Zelfevaluatie Basisregistratie Personen
Jaarlijks voeren de gemeenten een onderzoek uit naar de inrichting, werking en beveiliging van de basisregistratie. Daarnaast onderzoeken zij de verwerking van gegevens in de basisregistratie. Dit is een wettelijk verplicht onderzoek (artikel 4.3 wet BRP). Dit onderzoek heet de Zelfevaluatie BRP, en bestaat uit de vragenlijsten, de bestandscontrole d.m.v. van de BCM en de inhoudelijke controle persoonslijsten op basis van brondocumenten.
Vragenlijsten
De vragenlijst van het onderzoek naar de inrichting, werking en beveiliging van de basisregistratie bestaat uit 2 soorten vragen:
Domeinvragen zijn specifieke vragen die over het BRP-processen gaan. De gemeenten vullen de domeinvragen in via de Kwaliteitsmonitor.
De ingevulde antwoorden worden in de Kwaliteitsmonitor opgeslagen. De (tussentijdse) resultaten zijn in te zien in het onderdeel 'Processen'. De antwoorden kunnen door de gemeente gewijzigd worden totdat de antwoorden definitief zijn gemaakt. De uiterste datum voor het afronden van het onderzoek en het definitief maken in de Kwaliteitsmonitor is 31 december. Gemeenten kunnen de ingevulde vragenlijst openen als Excel-bestand. Bijvoorbeeld om een verbeterplan te maken.
Informatieveiligheidsvragen zijn vragen die gaan over de inrichting en beveiliging van de systemen waarin de persoonsgegevens worden opgeslagen.
De informatieveiligheidsvragen van de zelfevaluatie BRP worden door de gemeenten beantwoord via de tool van Eenduidige Normatiek Single Information Audit (ENSIA).
Bestandscontrole BCM
De Rijksdienst voor Identiteitsgegevens (RvIG) controleert maandelijks de persoonslijsten in de Basisregistratie Personen (BRP). Dat gebeurt met de Bestandscontrolemodule (BCM). Deze applicatie controleert of de structuur van de persoonslijst klopt, of de ingevulde waarden toegestaan zijn en of de inhoud voldoet aan de voorschriften. De voorschriften staan in het Logisch Ontwerp (LO).
De uitkomsten van de controles worden maandelijks via de webapplicatie Kwaliteitsmonitor aan gemeenten gerapporteerd. In overleg met alle Nederlandse gemeenten zijn normen vastgesteld over het percentage fouten in de basisregistratie. De gemeenten zetten de uitkomsten van de controles van de maand december, afgezet tegen de vastgestelde normen, in de jaarlijkse rapportage van de zelfevaluatie.
Inhoudelijke controle persoonslijsten
De inhoudelijke controle met brondocumenten is een vast onderdeel van de jaarlijkse zelfevaluatie BRP. Hierbij controleren gemeenten zelf aan de hand van de bijbehorende brondocumenten een deel van hun persoonslijsten. Deze worden geselecteerd door RvIG aan de hand van een wisselende thema en een jaarlijkse terugkerend thema (eerste inschrijvingen en actualiseringen) en in de Kwaliteitsmonitor geplaatst. Hier kan de gemeente aangeven of er een fout in de persoonslijst is aangetroffen.
Voor het onderdeel inhoudelijke controle persoonslijsten aan de hand van brondocumenten vragen wij je aandacht om de controle op de kwaliteit van de gegevens zo goed als mogelijk is uit te voeren. In veel gemeenten is de archivering van brondocumenten al digitaal en daardoor toegankelijker voor controles op afstand.
Let op: Pas nadat je het onderdeel ‘inhoudelijke controle persoonslijsten aan de hand van brondocumenten’ in de kwaliteitsmonitor afgerond en definitief gemaakt hebt, kun je de vragenlijst BRP definitief maken.
Definitief maken vragenlijsten en inhoudelijke controle persoonslijsten
Vanaf 1 december kunnen de vragenlijsten definitief gemaakt worden in de kwaliteitsmonitor. De deadline voor het invullen en definitief maken van alle vragenlijsten en de inhoudelijke controle van de persoonslijsten is 31 december.
De ondertekende uittreksels met de uitkomsten van de zelfevaluatie BRP moeten uiterlijk 30 april worden verstuurd aan de Autoriteit Persoonsgegevens en aan de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.
Jaarlijkse planning
De planning van de hele procedure is in onderstaand schema weergegeven:
|
Datum |
Mijlpalen onderzoek (zelfevaluatie) BRP |
|
1 juli |
Vragenlijst BRP domeinvragen is beschikbaar in de Kwaliteitsmonitor |
|
Eind november |
Bestandscontrole voor de zelfevaluatie en telling aantal onderzoeken |
|
1 december |
De vragenlijst BRP kan definitief gemaakt worden |
|
31 december |
Deadline voor definitief maken vragenlijst BRP (KWM) en |
|
Na 3 januari |
Uittreksels laten ondertekenen door College van B&W |
|
30 april |
Deadline voor het toesturen uittreksel aan RvIG |
Managementrapportage
De Kwaliteitsmonitor maakt in de eerste week van januari ook een managementrapportage. Deze is beschikbaar in het onderdeel ‘Historische gegevens’ en op de pagina waar de vragenlijst definitief moet worden gemaakt in de Kwaliteitsmonitor. Per onderwerp wordt aangegeven op welke punten verbetering mogelijk is. Dit wordt getoond als actiepunten. Er zijn 2 typen actiepunten: Deze moeten voldoen aan de wettelijke norm en actiepunten die een aanbeveling bevatten. Het is mogelijk om in de Kwaliteitsmonitor de eigen resultaten te bekijken. Dit kan vanaf het moment dat het uittreksel en de managementrapportage gemaakt kunnen worden.
Analyse van de resultaten
Nadat de gemeenten de zelfevaluatie definitief hebben ingediend, analyseert RvIG de resultaten. Uit deze analyse ontstaat een beeld van de inrichting, de beveiliging en de verwerking van gegevens van de BRP. Op basis van het landelijke beeld bepaalt het ministerie van BZK de acties die het jaar na de evaluatie worden ondernomen. Dit om de kwaliteit van de BRP waar nodig te kunnen verbeteren.
Nader onderzoek door de minister
De minister kan jaarlijks een nader onderzoek uitvoeren naar de uitvoering van de zelfevaluatie BRP. De gemeenten die voor een nader onderzoek worden geselecteerd, ontvangen daarvan bericht.
Toelichting uploaden uittreksels
De uittreksels ENSIA voor de BRP en Reisdocumenten hoeven niet meer afzonderlijk te worden geüpload. Deze vul je zelf aan met de ENSIA-resultaten. Deze twee uittreksels moeten ondertekend worden geüpload.