Veel gestelde vragen Protocolleringsoverzicht

Vanuit het oogpunt van gemeenten en de afdeling Gegevens en Registers van RvIG was het noodzakelijk dat de inhoud en het proces van samenstellen van het protocolleringsoverzicht verbeterd moest worden. Het oude protocolleringsoverzicht voor verstrekkingen uit de BRP voldeed niet meer aan de eisen van de AVG wat betreft beknoptheid of begrijpelijkheid en was zonder uitleg niet meer helder voor de burger.
De verbetering van de vorm en inhoud van het protocolleringsoverzicht BRP is nu begrijpelijker, duidelijker en 'AVG-proof'. Tegelijkertijd is verbetering/digitalisering van het proces ingericht, zodat het protocolleringsoverzicht BRP digitaal wordt aangevraagd en geautomatiseerd wordt aangemaakt en vervolgens digitaal wordt verstrekt.

De werkwijze voor gemeenten bij het aanvragen van een protocolleringsoverzicht bij RVIG in de kwaliteitsmonitor:

• De burger vraagt zijn protocolleringsgegevens op bij de gemeente
• De gemeente vraagt via de Kwaliteitsmonitor (KWM) het protocolleringsoverzicht aan
• De gemeente ontvangt het aangevraagde protocolleringsoverzicht na de aanvraag direct via de POM. Er is dus geen “levertijd” meer tussen aanvragen door gemeente en ontvangen van het overzicht van RvIG
• De gemeente vult het overzicht aan met de eigen protocolleringsgegevens en draagt het overzicht over aan de burger
• Na de overdracht vernietigt de gemeente het overzicht in zijn systeem

Het protocolleringsoverzicht  bestaat uit de volgende delen:

Een overzicht van de organisaties die gegevens hebben gekregen waarin naast gegevens van de organisatie, ook een toelichting is opgenomen, waarin de grondslag van de verstrekking wordt uitgelegd
Meer gedetailleerdere informatie over de verstrekking van gegevens aan deze organisaties, op datum, verstrekkingswijze en per gegevensgroep. Een gegevensgroep is een bundeling van BRP-elementen
Een toelichting op de BRP, de verstrekking van gegevens uit de BRP en de gegevens in de BRP.

De POM-applicatie (Protocollering Overzicht Module) is onderdeel van de Kwaliteitsmonitor (KWM). Deze applicatie genereert  bij RvIG de opgevraagde protocolleringsoverzichten, die via het KWM-portaal worden verstrekt aan gemeenten.

In de Kwaliteitsmonitor is een apart tabblad voor het aanvragen van protocolleringsoverzichten. De informatie die in protocolleringsoverzichten verstrekt wordt, kan zeer privacy-gevoelige informatie bevatten.
Het hoofd Burgerzaken stuurt een email naar info@rvig.nl waarin verklaard wordt welke persoon c.q. personen geautoriseerd worden voor het aanvragen van protocolleringsoverzichten. Uit de email moet duidelijk blijken dat de afzender het hoofd Burgerzaken van de gemeente is. De exacte functiebenaming kan natuurlijk afwijken. Nadat RVIG de mail heeft ontvangen, kan de betreffende persoon telefonisch de inloggegevens opvragen via de Frontoffice (088 900 1000).
Wanneer moet de gemeente de inloggegevens aanvragen?
De inloggegevens zijn ieder moment aan te vragen nadat het hoofd Burgerzaken een email heeft gestuurd waaruit blijkt welke persoon of personen toegang moeten krijgen.

Het protocolleringsoverzicht biedt een groot aantal voordelen voor burgers en gemeenten en is  daarom landelijk ingevoerd. De informatie wordt  door gemeenten eenvoudig aangevraagd via de Kwaliteitsmonitor en is direct beschikbaar. Het protocolleringsoverzicht wordt aan de burger in begrijpelijke vorm verstrekt en bevat herkenbare begrippen.

Nee, de oude manier van het aanvragen van een protocolleringsoverzicht is per 7 januari 2021 afgeschaft.

Het protocolleringsoverzicht is het resultaat van een inzageverzoek op grond van artikel 15, eerste lid van de AVG. Gemeenten mogen dit alleen onder strikte voorwaarden bewaren. Er moet een doel en een bewaartermijn aan gekoppeld zijn (artikel 5 AVG). Dat doel moet voldoende specifiek zijn en in lijn met het oorspronkelijke doel van de inzage. Voldoende specifiek doel: bewaren gedurende de bezwaartermijn met het oog op een juridische procedure. Niet voldoende specifiek: ‘het is wel handig’. Op basis van deze reden mag je niet bewaren. Als het wel bewaard wordt, dan moet dat in een beveiligde omgeving waar niet iedereen zomaar bij kan (artikel 32 van de AVG).

Het genereren van protocolleringsoverzichten  kosteloos.

Nee dat kan niet. Over de BV BSN wordt alleen gepubliceerd welke afnemers zijn aangesloten. Dat staat op de website van RVIG.