een I bij het reisdocument in de BRP/PIVA**, of
   o    Stuur een C3 met notificatie van onttrekking naar de gemeente/land/openbaar lichaam van inschrijving van de houder ter verwerking in de BRP/PIVA***.

2. Het reisdocument van de houder is onleesbaar, beschadigd en/of incompleet (artikel 54 lid 1 onder b Ppw)

Casus: Bij het tonen van het reisdocument door de houder aan de ambtenaar stelt deze vast dat het zodanig is beschadigd dat daarin opgenomen beveiligingskenmerken zijn aangetast, gegevens niet meer leesbaar zijn of een deel ervan ontbreekt.

1. Melding: Reisdocument is definitief onttrokken (RDO)
2. Reden: Reisdocument is onleesbaar, beschadigd en/of incompleet (REBO).
3. Datum reden: de datum waarop de beschadiging is geconstateerd en daadwerkelijk wordt/werd onttrokken aan het verkeer. In de meeste gevallen is dit dezelfde datum als de datum van de melding.
4. BRP/PIVA bijwerken als de melding een reisdocument van een ingezetene betreft.
   o    Registreer een I bij het reisdocument in de BRP/PIVA**, of
   o    Stuur een C3 met notificatie van onttrekking naar de gemeente/land/openbaar lichaam van inschrijving van de houder ter verwerking in de BRP/PIVA***.

3. Er zijn onbevoegde wijzigingen aangebracht aan het reisdocument van de houder (artikel 54 lid 1 onder c Ppw)

Casus: Bij het tonen van het reisdocument door de houder aan de ambtenaar stelt deze vast dat in of aan het document wijzigingen zijn aangebracht of aantekeningen zijn gesteld door een onbevoegde.

1. Melding: Reisdocument is definitief onttrokken (RDO)
2. Reden: Reisdocument er zijn onbevoegde wijzigingen aangebracht (REOW).
3. Datum reden: de datum waarop de onbevoegde wijzigingen zijn geconstateerd en het reisdocument daadwerkelijk wordt/werd onttrokken aan het verkeer. In de meeste gevallen is dit dezelfde datum als de datum van de melding.
4. BRP/PIVA bijwerken als de melding een reisdocument van een ingezetene betreft.
   o    Registreer een I bij het reisdocument in de BRP/PIVA**, of
   o    Stuur een C3 met notificatie van onttrekking naar de gemeente/land/openbaar lichaam van inschrijving van de houder ter verwerking in de BRP/PIVA***.

4. De gezichtsopname op het reisdocument van de houder onvoldoende gelijkend (artikel 54 lid 1 onder d Ppw)

Casus: Bij het tonen van het reisdocument door de houder aan de ambtenaar stelt deze vast dat de gezichtsopname van de houder niet langer voldoende gelijkenis vertoont.

1. Melding: Reisdocument is definitief onttrokken (RDO)
2. Reden: Reisdocument gezichtsopname is onvoldoende gelijkend (REGO).
3. Datum reden: de datum waarop de tekortkomingen in gelijkenis zijn geconstateerd en het reisdocument daadwerkelijk wordt/werd onttrokken aan het verkeer. In de meeste gevallen is dit dezelfde datum als de datum van de melding.
4. BRP/PIVA bijwerken als de melding een reisdocument van een ingezetene betreft.
   o    Registreer een I bij het reisdocument in de BRP/PIVA**, of
   o    Stuur een C3 met notificatie van onttrekking naar de gemeente/land/openbaar lichaam van inschrijving van de houder ter verwerking in de BRP/PIVA***.

Voetnoten

* : Zie onderdeel ‘Definitief onttrekken’.
** : Van toepassing op Nederlandse gemeenten, Caribische landen van het koninkrijk of openbare lichamen. Zie het Logisch Ontwerp of Handleiding Uitvoeringsprocedures BRP.
*** : Van toepassing op het Ministerie van Buitenlandse Zaken, de Koninklijke Marechaussee, PI gemeenten, openbare lichamen (indien melder een niet eigen ingezetene betreft) en Kabinetten van de Gouverneur.