De presentievraag

Het belang van de juiste presentievraag stellen

Voor een goede kwaliteit van de Basisregistratie Personen (BRP) is het belangrijk om te voorkomen dat mensen dubbel worden ingeschreven. Hét middel om dit te voorkomen, is het op de juiste manier stellen van de presentievraag. Op deze pagina lees je wat de verschillende mogelijkheden zijn en waar je als medewerker Burgerzaken op moet letten.

Presentievraag: vier opties

Je kan de presentievraag op vier manieren stellen door te zoeken op:

1. Geslachtsnaam, geboortedatum en geslacht.
   Dit vraagtype gebruik je als er geen buitenlands persoonsnummer op het identiteitsdocument van de EU- burger staat. Let op! Zoek bij een namenreeks of bij een geslachtsnaam met meerdere namen op alle namen apart. Zoek ook bij gehuwde personen zowel op de eigen naam als de huwelijksnaam.
2. Geslachtsnaam, geboortedatum, geslacht en EU-persoonsnummer + bijbehorende nationaliteit. Hiermee stel je in feite twee vragen in één:
   - zoeken op persoonsgegevens en
   - zoeken op EU-persoonsnummer.
   In het antwoord krijgt je zowel de treffers op de persoonsgegevens als op het EU-persoonsnummer. Dit vraagtype kun je gebruiken bij een (her)inschrijving van een persoon met een EU- persoonsnummer op het identiteitsdocument uit de EU.
3. EU-persoonsnummer + bijbehorende nationaliteit.
   Let op de combinatie van het EU-persoonsnummer en de nationaliteit. Een persoonsnummer is binnen de EU alleen uniek in combinatie met de nationaliteit van het land dat het nummer uitgegeven heeft.
4. Zoeken zonder geslachtsnaam.
   Hierbij zoek je op alle gewenste gegevens, met uitzondering van de geslachtsnaam; de geboortedatum is verplicht. Begin bijvoorbeeld bij geslacht en geboortedatum. Wanneer je dan te veel treffers krijgt, voeg dan afhankelijk van de situatie meer gegevens toe, zoals de voornamen. Deze optie kun je gebruiken als je vermoedt dat iemand al onder een andere naam ingeschreven staat, maar je de oorspronkelijke naam niet weet. 

In onderstaande tabel staat in welke situatie je welke presentievraag moet stellen.
 

Inschrijving onder andere naam

De meeste dubbelopnemingen worden veroorzaakt door het wijzigen van de naam in het buitenland. Bij inschrijving onder een andere naam hoeft er niet altijd sprake te zijn van fraude. In veel landen wijzigt bijvoorbeeld de naam van de vrouw na het huwelijk. Deze vrouw kan voorafgaand aan haar huwelijk al onder haar geslachtsnaam zijn ingeschreven in de BRP. Bij terugkomst in Nederland kan ze zich bij de gemeente melden met haar huwelijksnaam.

Eind 2014 was de kwestie van de ‘naamswisselingen’ actueel. In sommige landen van de Europese Unie (EU) is het relatief gemakkelijk om van naam te veranderen. Dit veroorzaakt ook een frauderisico. De kans bestaat namelijk dat mensen die al eerder waren ingeschreven in de BRP zich nogmaals inschrijven onder een andere naam. Met die andere naam en inschrijving kan iemand dan proberen om opnieuw toeslagen of een uitkering aan te vragen. Op deze manier kan dezelfde persoon meerdere keren fraude plegen met bijvoorbeeld toeslagen en uitkeringen. De minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) heeft destijds maatregelen aangekondigd om deze problemen tegen te gaan. Een van de maatregelen die zijn genomen, is het registreren en controleren van het buitenlands persoonsnummer van personen uit de EU. Om deze controle toe te passen, zijn destijds extra zoekmogelijkheden ingebouwd in de presentievraag.

Vermoeden over de oorspronkelijke naam

Als je vermoedt dat iemand al onder een andere naam is ingeschreven en je hebt een vermoeden welke naam dit is, stel dan de presentievraag opnieuw met die andere naam. Als die andere naam niet bekend is, kun je zoeken zonder geslachtsnaam (vraagtype 4). Kies dan –naast de geboortedatum– andere identificerende gegevens die wel bekend zijn. Bijvoorbeeld de voornamen. Als de persoon een buitenlands persoonsnummer op het EU-identiteitsdocument heeft staan, kun je ook hier op zoeken. Houd er wel rekening mee dat het buitenlands persoonsnummer pas sinds 2015 wordt geregistreerd. Als de eerdere inschrijving van vóór die tijd is, levert deze vraag waarschijnlijk geen treffers op.

