Wijziging Regeling BRP ten behoeve van de adreskwaliteit

De Regeling BRP wordt naar verwachting in de eerste helft van dit jaar, op twee onderwerpen gewijzigd; Het verbeteren van de adresgegevens in de BRP met behulp van de Landelijke Aanpak Adreskwaliteit (LAA) en een wijziging van de bewaartermijnen van geschriften en andere bescheiden die zijn gebruikt voor verwerking van gegevens in de BRP. Het formele traject, bestaande uit openbare internetconsultatie en advies van de Autoriteit Persoonsgegevens, is afgerond. De vaststelling van de inwerkingtredingsdatum van de regeling wordt nader bepaald door het ministerie van BZK.

Verbeteren Adreskwaliteit BRP met behulp van de landelijke aanpak adreskwaliteit

Door de wetswijziging wordt het mogelijk twee nieuwe LAA-profielen verder te ontwikkelen die bijdragen aan de verbetering van de adreskwaliteit van de BRP.

Ontwikkeling profiel ‘Rechtmatige bewoning’

Om het nieuwe profiel ‘Rechtmatige bewoning’ mogelijk te maken wordt via de wetswijziging een gegevensbron aan de regeling BRP toegevoegd. Het gaat om gegevens afkomstig van woningcorporaties. De minister van BZK kan voor de duur van een jaar middels interne gegevensanalyse onderzoek doen naar samenhang tussen onjuiste adresgegevens in de BRP en situaties van onrechtmatige bewoning. Het onderzoek wordt uitgevoerd op een gepseudonimiseerd BRP-gegevensbestand om de privacy te waarborgen, waarbij ook de door woningcorporaties verstrekte gegevens conform de regeling na ontvangst worden gepseudonimiseerd.

Proeffase profiel ‘Leestand’

Het profiel ‘Leegstand’ wordt ten behoeve van de proeffase in de regeling BRP opgenomen. Tijdens de proef worden uit de centrale BRP-voorziening woonadressen geselecteerd waarop ten minste voor de duur van een jaar geen personen actueel staan ingeschreven, maar waar in het verleden wel personen stonden ingeschreven (selectiefactoren). Daarbij worden slechts adressen geselecteerd die in de BAG de gebruiksfunctie ‘wonen’ of ‘woonfunctie in combinatie met een nevenfunctie’ hebben. Een profiel wordt eerst op kleine schaal, voor een klein aantal gemeenten toegepast, om te onderzoeken of er daadwerkelijk onjuiste adressen gevonden worden. Binnen een proef is het mogelijk om op te schalen naar ongeveer 30 gemeenten, om tot een representatiever beeld te komen. Aan de proef zullen in eerste instantie zes gemeenten deelnemen en die zal naar verwachting drie tot vier maanden in beslag nemen.

Bewaartermijnen van bescheiden die worden gebruikt bij de uitvoering van de Basisregistratie Personen

De aanvangsdatum van de bewaartermijnen van buitenlandse bescheiden zoals akten worden door gemeenten verschillend geïnterpreteerd. Hierdoor worden in sommige gevallen bepaalde stukken langer dan nodig bewaard. In verband met het bevorderen van rechtsgelijkheid en om te voorkomen dat stukken onnodig lang worden bewaard, zal de regeling BRP worden aangepast.

De wijziging ziet met name toe op buitenlandse stukken. Dit zijn officiële stukken uit het buitenland die niet uit een Nederlands register kunnen worden gereproduceerd. Voorbeelden hiervan zijn een buitenlandse huwelijks-, geboorte- of overlijdensakte. In de huidige regeling BRP geldt een bewaartermijn van 110 jaar, maar is de ingangsdatum van de bewaartermijn niet expliciet vermeld. Sommige gemeenten gaan ervan uit dat de bewaartermijn begint te lopen op de dag dat de gegevens in de BRP zijn verwerkt. Andere gemeenten hanteren als aanvangsdatum de dag die op het document staat vermeld, bijvoorbeeld de geboortedatum van de betrokkene. In de eerstgenoemde interpretatie zou een buitenlandse geboorte-akte van iemand die 50 jaar oud is bij de eerste inschrijving in de BRP, nog 110 jaar na inschrijving moeten worden bewaard. En bij overlijden op 80-jarige leeftijd, zou een overlijdensakte nog minimaal 110 jaar na de datum van overlijden moeten worden bewaard. Het is echter onwaarschijnlijk dat dit type geschriften zo lang nog noodzakelijk zijn voor het afleggen van verantwoording, voor wijziging of correctie van gegevens, of voor de periodieke controle op de juistheid van de in de BRP opgenomen gegevens. Dit inzicht heeft geleid tot aanpassing van de regeling.

Wat verandert er in de regeling?

In de nieuwe regeling wordt de hoofdregel een bewaartermijn van 110 jaar vanaf de dag dat de bescheiden in de basisregistratie zijn verwerkt. Voor buitenlandse stukken die worden gebruikt voor het opnemen of wijzigen van gegevens in verband met het aangaan of het ontbinden van huwelijk of geregistreerd partnerschap gaat een bewaartermijn gelden van 75 jaar na de datum van het aangaan of het ontbinden van het huwelijk of geregistreerd partnerschap. Voor buitenlandse stukken betreffende het opnemen en wijzigen van overlijdensgegevens gaat een bewaartermijn gelden van 50 jaar na de datum van het overlijden.