Overslaan en naar de inhoud gaan
Taal pagina
Nederlands

Zelfevaluatie Reisdocumenten

Jaarlijks voeren de gemeenten, aangewezen gemeenten en de openbare lichamen (Bonaire, Sint-Eustatius en Saba) een onderzoek uit naar de inrichting, werking en beveiliging rondom Reisdocumenten. Dit doen ze door middel van een zelfevaluatie. De uitvoering van deze zelfevaluatie is wettelijk verplicht (artikel 94 van de Paspoortuitvoeringsregeling Nederland 2001). Op deze pagina vind je meer informatie over de zelfevaluatie en de procedure.

Vragenlijsten

De vragenlijst van het onderzoek naar de inrichting, werking en beveiliging van het Reisdocumentenproces bestaat uit 2 soorten vragen:
Domeinvragen zijn specifieke vragen die over de Reisdocumenten-processen gaan. De gemeenten, aangewezen gemeenten en de openbare lichamen vullen de domeinvragen in via de Kwaliteitsmonitor.

De ingevulde antwoorden worden in de Kwaliteitsmonitor opgeslagen. De (tussentijdse) resultaten zijn in te zien in het onderdeel 'Processen'. De antwoorden kunnen door de gemeente gewijzigd worden totdat ze definitief zijn gemaakt. De uiterste datum voor het afronden van het onderzoek en het definitief maken in de Kwaliteitsmonitor is 31 december. Gemeenten kunnen de ingevulde vragenlijst openen als Excel-bestand. Bijvoorbeeld om een verbeterplan te maken.

Informatieveiligheidsvragen gaan over de inrichting en beveiliging van de systemen waarin de reisdocumentengegevens worden opgeslagen. Alle informatieveiligheidsvragen van de zelfevaluatie Reisdocumenten worden vanaf 1 juli door de gemeenten beantwoord via de tool van Eenduidige Normatiek Single Information Audit (ENSIA)

Voor de aangewezen gemeenten worden geen afzonderlijke informatieveiligheidsvragen opgenomen. Voor de openbare lichamen (Bonaire, Sint-Eustatius en Saba) blijven de vragen over informatiebeveiliging in de kwaliteitsmonitor opgenomen.

Definitief maken vragenlijsten

Vanaf 1 december kunnen de vragenlijsten definitief gemaakt worden in de kwaliteitsmonitor. De deadline voor het invullen en definitief maken van alle vragenlijsten is 31 december. De ondertekende uittreksels met de uitkomsten van de zelfevaluaties moeten uiterlijk 30 april worden verstuurd. Voor de gemeenten, de aangewezen gemeenten en de openbare lichamen is dit aan de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

Jaarlijkse planning

De planning van de hele procedure is in onderstaand schema weergegeven:

Datum Mijlpalen onderzoek
1 juli Vragenlijst Reisdocumenten domeinvragen is beschikbaar in de Kwaliteitsmonitor (voor gemeenten, aangewezen gemeenten en openbare lichamen). De vragenlijst Reisdocumenten over informatiebeveiligingsvragen is beschikbaar in de ENSIA-tool (alleen voor gemeenten)
1 december De vragenlijst Reisdocumenten kan definitief gemaakt worden
31 december Deadline voor definitief maken vragenlijsten Reisdocumenten (KWM) en deadline voor definitief maken vragenlijsten Reisdocumenten (ENSIA-tool)
na 15 januari Mogelijkheid om uittreksel en managementrapportage te genereren
30 april Deadline voor het toesturen van de uittreksels aan RvIG

Managementrapportage

De Kwaliteitsmonitor maakt vanaf 15 januari ook een managementrapportage van de domeinresultaten. Deze is beschikbaar in het onderdeel ‘Historische gegevens’ en op de pagina waar de vragenlijst definitief moet worden gemaakt in de Kwaliteitsmonitor. Per onderwerp wordt aangegeven op welke punten verbetering mogelijk is. Dit wordt getoond als actiepunten. Er zijn 2 typen actiepunten: Deze moeten voldoen aan de wettelijke norm en actiepunten die een aanbeveling bevatten. Het is mogelijk om in de Kwaliteitsmonitor de eigen resultaten te bekijken.  Dit kan vanaf het moment dat het uittreksel en de managementrapportage gemaakt kunnen worden.