Wat gaat er wel eens mis?

Een paar praktijkvoorbeelden…

Een van de meest voorkomende situaties waarbij een dubbelinschrijving kan optreden, is wanneer de geslachtsnaam van de persoon veranderd is. De medewerker Burgerzaken vindt dan geen eerdere inschrijving op de opgegeven naam omdat de persoon is ingeschreven onder een andere naam. Deze situatie kan voorkomen worden door de presentievraag op de juiste manier te stellen, zoals in de tabel hierboven aangegeven.

Een andere situatie waarbij een fout kan worden gemaakt, is wanneer de medewerker Burgerzaken na het stellen van de presentievraag één resultaat krijgt en concludeert: dit moet hem/haar zijn. Het kan echter zijn dat iemand een tweelingbroer of tweelingzus heeft die al wel ingeschreven staat of er is sprake van personen die vrijwel gelijke gegevens hebben. Het is daarom goed om altijd de burger te vragen of hij al eerder ingeschreven is in de BRP. In geval van twijfel kan naast het resultaat van de presentievraag ook de BRP- Verstrekkingsvoorziening (BRP-V) worden geraadpleegd. Op basis van de volledige persoonslijst kan beter vastgesteld worden of het inderdaad om dezelfde persoon gaat. Bijvoorbeeld door te vragen naar de oudergegevens.

Als laatste gaat het nog wel eens mis als de medewerker Burgerzaken wel de presentievraag stelt gedurende de afspraak met de burger, maar pas de volgende dag de persoonslijst in de BRP verwerkt en de presentievraag niet opnieuw stelt. Het is mogelijk dat de burger zich bij twee verschillende gemeenten heeft gemeld en zo twee keer wordt ingeschreven. Dit wordt voorkomen als de medewerker Burgerzaken vlak voor het aanleggen van de persoonslijst in de BRP nogmaals de presentievraag stelt.

Bij twijfel niet inhalen

Er kunnen situaties optreden waarbij twijfel blijft bestaan over de inschrijving. Bijvoorbeeld als de persoon zelf zegt eerder in Nederland gewoond te hebben maar je kunt hem/haar niet vinden. Of omgekeerd: als je iemand vindt die volledig aan het gezochte profiel voldoet, maar de persoon zelf beweert nooit ingeschreven te zijn. In dit soort situaties kun je contact opnemen met het Contactcentrum van de Rijksdienst voor Identiteitsgegevens (RvIG).

“Blinde dubbelinschrijvingen”

Naast de hierboven omschreven dubbelinschrijvingen, waarbij sprake is van 2 persoonslijsten met verschillende A-nummers van 1 persoon, bestaat ook een andere variant, de zogenaamde “blinde dubbelinschrijvingen”. In BRP-V zijn deze dubbelinschrijvingen niet zichtbaar omdat het A-nummer hetzelfde is bij beide persoonslijsten. Deze dubbelinschrijvingen komen aan het licht tijdens de periodieke synchroniciteitstoetsen met gemeenten.

De “blinde dubbelinschrijvingen” worden veroorzaakt door een onderbreking in de berichtencyclus tijdens een verhuizing. Dit kan zijn door het handmatig onderbreken van de cyclus door de blokkering te verwijderen van de persoonslijst of door een verstoring van het berichtenverkeer in het algemeen. Het is dus belangrijk om hier alert op te zijn.

Wat doet RvIG om dubbelinschrijvingen te voorkomen?

RvIG voert wekelijks een controle uit op dubbelinschrijvingen in de BRP-V met de Permanente Monitor Dubbelinschrijvingen (PMD). Het team Gegevensbeheer van RvIG onderzoekt de uitkomsten en koppelt vermoedens van dubbelinschrijvingen terug aan de gemeenten. Verder beheert RvIG het Foutenmeldpunt BSN en de Terugmeldvoorziening. Beide zijn, naast de wekelijkse controle, aanvullende hulpmiddelen in de samenwerking tussen RVIG en de ketenpartners om de kwaliteit van de BRP hoog te houden.