Werkinstructie signaleringen verwerken in de BRP

In het Register paspoortsignaleringen (RPS) zijn gegevens van personen opgenomen die een reisdocument geweigerd kan of moet worden, of van wie het reisdocument kan of moet worden ingehouden. De Rijksdienst voor Identiteitsgegevens (RvIG) stuurt overzichten en mutaties uit het RPS naar alle uitgevende instanties. Uitgevende instanties van reisdocumenten zijn verplicht een administratie bij te houden van deze signaleringen.

Gemeenten moeten de signaleringen verwerken in categorie 12 Reisdocumenten. Artikel 2.7 Wet Basisregistratie Personen (BRP) bepaalt dat gegevens die noodzakelijk zijn in verband met de uitvoering van de Paspoortwet worden opgenomen. De bijlage bij artikel 23 Besluit BRP geeft aan om welke gegevens het gaat. De RPS-signalering maakt daar deel van uit.

Om de kans dat een reisdocument wordt verstrekt aan een burger die daar mogelijk geen recht op heeft te minimaliseren, moet de BRP door elke gemeente op de juiste wijze worden bijgehouden!  

Aangewezen (grens-) gemeenten, het ministerie van Buitenlandse Zaken en de Koninklijke Marechaussee ontvangen geen vrij-berichten. Zij raadplegen bij elke aanvraag de totaallijst om te controleren of de aanvrager gesignaleerd staat.  

Verwerken vrij bericht

Dagelijks worden van mutaties in het RPS Vb01-berichten naar gemeenten verzonden waar de houder van het reisdocument is ingeschreven. De bijhoudingsgemeente moet aan de hand van dit bericht de BRP actualiseren. In het Vb01-bericht worden de volgende gegevens opgenomen (als zij beschikbaar zijn):  

• Burgerservicenummer (BSN)
•  Geslachtsnaam (wordt na 19 karakters afgebroken)
• Geboortedatum  
• Datum opname
• Datum opheffing signalering (indien van toepassing)

Nieuwe signaleringen worden op de volgende wijze in een aparte categorie 12 verwerkt:
12.36.10  Signalering m.b.t. verstrekken Nederlands reisdocument  
waarde 1

12.82.10  Gemeente waar het paspoortdossier zich bevindt
standaardwaarde 0000

12.82.20  Datum waarop het paspoortdossier is aangelegd
standaardwaarde 00000000

12.82.30  Beschrijving dossier waarin de aanvullende gegevens zich bevinden
signaleringslijst

12.85.10  Ingangsdatum geldigheid
de datum opname in RPS staat in Vb01 bericht

12.86.10  Datum van opneming
datum waarop het geheel van gegevens wordt opgenomen (systeemdatum)

Als de RPS-signalering is opgeheven moet de bijhoudingsgemeente de gegevens die betrekking hebben op de signalering in categorie 12 van de persoonslijst verwijderen.  

Categorie 12 actualiseren als een niet-ingezetene ingezetene wordt

De autoriteiten die bevoegd zijn reisdocumenten aan niet-ingezetenen te verstrekken houden van de signaleringen geen administratie bij in de BRP. In de Registratie Niet Ingezetenen (RNI) wordt categorie 12 niet bijgehouden en worden dus ook geen signaleringen geregistreerd.  

Dit betekent dat bij elke eerste inschrijving op grond van een aangifte van verblijf en adres en bij elke vervolginschrijving (hervestiging) van een persoon met de Nederlandse nationaliteit gecontroleerd moet worden of betrokkene is opgenomen in het RPS.
Om dit te kunnen controleren ontvangen gemeenten maandelijks via een Vb01-bericht een totaallijst met gesignaleerde personen. Bij het aanleggen of actualiseren van de persoonslijst wordt gecontroleerd of de persoon voorkomt op de lijst gesignaleerde personen. Als de persoon voorkomt wordt de signalering opgenomen in categorie 12. Als daarentegen op de persoonslijst nog een signalering is opgenomen die niet meer van toepassing is moet de bijhoudingsgemeente de gegevens die betrekking hebben op de signalering in categorie 12 van de persoonslijst verwijderen.

 In het maandelijkse Vb01-bericht wordt opgenomen:  

• Geslachtsnaam
• Voorvoegsel
• Voornamen (wordt na 15 karakters afgebroken)
• Geboortedatum

Als de bijhoudingsgemeente bij eerste inschrijving op grond van aangifte en adres of bij vervolginschrijving (hervestiging) de signalering opneemt in categorie 12 van de persoonslijst neemt de gemeente contact op met RvIG om te bepalen of het in bezit zijnde reisdocument eventueel vervallen moet worden verklaard.

Meer informatie

Voor meer informatie kunt je contact opnemen met de Frontoffice van RvIG, 088 - 900 1000 of info@rvig.nl.