Project Verbeteren Zelfevaluatie BRP
Veel organisaties in Nederland maken gebruik van de Basisregistratie Personen (BRP). Zorg, veiligheid, onderwijs, sociale voorzieningen, belastingen: overal speelt het adres een bepalende rol. Zo krijgt de burger waar hij recht op heeft en kunnen overheidsinstanties hun adres gerelateerde taken goed uitvoeren. Deze gegevens worden bijvoorbeeld gebruikt bij het bepalen van gemeentelijke afvalstoffenheffing en de oproep voor verkiezingen. En bij calamiteiten moeten de hulpdiensten kunnen vertrouwen op de BRP. Gemeenten voeren jaarlijks een onderzoek uit naar de inrichting, de werking en de beveiliging van de basisregistratie. Dit onderzoek heet Zelfevaluatie BRP, het onderzoek bestaat uit het invullen van een vragenlijst.
Een onjuiste registratie in de BRP kan grote gevolgen hebben voor de burger. Een hoge kwaliteit van de BRP is dus van groot belang. Binnen RvIG werken we continu aan de kwaliteit van de gegevens in de BRP.
In 2018 heeft de minister een onderzoek laten uitvoeren naar de mogelijkheid om de Zelfevaluatie te verbeteren. Met het project Verbeteren Zelfevaluatie BRP willen we het advies van de minister opvolgen. In 2021 is, binnen dit project, gestart met het opstellen van een normenkader in de vorm van maatregelen om de kwaliteit van de gegevens in de BRP te beheersen. Samen met gemeenten wordt op dit moment hard gewerkt aan een eerste versie van dit normenkader. Vervolgens worden de vastgestelde meetbare normen vertaald in de vragenlijsten van de Zelfevaluatie BRP.
Wat gaan we doen?
Het is van belang dat de gegevens in de BRP binnen een bepaalde tijd worden verwerkt, volledig zijn, geen fouten bevatten en voldoen aan de wettelijke regelgeving. Tijdigheid, volledigheid, juistheid en rechtmatigheid zijn dan ook de kwaliteitscriteria binnen het normenkader. Op basis van deze criteria kan de kwaliteit van de BRP op een eenduidige wijze getoetst worden en verantwoording worden afgelegd aan het gemeentebestuur. Vervolgens worden de meetbare normen en beheersmaatregelen vertaald naar een nieuwe vragenlijst van de Zelfevaluatie BRP.
Het vaststellen van duidelijke normen en kaders draagt bij aan een betrouwbare dienstverlening naar de burgers en een goede kwaliteit van de BRP.
Met de uitkomsten uit de pilot en evaluatie wordt de vragenlijst definitief gemaakt. En werken we naar een toekomst met een nieuwe opzet van de zelfevaluatie.
Pilotgemeenten
Vanaf september gaan we, gedurende 6 weken, samen met negen pilotgemeenten het normenkader en de vragenlijst Zelfevaluatie BRP testen in de praktijk. De negen geselecteerde gemeenten zijn Vlaardingen, Bernheze, Westerkwartier, Dinkelland, Asten, Ooststellingwerf, Amstelveen, Nissewaard en Boxtel & Sint Michielsgestel.
Deze pilotgemeenten testen samen met andere gemeenten de verbeterde vragenlijst Zelfevaluatie BRP in de praktijk. Ze gaan als ambassadeur aan de slag om alle Nederlandse gemeenten te helpen aan een betrouwbaar toetsinstrument en een hoge kwaliteit van de BRP. Lees meer over de pilot.
Betrokken partijen
Voor de begeleiding van dit project heeft RvIG een extern bureau ingehuurd. In een klankbordgroep, waarin verschillende gemeenten, de NVVB, VNG en VNG-realisatie zitten, stemmen we de ideeën en voorstellen af.
Volwassenheidsvragen
Bij volwassenheidsvragen kunnen gemeenten zelf aangegeven op welk volwassenheidsniveau men zit. Op alle niveaus kunnen de gemeenten de vraag stellen: 'Wat kan er beter’? Hiermee wordt aangesloten op de algemene principes van kwaliteitsmanagement; het continu verbeteren van de bedrijfsprocessen door het toepassen van de Plan-Do-Check-Act (PDCA) cyclus op de eigen processen. Wij verwachten dat de uitkomsten van de volwassenheidsmeting beter aansluiten op de informatiebehoefte van college en raad, waardoor de kwaliteit van de BRP meer politieke aandacht krijgt. De uitkomsten van deze volwassenheidsmeting zijn bedoeld voor interne verantwoording en worden daarom niet opgenomen in de verantwoording aan de minister en de Autoriteit Persoonsgegevens.
