C10 Formulier terugzenden reisdocument of Nederlandse identiteitskaart

Gebruik

door uitgevende instanties

Bestemd voor

De producent

Regelgeving

PUN art 49 – art 67, lid 6
PUB art 63 – art 78, lid 6
PUC art 61 – art 77, lid 6
 

Wanneer moet een uitgevende instantie een document terugsturen?

Een document wordt teruggestuurd wanneer er bij de aanvraag of productie iets niet goed is gegaan. Dit kan een fout van de uitgevende instantie/gemeente zijn of van de producent. Denk hierbij aan onjuiste persoonsgegevens op het document of een misdruk. Stel je na het uitreiken of na een klacht van een burger vast dat er een fout is gemaakt? Ook dan stuur je het document retour.

Wanneer moet een uitgevende instantie een document niet terugsturen?

Bij overlijden of niet uitgereikt binnen 3 maanden stuur je het document niet terug met een C10. Je verwerkt het in de RAAS/RAP als niet uitgereikt en vernietigt het document.

Hoe moet het document teruggestuurd worden?

Het document moet ongeldig gemaakt worden (3 ponsgaten). Zorg ervoor dat de geconstateerde fout zichtbaar blijft. Er is 1 uitzondering op het ongeldig maken, namelijk wanneer de chip/MRZ onderzocht moet worden. Breng dan geen ponsgaten aan. Stuur het document met C10 formulier aangetekend naar de producent. Stuur geen document/formulier naar RvIG. Het document wordt na onderzoek niet teruggestuurd naar de uitgevende instantie of burger.

Binnen welke termijn moet het formulier gestuurd worden?

De producent is verplicht het aanvraagbestand (foto, handtekening, vingerafdrukken en persoonsgegevens) 8 dagen na ontvangst van de aanvraag te vernietigen. Het is dus van groot belang direct na het inklaren van de documenten de onjuist gepersonaliseerde of geproduceerde documenten retour te sturen. Als het document vergeleken kan worden met het aanvraagbestand, kan bepaald worden welke kwaliteit verbeterende acties nodig zijn.

Welke reden moet de uitgevende instantie aankruisen op het C10-formulier?

Reden	Voorbeelden van mogelijkheden
Foto/handtekening onduidelijk	Foto voldoet niet aan de fotomatrix Handtekening is niet volledig zichtbaar Handtekeningkader is zichtbaar
Foutieve aanvraag	Bij de aanvraag is een onjuiste lengte ingevuld Bij de aanvraag is een (verkeerde) einddatum ingevuld Bij de aanvraag is een fout gemaakt in de personalia
Clausule onjuist (afgedrukt) of ontbreekt	Verkeerde clause Clausule vergeten
Chip defect	De chip kan niet worden uitgelezen op het aanvraagstation (zie de gebruikershandleiding aanvraagstation)
Beschadigd/onjuiste paginering/plooien e.d.	Het document is beschadigd tijden de productie (ezelsoren)
Vlekken	Op de foto komen vlekken voor (is de scanapparatuur schoon?) In het document zitten vlekken op de houderpagina of op de visapagina
Document tweemaal ontvangen	Een verzonden aanvraag leidt altijd tot productie. Als door de uitgevende instantie na het verzenden een fout wordt hersteld en het bestand nogmaals wordt verzonden, ontvangt de locatie 2 documenten
Onjuiste (persoons-) gegevens document	Verkeerde persoon geselecteerd in de BRP Paspoort in plaats van Nederlandse identiteitskaart gekozen
Foto's verwisseld	Foto’s van bijvoorbeeld familieleden

Veelgestelde vragen C10-procedure

Wat is de C10 procedure/formulier?

De C10 procedure is het retour sturen van geleverde reisdocumenten waarbij er een fout is gemaakt bij de aanvraag en/of de productie. Het C10 formulier gebruik je om het document terug te sturen naar de producent.

Wanneer moet ik het C10 formulier gebruiken?

Bij een fout door de uitgevende instantie/gemeente of de producent bij aanvraag/productie van een reisdocument. Let op: In beide gevallen stuur je het document retour met een C10 formulier.

Wanneer hoeft het document niet retour met de C10 procedure?

Het document hoeft niet retour met C10 als:

• de burger het document niet binnen de 3 maanden termijn ophaalt.
• de burger tussen het aanvragen en uitreiken overlijdt.

In deze gevallen reikt je het document administratief (RDM/RAAS/RAP) niet uit en vernietig je het document zelf.

Er zit een onregelmatigheid in de foto/foto’s op het reisdocument, is dit een productiefout? Hoe check ik dat?

Belangrijk is om de ingeleverde foto en het scanresultaat in het RAAS/RAP erbij te pakken. Daarnaast kan je ook naar de andere foto’s op het document kijken. Zie je daar de afwijking ook? Dan is het geen productiefout, maar is de foto of scanner vuil geweest. Zit de afwijking maar op 1 foto dan kan er sprake zijn van een productiefout. Stuur in alle gevallen het document retour.

