Aanvraagcontrole en reisdocumentinformatie: actueel, snel en efficiënt
In deze periode komen in de Reisdocumentmodule van de Burgerzakenapplicaties twee nieuwe functionaliteiten beschikbaar: aanvraagcontrole en reisdocumentinformatie. De functionaliteiten zijn al beschikbaar in het ReIS Aanvraagportaal (RAP) en raadplegen voor de actuele gegevens het Basisregister Reisdocumenten. Met de aanvraagcontrole en reisdocumentinformatie wordt het proces van de aanvraag en uitgifte van paspoorten en identiteitskaarten verder verbeterd.
Karen Reus, projectmanager Innovatie & Ontwikkeling bij RvIG licht de nieuwe functionaliteiten toe: ‘Met de aanvraagcontrole krijg je direct een overzicht van alle lopende en historische aanvragen en de details hiervan. Je kunt bijvoorbeeld zien of de aanvrager is gaan shoppen en dus ook bij een andere uitgevende instantie een aanvraag heeft lopen. Hiermee voorkom je dus dat een persoon meer dan één reisdocument van hetzelfde soort in bezit krijgt. Daarnaast zie je wie de uitgevende instantie is of wanneer het reisdocument is aangevraagd.’
De reisdocumentinformatie helpt je om vast te stellen of de aanvrager een ander paspoort of een andere identiteitskaart in zijn of haar bezit heeft of zou moeten hebben, of deze documenten geldig zijn of moeten worden ingehouden, en door welke instanties ze zijn verstrekt. ‘Als uitgevende instantie hoef je deze (biografische) gegevens dus niet meer op te vragen bij andere uitgevende instanties’, legt Karen uit. ‘Als iemand bijvoorbeeld is verhuisd en zich heeft ingeschreven bij een nieuwe gemeente, kan de baliemedewerker van die nieuwe gemeente het reisdocument bij de oude gemeente realtime inzien. Dat scheelt tijd!’ Wel blijft het nodig om op de gebruikelijke manier een RAAS-uitdraai bij andere instanties op te vragen om de pasfoto en/of handtekening van een historische aanvraag in te zien.
Van decentrale systemen…
De nieuwe functionaliteiten zijn mogelijk geworden doordat de gegevens van alle nieuwe en historische aanvragen en de bijbehorende Nederlandse reisdocumenten zijn opgeslagen in het Basisregister Reisdocumenten . Bert Roorda, projectmanager datamigratie bij RvIG: ‘Oorspronkelijk bevatte dit register Nederlandse reisdocumenten die ongeldig waren omdat ze van rechtswege waren vervallen: vermist, van rechtswege vervallen, bijvoorbeeld vanwege overlijden, en afgekeurde documenten. Geldige en ingehouden documenten werden uitsluitend decentraal bij de uitgevende instanties vastgelegd.’
… naar één actueel en compleet beeld
‘Nieuwe aanvragen voor reisdocumenten uit de Reisdocumenten Aanvraag- en Archiefstations (RAAS) worden nu automatisch doorgestuurd naar het basisregister’, vervolgt Bert. ‘Om een actueel en compleet beeld te krijgen van alle aangevraagde en door de Nederlandse overheid uitgegeven reisdocumenten - geldige, ongeldige en ingehouden documenten - moesten we het Basisregister Reisdocumenten uitbreiden met historische aanvragen uit de RAAS’en.
Deze RAAS’en kunnen geen gegevens met elkaar uitwisselen. Ze staan namelijk decentraal bij de instanties die reisdocumenten mogen uitgeven: (grens)gemeenten, de Koninklijke Marechaussee, het Caribisch deel van het Koninkrijk en het ministerie van Buitenlandse Zaken. Door deze decentrale systemen was het bijvoorbeeld mogelijk dat personen bij verschillende instanties aanvragen deden, bij de ene instantie werden afgewezen en bij de andere instantie wél een reisdocument kregen.’
Datamigratie
Verder is alle relevante data van aanvragen en bijbehorende documenten, die vóór 1 augustus 2022 zijn verstrekt en daarna zijn uitgereikt, via digitale verbindingen uit de decentrale RAAS’en opgehaald, verstuurd en gemigreerd naar het centrale Basisregister Reisdocumenten. Nieuwe aanvragen verstrekt vanaf 1 augustus 2022 worden door een koppeling al doorgezet naar het register. ‘Een belangrijke mijlpaal’, zegt Karen. ‘Want daarmee hebben we in feite één groot, centraal en actueel register gecreëerd.’
Minder fouten, minder fraude, efficiënter proces
De kwaliteit en volledigheid van het Basisregister Reisdocumenten is volgens Karen en Bert verbeterd. ‘Dankzij het basisregister hebben we beter zicht op de documenten die in omloop zijn. Doordat je alle gegevens realtime kunt inzien, weet je wat de meest actuele status van die documenten is. Daarmee voorkomen we ook het misbruik van paspoorten die er mogelijk niet hadden mogen zijn of niet meer geldig zijn. Door de toevoeging van de aanvraagcontrole en reisdocumentinformatie is het aanvraagproces ten slotte actueler, eenvoudiger, sneller en dus efficiënter geworden. We roepen alle uitgevende instanties dan ook van harte op de nieuwe functionaliteiten te gebruiken. Zo voorkomen we shopgedrag en fouten.’