W188 Oplegnotitie verbeteren spontane vertrekking over afgevoerde persoonslijsten

1.1 Omschrijving

Ongeveer 1500 keer per jaar wordt een persoon ingeschreven in de BRP, terwijl hij al een persoonslijst heeft. Dit gebeurt bijvoorbeeld wanneer de gemeente- of RNI-medewerker de presentievraag niet of niet correct stelt, of het antwoord erop niet goed interpreteert. Hij merkt dan niet op dat de persoon die zich komt inschrijven, al ingeschreven is, en schrijft hem nogmaals in, met twee persoonslijsten met verschillende A-nummers voor deze persoon tot gevolg. De BRP-V heeft vanaf dat moment twee persoonslijsten van deze persoon, en kan die beide verstrekken aan afnemers.

Als een dubbelinschrijving van dit type wordt ontdekt, wordt één van de persoonslijsten afgevoerd met opschortreden ‘F’. Daarvan krijgen de afnemers die een afnemersindicatie bij die PL hebben geplaatst een bericht. Maar die hebben soms niet door dat er een correcte PL is overgebleven waarbij zij een nieuwe afnemersindicatie kunnen zetten. Ze blijven dan werken met de verkeerde persoonsgegevens, of hebben helemaal geen gegevens meer over deze persoon. En vragen zij de persoonslijst op met een niet langer bestaand A-nummer, dan stuurt de BRP-V een melding dat hij de persoon niet heeft kunnen vinden. Dit leidt in de praktijk tot vragen aan de Frontoffice van RvIG.

Volledigheidshalve:

• Er is ook een andere vorm van dubbelopneming, de zgn. ‘blinde’ dubbelinschrijving, die meestal het gevolg is van een niet goed afgeronde verhuiscyclus. Hierbij is een persoon meerdere keren in een gemeentelijke BRP of RNI ingeschreven, onder hetzelfde A-nummer. In de eerste helft van 2022 ging het om 85 gevallen. Om deze situatie recht te trekken, dient de gemeente de overtollige PL niet af te voeren, maar te verwijderen en te vervangen door een verwijzing naar de gemeente waar de overgebleven PL zich bevindt. Afnemers merken hier niets van; er was in de BRP-V maar één PL met dit A-nummer en dat blijft zo na deze herstelactie.
• Een PL kan ook worden afgevoerd zonder dat sprake is van een dubbelinschrijving. Het gaat dan om een onterechte inschrijving bijv. van een niet bestaand persoon.

1.2 Buiten scope

De volgende situaties vallen buiten de scope van deze wijziging:

• Meerdere personen met hetzelfde A-nummer. Alle personen krijgen een nieuw A-nummer; er wordt geen PL afgevoerd.
• Een persoon meerdere keren ingeschreven in gemeentelijke BRP’s met hetzelfde A-nummer; in dat geval wordt de overtollige PL verwijderd, niet afgevoerd (situatie 2 hierboven).
• Afnemers zonder afnemersindicatie krijgen überhaupt geen bericht en blijven dus voorlopig mogelijk werken met verkeerde persoonsgegevens. Wel gaat het hier vaak om afnemers die zelf geen persoonsadministratie bijhouden.
• Afnemers die selecties ontvangen. Die ontvangen altijd de actuele stand van zaken op het moment dat de selectie wordt gedraaid. Voor hen is dit wijzigingsvoorstel dus niet relevant.
• Persoonslijsten worden wel eens onterecht afgevoerd, wat vanzelfsprekend grote gevolgen kan hebben voor de betreffende burger. Gegevenslevering over correctie hiervan aan afnemers kan ook beter.

De laatste twee punten vallen weliswaar buiten de scope van deze wijziging, maar zullen later wel aan bod komen (zie § 1.3).

1.3 Herkomst

Toekomst BRP heeft tot doel de kwaliteit en continuïteit van de BRP (stelsel en data) te borgen en te verbeteren. Eén van de initiatieven uit het programma luidt: ZKF-02-02 Gegevenslevering bij afgevoerde persoonslijsten verbeteren. Dit initiatief is opgesplitst in drie onderdelen. Het eerste daarvan, ZKF-02-02a, beoogt de spontane verstrekkingen te verbeteren over afgevoerde persoonslijsten (aan afnemers met een afnemersindicatie). Deze wijziging komt daaruit voort.

1.4 Raakvlakken

De overige twee onderdelen van bovengenoemd initiatief zijn:

• ZKF-02-02b: Verbeteren ad hoc gegevenslevering bij afgevoerde persoonslijsten.
• ZKF-02-02c: Verbeteren gegevenslevering bij correcties van onterecht/foutief afgevoerde persoonslijsten.

2 Oplossing

2.1 Huidige situatie

Wanneer een dubbelopneming wordt geconstateerd, dan wordt één van de twee persoonslijsten afgevoerd met opschortreden ‘F’ (ten onrechte opgenomen), nadat eventueel gegevens van de overtollige PL zijn overgenomen op de PL die overblijft. Op de overblijvende PL wordt het Vorig A-nummer opgenomen; op de af te voeren PL het Volgend A-nummer. De groep A-nummerverwijzingen betreft echter administratieve gegevens, die niet spontaan verstrekt worden. Afnemers ontvangen dus geen Gv01-bericht als het Volgend A-nummer wordt toegevoegd op een af te voeren persoonslijst.

