Totaallijst RPS

Verspreiding totaallijst

Gemeenten en openbare lichamen ontvangen de totaallijst RPS op 2 verschillende manieren:
1.    Gemeenten ontvangen de lijst via het berichtenverkeer in de vorm van vrij berichten (Vb01) en openbare lichamen via beveiligde e-mail
2.    Via de Kwaliteitsmonitor

Wanneer wordt de totaallijst verstuurd/gepubliceerd?

De totaallijst waarin alle wijzigingen zijn opgenomen wordt op de eerste werkdag van iedere maand via vrij berichten of beveiligde e-mail verstuurd. Daarnaast ontvangen gemeenten en openbare lichamen een nieuwe totaallijst zodra een nieuwe signalering op grond van artikel 23 of artikel 23b van de Paspoortwet wordt opgenomen. Gelijktijdig met de verzending van de vrij berichten en beveiligde e-mail wordt de totaallijst ook in de Kwaliteitsmonitor gepubliceerd.

Gebruik van de totaallijsten

1. Beveiligde e-mail en berichtenverkeer

In de totaallijst die via de beveiligde e-mail en het berichtenverkeer (vrij berichten) wordt verstuurd zijn de volgende gegevens opgenomen:

• Geslachtsnaam
• Voorvoegsel
• Voornamen (wordt na 15 karakters afgebroken)
• Geboortedatum
• Geboorteplaats

In de Vb01-berichten zijn minimale identificerende gegevens opgenomen door de beperkte regellengte in het Vb01-bericht.

Door het samenvoegen van alle signaleringen uit de vrij berichten (met bijvoorbeeld Microsoft Excel) kan een volledige totaallijst worden gegenereerd.

2. Kwaliteitsmonitor

In de Kwaliteitsmonitor wordt een totaallijst gepubliceerd onder het tabblad ‘Specials’. De lijst bevat de volgende gegevens:
Burgerservicenummer (als deze aan de burger is toegekend)

• Geslachtsnaam
• Voorvoegsel
• Voornamen
• Geboortedatum
• Geboorteplaats
• Datum opname in het RPS
• Datum opheffing signalering RPS

De totaallijst uit de Kwaliteitsmonitor kan als Excel-bestand gedownload worden. De naam van het bestand geeft aan vanaf welke datum de lijst van toepassing is. Gemeenten en openbare lichamen beslissen zelf of zij gebruikmaken van de totaallijst uit de Kwaliteitsmonitor en/of via de vrij berichten.

Meerdere personen met dezelfde naam en geboortedatum

Het is mogelijk dat in een gemeente of openbaar lichaam meer dan één persoon voorkomt met dezelfde geslachtsnaam, geboortedatum en voorna(a)m(en). Neem in dat geval contact op met de Frontoffice van RvIG om meer identificerende gegevens te krijgen.

Deel de totaallijst binnen de eigen gemeente

Deze tip geldt voor medewerkers van gemeenten die toegang hebben tot de Kwaliteitsmonitor en/of de beveiligde e-mail/vrije berichten: let erop dat collega’s de meest actuele lijst hebben en vernietig oude lijsten.

Het is belangrijk dat medewerkers de RPS-informatie binnen de eigen gemeente delen met collega’s die paspoorten uitgeven of personen inschrijven in de BRP/PIVA.