Voor 2023 zijn door RvIG, in nauw overleg met een aantal pilot gemeenten, NVVB en VNG, acht vragen over de meting van de volwassenheid ontwikkeld. Hierdoor kunnen gemeenten zelf een eerste, beperkt, beeld vormen over de mate van volwassenheid van de kwaliteitsbeheersing.
De komende jaren kunnen deze vragen aangevuld worden, zodat voor gemeenten een totaalbeeld ontstaat over de kwaliteit. RvIG maakt een heldere toelichting zodat gemeenten voortvarend aan de slag kunnen. De eerste acht vragen worden maandag 2 oktober 2023 beschikbaar gesteld aan de gemeenten.
Toetsbare normen voor de Zelfevaluatie BRP
Zonder toetsbare normen is het moeilijk om de kwaliteit van de BRP op een betrouwbare manier te duiden. Een norm is een algemeen aanvaard uitgangspunt waar de kwaliteit van de registratie en dienstverlening aan moet voldoen. Uitgangspunten voor de normen van gegevens in de BRP zijn:
- Tijdigheid (zijn alle gegevens binnen de gestelde termijn verwerkt);
- Volledigheid (zijn alle personen en alle benodigde gegevens van personen verwerkt, is er niet een gemist);
- Juistheid (zijn alle gegevens correct verwerkt);
- Voldoen de geregisterde gegevens aan de wettelijke vereisten (zijn alle gegeven volgens de wettelijke vereisten verwerkt).
In de verbeterde Zelfevaluatie zijn hiervoor toetsbare normen opgesteld. Deze zijn vervolgens vertaald in een verbeterde vragenlijst voor de Zelfevaluatie 2023, zodat de kwaliteit van de BRP eenduidig getoetst kan worden op basis van de normen. De verbeterde vragenlijst kent nu 21 vragen, onderscheiden naar de volgende hoofdgebieden:
- Beleid en organisatie;
- Uitvoering bijhouden;
- Uitvoering verstrekking;
- Uitvoering incidentafhandeling.
Verschillende antwoorden mogelijk
De oude Zelfevaluatie vragenlijst had per vraag slechts twee antwoorden: ja of nee. In de praktijk zijn er echter nuances mogelijk. Soms vindt een activiteit of controle bijvoorbeeld voor een deel plaats. Daarom is in de verbeterde vragenlijst de mogelijkheid geboden per vraag 4 soorten antwoorden te geven, waardoor ook een meer genuanceerd antwoord gegeven kan worden over de mate waarin naast de opzet ook het bestaan en de werking is gecontroleerd. In onderstaand voorbeeld is dit zichtbaar gemaakt.
Heeft uw gemeente een proces ingericht en uitgevoerd om de burger in staat te stellen om binnen de wettelijke termijn van vijf dagen aangifte te doen van verblijf en adres, vertrek naar het buitenland of adreswijziging?
- Ja, als het proces om de burger in staat te stellen om binnen de wettelijke termijn aan zijn verplichtingen te voldoen is ingericht, wordt uitgevoerd en wordt gecontroleerd.
- Grotendeels, als het proces om de burger in staat te stellen om binnen de wettelijke termijn aan zijn verplichtingen te voldoen is ingericht en wordt uitgevoerd maar niet wordt gecontroleerd.
- Deels, als het proces om de burger in staat te stellen om binnen de wettelijke termijn aan zijn verplichtingen te voldoen is ingericht, maar niet consequent wordt uitgevoerd zoals ingericht en niet wordt gecontroleerd.
- Als er geen proces is moet Nee worden geantwoord.
Lees ook het achtergrondartikel Verbeteringen Zelfevaluatie BRP
Veelgestelde vragen over de veranderingen in de Zelfevaluatie BRP
Hoe worden kwaliteitsafspraken vastgelegd? En wat wordt bedoeld met ‘kwaliteitsbeleid’?
Een gemeente kan ervoor kiezen om klein te beginnen door eerste enkele interne kwaliteitsafspraak te maken, die te meten en te evalueren. De manager (indien gemandateerd) stelt de afspraken vast in deze gevallen. Hiermee kan de gemeente later een kwaliteitsbeleid opstellen met een uitgebreidere set kwaliteitsafspraken.
De bedoeling van de volwassenheidsvragen is juist om het gesprek met het bestuur aan te gaan over wanneer zij tevreden zijn met de kwaliteit van de BRP. De mogelijkheid om samen op te trekken met de Chief Information Security Officer (CISO) en de Functionaris Gegevensbescherming (FG) werd, tijdens het webinar, aangereikt door de VNG.