Een burger komt aan de balie en meldt dat de chip/MRZ in het reisdocument niet werkt, wat moet ik doen?

Het is belangrijk om eerst zelf te controleren of de chip niet meer werkt. Dit doe je door de chip uit te lezen op minimaal twee verschillende aanvraagstations (geen apparatuur van derden). Houdt er rekening mee dat het uitlezen 20 tot 30 seconden kan duren. Kan de chip niet uitgelezen worden controleer dan of de MRZ zone schoon is of het document scheuren/breuken/zware krassen heeft.

Nadat je hebt geconstateerd dat de chip niet uit te lezen is stuur je het document met een C10 naar de producent. De producent controleert vervolgens ook of de chip defect is. Werkt de chip, dan vindt er geen verder onderzoek plaats door de producent en ontvangt de uitgevende instantie geen vergoeding. Werkt de chip niet, dan wordt het document beoordeeld op (gebruik)schade. Bij normale gebruikersschade en een niet werkende chip zal de uitgevende instantie een vergoeding ontvangen. Is de schade buitensporig (diepe krassen/breuken/verbogen/nat geweest/magnetron of andere externe factoren) dan vindt er geen vergoeding plaats.

Het document wordt na onderzoek altijd vernietigd door de producent. Ook als blijkt dat de chip wel werkt. De uitgevende instantie krijgt het document niet meer terug.

Moet ik het document ongeldig maken voordat het wordt opgestuurd?

Ja, het document moet ongeldig worden opgestuurd. Let op 2 uitzonderingen:

• Als de werking van de chip/MRZ onderzocht moet worden maak je het document niet ongeldig (ook geen gat op een andere plek, dat beschadigt de antenne)
• De afwijking op de plek van een ponsgat zit (dan maak je het document wel ongeldig maar zodanig dat de afwijking wel te zien is)

Hoe moet ik het versturen? Aangetekend of niet?

Het reisdocument is en blijft (ook ongeldig) een waardedocument en moet dus aangetekend verstuurd worden.

Moet ik fouten van ons zelf ook opsturen (bijvoorbeeld verkeerde lengte, typefout of clausule)?

Ja, de reden hiervoor is dat we hiermee ook zicht krijgen op fouten die in de hele keten gemaakt worden. Deze inzichten gebruiken we in onze voorlichting en instructies. Bij alle documenten die retour gestuurd worden wordt de algemene kwaliteit beoordeeld.

Wanneer krijg ik een terugkoppeling?

Dat is afhankelijk van het type afwijking/fout.

• Is het een fout van de gemeente dan krijg je geen terugkoppeling.
• Is het een duidelijke productiefout of twijfelgeval dan krijg je altijd terugkoppeling.

Dat kan tussen de 1 tot 6 weken duren. Verrekening vindt de maand daarna plaats via de maandfactuur van RvIG.

Kan de burger het document na onderzoek weer terug krijgen?

Nee, dat is niet mogelijk. Wijs de burger daarop bij het opsturen.

Wie moet het nieuwe document voorschieten?

Dit is aan de gemeente om hier een keuze in te maken.

Document niet opgehaald binnen 3 maanden?

Geen C10 opsturen, maar administratief in RAAS/RAP worden geregistreerd als niet uitgereikt daarna vernietigen.

De aanvrager is overleden voordat het document uitgereikt kon worden.

Geen C10 opsturen, maar administratief in RAAS/RAP worden geregistreerd als niet uitgereikt daarna vernietigen.

Top 5 en wat kunnen we daarvan leren? (Deze vraag updaten we regelmatig aan de hand van nieuwe inzichten)

• Een vuile scanplaat of vingerafdrukscanner. Tip: let goed op bij het aanvragen en verstrekken, daar is dit op de schermen te zien.
• Abusievelijk typo’s in persoonsgegevens of lengte of onjuiste clausule. Daaruit kunnen we leren dat het aanvraagproces nauwkeurig doorlopen en gecontroleerd moet worden. Een goede eindcontrole (verstrekken) helpt ook bij het voorkomen van dit soort fouten.
• Dubbele aanvraag omdat de verkeerde aanvraag toch doorgezet is (tip richt het proces zo in dat dit niet kan)
• Een deel van het kader rondom de handtekening is zichtbaar op het document (beoordeel het scanresultaat bij aanvragen en verstrekken goed)
• Bij geboorteplaats zijn 3 --- te zien op het document. Hier is tijdens de aanvraag in de RDM het gegeven geboorteplaats leeg gemaakt.

Download het formulier

Niet alle formulieren kun je direct vanuit je browser openen. Vooral Microsoft Edge geeft dit probleem. Dit heeft te maken met de instellingen binnen je eigen organisatie. Je hoeft hier dus geen contact met RvIG voor op te nemen. Sla het formulier eerst op op je pc en open het daarna. Of probeer het met een andere browser.