Scherpgesteld: meer integriteit door passend screeningsbeleid
Paulien is sinds 2023 manager Burgerzaken bij een van de grootste gemeenten van Nederland. Daar werkt ze regelmatig samen met Kores, sinds 2022 coördinator integriteit bij dezelfde gemeente. Waar Paulien verantwoordelijk is voor alle processen binnen het reisdocumentenstelsel op haar afdeling (Burgerzaken) met 150 medewerkers, houdt Kores zich bezig met het overkoepelende gemeentebeleid rondom gedragscodes, vertrouwenspersonen en integriteitsmeldingen. Dat integriteit hier hoog in het vaandel staat, blijkt onder andere uit het screeningsbeleid bij het aannemen van nieuwe werknemers van deze gemeente. We vroegen naar hun ervaring met en perspectief op screening vanuit hun functies, waaronder de nieuwe periodieke VOG-plicht in het reisdocumentenproces.
Hoe ziet het screeningsbeleid eruit bij jullie gemeente?
Kores: ‘De screeningsaanpak is bij ons onderdeel van een groter geheel aan integriteitsmaatregelen, bijvoorbeeld op het gebied van bewustwording, leiderschap en het vier-ogenprincipe. We zetten deze maatregelen alleen in waar ze toegevoegde waarde hebben. Specifiek bij screening hebben we eigenlijk drie niveaus: de basisscreening, een verhoogde variant en een sterk verhoogde variant. Wanneer een afdeling gebruik maakt van de sterk verhoogde variant, wordt een extern bureau betrokken. Zij houden dan een interview met de kandidaat, doen internetonderzoek en nemen een vragenlijst met de kandidaat af. Daarbij worden gevoelige vragen gesteld, vanuit de Autoriteit Persoonsgegevens worden we dus ook verplicht om goed te onderbouwen dat zo’n screening echt nodig is voor de functie in kwestie.’
Paulien: ‘Bij Burgerzaken hebben we eigenlijk altijd al een VOG-plicht gehad voor mensen die bij ons in dienst kwamen, zowel intern als extern. Een paar jaar geleden hebben we op basis van een aantal uitgangspunten uit het screeningsbeleid alle functies binnen Burgerzaken geplot als sterk verhoogd risico en dus hanteren we de sterk verhoogde screening. Die gaat dus verder dan de nieuwe wettelijke VOG-plicht in het reisdocumentenproces. Bij ons moet je steeds na drie jaar opnieuw de VOG aanvragen en een integriteitsvragenlijst invullen. Met de nieuwe VOG-plicht wordt dat voor de medewerkers in het reisdocumentenstelsel dan eens per twee jaar.’
Hoe krijg je tijd en geld vrij voor dit beleid?
Kores: ‘Je moet goed kijken naar waar de risico’s zitten en welke maatregelen mogelijk zijn om die risico’s te beheersen of af te dekken. De screeningsmaatregelen zijn niet één groot instrument om in de gehele gemeente in te zetten, maar je moet per situatie kijken welk instrument het meeste effect heeft.’
Paulien: ‘Bij Burgerzaken hebben we dus wel een sterk verhoogde screening, maar ik heb hier geen apart geld voor gevraagd. Ik probeer het uit mijn bestaande begroting te halen. De meeste kosten zitten daarbij in de externe screening, maar een VOG, met alle respect, kost iets van 35 euro per persoon. Het inrichten van het proces en opzetten van een systeem rondom de periodieke VOG-plicht kost een aantal uur voor iemand van HR, die dat dan afstemt met iemand van Burgerzaken. Daar zit dan elke twee jaar ook nog een menselijke handeling in. Maar alles bij elkaar zitten de kosten van tijd en geld echt niet in de VOG-plicht.’
Wat vinden jullie van de periodieke VOG-plicht in het reisdocumentenproces?
