Het is de verantwoordelijkheid van de uitgevende instantie om eHerkenning aan te vragen voor medewerkers die het RAP gebruiken. Dit is onder andere nodig voor de rollen ‘eindcontrole’ en ‘inklaren’. Hierbij hebben RAP gebruikers eHerkenning op minimaal niveau 3 nodig. Het aantal medewerkers dat een eHerkenning-account nodig heeft, is afhankelijk van de inrichting van de uitgevende instantie.

Er zijn twee varianten:

• Variant 1 – Uitgevende instantie met een eigen reisdocumentenmodule (RDM) Indien de uitgevende instantie beschikt over een eigen RDM-voorziening, wordt RAP uitsluitend gebruikt voor het uitvoeren van de eindcontrole waarbij het verstrekkingsbesluit wordt genomen en het inklaren van aanvragen. In dat geval moeten alleen de medewerkers die deze specifieke taken uitvoeren, beschikken over een eHerkenning-account.
   
• Variant 2 – Uitgevende instantie zonder reisdocumentenmodule (RDM) Als de uitgevende instantie geen eigen RDM heeft dan wordt het volledige aanvraag- en uitgifteproces via RAP uitgevoerd. In deze situatie hebben alle medewerkers die betrokken zijn bij dit proces een eHerkenning-account nodig.