Analyse van de resultaten

Nadat de gemeenten de zelfevaluatie definitief hebben ingediend, analyseert RvIG de resultaten. Uit deze analyse ontstaat een beeld van de inrichting, de beveiliging en de verwerking van gegevens van de Reisdocumenten. Op basis van het landelijke beeld bepaalt het ministerie van BZK de acties die het jaar na de evaluatie worden ondernomen om de kwaliteit van het proces Reisdocumenten waar nodig te kunnen verbeteren.

Nader onderzoek door de minister

De minister voert jaarlijks een nader onderzoek uit naar de uitvoering van de zelfevaluatie Reisdocumenten. De gemeenten die voor een nader onderzoek geselecteerd worden, ontvangen daarvan bericht.

Toelichting uploaden uittreksels

Voor de zelfevaluatie reisdocumenten worden de resultaten vanuit ENSIA in de kwaliteitsmonitor ingelezen. De resultaten hoeven niet meer handmatig in het uittreksel te worden overgenomen. Het uittreksel moet na ondertekening door de burgemeester worden geüpload in de kwaliteitsmonitor.

Veelgestelde vragen Zelfevaluatie Reisdocumenten

Wil je voor 31 december nog een wijziging aanbrengen neem dan contact op met ons via info@rvig.nl. Wij nemen dan contact met je op.

Na 31 december is het niet meer mogelijk wijzigingen aan te brengen in een definitieve vragenlijst. Je kunt wel zelf een opmerking opnemen over eventueel onjuist beantwoorde vragen in de managementrapportage. In het uittreksel kun je eveneens op de laatste pagina een extra eigen opmerking opnemen.

Je moet eerst de resultaten van de inhoudelijke controle persoonslijsten aan de hand van brondocumenten definitief maken. Als de button "Definitief maken PL controle" niet op het scherm verschijnt, zijn de gegevens nog niet volledig ingevuld.

Vanaf 1 december kun je de vragenlijsten definitief maken. Als dat niet lukt, heb je nog niet alle vragen beantwoord. Controleer welke vragen je nog niet beantwoord of geparkeerd hebt.
Voordat je de vragenlijst definitief maakt, is het mogelijk om de vragen en de bijbehorende scores in te zien in Excel. Ga naar het tabblad ”Processen”' en vervolgens naar ”Uw gemeente in detail”. Klik rechtsboven in de tabel op ”Resultaten weergeven in Excel”. Let er op dat bij het eventueel wisselen van vragenlijst, de knop 'selecteer vragenlijst' wordt aangeklikt.
Vanaf 3 december kan de vragenlijst definitief gemaakt worden. De deadline voor het definitief maken is voor alle vragenlijsten 31 december.
Klik op het tabblad "Processen" en vervolgens op "Historische gegevens". Je ziet in het scherm alle vragenlijsten die je in eerdere jaren definitief gemaakt hebt. Je kunt de gegevens per vragenlijst downloaden.
Dat klopt, de vragenlijsten van ENSIA zijn alleen beschikbaar in de ENSIA-tool
Nee, de resultaten uit de ENSIA-tool worden in januari geïmporteerd in de kwaliteitsmonitor. Deze worden automatisch opgenomen in de rapportages.

Het uittreksel en de managementrapportage kunnen pas vanaf 15 januari gegenereerd worden. De data vanuit de ENSIA-tool moeten eerst nog in de kwaliteitsmonitor geïmporteerd worden. Zolang de ENSIA-data niet geïmporteerd is staat er bij het genereren van de uittreksels en de managementrapportages een zwarte button. Zolang deze button zwart is kunnen er geen rapportages gegenereerd worden. Nadat de gegevens vanuit ENSIA zijn geïmporteerd wordt deze button blauw en kunnen de rapportages en de uittreksels gegenereerd worden.