Paulien: ‘Je werkt met persoonsgegevens en moet mensen kunnen identificeren. Je bent een poortwachter, je hebt gewoon diamanten in handen. Met een reisdocument ligt de hele wereld aan je voeten. Een van de belangrijkste gevolgen van de VOG-plicht is dat we een drempel opwerpen. Zo hoop je in de sollicitatieprocedure al mensen af te schrikken die kwaad in de zin hebben en toekomstige werknemers duidelijk te maken wat het belang is van dit vakgebied. In mijn optiek moet het wel samen gaan met andere maatregelen, want als iemand niet gepakt of veroordeeld wordt, krijgt hij of zij gewoon een VOG. Het gaat ook niet alleen om het identificeren van overtredingen, maar we openen met de maatregelen ook het gesprek met mogelijk kwetsbare medewerkers. Misschien spelen er schulden, komt een familielid in de problemen of is er een naderende scheiding. Er zijn mensen die er hun vak van maken om op zoek te gaan naar dit soort kwetsbaarheden in het reisdocumentenproces. Dan ligt onderdrukking of ondermijning op de loer.’
Kores: ‘Screening is niet alleen voorbehouden aan grote gemeenten, maar ook kleine gemeenten kunnen hiermee aan de slag. Iedere gemeente beschikt over kritieke functies met toegang tot een goudmijn aan informatie. Ondermijning is ook een steeds groter wordend thema, dat zie je in het nieuws. Als er bijvoorbeeld ergens een vuurwerkbom wordt geplaatst, kan het best zo zijn dat ze achter die locatie zijn gekomen via de persoonsgegevens die zijn opgeslagen bij de gemeente.’
Hoe creëren jullie een sfeer waar mensen kwetsbare situaties delen en geen weerstand ervaren?
Paulien: ‘Dat is persoonsafhankelijk en zeker niet waterdicht. Wij besteden veel aandacht aan dit onderwerp. We hebben op onze afdeling bijvoorbeeld nog een extra onboardingsmoment, waarbij nieuwe collega’s in gesprek gaan met de directeur en stellingen bespreken over hoe je met bepaalde situaties omgaat. Vorig jaar hebben we hier ook acteurs voor ingezet, om de bewustwording nog meer te vergroten. Daarnaast hebben we jaarlijkse gesprekken waarin we medewerkers uitnodigen om het bespreekbaar te maken als zij zich in een kwetsbare positie bevinden. Dat iemand schulden heeft, betekent niet dat wij gelijk afscheid van die persoon nemen. We gaan die persoon helpen om het risico weg te nemen dat ze onder druk gezet worden. Ik heb nog niet ervaren dat collega’s echt weerstand hebben geuit tegen ons screeningsproces. We hebben intern wel extra aandacht besteed aan de communicatie over het nieuwe beleid, maar merken vooral dat medewerkers het belangrijk vinden dat we het doen. Zij hebben er ook behoefte aan dat we de risico’s in beeld brengen en kijken hoe we er samen het best mee omgaan.’
Wat zijn jullie belangrijkste lessen?
Kores: ‘We evalueren voortdurend of we de juiste functies en risico’s in beeld hebben en of de screening daar ook op is afgestemd. Dat is veel meer werk dan je van tevoren denkt, zeker omdat wij zo’n zesduizend medewerkers bij onze gemeente hebben. Daarom is het belangrijk om te kijken waar de risico’s zitten en daar de verhoogde screening toe te passen. En tegen kleinere gemeenten wil ik zeggen: wacht niet op een incident. We weten niet wanneer het gebeurt, maar dat het gebeurt is bijna zeker.’
Het kabinet wil met ingang van 1 januari 2027 een periodieke VOG-plicht invoeren voor medewerkers Burgerzaken die werken binnen het reisdocumentenstelsel. Voor praktische hulp bij het implementeren van deze wettelijke maatregel zie Voorbereiden op de periodieke VOG-plicht.
Voor meer hulpmiddelen om het gesprek over integriteit met je team te voeren zie het Dialoogspel en de videopodcast over Paspoortfraude op onze webpagina over Samen scherp.