Circulaire Wanneer terugmelden van afwijkende gegevens aan de BRP (gerede twijfel)

De Colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten
i.a.a. de Hoofden Burgerzaken
Onderwerp: Wanneer terugmelden van afwijkende gegevens aan de BRP (gerede twijfel)
Doelstelling: Uitvoering van de regelgeving

Directie Burgerschap en Informatiebeleid Identiteit
Turfmarkt 147 Den Haag Postbus 20011
2500 EA Den Haag
www.rijksoverheid.nl
Contactpersoon Servicedesk BPR T 088-9001000

Datum: 6 december 2013
Kenmerk: 2013-0000746307

Juridische grondslag
Relaties met andere circulaires: Artikel 2.34 van de Wet basisregistratie personen

Ingangsdatum 6 januari 2014
Geldig tot: n.v.t.

1. Inleiding

Het terugmelden van afwijkende gegevens aan de basisregistratie personen (BRP) vraagt om een professionele afweging. Voor het functioneren van de overheid is de kwaliteit van de BRP van essentieel belang. Hoge kwaliteit kan alleen bereikt worden als bestuursorganen melding maken van onjuiste gegevens, een verantwoordelijkheid die zij delen met gemeenten. In deze circulaire informeer ik u daarom over het wettelijke begrip ‘gerede twijfel’ en de situaties waarin van bestuursorganen een terugmelding verlangd wordt. Daartoe zal ik algemene uitgangspunten schetsen.

Ter ondersteuning wordt de handreiking ‘Gerede Twijfel voor bestuursorganen’ door het agentschap Basisadministratie Persoonsgegevens en Reisdocumenten (BPR) aangepast. Op basis daarvan kunnen bestuursorganen een eigen handleiding opstellen. De aangepaste handreiking treft u aan op de website van BPR: www.bprbzk.nl.

2. Wettelijk kader

Artikel 2.34 eerste lid, van de Wet BRP bepaalt dat bestuursorganen die gerede twijfel hebben over de juistheid van een authentiek gegeven uit de basisregistratie, dit melden aan het college van burgemeester en wethouders van de bijhoudingsgemeente. Ook niet-bestuursorganen mogen onjuistheden terugmelden aan de gemeente, maar zijn dit niet verplicht.

De gemeente is verplicht op grond van artikel 28 van het Besluit BRP om binnen een termijn van vijf werkdagen een onjuist gegeven te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen dan wel in onderzoek te nemen. Wanneer een gegeven op juistheid wordt onderzocht staat het gegeven ‘in onderzoek’.

3. Gerede twijfel ruim opvatten

In het belang van de basisregistratie en het functioneren van de overheid is het zaak het begrip ‘gerede twijfel’ ruim op te vatten. De constatering dat een gegeven uit de basisregistratie afwijkt van een gegeven waarover het bestuursorgaan beschikt, is in beginsel voldoende.

In de praktijk kunnen er echter plausibele verklaringen zijn voor de geconstateerde afwijkingen die de conclusie ‘gerede twijfel’ niet rechtvaardigen. Bestuursorganen moeten daarom naar eigen bevindingen een afweging maken of er inderdaad sprake is van ‘gerede twijfel’. De handreiking ‘Gerede Twijfel voor bestuursorganen’ ondersteunt hen daarin en fungeert als basis voor een op hun eigen proces afgestemde handleiding.

4. Gerede twijfel is onafhankelijk van wijze van verstrekking en gebruik

Bestuursorganen dienen zichzelf geen onnodige beperkingen op te leggen. Indien een bestuursorgaan is geautoriseerd om bepaalde gegevens uit de BRP te ontvangen, dan is het verplicht om bij gerede twijfel aan de juistheid van een gegeven een terugmelding te doen.

De wijze waarop het gegeven uit de BRP is verstrekt, heeft geen invloed op deze verplichting. Of het gegeven nu verstrekt is aan het loket van de gemeente of op systematische wijze door de minister.

5. Gerede twijfel bij een gegeven in onderzoek

Indien een gegeven ‘in onderzoek’ staat is het nuttig als andere bestuursorganen, die eveneens gerede twijfel hebben, dit ook terugmelden aan de gemeente. Zeker als het gaat om een adresgegeven. Het ‘in onderzoek’ staan van een gegeven schort wel het verplichte gebruik van dat gegeven op, maar niet de verplichting tot terugmelding.

6. Uitwisseling van gegevens mogelijk binnen de kaders van de wet Bescherming Persoonsgegevens

In het bijzondere geval dat er geen sprake is van een wettelijke terugmeldplicht is het mogelijk om op grond van artikel 8, aanhef en onderdeel e, van de Wbp, toch gegevens uit te wisselen die vergelijkbaar is met een terugmelding als bedoeld in de Wet BRP. Het gaat hier om een situatie waarin een bestuursorgaan niet geautoriseerd is voor een bepaald gegeven uit de basisregistratie, bijvoorbeeld omdat hij dat gegeven niet nodig heeft voor de uitvoering van zijn taak.

7. Correspondentieadres en terugmelden

Een burger wordt in de BRP ingeschreven op het woonadres of, bij het ontbreken daarvan, op een briefadres. Dit is in beginsel hét adres waar de persoon te bereiken is voor de overheid. In de praktijk staan bestuursorganen ook afwijkende adressen toe als (tijdelijk) correspondentieadres. Zolang er echter geen twijfel bestaat over de juistheid van het woonadres of briefadres zoals opgenomen in de BRP, is er geen aanleiding tot terugmelding op dat gegeven.

8. Nadere informatie

U kunt met nadere vragen over deze circulaire contact opnemen met het Contactcentrum van het agentschap Basisadministratie Persoonsgegevens en Reisdocumenten (BPR) op telefoonnummer 088 - 9001000. De informatie is bovendien beschikbaar op de website www.bprbzk.nl.

De minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties,

dr. R.H.A. Plasterk