Hoe worden de kwaliteitsnormen bepaald?
Stel; het antwoord is a of b, komt er dan actie of begeleiding vanuit RvIG?
Hoe maak ik een controle aantoonbaar?
Naast de 8 nieuwe volwassenheidsvragen zie ik dat de 21 vragen van de BRP anders zijn dan vorig jaar. Klopt dit?
Is er een draaiboek, checklist of format voor het opstellen van kwaliteitsafspraken/normen/beleid beschikbaar?
Hoe vrijblijvend is de ontwikkeling van de kwaliteitsverbetering?
In ons teamplan staat al hoeveel tijd ieder product kost (capaciteit) en dit komt in vereenvoudigde wijze ook terug in het beleid. De diverse onderdelen worden bijeengebracht. Of zie ik dit verkeerd?
Waaruit blijkt dat de kwaliteit van de zelfevaluatie nu zo slecht is?
In 2018 heeft de minister van BZK een onderzoek laten uitvoeren naar de mogelijkheid om de zelfevaluatie te verbeteren. In 2021 is, naar aanleiding van de aanbevelingen uit dit onderzoek en het besluit van de minister daarover, gestart met het project ‘Verbetering Zelfevaluatie BRP’. De aanleiding van deze wijziging is niet dat het 'slecht is', de aanleiding is dat de wet aan de kwaliteit van de bijhouding weinig normen stelt. De bestuurders hebben tijdens het onderzoek aangegeven daardoor niet goed te weten waarop ze moeten sturen in termen van de kwaliteit van de BRP. De vragen zijn tot stand gekomen in samenwerking met gemeenten, NVVB en VNG. Ze zijn niet een nieuwe verplichting, maar een hulpmiddel om de kwaliteit van de eigen organisatie door te ontwikkelen.
Mag je afwijken van de wettelijke kaders, mits je dat goed in je eigen beleid vastlegt en dit ook controleert??
Klopt het dat gemeenten nu niet op het hoogste niveau hoeven te scoren, maar daar komende jaren naartoe werken?
Is bestuurlijke aandacht het doel van de volwassenheidsvragen?
Welke rapportages moeten gemeenten minimaal opleveren voor de rechtmatigheidsvragen?
Wordt de volwassenheid ook doorgevoerd bij de zelfevaluatie reisdocumenten?
Dit wordt door RvIG onderzocht. De verwachting is dat ook de zelfevaluatie Reisdocumenten wordt vernieuwd.
Waarom is de focus bij de vragen zo vaak op de tijdigheid van de gemeente?
De focus ligt op de kwaliteit van de informatievoorziening, hierbij wordt aandacht besteed aan de kwaliteitscriteria juistheid, volledigheid en tijdigheid. Bij de volwassenheidsvragen wordt, naast tijdigheid, ook uitvraag gedaan naar de juistheid en volledigheid; zie vragen 5 en 6 van de volwassenheidsvragen.
Wordt met de kwaliteitsplanning en de capaciteitsplanning hetzelfde bedoeld, of zijn het twee verschillende dingen?
Dit zijn twee verschillende dingen. De kwaliteitsplanning gaat over de kennis, expertise en het opleidingsniveau van de medewerkers om de BRP-taken uit te voeren (kwaliteit). De capaciteitsplanning gaat over hoeveel fte nodig is om de BRP-taken uit te voeren (kwantiteit).
Welke controles worden bedoeld en op welke wijze stimuleert dit de kwaliteit? Gaat dit om een controle van de processen, van de uitvoering van de processen, van de gegevens, van iets anders, van allemaal?
Van allemaal. Wanneer bijvoorbeeld de mutaties worden gecontroleerd, dan is het de bedoeling dat de gegevens worden gecontroleerd. Daarnaast wordt ook gecontroleerd of de juiste procedure/werkwijze is gevolgd en of de mutatie binnen de wettelijke en/of eigen gestelde termijn is afgehandeld.
Wat is de toegevoegde waarde op de kwaliteit van de BRP als de capaciteitsplanning minimaal 2 keer per jaar wordt geëvalueerd?
Het principe van continu leren en verbeteren is dat er aan de hand van een controle en evaluatie aanpassingen worden gedaan. Dat telt dan wel als evaluatiemoment. Dit is juist hoe het werkt: na de evaluatie volgt een aanpassing en dat wordt dan opnieuw vastgesteld.