Zodra een PL wordt afgevoerd, stuurt BRP-V een Ng01-bericht (Afvoeren PL) aan alle afnemers die een afnemersindicatie hebben staan bij de afgevoerde PL. Dat Ng01-bericht bevat alleen gegevens over de afgevoerde PL zelf, niet over de PL die overblijft. Het is afnemers dan niet altijd duidelijk dat er nog een actuele persoonslijst is van de betreffende persoon waarbij zij een nieuwe afnemersindicatie zouden moeten plaatsen. Daardoor blijven zij mogelijk verkeerde persoonsgegevens gebruiken. Of hebben zij, als ze het afvoerbericht correct hebben verwerkt, helemaal geen gegevens meer over die persoon.

2.2 Oplossing

Als een PL wordt afgevoerd wegens een dubbelinschrijving , stuurt BRP-V naast het A-nummer van de afgevoerde PL ook het A-nummer van de overgebleven PL mee in het Ng01-bericht, mits de bijhouder dat heeft ingevuld toen hij de PL afvoerde. Dat maakt de link tussen beide persoonslijsten duidelijk; afnemers weten dan welke persoon zij eventueel in hun systemen moeten bijwerken en of zij bij de overgebleven PL een nieuwe afnemersindicatie moeten plaatsen .

2.3 Gerelateerde wijzigingen in wet- en regelgeving

Geen.

2.4 Openstaande punten

Geen.

2.5 Overwogen alternatieven

Als een PL wordt afgevoerd vanwege een dubbelopneming, wordt in groep 20 een volgend A-nummer opgenomen. Dit zou je kunnen beschouwen als een A-nummerwijziging, de persoon gaat immers door met een ander A-nummer. In het geval van een A-nummerwijziging stuurt BRP-V een Wa11-bericht naar de afnemer. Het resultaat zou dan zijn, dat de afnemer zowel een Ng01- als een Wa11-bericht ontvangt.
Het volgende A-nummer maakt, net als het huidige, al deel uit van het Wa11-bericht, en hoeft dan dus niet toegevoegd te worden aan het Ng01-bericht. Dit zou voor de afnemer tot voordeel hebben dat de berichtstructuur niet wijzigt. Wel moet hij zijn processen aanpassen omdat hij een combinatie van Wa11 en Ng01 over hetzelfde A-nummer anders moet verwerken dan één van de losse berichten afzonderlijk.
Ook in BRP-V moeten in dit geval processen worden aangepast; nu beschouwt BRP-V alleen een ander A-nummer in element 01.01.10 als een A-nummerwijziging, en niet als een A-nummer in groep 20 (Vorig/volgend A-nummer) wordt gezet. Al met al een ingrijpendere wijziging aan beide kanten, zodat de keuze op de uitbreiding van het Ng01-bericht is gevallen.

3 Invoering

Vanaf de dag dat BRP-V de eerste Ng01 met Volgend A-nummer stuurt, moet de ontvangende organisatie daar op voorbereid zijn. Dit wijzigingsvoorstel vereist dus invoering op één moment bij alle afnemers die geautoriseerd zijn voor spontane mutaties en dus Ng01-berichten (kunnen) ontvangen.

4 Gevolgen

4.1 Documentatie

4.1.1 LO BRP

Aan bericht Ng01 (Afvoeren PL), dat momenteel de volgende rubrieken bevat:

• 01.01.10    A nummer
• 07.67.10    Datum opschorting bijhouding
• 07.67.20    Omschrijving reden opschorting bijhouding.

voegen we rubriek 01.20.20 Volgend A-nummer toe als optionele parameter.

4.1.2 HUP

Geen. De huidige werkwijze, zoals beschreven in de HUP, voorziet al in de bijhouding van het volgende A-nummer op een afgevoerde PL. De HUP hoeft op dit punt dus NIET aangepast te worden.

4.1.3 LO BES

Idem aan §4.1.1.

Wijzigingen aan berichten van BRP-V worden automatisch ook doorgevoerd in PIVA-V, omdat BRP-V en PIVA-V dezelfde software gebruiken.

4.2 Gemeenten

Geen. De huidige werkwijze, zoals beschreven in de HUP, voorziet al in de bijhouding van het volgende A-nummer op een afgevoerde PL.

4.3 Afnemers

Geautoriseerde afnemers van BRP-V ontvangen een extra veld in het Ng01-bericht over een afgevoerde PL waarbij zij een afnemerindicatie hebben staan: het A-nummer van de overblijvende PL. Zij moeten er op zijn minst voor zorgen dat hun systemen niet vastlopen op dit extra veld als zij een Ng01-bericht binnenkrijgen.
In principe geldt dit ook voor afnemers van de PIVA-V, maar in het Caribisch gebied maakt nog niemand gebruik van spontane verstrekkingen en dus zullen afnemers daar niets merken van deze wijziging.

De bestaande autorisaties hoeven niet te worden aangepast. Als het LO zegt dat een bepaald gegeven automatisch wordt meeverstrekt, dan staat niet meer ter discussie of de afnemer dat gegeven wel of niet verstrekt mag krijgen. Dat antwoord is al in het LO gegeven.
Wel moet de toelichting bij de autorisatiebesluiten worden aangepast, maar dat kan later. (De toelichting zou duidelijker moeten beschrijven welke A-nummers een afnemer krijgt na afvoeren van een PL met opschortreden ‘F’.)

4.4 IND

Geen.

4.5 Caribische landen en Caribisch Nederland

Deze wijziging heeft geen gevolgen voor de PBK-module. Voor PIVA-V, zie §4.6. Voor gevolgen voor afnemers zie §4.3.

4.6 RvIG-systemen

BRP-V: Uitbreiding van bericht Ng01 met optioneel 01.20.20 Volgend A-nummer.
PIVA-V: Idem.