Een briefadresgever stelt zijn/haar adres beschikbaar als briefadres. Niet iedereen kan briefadresgever zijn. Het moet een bestaand adres zijn van een natuurlijk persoon (iemand die in Nederland als ingezetene staat ingeschreven) of een instelling die door het college van burgemeester en wethouders is aangewezen om op te treden als briefadresgever. Dat kan ook het adres van het gemeentehuis zelf zijn of een andere door de gemeente aangewezen gemeentelijke locatie.

De briefadresgever moet ervoor zorgen dat post van de overheid (brieven of andere stukken, zoals een belastingformulier, stempas of dagvaarding) de briefadreshouder bereikt (artikel 2.45 Wet BRP). Daarnaast moet een briefadreshouder (persoonlijk) bereikbaar zijn voor de gemeente, om vragen te kunnen beantwoorden over het briefadres. Daarom kan een briefadres nooit een postbus zijn.