Voorraadbeheer en meldplicht bij vermissing van reisdocumenten

Om fouten en fraude tegen te gaan en de integriteit van Nederlandse paspoorten en identiteitskaarten te waarborgen, heeft staatssecretaris Van Huffelen van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties in een kamerbrief van dinsdag 8 november 2022 extra maatregelen aangekondigd. Deze aanvullende maatregelen - nauwkeurig voorraadbeheer en meldplicht bij vermissing van reisdocumenten - kunnen het proces van de aanvraag en uitgifte van paspoorten en identiteitskaarten veiliger maken.

Dit artikel is eerder gepubliceerd in IDee 26 uit 2023

Eén van die maatregelen betreft het voorraadbeheer van reisdocumenten. (Nog) niet uitgegeven reisdocumenten worden in kluizen bij de uitgevende instanties bewaard. De meeste instanties tellen regelmatig of het juiste aantal nog in de kluis ligt en met de administratie overeenkomt. Ter voorkoming van fraude en fouten is het wettelijk verplicht (PUN, artikel 85 en 86) om een nauwkeurig kluisbeleid te voeren, dat bekend is bij alle medewerkers. Daarbij wordt het aantal reisdocumenten in de voorraad regelmatig geteld. De medewerkers vergelijken de telling met de lijst van documenten die aanwezig zouden moeten zijn volgens het Reisdocumenten Aanvraag- en Archiefstation (RAAS). Alleen op die manier kun je vermissing constateren.
Meldplicht bij vermissing

Een andere maatregel is het opnieuw onder de aandacht brengen van de wettelijke meldplicht bij vermissing van reisdocumenten (Paspoortwet, artikel 4a lid 4). Tot voor kort losten de uitgevende instanties vermissingen van reisdocumenten uit de voorraad vaak intern op. En dat terwijl de Paspoortwet voorschrijft dat vermissingen aan de minister gemeld moeten worden voor registratie. Het gemelde documentnummer wordt nationaal en internationaal gesignaleerd. Dit beperkt de risico’s op fraude met het document. Daarnaast moet de houder van het vermiste document geïnformeerd worden. Die kan vervolgens alert zijn op mogelijke fraude met het document.

Vermissingen moeten gemeld worden voor registratie

C7-formulier

Omdat het onbekend was hoe vaak een vermissing van een document uit de voorraad voorkwam is het sinds eind januari mogelijk om via het C7-formulier specifiek de vermissing van een paspoort of identiteitskaart uit de voorraad te melden. Op dit formulier is een extra rubriek Vermissing uit voorraad toegevoegd. Uitgevende instanties zijn hierover eind januari geïnformeerd.

Handreikingen voor nauwkeurig voorraadbeheer

Gebaseerd op gesprekken met uitvoerende instanties

Het is wenselijk het kluisbeleid (wie heeft wanneer toegang, wie telt wanneer, etc.) in een procedure te beschrijven.
Door gedurende kantoortijden op de afdeling te werken met een dagwaardeberging - die de reisdocumenten bevat die naar verwachting op die dag worden uitgereikt - voorkom je dat een grote groep medewerkers toegang moet hebben tot de reguliere kluis.
Uitreikingen moeten juist worden geregistreerd, óók bij storingen in de burgerzakenapplicaties en gedurende afwijkende openingstijden.
In het geval van afwijkingen kan het kluisbezoek altijd met een camera worden gereconstrueerd.

Periodieke voorraadcontrole:

Bij voorkeur wordt de inhoud van de kluis wekelijks geteld, waarbij de aanwezige documenten worden vergeleken met een uitdraai van het RAAS (zie voor instructies handleiding RAAS).
Bij voorkeur wordt er geteld op wisselende data en tijden.
Het bovenstaande geldt ook voor gemeenten met geautomatiseerde systemen (DocuDistri, PaspoMaat).
De kluis wordt bij voorkeur niet door één persoon betreden, maar door meer personen tegelijk.

Veilig gebruik pincodes en sleutel:

De kluizen hebben bij voorkeur een elektronisch slot met een pincode die te wijzigen is en regelmatig wordt gewijzigd, in ieder geval wanneer medewerkers die toegang hebben uit dienst treden of een andere functie krijgen.
Bij voorkeur heeft elke medewerker een persoonlijke pincode.
Vermijd voor de hand liggende pincodes, zoals een geboortedatum.
Pincodes worden mondeling gecommuniceerd en niet genoteerd.
In het geval van een kluisruimte met een passysteem houdt de uitgevende instantie bij wie welk pasje bezit. De pasjes zijn voor persoonlijk gebruik.
Voor een kluis die met een sleutel wordt geopend, geldt dat de sleutel in de sleutelkluis moet worden bewaard.
De sleutel mag niet mee naar huis worden genomen.

Ook de paspoortuitvoeringsregelingen voor Nederland, de Caribische landen, de Koninklijke Marechaussee en het Buitenland bevatten aanwijzingen op het gebied van voorraadbeheer. Bovenstaande best practices zijn geen vervanging voor de regelgeving. Kijk voor de actuele paspoortuitvoeringsregelingen op wetten.nl.