Iedereen die rechtmatig in Nederland woont, moet ingeschreven zijn in de BRP. Als dat niet op een woonadres kan,  dan op een briefadres. Voor het aanvragen van een briefadres is een geldige reden nodig. Dat kan wanneer één van onderstaande situaties van toepassing is.

• Je hebt geen woonadres volgens de Wet BRP (artikel 2.23 Wet BRP)
• Je verblijft in een penitentiaire instelling (gevangenis) (artikel 2.40 Wet BRP)
• Je verblijft in een psychiatrische instelling (artikel 2.40 Wet BRP)
• Je verblijft in een instelling voor kinderbescherming, opvang of beschermd wonen (artikel 2.40 Wet BRP)
• Het opnemen van een woonadres is om veiligheidsredenen niet wenselijk (artikel 2.41 Wet BRP)

De gemeente waar een briefadres wordt aangevraagd, hoeft niet de gemeente te zijn waar je op dat moment verblijft. Een briefadres wordt aangevraagd in de gemeente  waar het briefadres is. Als niet aan één van deze voorwaarden wordt voldaan, kan er geen  aanspraak gemaakt worden op een briefadres.